ENG
BERRE_Kvinne foran datamaskin 2

Journalføring

En gjennomsiktig forvaltning og innsyn i prosesser og dokumenter, er en forutsetning for offentlig diskusjon og dermed for demokratiet. Ved hjelp av offentlige journaler kan borgerne finne fram i saker og gå rett til kildene.

Hva er journalføringsplikten?

Offentlige organ har plikt til å føre journal fordi den allmenne innsynsretten skal kunne brukes. Myndigheter og publikum skal vite at all korrespondanse blir registrert – og at den dermed kan etterspores og overprøves.

Når har et organ journalføringsplikt?

Det er tre kriterier som må være oppfylte for at et dokument skal være journalføringspliktig:

  1. For det første må det være et saksdokument for organet.
  2. For det andre må dokumentet enten ha kommet inn til eller blitt sendt ut fra organet.
  3. For det tredje må dokumentet både være gjenstand for saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon.

Organinterne dokument er det i utgangspunktet valgfritt å journalføre, men noen typer organinterne dokumenter er det journalføringsplikt for.

Lovhjemmel

Journalføringsplikten er hjemlet i arkivforskriften:

§ 9 sier at et offentlig organ skal ha en eller flere journaler for registrering av dokumenter i de sakene organet oppretter.

§ 10 sier at journalføring skal skje på en måte som gjør det mulig å identifisere hvert dokument.

I tillegg sier offentleglova §10 at organ skal føre journal etter reglene i arkivlova med forskrifter.

Hva er journalføring?

Journal betyr ”daglig”. I arkivsammenheng er journal navnet på et register over saksdokument i et organ. I elektroniske arkiv er journal eller postliste brukt om periodiske, kronologiske rapporter over inngående og utgående dokumenter.

Journalføring er den systematiske og fortløpende registeringen av opplysninger i en journal.

Hvorfor føre journal?

Journalen er et verktøy til å kontrollere hvordan saker blir fulgt opp, behandlet og arkivert.

Formålet med journalen er dokumentasjon og åpenhet om offentlig saksbehandling for å sikre at publikum og andre kan søke om innsyn. Offentlige virksomheter er derfor pålagt en journalføringsplikt

Vel så viktig som journalføringsplikten, er imidlertid at virksomhetene selv har interesse av journalen for kontroll med egen saksbehandling. Dette skaper ryddighet når det gjelder håndtering, oppbevaring og gjenfinning av dokumenter.

Hvilke opplysninger skal med i et journal- og arkivsystem?

Journalføring skal skje på en måte som gjør det mulig å identifisere hvert dokument. Ved registrering av dokument i journalen skal følgende opplysninger være med:

  • journalføringsdato
  • saks- og dokumentnummer
  • avsender og/eller mottaker
  • opplysninger om sak, innhold eller emne
  • dokumentets dato

Det skal altså være mulig å se hva dokumentet handler om, slik at man,ved krav om innsyn, skal kunne oppgi nøyaktig hvilket dokument det er snakk om.

Unntak fra offentlig innsyn?

Opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt eller av andre grunner er unntatt fra offentlig innsyn, kan unntas fra journalen ved at det benyttes nøytrale begreper, utelating eller overstrykning. Eksempler på nøytrale uttrykk kan være ”Personalsak” eller ”Budsjettdokument”.

Hvordan dette løses i det enkelte tilfelle må bygge på en skjønnsmessig vurdering. Hovedsaken er at ikke teksten blir en meningsløs samling av ord, men formidler noe om innholdet. 

For at innsynsretten etter Offentlighetsloven skal kunne ivaretas, må offentlig journal alltid være ajour. Journalføring må derfor skje kontinuerlig – det vil si daglig.

Stortingsmelding om offentlighetsprinsippet i forvaltningen

I stortingsmelding nr. 32 (1997-98) Om offentlegprinsippet i forvaltninga, har Justis- og politidepartementet gått inn på gjeldende rett om journalføring etter offentleglova.

