For arkiveiere/arkivskapere

Dokumentasjonsforvaltning er en samlebetegnelse for alle aktiviteter knyttet til arkivers levetid, fra de dannes og frem til langtidslagring i depot. Store deler av dette foregår mens arkivene er i administrativ bruk.

Arkivering
Arkivering
Dokumentfangst er utgangspunktet for all arkivering. Dette innebærer at digitale objekter fra forskjellige plattformer og systemer identifiseres og «fryses». Når objektene er arkivert, må arkivet beskytte innholdet mot alle fremtidige endringer.
Journalføring
Journalføring
En gjennomsiktig forvaltning og innsyn i prosesser og dokumenter, er en forutsetning for offentlig diskusjon og dermed for demokratiet. Ved hjelp av offentlige journaler kan borgerne finne fram i saker og gå rett til kildene.
Klassifikasjon
Klassifikasjon
Alle offentlige virksomheter skal ha et klassifikasjonssystem – ofte kalt en arkivnøkkel – for ordning av sitt saksarkiv. Systemet skal omfatte alle virksomhetens saksområder.
Periodisering
Periodisering
Periodisering er å dele opp eit arkiv i tidsperiodar, slik at dei eldste og minst aktuelle dokumenta kan takast ut av arkivet. På denne måten blir det frigjort plass, og det blir enklare å finne fram i det nyaste og viktigaste materialet.
Arkivplan og internkontroll
Arkivplan og internkontroll
Alle offentlige organer skal ha sin egen arkivplan. Arkivplanen skal være oppdatert og dekkende for arkivholdet i det enkelte organet, og en del av organets internkontroll.
Bevaring og kassasjon
Bevaring og kassasjon
Offentlige arkiv av stor kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller annen viktig dokumentasjon, skal bevares og gjøres tilgjengelig for ettertiden. Materiale som ikke er bevaringsverdig kan det gjøres kassasjonsvedtak for slik at det kan slettes eller makuleres når organet ikke lenger har bruk for det.
Overføring av arkiv til depot
Overføring av arkiv til depot
Offentlige virksomheter skal overføre eldre og avsluttede arkiver til et arkivdepot. Statlige virksomheter avleverer arkivene sine til Arkivverket, mens kommuner og fylkeskommuner deponerer arkivene til egne arkivdepot. Veilederne nedenfor hjelper dere å få oversikt over hvilke krav som gjelder ved overføring av arkivmateriale og hvordan man får i stand en overføring. Ønsker man å overføre et arkiv fra privat sektor, finner dere nyttig informasjon på våre nettsider merket «Tjenester for privat sektor».
Arkiver fra privat sektor
Arkiver fra privat sektor
Privatarkiv er fellesbetegnelsen for arkiver som er skapt i privat sektor. Her inngår arkiver fra bedrifter, organisasjoner, institusjoner og privatpersoner. Privat sektor er klart underrepresentert i norske bevaringsinstitusjoner. Et mer representativt utvalg av historiske arkiv fra privat sektor bør bevares for å få en mer helhetlig samfunnsdokumentasjon. Riksarkivaren har overordnet nasjonalt ansvar for privatarkivfeltet. Arkivverket bevarer også mange privatarkiv og er største aktør i landet.
Tilsyn
Tilsyn
Arkivverket skal gjennom tilsyn sørge for forsvarlig arkivhold og dokumentasjons-forvaltning i offentlig sektor. Dette inkluderer alle faser i arkivenes liv – fra dokumentfangst og arkivdanning i dagligarkiv til langtidslagring i arkivdepot.
Kommunereform
Kommunereform
Kommunereformen vil få konsekvenser for arkivdanningen i kommunene – og for eksisterende kommunale arkiv. Riksarkivaren prioriterer arbeidet med oppfølging av de arkivfaglige utfordringene i reformen.
Arkiv, personvern og GDPR. Arkivere eller slette?
Arkiv, personvern og GDPR. Arkivere eller slette?
EUs personvernforordning (GDPR), legger til rette for at personvern og arkiv kan kombineres på en effektiv og sikker måte til beste for individet og samfunnet som helhet.
Skylagring og skanning i utlandet
Skylagring og skanning i utlandet
Offentlige organer som vil ta i bruk skytjenester eller skanne papirarkiv i utlandet må ta hensyn til arkivlovens forbud mot å føre arkiv ut av landet.