ENG
forv_tall STAT

Forvaltningsforum for arkivsektoren

Forvaltningsforum for arkivsektoren er opprettet av Arkivverket som arena for samhandling og kommunikasjon i arkivsektoren. Formålet er å sikre sammenheng mellom produkter (løsninger og standarder), sørge for at produktene forblir relevante over tid og at de har bred forankring blant interessentene.

Kommunale og statlige arkivinstitusjoner er avhengig av oppdaterte standarder og programvare som utfyller hverandre for å utføre sine oppgaver. Eksempler på dette kan være standarder for avleverings- og arkivformater, samt programvare for å kontrollere uttrekk.

Disse standardene og programvaren – heretter omtalt som produkter – må utvikles i takt med endringene i behovene de skal dekke. Arkivverket har derfor tatt initiativ til opprettelse av et forvaltningsforum som arena for samhandling og kommunikasjon i arkivsektoren.

Forumet skal sikre forutsigbar utvikling av produkter som er relevante for uttrekk, overføring, bevaring og tilgjengeliggjøring av arkivmateriale. Formålet er å sikre sammenheng mellom produktene, samt at de forblir relevante over tid og har bred forankring blant interessentene.

Nytt om Forvaltningsforum - høst 2019

Ny leder

I sommer tok Siri Vetvik Faye-Lund over i rollen som Sjefsarkitekt for Forvaltningsforumet etter Joachim Fugleberg. Siri er seniorrådgiver i Arkivverkets Innovasjonsavdeling, og har tidligere jobbet med testing og mottak av uttrekk i Arkivverket. Hun var også deltaker i MAVOD-utredningen der opprettelsen av Forvaltningsforumet ble anbefalt som ett av tiltakene, og er godt kjent med bakgrunnen for og produktene i Forvaltningsforumet.

To nye produkter og produktsjefer

Etter tilbakemeldinger fra oppstartsmøtet i november 2018 er det blitt etablert to nye produkter i Forvaltningsforum. Dette er produktene Praksiser for mottak og KDRS produksjonslinje (trinnvis metode). Produktsjefer er Anne Sofie Knutsen og Tor Eivind Johansen. Mer informasjon om produktene kan leses nedenfor.

Møter og møteform

Første møte i Forvaltningsforum ble avholdt 29. november 2018.

For at terskelen for deltakelse skal være så lav som mulig ønsker vi å gjennomføre nettmøter for alle produktene. Inntil videre blir møteverktøyet Skype. Erfaringsmessig flyter møtet bedre når deltakerne bruker egne PCer fremfor å samles flere foran en skjerm.

Brukermøter høst 2019

Det er blitt avholdt en full runde med brukermøter i de to første ukene av september med god deltakelse fra brukere i sektoren. Referater og presentasjoner fra møtene legges ut på denne siden etter behandling i Forvaltningsforum i løpet av september.

Neste runde med brukermøter vil tentativt avholdes i løpet av januar 2020. Informasjon om tema og lenke til møtene sendes ut til kontaktlisten i forkant.

Dokumentasjon

Det vil bli lagt ut referater og andre relevante dokumenter fra brukermøtene. Se oversikt under de respektive produktområdene.

Kontakt

forvaltningsforum@arkivverket.no

Kontaktinformasjon til produktsjefene finnes under de respektive produktområdene nedenfor.

Bakgrunn og organisering

Etablering av et forvaltningsforum er et av tiltakene som skal gjennomføres som del av oppfølgingen av MAVOD-rapporten.

Et slikt forvaltningsforum er også tidligere anbefalt og beskrevet i sluttrapporten fra samarbeidsprosjektet om digital arkivpakkestruktur (DIAS-prosjektet).

 

Forvaltningsforum_organisering (sirlun 17.09.2019)
Organisering Forvaltningsforum pr sep 2019

 

Forvaltningsforum er orientert rundt produkter.

Hvert produktområde ledes av en produktsjef som har ansvar for produktet og for kommunikasjonen med arkivsektoren mellom brukermøtene. 

Forumet ledes av en sjefsarkitekt som har ansvar for å sikre sammenheng mellom produktenes utviklings- og prioriteringsplaner, og som i tillegg fungerer som sekretariat for forumet.

Produktsjefene er ansvarlige for å kalle inn til brukermøter én til to ganger i året. På møtene inviteres alle som bruker produktet. Tema for møtene vil typisk være status, utfordringsbilde, utviklingsbehov og prioritering. 