I punkt 5.3.2.4 står det om tidspunktet for journalføring:

"Arkivinstruksen har ikkje føresegner som uttrykkjeleg regulerer tidspunktet for når journalføring skal finne stad. I og med at journalen er hovudreiskapen forvaltninga har til å halde orden i og kontroll med sakene og saksavviklinga si, må det likevel antas at journalføringa skal skje kontinuerleg. Også omsynet til offentlegprinsippet tilseier dette. I ei fråsegn som er teken med i Sivilombodsmannen si årsmelding 1995 s. 84 (sak 94-2149) heiter det:

”Sett ut frå de hensyn offentlighetsloven skal ivareta, er det åpenbart at normalkravet må være at journalføringen skjer fortløpende. Det er knyttet en vesentlig offentlig interesse til det å følge behandlingen av sakene, mens de behandles.. Bare dersom offentligheten fortløpende blir orientert om forvaltningens arbeid - selvsagt med de begrensninger som følger av offentlighetsloven selv - vil offentligheten ha muligheter for å føre en debatt om og ha innflytelse på forvaltningens arbeid.”

”Uttalelsen gjelder forvaltningsorganets eksterne korrespondanse, og kan ikke legges til grunn i forhold til organinterne dokumenter."

Dokumenter som verken fører til saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal ikke arkiveres – det skal arkivavgrenses.

Dokumentene skal journalføres når begge kriterier er oppfylt, men det er ingenting i veien for å journalføre dem om bare ett av kriteriene er oppfylt. 

Organ-interne dokumenter kan registreres på en enklere måte dersom ledelsen har bestemt det.

Dokumenter i innsynssaker er ikke omfattet av journalføringsplikten – med mindre dokumentet gjelder eller inneholder en nærmere begrunnelse, en klage, et krav om betaling for innsyn eller et spørsmål om hvordan innsyn skal gis.

Se mer om Arkivbegrensning under fanen Bevaring og kassasjon

Hva er innsynsretten?

All informasjon er åpen og tilgjengelig for alle dersom det ikke er gjort unntak fra offentlig innsyn med hjemmel i lov.

Hva er arkivtjenestens rolle?

Arkivtjenestens rolle vil være den samme som i ordinær saksbehandling. Ved behandling av spørsmål om innsyn kan arkivtjenesten ha ansvar for å:

  • registrere at innsynsbegjæringer er sendt videre til saksbehandler
  • legge frem de etterspurte dokumentene til gjennomsyn hos den som skal behandle innsynssøknaden
  • iverksette avgjørelsen som blir tatt om innsyn
  • sørge for at dokumentene blir behandlet i tråd med avgjørelser som er tatt, både når det gjelder kopiering, utsending og skjerming av opplysninger som det gjelder innsynsrestriksjoner for
  • kontrollere at de originale arkivdokumenter blir behandlet i tråd med bestemmelsene i arkivloven med forskrifter

Lovhjemmel

Arkivforskriften § 10 spesifiserer hvilke opplysninger som skal registreres i journal- og arkivsystem.

Offentleglova § 3 sier at alle, som hovedregel, kan kreve innsyn i saksdokument, journaler og liknende register.

Offentleglova § 11 om merinnsyn sier at det må vurderes å likevel gi helt eller delvis innsyn i en sak, selv om det er lov til å gjøre unnatak for innsyn.

Offentleglova kapittel 3 lister opp unntakene fra innsynsretten.

.

Hva er OEP?

OEP er en åpen, offentlig søketjeneste der alle kan søke og bestille innsyn i brev og dokumenter som er sendt til eller fra statlige organ. Det gjør det lettere for alle å bruke innsynsretten sin.

Det blir ikke krevd spesielle grunner, og man må heller ikke identifisere seg for å få innsyn i et offentlig dokument; det er nok å taste inn en e-postadresse og vente til dokumentet kommer i innboksen.

På sikt skal også dokument legges ut til nedlasting direkte.

Lenke til OEP-tjenesten

Hvem lager OEP og hvordan?

Departementene, Statsministerens kontor, statlige direktorat og tilsynsorgan med heile landet som arbeidsfelt, samt fylkesmennene, er alle med og lager OEP. Hver dag overfører de sin kvalitetssikrede offentlige journalen til publisring på den sentrale OEP-tjenesten.

Mange virksomheter som ikke er med i dette samarbeidet, publiserer journal på sine egne nettsider. De som ikke gjør dette, er likevel pliktige til å legge frem offentlig journal når det kommer krav om det.

Basert på Offentleglova er dt laget en veileder for innholdsleverandører til OEP.

Lovhjemmel

Arkivforskriften § 10 spesifiserer hvilke opplysninger som skal med i offentlig journal.

