ENG
forv_tall STAT

Forvaltningsforum for arkivsektoren

Forvaltningsforum for arkivsektoren er opprettet av Arkivverket som arena for samhandling og kommunikasjon i arkivsektoren. Formålet er å sikre sammenheng mellom produkter (løsninger og standarder), sørge for at produktene forblir relevante over tid og at de har bred forankring blant interessentene.

Kommunale og statlige arkivinstitusjoner er avhengig av oppdaterte standarder og programvare som utfyller hverandre for å utføre sine oppgaver. Eksempler på dette kan være standarder for avleverings- og arkivformater, samt programvare for å kontrollere uttrekk.

Disse standardene og programvaren – heretter omtalt som produkter – må utvikles i takt med endringene i behovene de skal dekke. Arkivverket har derfor tatt initiativ til opprettelse av et forvaltningsforum som arena for samhandling og kommunikasjon i arkivsektoren.

Forumet skal sikre forutsigbar utvikling av produkter som er relevante for uttrekk, overføring, bevaring og tilgjengeliggjøring av arkivmateriale. Formålet er å sikre sammenheng mellom produktene, samt at de forblir relevante over tid og har bred forankring blant interessentene.

Bakgrunn og organisering

Etablering av et forvaltningsforum er et av tiltakene som skal gjennomføres som del av oppfølgingen av MAVOD-rapporten.

Et slikt forvaltningsforum er også tidligere anbefalt og beskrevet i sluttrapporten fra samarbeidsprosjektet om digital arkivpakkestruktur (DIAS-prosjektet).

 

Forvaltningsforum skisse2 (joafug)
Skisse forvaltningsforum pr nov 2018

 

Forvaltningsforum er orientert rundt produkter.

Hvert produktområde ledes av en produktsjef som har ansvar for produktet og for kommunikasjonen med arkivsektoren mellom brukermøtene. 

Forumet ledes av en sjefsarkitekt som har ansvar for å sikre sammenheng mellom produktenes utviklings- og prioriteringsplaner, og som i tillegg fungerer som sekretariat for forumet.

Produktsjefene er ansvarlige for å kalle inn til brukermøter én til to ganger i året. På møtene inviteres alle som bruker produktet. Tema for møtene vil typisk være status, utfordringsbilde, utviklingsbehov og prioritering.

Produkter og roller

Sjefsarkitekt: Joachim Fugleberg

For å komme raskt i gang og å samle erfaring vil man i første omgang kun forvalte et begrenset antall produkter i forvaltningsforumet. 

Etter hvert som det opparbeides mer erfaring kan flere produkter og produktsjefer inkluderes. Hovedkriteriet for å inkludere et produkt i forvaltningsforumet er at det brukes av hele eller store deler av arkivsektoren, en såkalt fellesløsning.

Produktområdene som er foreløpig er valgt ut, er:

DIAS-standardene

Produktsjef: Ane Kamilla Hovdan/Eirik Ingebrigtsen

DIAS-standardene er standardene som inngår i en felles omforent pakkestruktur (arkivpakker) for bevaring av digitalt arkivmateriale med utgangspunkt i OAIS-standardene (ISO 14721: 2003). Denne strukturen skal kunne anvendes fleksibelt for alle typer av digitale leveranser til statlige og kommunale arkivdepoter.

Pakkestrukturen ble utarbeidet gjennom et toårig samarbeidsprosjekt mellom Riksarkivaren og fem sentrale kommunale aktører: Bergen byarkiv, Oslo byarkiv, IKA Møre og Romsdal, IKA Trøndelag og Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter (KDRS).

DIAS-standardene som inngår i pakkestrukturen er:

  • METS (Metadata Encoding & Transmission Standard) for pakkeinformasjon
  • PREMIS (Preservation Metadata: Implementation Strategies) for bevaringsmetadata
  • EAD (Encoded Archival Description) for arkivbeskrivelse
  • EAC-CPF (Encoded Archival Context ) for aktørbeskrivelse

ADDML (Archival Data Description Markup Language)

Produktsjef: Kari Ansnes

ADDML er det norske Arkivverkets egenutviklede standard for teknisk beskrivelse av datasett. Standarden brukes for å beskrive poststrukturerte datafiler (tabelluttrekk) på teknisk detaljnivå. Standarden er i de senere år utvidet med muligheter for kontekstuell beskrivelse, men er fortsatt primært beregnet på teknisk beskrivelse.

ADDML inngår i DIAS-standardene, men blir forvaltet som et selvstendig produkt i forvaltningsforum.

Standarden er sentral som et hjelpemiddel for å teste datasett mot hva de faktisk skal inneholde. Riksarkivet bruker programvaren Arkadukt for produksjon av ADDML-filer og programvaren Arkade for testing.

Arkade og Arkadukt

Produktsjef: Erik Aaberg

Arkade og Arkadukt er tildels gjensidig avhengige løsninger og behandles i forvaltningsforum samlet som et produkt.

Arkade tester arkivuttrekk, produserer testrapporter og «pakker inn» data basert på gjeldende arkivstandarder for metadata. Testing av data baserer seg primært på Arkivverkets standard ADDML for beskrivelse av datastrukturer. Arkade tester Noark3, Noark5 og arkivuttrekk fra fagsystem. Arkade er en frittstående applikasjon som fritt kan lastes ned og enkelt installeres av alle.

Arkadukt er et verktøy for å lage eller redigere datasettbeskrivelser (teknisk metadata-beskrivelse) av uttrekk. Beskrivelsen vil følge Arkivverkets standard (ADDML). Programmet leser, viser og skriver ADDML i formatet XML. Arkadukt fungerer i stor grad som en editor som leser og skriver XML-filer, men avviker ved at det er spesialtilpasset gjeldende ADDML-versjon.

Filformater

Produktsjef: Erik Aaberg

Hvilke filformater som egner seg for å bevare informasjon over tid, endres kontinuerlig i takt med den teknologiske utviklingen. Arkivdepotene er derfor avhengig av oppdaterte oversikter over filformater godkjent for langtidsbevaring.

Følgende kriterier ligger til grunn for valg av filformater:

  • Formatet skal følge en internasjonal standard (ISO, ANSI eller lign.)
  • Formatet skal være åpent spesifisert
  • Formatet skal være i utstrakt bruk
  • Formatet skal ikke være lisensbelagt
  • Formatet skal ha en lang forventet levetid
  • Formatet skal ikke inneholde eksterne avhengigheter
  • Formatet skal være uavhengig av operativsystem og presentasjonsplattform

Riksarkivarens forskrift kapittel 5 angir hvilke filformater som skal benyttes for langtidsbevaring av arkivdokumenter (arkivformater). Riksarkivarens forskrift er bindende for statlige institusjoner, veiledende for kommunale institusjoner, og rådgivende for private institusjoner.

Oppstartsmøte for Forvaltningsforum

Tid: 29. november 2018.

Sted: Riksarkivet + nettdeltakelse.

Agenda

Informasjon og dialog om forvaltningsforum

10:00 – 11:00

Lunsj

11:00 – 12:00

Presentasjon av produktsjefer

12:00 – 12:30

Informasjon og dialog om produktene

  • Arkade
  • Arkadukt
  • Filformater

12:30 – 13:30

Pause

13:30 – 14:00

Informasjon og dialog om produktene (fortsettelse)

  • ADDML
  • DIAS-standardene

14:00 – 15:00