Veileder for arkivering og journalføring i departementene og statlige virksomheter

Denne veilederen er laget for spesielt for departementene og statlige virksomheter. Den er også relevant for kommuner og andre offentlige virksomheter.

Bakgrunn

Arkivverket har laget denne veilederen om arkivering og journalføring på oppdrag fra Kulturdepartementet. Oppdraget er en oppfølging av Riksrevisjonens undersøkelse av arkivering og åpenhet i departementene og statlige virksomheter i 2017, som avdekket et behov for å styrke veiledningen overfor statlig forvaltning. Veilederen avgrenser seg til arkivering og journalføring for faglig og administrativt ansatte, og tar ikke for seg behandling av saker om innsyn etter offentlighetsloven. 

Veilederen har som mål å bidra til økt forståelse av sentrale begreper og uttrykk, blant annet ved bruk av relevante og gjenkjennbare eksempler. Eksemplene i veilederen er knyttet til digitale dokumenter.

Offentlig ansatt med med mange spørsmål om journalføring (illustrasjon).
Denne veilederen svarer på mange spørsmål om journalføring og arkivering.

 

Regelverk

Offentlighetsloven, arkivloven og arkivforskriften gir regler for journalføring.

Virksomhetens interne retningslinjer kan også si noe om hvilke dokumenter som skal arkiveres eller journalføres.

Målgruppe og innhold

Denne veilederen er laget for deg som jobber som saksbehandler, prosjektleder eller leder i et departement eller en statlig virksomhet.

I din rolle må du hele tiden identifisere hva som er saksdokumenter, og vurdere om du skal arkivere og journalføre dem. Denne veilederen skal hjelpe deg med å gjøre den vurderingen. 

Vi har laget en en sjekkliste som oppsummerer det du må vurdere. Du kan bruke sjekklisten i web-versjon (åpnes i ny fane), eller laste ned Sjekkliste for journalføring og arkivering i departementene og statlige virksomheter (PDF). Den kan være fin å ha innen rekkevidde i hverdagen.

Først i veilederen kommer et avsnitt om din rolle i danningen av et verdifullt arkiv. Så kommer ett avsnitt om hver vurdering du må gjøre på veien mot å avgjøre om noe skal journalføres og/eller arkiveres. Hvert av disse inneholder henvisninger til det aktuelle regelverket og praktiske eksempler. Etterpå kommer et avsnitt om de tilfellene der du bare skal arkivere.

Sentrale begreper er samlet i en liste til slutt i veilederen. De er også markert underveis i teksten. Du kan klikke på dem for å komme direkte til forklaringene.

Bruk sidemenyen for å navigere direkte til et bestemt avsnitt.

Din rolle i danningen av et verdifullt arkiv

Hvorfor har vi arkiv?

Alle offentlige virksomheter er pliktige til å ha arkiv, og til å sørge for at arkivet er en kvalitetssikret informasjonskilde både for samtiden og ettertiden. Derfor skal arkivering og journalføring kun skje i et godkjent fagsystem eller sak-/arkivsystem.

Arkivet skal inneholde alle dokumentene som har betydning for saksbehandlingen til virksomheten. Det gjelder både interne dokumenter, og dokumenter som kommer inn til eller blir sendt ut fra virksomheten.

Arkiv i seg selv er ikke målet, men et middel for å oppnå ting vi tar som en selvfølge. Vi tar vare på data, dokumenter og beslutninger slik at:

  • Vi kan finne igjen, dele og gjenbruke tidligere arbeid. Det handler om å være effektiv og unngå dobbeltarbeid.
     
  • Vi kan bevise hva som har skjedd. Det handler om rettsikkerhet, etterrettelighet og demokrati.
     
  • Ettertiden kan bygge på våre erfaringer. Det handler om forskning og kulturarv.
     
Mann som jobber ved pc, kvinne med dokument, arkeolog som lyser med lommelykt på en steintavle (illustrasjon).
Både virksomheten selv, samfunnet og ettertiden har nytte av et godt arkiv.

 

Hva er journal og journalføring?

Journalen er en kronologisk oversikt over brev, e-post, notater og andre dokumenter som blir brukt i saksbehandlingen. Dokumentene må registreres fortløpende, med informasjon om hvem som sendte og mottok dem, hva de handler om, dato, saken de inngår i og hvordan de ble fulgt opp eller behandlet.

Offentlige virksomheter har journalføringsplikt. Dette følger av både offentlighetsloven og arkivforskriften. Journalen er offentlig slik at publikum, pressen og andre kan vite om dokumentene som er brukt i saksbehandlingen, og søke innsyn i dokumentene. Journalen er dermed et viktig redskap for å sikre åpenhet om offentlig saksbehandling, og er en forutsetning for demokratiet. Det er offentlighetsloven som regulerer hvilke dokumenter man kan få innsyn i.

Journalen er samtidig et viktig arbeidsverktøy som gir oversikt over saksbehandlingen, blant annet ved at den kan brukes som bevis på når en henvendelse ble mottatt, og hvordan den er fulgt opp. Korrekt og løpende journalføring sikrer kvaliteten på arkivet, og gjør det enklere å finne dokumenter.