Noen virksomheter har journalføringsplikt etter Offentlighetsloven, selv om bestemmelsene om arkivering og avlevering i Arkivloven ikke gjelder for dem.

Ärkivforskriftens bestemmelser om journalføring gjelder likevel for disse virksomhetene.. Det blir også spesifisert hva en offentlig journal skal inneholde.

Krav til Noark-standard?

Kravet til bruk av Noark-godkjente system gjelder ikke aksjeselskap og andre virksomheter med journalføringsplikt etter offentlighetsloven. Kravet er likevel at virksomhetene har en løsning som legger til rette for at det kan produseres en offentlig journal, og at journalen inneholder de opplysningene som er spesifisert i arkivforskriften.

I sitt brev 25.10.2010 sier Justisdepartementet blant annet:

På denne bakgrunnen går vi ut frå at arkivforskrifta § 2-9 ikkje gjeld for organ som er omfatta av offentleglova, men ikkje av arkivlova. Det gjeld følgjeleg heller ikkje noko krav om at slike organ skal ha eit arkivsystem som følgjer Noark-standarden. Sentrale moment i vurderinga har vore at føresegna er lite sentral for føremålet med journalføringskravet i offentleglova § 10 fyrste ledd, og dei praktiske og økonomiske konsekvensane ei plikt etter § 2-9 ville ha.

Hvorfor journalføringsplikt uten arkiveringsplikt?

Journalføringsplikten skal sikre innsyn i virksomheter der staten har særlige interesser. En kan la vere å føre journal for de delane av virksomheten som er konkurranseutsatt.

Virksomheten kan få veiledning fra Riksarkivaren om journalføring selv om det ikke er underlagt alle bestemmelser i Arkivloven. 

Hvem gjelder slik journalføringsplikt for?

Med noen unntak gjelder journalføringsplikten selvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte 

  • har en eierandel som gir mer enn halvparten av stemmene i virksomhetens øverste organ, eller
  • har rett til å velge mer enn halvparten av medlemmene med stemmerett i virksomhetens øverste organ.

Lovhjemmel

Arkivforskriften §§ 9 og 10 omhandler hvilke dokumenter som skal journalføres, og hvilke opplysninger som skal med i offentlig journal.

Hva er gradert materiale?

Gradert materiale er dokumenter eller opplysninger som, etter bestemmelser i lov eller forskrift, skal håndteres spesielt, og som ikke alle ansatte skal ha tilgang til. Det er altså bare autorisert personale som skal ha kjennskap til at dokumentene og opplysningene finnes.

I tillegg skal dokumentene og opplysningene selvsagt være skjermet mot offentlig innsyn. Tilgang til materialet krever ofte sikkerhetsklarering.

Offentlighetsloven hjemler skjerming, men gradering kan bare skje med hjemmel i

Hvordan journalføre gradert materiale?

Ved papirbasert journalføring skal dokument med ulik gradering føres i hver sin journal, men med Konfidensielt og Hemmelig i samme journal.

Ved elektronisk journalføring er det ikke noe slikt krav om oppdeling, men det skal kunne lages logiske uttrekk eller fysiske utskrifter etter samme inndeling som for papirjournaler.

Dokumenter som er gradert Strengt fortrolig skal føres i journal som det ikkje gjelder offentlig innsyn for, mens dokumenter som er gradert Fortrolig kan føres i vanlig, åpen journal.

Det er journalføringsplikt for organ-interne dokumenter med gradering Konfidensielt eller høyere.

System og medier for gradert materiale

Systemet som benyttes må, i tillegg til å følge Noark-standarden, også være sikkerhetsgodkjent for den høyeste graderingen som blir benyttet på dokumenter som blir registrert der.

Det skal også føres et eget register over maskinlesbare medier, og medier som blir benyttet til lagring av opplysninger gradert Konfidensielt eller høyere.

Lovhjemler

Forskrift om informasjonssikkerhet gir bestemmelser om journalføring av graderte dokumenter (kapittel 4B §§4-10 - 4-17).

Forskrift om informasjonssikkerhet er hjemlet i Sikkerhetsloven (Lov om førebyggande tryggingsteneste).

Beskyttelsesinstruksens fulle navn er "Instruks for behandling av dokumenter som trenger beskyttelse av andre grunner enn nevnt i sikkerhetsloven med forskrifter.”

Offentleglova har føresegner om skjerming.

Skal et fagsystem produsere offentlig journal?

