For arkiveiere

Dokumentasjonsforvaltning er en samlebetegnelse for alle aktiviteter knyttet til arkivers levetid, fra de dannes og frem til langtidslagring i depot. Store deler av dette foregår mens arkivene er i administrativ bruk.

Arkivering
Arkivering
Dokumentfangst er utgangspunktet for all arkivering. Dette innebærer at digitale objekter fra forskjellige plattformer og systemer identifiseres og «fryses». Når objektene er arkivert, må arkivet beskytte innholdet mot alle fremtidige endringer.
Journalføring
Journalføring
En gjennomsiktig forvaltning og innsyn i prosesser og dokumenter, er en forutsetning for offentlig diskusjon og dermed for demokratiet. Ved hjelp av offentlige journaler kan borgerne finne fram i saker og gå rett til kildene.
Klassifikasjon
Klassifikasjon
Alle offentlige virksomheter skal ha et klassifikasjonssystem – ofte kalt en arkivnøkkel – for ordning av sitt saksarkiv. Systemet skal omfatte alle virksomhetens saksområder.
Periodisering
Periodisering
Periodisering er å dele opp eit arkiv i tidsperiodar, slik at dei eldste og minst aktuelle dokumenta kan takast ut av arkivet. På denne måten blir det frigjort plass, og det blir enklare å finne fram i det nyaste og viktigaste materialet.
Arkivplan og internkontroll
Arkivplan og internkontroll
En arkivplan er et virkemiddel for å sikre kvalitet i arkivene og i virksomhetens dokumentasjonsforvaltning. Brukt riktig kan den være et viktig styringsverktøy, som dokumenterer risikovurderinger og internkontrolltiltak for å møte risiko, og som sikrer at virksomheten forvalter dokumenter og øvrig informasjon som en ressurs.
Bevaring og kassasjon
Bevaring og kassasjon
Offentlige arkiv av stor kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller annen viktig dokumentasjon, skal bevares og gjøres tilgjengelig for ettertiden. Materiale som ikke er bevaringsverdig kan det gjøres kassasjonsvedtak for slik at det kan slettes eller makuleres når organet ikke lenger har bruk for det.
Arkivavslutning og overføring til depot
Arkivavslutning og overføring til depot
Når arkiver er gått ut av bruk skal de overføres til depot for bevaring og langtidslagring – enten som en avlevering eller som en deponering. Avslutning og overføring omfatter flere oppgaver og operasjoner som er beskrevet her.
Arkiver fra privat sektor
Arkiver fra privat sektor
Privatarkiv er fellesbetegnelsen for arkiver som er skapt i privat sektor. Her inngår arkiver fra bedrifter, organisasjoner, institusjoner og privatpersoner. Privat sektor er klart underrepresentert i norske bevaringsinstitusjoner. Et mer representativt utvalg av historiske arkiv fra privat sektor bør bevares for å få en mer helhetlig samfunnsdokumentasjon. Riksarkivaren har overordnet nasjonalt ansvar for privatarkivfeltet. Arkivverket bevarer også mange privatarkiv og er største aktør i landet.
Tilsyn
Tilsyn
Arkivverket skal gjennom tilsyn sørge for forsvarlig arkivhold og dokumentasjons-forvaltning i offentlig sektor. Dette inkluderer alle faser i arkivenes liv – fra dokumentfangst og arkivdanning i dagligarkiv til langtidslagring i arkivdepot.
Kommunereform
Kommunereform
Kommunereformen vil få konsekvenser for arkivdanningen i kommunene – og for eksisterende kommunale arkiv. Riksarkivaren prioriterer arbeidet med oppfølging av de arkivfaglige utfordringene i reformen.
Arkiv, personvern og GDPR. Arkivere eller slette?
Arkiv, personvern og GDPR. Arkivere eller slette?
EUs forordning for personvern, The General Data Protection Regulation (GDPR), blir norsk lov i 2018. Når det gjelder arkiv, innebærer forordningen i det vesentlige en videreføring av gjeldende rett etter dagens personopplysningslov. Behandling for arkivformål er ikke uforenlig med de opprinnelige formålene med innsamling av opplysninger.