ENG
forv_tall STAT

Innebygd arkivering

Innebygd arkivering eller «Archiving by Design» refererer til et tankesett som har vært en del av diskusjoner i flere land de siste årene. Sentralt i begrepet er tanken om at sikringen av tilgang til informasjon i et langtidsperspektiv er en integrert del av arbeidsprosessene.

Innebygd arkivering en altså ikke én teknisk løsning, men en tilnærming som innebærer at arkiv skal håndteres allerede i utformingen av arbeidsprosesser og systemer.

Tilnærmingen er inspirert av tilsvarende nytenkning innen personvern og informasjonssikkerhet. Et viktig poeng er at det ikke bare gjelder utformingen av IT-systemet, men også hvordan arbeidsprosessene legges opp, og at man allerede fra begynnelsen av skaffer seg oversikt over hvilken informasjon som må tas vare på, og hvem som har ansvaret for informasjonen.

Visjonen for 2025

ArkivRobot2025
  • Hva om saksbehandler ikke behøver å bruke tid på arkiv lenger?
  • Hva hvis saksbehandler får bedre tid til å løse nye viktige arbeidsoppgaver?
  • Hva hvis virksomheten også sparer penger, som kan brukes til andre formål?
  • Hva om dokumentasjon og data automatisk kan gjenbrukes andre virksomheter?

For å sette en klar retning for oss selv i denne satsingen har vi formulert en visjon. Vår visjon er at i 2025 trenger ikke ansatte i offentlige virksomheter å bruke sin tid på arkivering. Vårt mål er at den riktige informasjonen blir tatt vare på helt av seg selv, fordi saksbehandler har automatiserte løsninger for arkiv. 

Sammen kan vi løse floken og skape nye løsninger!

LøseArkivflokenSammen

Visjonen om innebygd arkivering er ikke et IT-prosjekt eller system, men et mål om samarbeid – på tvers av sektorer, på tvers av fagfelt, på tvers av offentlige etater og det som kanskje tidligere har vært vanntette skott. 

Arkivverket ønsker derfor å være en pådriver for at ulike aktører bidrar med sin kompetanse inn i utviklingen av morgendagens løsninger. Vi vil fasilitere og invitere til samarbeid og til å tenke nytt og innovativt rundt dokumentasjonsforvaltning i forvaltningen, slik at de gode ideene oppstår, utvikles og spres. 

Aktivitetsoversikt for satsingen Innebygd arkivering 2019-2021

ny2 Aktivitetsoversikt

 

Stimulab prosjektet – midler fra DIFI/DOGA

Arkivverket har søkt om og blitt tildelt midler fra Stimulab-ordningen. Gjennom StimuLab skal Difi og DOGA stimulere til offentlig innovasjon fra brukernes perspektiv ved hjelp av tjenestedesign. Stimulab støtter statlige og kommunale virksomheter som våger å tenke nytt om roller og systemer, og som er villige til å endre disse for å levere bedre tjenester til brukerne.

  • Anskaffelse i prosess
  • Oppstart februar 2020
  • Mulighet for involvering:Vi ønsker eksterne og interne deltakere i prosjektgruppe, referansegruppe, samt med i Workshops.

Forprosjekt for «før-kommersiell anskaffelse» med midler fra Norsk forskningsråd

Arkivverket har også søkt om og fått midler av Innovasjon Norge og Norges forskningsråd til å gjennomføre et forprosjekt for å finne nye og bedre måter å dokumentere beslutninger på i offentlig sektor. Støtteordningen gir midler til å utvikle løsninger som per i dag ikke finnes i markeder. Resultatet av forprosjektet vil være en søknad om midler til hovedprosjekt. Utviklingsprosessen i forprosjektet organiseres som en innovasjonskonkurranse hvor markedet inviteres til å løse en konkret utfordring. 

  • Pågående forprosjekt, planlagt søknad om hovedprosjekt
  • Hovedaktivitetene i forprosjektet er behovsundersøkelse og markedsdialog
  • Mulighet for involvering:Behovsundersøkelsen er snart avsluttet, men mulig å delta på dialogmøtet 04.11.2019.

Samfunnsøkonomisk analyse

I analysen skal vi se på kostander ved dagens løsninger for arkiv og journalføring, samt mulige gevinster ved innebygd arkivering. Vi undersøker både prissatte og ikke-prissatte virkninger.

  • Aktiviteten er i oppstartsfase, ferdigstilles 15.12.2019.
  • Det er mulig at aktiviteten forlenges for å gjøre ytterligere beregninger, eller for å jobbe med formidling og fremstilling.
  • Mulighet for involvering:Vi ønsker å hente inn tall og underlag til å gjøre beregninger fra ulike virksomheter i forvaltningen.

Ta kontakt!

Ønsker du å bli involvert i ett eller flere av aktivitetsløpene, vite mer, eller komme med innspill om dette arbeidet så ta gjerne kontakt med oss!

Kontaktpersoner:

  • Teamleder: Cathrin Blitzner Møller – e-post: catmol(att)arkivverket.no
  • Avdelingsdirektør Espen Sjøvoll – e-post: espsjo(att)arkivverket.no