Dokumenter som er saksdokument etter Offentlighetsloven skal i prinsippet journalføres, uavhengig av hva slags system de inngår i. Organer som er underlagt Offentlighetsloven er altså pliktige til å stille journalopplysninger om sine saksdokumenter til rådighet for publikum. Dette gjelder også journaler som inngår som del av et fagsystem.

Det enkelte fagsystem må ikke nødvendigvis kunne produsere en offentlig journal, men organet skal på en enkel måte kunne hente ut og gjøre tilgjengelig de journalopplysningene publikum har krav på å se.

Dersom det ikke er mulig å registrere et dokument uten å røpe opplysninger som skal skjermes, kan enkeltopplysninger utelates eller nøytraliseres i den versjonen av journalen som publikum får se (offentlig journal).

Har fagsystemet journalføringsfunksjoner?

Mange fagsystem mottar og/eller produserer journalpliktige dokumenter. Disse skal føres i en journal. Dersom fagsystemet ikkj har journalføringsfunksjoner, må saksdokumentene likevel registreres.

Arkivstrukturen i Noark 5 legger til rette for forenkling av journalføring og arkivering, slik at dette kan gjøres automatisk av fagsystemet og likevel tilfredsstille krava til Noark 5.

Fagsystemer som ikke har godkjent funksjonalitet i tråd med Noark 5-kjerne, skal likevel ha tilrettelagt funksjonalitet for journalføring av saksdokumenter.

Journaler uten offentlig innsynsrett

For noen journaler kan eller skal det gjøres unntak når det gjelder offentlig innsynsrett. Dette gjelder for eksempel journaler som inneholder dokumenter gradert etter Beskyttelsesinstruksen eller forskrift om informasjonssikkerhet.

For en del fagsystemer innen forsvaret, helse- og omsorgssektoren, barnevernssektoren, pedagogisk-psykologisk tjeneste osv. vil det derfor ikke være aktuelt å produsere offentlig journal.

Innsyn i sammenstilling fra databaser

Alle kan kreve innsyn i sammenstilling av elektronisk lagrede opplysninger dersom sammenstillingen kan gjøres med enkle framgangsmåtar.

Organ som mottar et slikt innsynskrav, har plikt til å lage et nytt dokument ved å sammenstille opplysninger fra ulike databasar, dersom dette er nødvendig for å imøtekomme innsynskravet.

Det nye, sammenstilte dokumentet skal journalføres og arkiveres på vanlig måte, som saksdokument for organet.

Lovhjemmel

Arkivforskriften §§ 9 og 10 inneholder bestemmelser om hvilke dokumenter som skal journalføres og hvilke opplysninger som skal være med i journalen.

Offentlighetsloven § 10 sier at et organ skal føre journal etter reglene i arkivloven med forskrifter, og § 9 hjemler retten til å kreve innsyn i en sammenstilling fra databaser.

Det er innholdet som bestemmer om kommunikasjonen skal journalføres og arkiveres, ikke utforminga, formatet eller de tekniske spesifikasjonene til mediet.

For spesielle dokumenttyper slik som sms, mms, chat, instant messaging, facebook, twitter mv., oppstår det naturlig nok spørsmål om i hvilke grad og på hvilken måte kommunikasjonen via disse mediene skal arkiveres og journalføres.

Spørsmålet om kommunikasjonen er arkivpliktig, er avhengig av en tolkning av dokument- og arkivbegrepet i arkivloven sammenlignet med arkivforskriftens bestemmelser om arkivavgrensing. Dersom kommunikasjonen faller inn under offentleglova sitt begrep saksdokument for organet, skal den arkiveres under dersom den er underlagt saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon.

Det er altså tilstrekkelig at det ene av de to kriteriene er oppfylt. Dersom begge kriteriene er oppfylt, skal kommunikasjonen journalføres. Dette følger av journalføringsplikten

SMS og chat

En tekstmelding eller chatmelding kan være et saksdokument for organet som både har verdi som dokumentasjon og underlagt saksbehandling, og da gjelder journalføringsplikten.

I de tilfellene der dokumentet bare oppfyller det ene av vilkåra, altså enten har verdi som dokumentasjon eller er underlagt saksbehandling, skal det arkiveres men trenger ikke bli journalført.

Oppfyller det ingen av krava, skal meldinga arkivavgrenses, altså ikke arkiveres.