Produkter og roller

Sjefsarkitekt: Siri Vetvik Faye-Lund
epost: sirlun[at]arkivverket.no

For å komme raskt i gang og å samle erfaring vil man i første omgang kun forvalte et begrenset antall produkter i forvaltningsforumet. 

Etter hvert som det opparbeides mer erfaring kan flere produkter og produktsjefer inkluderes. Hovedkriteriet for å inkludere et produkt i forvaltningsforumet er at det brukes av hele eller store deler av arkivsektoren, en såkalt fellesløsning.

Produktområdene som er foreløpig er valgt ut, er:

Produktsjef: Anne Sofie Knutsen
e-post: annknu[at]arkivverket.no

Praksiser for mottak er et nytt produkt som er tatt inn i Forvaltningsforum og er et resultat av behov meldt inn fra arkivsektoren. Hovedfokus vil være forståelse og praksisene knyttet til mottak og godkjenning arkivuttrekk.

Praksiser for å godkjenne arkivuttrekk for depot er basert på regler (krav), tekniske tester og en individuell vurdering fra saksbehandler. Det kan være tvil om hvilke terskler som gjelder for avvik og gjør at oppgaven med avvisning eller godkjenning av arkivuttrekk blir skjønnsbasert og til en viss grad tilfeldig. Dette resulterer i at kvaliteten på tjenestene arkivinstitusjonene leverer til forvaltningen oppleves som varierende.

Formålet er bedre samordning i arkivsektoren slik at det blir mulig å samle, utvikle, dele og forbedre praksiser for mottak av alle typer materiale.

Dokumentasjon:

Møte 03.09.2019:     Referat 03.09.2019     Presentasjon 03.09.2019      

 

Produktsjef: Tor Eivind Johansen
e-post: tor.eivind.johansen[at]kdrs.no

KDRS produksjonslinje effektiviserer innhenting av eldre elektronisk skapte arkiv, og spesielt for kommunal og fylkeskommunal sektor. Effektiviseringseffekt oppnås ved at det finnes mange installasjoner av samme system ute i kommunene og ved å gjenbruke beskrivelsene. For de etterfølgende systemene vil håndtering av disse være betydelig mindre ressurskrevende.

Metoden baserer seg på at systemenes database tas ut i SIARD formatet. Med enkle verktøy vil IT personell kunne gjøre uttrekket og oversende dette til arkivdepot. Arkivdepot vil berike uttrekket ved å benytte et malsett som beskriver systemet. Malsett hentes fra et felles skylager som KDRS administrerer. En ny SIARD fil produseres. Denne delen utføres ved hjelp av verktøyet Decom, utviklet og levert av Documaster (lisensiert). Informasjonen settes sammen til en arkivpakke som er klar for å deponeres. Arkivdepot bruker verktøyene Arkade5 eller ESArch Tools til dette. Det er denne trinnvise metoden som er produktet som legges inn under forvaltningsforum.

Beskrivelse av systemer vil være en pågående jobb og er foreløpig ikke en del av produktet i forvaltningsforum. Det er gjennom prosjektet «Malsett» vært avholdt en skjemadugnad hvor målsetningen har vært å få beskrivelser for de systemene som det finnes flest installasjoner av, og hvor mange er i fare for å gå tapt, samt at det er systemer som inneholder viktig rettighetsdokumentasjon. Etter hvert håper vi at alle vil bidra med å lage nye beskrivelser på systemer som ikke er beskrevet – og å dele disse – slik at andre kan gjenbruke dette.

For å sikre leverandørens rettigheter knyttet til opphavsrett på databasene, er det etablert ett sett med avtaler mellom leverandører og KDRS samt mellom KDRS og de virksomhetene som ønsker å bruke KDRS skyen med malsettene. Hver enkelt bruker må også akseptere en brukeravtale.

Dokumentasjon:

Møte 02.09.2019:     Referat 02.09.2019     Presentasjon 03.09.2019      

Produktsjef: Ane Kamilla Hovdan / Eirik Ingebrigtsen 
e-post: anehov[at]arkivverket.no / eiring[at]arkivverket.no

DIAS-standardene er standardene som inngår i en felles omforent pakkestruktur (arkivpakker) for bevaring av digitalt arkivmateriale med utgangspunkt i OAIS-standardene (ISO 14721: 2003). Denne strukturen skal kunne anvendes fleksibelt for alle typer av digitale leveranser til statlige og kommunale arkivdepoter.

