ENG
BERRE_mann med notatblokk

Arkivplan og internkontroll

En arkivplan er et virkemiddel for å sikre kvalitet i arkivene og i virksomhetens dokumentasjonsforvaltning. Brukt riktig kan den være et viktig styringsverktøy, som dokumenterer risikovurderinger og internkontrolltiltak for å møte risiko, og som sikrer at virksomheten forvalter dokumenter og øvrig informasjon som en ressurs.

Offentlige organ skal til enhver tid ha en ajourført arkivplan som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hvilke instrukser, regler, planer m.m. som gjelder for arkivarbeidet i organet.

Den øverste ledelsen i organet skal påse at arkivarbeidet blir omfattet av organets internkontroll, og arkivplanen skal innrettes slik at den kan brukes som et redskap i organets internkontroll med arkivarbeidet. Arkivplanen skal dermed være et systematisk planleggings- og styringsredskap for arkiv og dokumentasjonsforvaltning i offentlig virksomhet.

Selve arkivplanen bør være et overordnet dokument, som beskriver policy og styring av funksjonen på et overordnet nivå, mens de mer detaljerte rutinebeskrivelsene bør plasseres som vedlegg.

Den skal dokumentere hvordan organet ivaretar arkivansvaret og hvordan arkivfunksjonen er organisert, og gi en samlet oversikt over organets arkiv(er).

Riksarkivaren godkjenner ikkje arkivplanar, men kan krevje å få dei framlagde.

Lovhjemmel

Arkivforskriften § 4 sier at offentlige organ skal ha en arkivplan som til enhver tid er oppdatert, og at arkivarbeidet skal omfattes av organets internkontroll.

Riksarkivarens forskrift § 1-1 sier noe om hva arkivplanen minst skal inneholde.

Les mer om internkontroll

Formål og struktur er beskrevet på Difis nettsider:

Internkontroll i praksis - informasjonssikkerhet