Meldingar på sosiale medium

Sosiale medium er fellesbetegnelsen på alle nettsteder der brukerne selv skaper innholdet eller er aktivt med i kommenteringa av innholdet.

Mange kommuner og statlige virksomheter har oppretta profiler på sosiale medium i tillegg til de ordinære offisielle nettstedene sine.

Denne kommunikasjonen mellom innbyggere og offentlige virksomheter skal alltid vurderes med hensyn til arkivering og journalføring.

Individuelle opplæringsplaner (IOP)

Ved utarbeidelse av individuelle opplæringsplaner (IOP) om tilpasset opplæring i en inkluderende skole, produseres det dokumentasjon med personsensitivt innhold. Dokumentasjonen må derfor behandles trygt.

En undersøkelse gjennomført av PWC for KS (2013), viser i hovedresultatet at:

  • Det legges mindre vekt på arkivrutiner i skolen, enn innenfor andre sentrale enheter i kommunen.
  • IOP og tilknyttet dokumentasjon arkiveres og oppbevares fysisk og elektronisk gjerne på flere steder.
  • Skolers bruk av elektronisk sakarkivsystem er lite utbredt.  Minnepenner brukes i betydelig grad som lagringsenhet for utarbeidelse og redigering av IOP.
  • Undervisningspersonale og leverandører av læringsplattformer gir uttrykk for at læringsplattformer ikke benyttes til kommunikasjon som omhandler sensitiv dokumentasjon.

Les mer i rapporten "Fra minnepenn til sikker arkivering" (inneholder lenke til FoU-rapporten "Forsvarlig behandling av dokumentasjon" på KS sine sider)

Pasientinformasjon

Kommunesektoren håndterer mye dokumentasjon knyttet til pleie- og omsorgstjenesten.

Kommunesektorens organisasjon (KS) har publisert en rapport om arkivering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten.

Les omtale og hele rapporten "Arkivering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten"

Datatilsynet, Helsedirektoratet og Riksarkivet har samarbeidet med KS og deltakende kommuner i prosjektet, og de statlige myndighetene stiller seg samlet bak teksten i rapporten og veilederen.

Publikasjoner og brosjyrer

Publikasjoner som blir mottatt skal ikke bevares, arkiveres eller journalføres, men arkivavgrenses.

De publikasjonene virksomheten lager selv, skal i arkivet, og helst i den saken der forarbeidene ligger. De bør også journalføres.

Det organet som lager trykksaker o.l. skal arkivere ett eksemplar og de nødvendige forarbeidene.

Det er ikke nødvendig å bevare publikasjoner på papir dersom den digitale fila er tilgjengelig. 

Publikasjoner som er gjort allment tilgjengelige, skal avleveres til Nasjonalbiblioteket.

Innkjøpssaker

Lov om offentlege innkjøp dekkjer innkjøp av varer, tenester og byggje- og anleggsarbeid som offentlege organ står ansvarlege for. Innkjøp skal vere gjenstand for konkurranse. Basert på omfanget kan verksemda gjennomføre ein open eller avgrensa anbodskonkurranse, konkurranse med forhandling eller eventuelt direkte innkjøp. Verksemda lagar ein førespurnad, mottek tilbod, kommuniserar med tilbydarane og inngår kontrakt. Ofte blir det gjennomført møte med tilbydarar før kontrakt blir signert.

Heile innkjøpssaka skal dokumenterast skriftleg, medrekna møte og annan kommunikasjon med tilbydarar. Det skal også førast ein fortløpande protokoll over alle innkjøp. Både innkjøpssprotokollen, konkurransegrunnlaget, innkomne anbod og anbodsdokument og skriftleg kommunikasjon mellom dei som gjennomfører innkjøpet og tilbydarane, er saksdokument for organet.

Dokumentasjonen er underlagt innsynsretten og skal dermed førast i journal.

Stillingssøknader

En stillingssøknad skal journalføres fordi den er et inngående saksdokument for organet, som blir saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon. 

Riksarkivaren har ikke hjemmel til å gi dispensasjon fra journalføringsplikten, men kan derimot gi dispensasjon fra kravet om at elektronisk journalføring skal skje i et system som er godkjent av Riksarkivaren etter Noark-standarden. De øvrige kravene til journalføring gjelder allikevel uinnskrenket, selv om stillingssøknedene ikke blir journalførte i sakarkivsystemet.

