ENG
Innebygd arkivering bannerbilde ny

Forvaltningsforum for arkivsektoren

Forvaltningsforum for arkivsektoren er opprettet av Arkivverket som arena for samhandling og kommunikasjon i arkivsektoren. Formålet er å sikre sammenheng mellom produkter (løsninger og standarder), sørge for at produktene forblir relevante over tid og at de har bred forankring blant interessentene.

Kommunale og statlige arkivinstitusjoner er avhengig av oppdaterte standarder og programvare som utfyller hverandre for å utføre sine oppgaver. Eksempler på dette kan være standarder for avleverings- og arkivformater, samt programvare for å kontrollere uttrekk.

Disse standardene og programvaren – heretter omtalt som produkter – må utvikles i takt med endringene i behovene de skal dekke. Arkivverket har derfor tatt initiativ til opprettelse av et forvaltningsforum som arena for samhandling og kommunikasjon i arkivsektoren.

Forumet skal sikre forutsigbar utvikling av produkter som er relevante for uttrekk, overføring, bevaring og tilgjengeliggjøring av arkivmateriale. Formålet er å sikre sammenheng mellom produktene, samt at de forblir relevante over tid og har bred forankring blant interessentene.

Nytt om Forvaltningsforum - vår 2020

Inndeling i produktkategorier

I etterkant av brukermøtene høst 2019 har vi besluttet å samle produktene i tre kategorier, slik at antall brukermøter blir færre. På den måten håper vi å få samlet diskusjonene innen produktenes overordnede tema og vi tror dette vil gi en smidigere møtegjennomføring. De tre kategoriene har fått navn: MetoderStandarder og Verktøy.  

Forvaltningsforum_organisering_april2020SiriFL

 

Møter og møteform

For at terskelen for deltakelse skal være så lav som mulig ønsker vi å gjennomføre nettmøter for alle produktene. Erfaringsmessig flyter møtet bedre når deltakerne bruker egne PCer fremfor å samles flere foran en skjerm.

Brukermøter vår 2020

Neste runde med brukermøter vil avholdes i løpet av mai 2020. Det vil bli ett brukermøte per produktkategori. Informasjon om tema og lenke til møtene sendes ut til kontaktlisten i forkant. For vårens brukermøter vil vi forsøke å bruke møteverktøyet Teams.

Dokumentasjon

Det vil bli lagt ut referater og andre relevante dokumenter fra brukermøtene. Se oversikt under de respektive produktområdene.

Kontakt

forvaltningsforum@arkivverket.no

Kontaktinformasjon til produktsjefene finnes under de respektive produktområdene nedenfor.

Bakgrunn og organisering

Etablering av et forvaltningsforum er et av tiltakene som skal gjennomføres som del av oppfølgingen av MAVOD-rapporten.

Et slikt forvaltningsforum er også tidligere anbefalt og beskrevet i sluttrapporten fra samarbeidsprosjektet om digital arkivpakkestruktur (DIAS-prosjektet).

Organisering i produktområder

Forvaltningsforum er orientert rundt produkter. Hvert produktområde ledes av en produktsjef som har ansvar for produktet og for kommunikasjonen med arkivsektoren mellom brukermøtene. 

Forumet ledes av en sjefsarkitekt som har ansvar for å sikre sammenheng mellom produktenes utviklings- og prioriteringsplaner, og som i tillegg fungerer som sekretariat for forumet.

Produktsjefene er ansvarlige for å kalle inn til brukermøter én til to ganger i året. På møtene inviteres alle som bruker produktet. Tema for møtene vil typisk være status, utfordringsbilde, utviklingsbehov og prioritering. 

Produkter og roller

Sjefarkitekt: Siri Vetvik Faye-Lund
epost: sirlun[at]arkivverket.no

For å komme raskt i gang og å samle erfaring vil man i første omgang kun forvalte et begrenset antall produkter i forvaltningsforumet. 

Etter hvert som det opparbeides mer erfaring kan flere produkter og produktsjefer inkluderes. Hovedkriteriet for å inkludere et produkt i forvaltningsforumet er at det brukes av hele eller store deler av arkivsektoren, en såkalt fellesløsning.

På de underliggende sidene finnes beskrivelser av produktområdene som foreløpig er valgt ut.
Metoder
Metoder
Produktkategorien består av metodene KDRS produksjonslinje og Praksiser for mottak. KDRS produksjonslinje har til formål å effektivisere innhenting av eldre elektronisk skapte arkiv ved gjenbruk og deling av systembeskrivelser. Formålet med Praksiser for mottak er å forbedre og samordne praksiser for mottak av arkivuttrekk i sektoren, for å oppnå lik kvalitet på tjenestene som arkivinstitusjonene leverer.
Verktøy
Verktøy
Produktkategorien består av verktøyene Arkade og Arkadukt. Arkade og Arkadukt er tildels gjensidig avhengige løsninger og behandles i Forvaltningsforum samlet som et produkt. Arkade tester arkivuttrekk, mens Arkadukt er et verktøy for å lage eller redigere datasettbeskrivelser.
Standarder
Standarder
Produktkategoriene består av DIAS-standardene, ADDML og filformater. DIAS-standardene er standardene som inngår i pakkestruktur for bevaring av digitalt arkivmateriale. ADDML er det norske Arkivverkets egenutviklede standard for teknisk beskrivelse av datasett. Hvilke filformater som egner seg for å bevare informasjon over tid, endres kontinuerlig i takt med den teknologiske utviklingen. Arkivdepotene er derfor avhengig av oppdaterte oversikter over filformater godkjent for langtidsbevaring.