Pakkestrukturen ble utarbeidet gjennom et toårig samarbeidsprosjekt mellom Riksarkivaren og fem sentrale kommunale aktører: Bergen byarkiv, Oslo byarkiv, IKA Møre og Romsdal, IKA Trøndelag og Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter (KDRS).

DIAS-standardene som inngår i pakkestrukturen er:

  • METS (Metadata Encoding & Transmission Standard) for pakkeinformasjon
  • PREMIS (Preservation Metadata: Implementation Strategies) for bevaringsmetadata
  • EAD (Encoded Archival Description) for arkivbeskrivelse
  • EAC-CPF (Encoded Archival Context ) for aktørbeskrivelse

 

Dokumentasjon:

Møte 10.09.2019:     Referat 10.09.2019     Presentasjon 10.09.2019      

 

 

Produktsjef: Kari Ansnes
e-post: karans[at]arkivverket.no

ADDML er det norske Arkivverkets egenutviklede standard for teknisk beskrivelse av datasett. Standarden brukes for å beskrive poststrukturerte datafiler (tabelluttrekk) på teknisk detaljnivå. Standarden er i de senere år utvidet med muligheter for kontekstuell beskrivelse, men er fortsatt primært beregnet på teknisk beskrivelse.

ADDML inngår i DIAS-standardene, men blir forvaltet som et selvstendig produkt i forvaltningsforum.

Standarden er sentral som et hjelpemiddel for å teste datasett mot hva de faktisk skal inneholde. Riksarkivet bruker programvaren Arkadukt for produksjon av ADDML-filer og programvaren Arkade for testing.

Dokumentasjon:

Møte 10.09.2019:     Referat 10.09.2019     Presentasjon 10.09.2019      

 

Produktsjef: Erik Aaberg
e-post: eriaab[at]arkivverket.no

Arkade og Arkadukt er tildels gjensidig avhengige løsninger og behandles i forvaltningsforum samlet som et produkt.

Arkade tester arkivuttrekk, produserer testrapporter og «pakker inn» data basert på gjeldende arkivstandarder for metadata. Testing av data baserer seg primært på Arkivverkets standard ADDML for beskrivelse av datastrukturer. Arkade tester Noark3, Noark5 og arkivuttrekk fra fagsystem. Arkade er en frittstående applikasjon som fritt kan lastes ned og enkelt installeres av alle.

Arkadukt er et verktøy for å lage eller redigere datasettbeskrivelser (teknisk metadata-beskrivelse) av uttrekk. Beskrivelsen vil følge Arkivverkets standard (ADDML). Programmet leser, viser og skriver ADDML i formatet XML. Arkadukt fungerer i stor grad som en editor som leser og skriver XML-filer, men avviker ved at det er spesialtilpasset gjeldende ADDML-versjon.

Dokumentasjon:

Møte 05.09.2019:     Referat 05.09.2019     Presentasjon 05.09.2019      

 

Produktsjef: Erik Aaberg
e-post: eriaab[at]arkivverket.no

Hvilke filformater som egner seg for å bevare informasjon over tid, endres kontinuerlig i takt med den teknologiske utviklingen. Arkivdepotene er derfor avhengig av oppdaterte oversikter over filformater godkjent for langtidsbevaring.

Følgende kriterier ligger til grunn for valg av filformater:

  • Formatet skal følge en internasjonal standard (ISO, ANSI eller lign.)
  • Formatet skal være åpent spesifisert
  • Formatet skal være i utstrakt bruk
  • Formatet skal ikke være lisensbelagt
  • Formatet skal ha en lang forventet levetid
  • Formatet skal ikke inneholde eksterne avhengigheter
  • Formatet skal være uavhengig av operativsystem og presentasjonsplattform

Riksarkivarens forskrift kapittel 5 angir hvilke filformater som skal benyttes for langtidsbevaring av arkivdokumenter (arkivformater). Riksarkivarens forskrift er bindende for statlige institusjoner, veiledende for kommunale institusjoner, og rådgivende for private institusjoner.

Dokumentasjon:

Møte 12.09.2019:     Referat 12.09.2019     Presentasjon 12.09.2019