Mange virksomheter bruker egne fagsystem for tilsettinger, der jobbsøkeren legger inn CV, sender søknad og får kvittering via rekrutteringssystemet. Et slikt rekrutteringssystem kan vareta journalfunksjonen for stillingssøknader som ikke skal bevares, så lenge virksomheten når som helst i tilsettingsprosessen og senare kan opplyse om at søknaden er kommet inn, og om nødvendig produsere en offentlig journal basert på opplysningene i rekrutteringssystemet.

De dokumentene som skal bevares for ettertiden skal likevel alltid lagres i Noark-systemet. Dette gjelder blant annet:

·         kunngjøringstekst

·         forenklet og utvidet søkerliste 

·         søknad med vedlegg til den som blir ansatt

Søknadene til de som ikke blei ansatt kan kasseres etter at alle klagefrister har gått ut, når virksomheten ikke har bruk for dem mer.

Virksomheter som leverer offentlig journal til OEP må avklare eventuelle problem med at stillingssøknader ikke blir publiserte på www.oep.no. Krav til offentlighet ligger utenfor Riksarkivarens myndighet.

Organinterne dokument blir også kalt interne notat. Ledelsen kan bestemme at disse dokumentene ikke skal journalføres men bli arkiverte på en enklere måte.

Offentleglova sier at det i enkelte tilfeller kan gjøres unnatak fra innsyn i dokument som inngår i intern saksforberedelse. Dette gjelder først og fremst organinterne dokument. Dokument innhentet utenfra, for eksempel fra underordna organ, kan det også gjøres unnatak for med same grunngiving. For disse dokumentene er det likevel journalføringsplikt.

Hva er interne notat?

I Noark-4 blir det benyttet begrep som dokumenttype ”N” og ”X” og i Noark 5 ”organinterne notat for oppfølging” og ”organinternt notat uten oppfølging”.

En etat eller en kommune må selv vurdere om den skal være ett eller flere organ. Brev mellom avdelinger kan gå som notat, men mellom regionskontor må de kanskje gå som eksterne brev.

Hvorfor bør interne notat journalføres?

Ut fra demokratiske hensyn bør en gjennomsiktig og åpen forvaltning journalføre så mye som mulig.

Dokument som blir journalført får nødvendige metadata som avsender, mottaker, innhold og dato. De vil da kunne søkes opp i ettertid.

Dersom det er ønskelig kun å arkivere dokumentene uten journalføring, må man åpne rett saksmappe for å finne dem igjen.

Kjekt å vite

  • Dersom notat blir journalført, må de også med i offentlig journal.

  •  Det kan gjøres unnatak for innsyn i organinterne dokument dersom innholdet krever det, men en vurdering må alltid gjøres når det kommer et innsynskrav.

  • Det er journalføringsplikt for interne notat graderte Konfidensielt eller høyere etter sikkerhetsloven.

Lovhjemmel

Arkivforskriften § 9 sier at organinterne dokument kan registreres i journalen så langt organet finner det tjenlig.

Offentleglova § 14 omhandler unntak fra offentlig innsyn for dokument som inngår i intern saksforberedelse.

Forskrift om informasjonssikkerhet kapittel 4B omhandler krav til journalføring.

Hva er en papirjournal?

En papirjournal er som regel en journal som er ført inn i en protokoll. Journal ført i en tabell i et tekstbehandlingssystem eller et regneark, eller i en Access-base, skal også skrives ut og avleveres på papir. En utskrift av en elektronisk Noark-journal er også å regne som en papirjournal.

Papirjournalen er på same måte som den elektroniske journalen en inngang til arkivmaterialet og skal oppbevares sammen med det.

Hvorfor bruke papirjournal?

Små organ, eller utvalg, som ikke har behov for et elektronisk journalsystem, kan velge å føre innkomne og utgående brev og notat manuelt.

Hvordan føre papirjournal?

En papirjournal er en helt enkel kronologisk oversikt over korrespondanse. Journalen kan føres i en bok eller på et regneark der en skal knytte sammen dokument som hører med i samme sak.

Innkomne dokument blir registrert med kronologisk løpenummer og med referanse til det forrige brevet i saken. Saksdokumentene skal arkiveres etter det klassifikasjonssystemet som organet brukar. Fram til 1960-talet ble dokumentene som oftest samlet på siste løpenummer.

Lovhjemmel

Statens standardblankett for journalføring