En hverdag som ikke går opp

I dag kommuniserer vi hovedsakelig digitalt, og i mange ulike kanaler, formater og sjangre. Det som før ble formidlet i form av et brev, kan i dag opptre som for eksempel SMS eller epost, en melding på sosiale medier, et dokument på SharePoint, en registrering på en webportal eller i et fagsystem. Informasjonsmengden har økt betraktelig, noe den vil fortsette å gjøre. I tillegg er oppgaven med å identifisere hva som er et saksdokument, og å vurdere om det må journalføres og arkiveres, flyttet fra postmottaket til deg.

Alle disse faktorene gjør at oppgaven med å journalføre og arkivere kan føles overveldende. Arkivverket samarbeider med forvaltningen om å finne løsninger på denne utfordringen. Inntil automatiske verktøy kan avlaste oss, har du som ansatt fortsatt en viktig oppgave i å bidra til å «fange» de saksdokumentene som opprettes, sendes eller mottas. Du må identifisere hva som er et saksdokument, og vurdere om du skal journalføre eller arkivere det.

Enn så lenge skal denne veilederen hjelpe deg med vurderingen.

Hva skal du journalføre?

Som saksbehandler, prosjektleder eller leder i et departement eller en statlig virksomhet håndterer du mange dokumenter som kan være verdifulle å arkivere – både nå og for ettertiden. Mange av dem skal du også journalføre.

Det er tre punkter du må vurdere for å avgjøre om du skal journalføre noe:

  • Er dokumentet et saksdokument?
  • Er det sendt inn eller ut av virksomheten?
  • Blir det saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon?

Hvis du kan svare ja på alle tre spørsmålene skal du journalføre dokumentet.

Vi skal nå gå igjennom vurderingspunktene, med henvisninger til det aktuelle regelverket, enkelte unntak og forklaring av sentrale begreper. Vi gir også eksempler underveis som viser hvordan du kan vurdere forskjellige dokumenter og situasjoner i praksis.

1 - Er det et saksdokument?

Mann som arbeider med papirdokumenter ved en pc (illustrasjon)

Det første vurderingspunktet for å avgjøre om noe skal journalføres, er om det er et dokument, og om dokumentet er et saksdokument.

Et dokument er informasjon som kan presenteres som en samlet, avgrenset helhet. Det kan være en e-post, en video, en SMS, et tradisjonelt brev på papir, eller en PDF-fil. Det er ikke teknologien eller formatet som bestemmer
om noe er et dokument. 

For å vite om dokumentet er et saksdokument, må du først vurdere om innholdet gjelder virksomhetens ansvarsområde. I tillegg skal det enten ha kommet inn, være lagt frem for eller blitt opprettet av virksomheten.

Et dokument regnes som opprettet av virksomheten i det du sender det ut. Det vil si at et dokument under arbeid ikke blir et saksdokument før du sender det. Organinterne dokumenter regnes som saksdokumenter når de er ferdigstilte og det ikke skal gjøres flere endringer i dem.

Begrepet saksdokument er svært vidt, og omfatter de fleste dokumentene du tar imot eller selv oppretter som ansatt i virksomheten. Det omfatter for eksempel ikke private dokumenter, eller dokumenter en ansatt har tilgang på som medlem av en fagforening.

Kvinne (illustrasjon)

Situasjon
Trine jobber som rådgiver i Justis- og beredskapsdepartementet. Hun får en e-post med en rettsanmodning direkte i sin innboks. Det gjelder en pågående sak om en nordmann som har blitt arrestert i utlandet.

Hva må Trine vurdere?

  • Er innholdet i e-posten knyttet til departementets ansvarsområde?
     
  • Regnes direktesendt e-post som mottatt på vegne av departementet?
     
  • Blir e-posten saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon?


Når e-posten inneholder noe som gjelder departementets ansvarsområde regnes den som et saksdokument. E-post som er sendt til en saksbehandlers e-postadresse kan sammenlignes med et brev adressert til departementet ved en navngitt saksbehandler. E-posten utløser saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.

Forslag til løsning
Trine journalfører e-posten som inngående journalpost på saken.

2 - Er det sendt inn eller ut av virksomheten?

Mann ved pc under en stor sky av dokumenter (illustrasjon)

Når du vet at dokumentet er et saksdokument, må du vurdere om det er sendt inn eller ut av virksomheten.

Her snakker vi om sending i vid forstand. Det er ikke kanalen eller metoden for sending eller mottak av et dokument som har noe å si, men at dokumentet har blitt formidlet til eller fra en representant for virksomheten – altså deg.

Hvis du har fått en henvendelse, eller selv henvendt deg til noen utenfor din egen virksomhet, regnes denne kommunikasjonen som «sending» inn eller ut.

Unntak: Interne dokumenter

Som hovedregel er det ikke journalføringsplikt for interne dokumenter.

Noen dokumenter som kun er arbeidet med internt i virksomheten er alltid journalføringspliktige, selv om de er interne. Dette gjelder for eksempel dokumenter som inneholder virksomhetens endelige avgjørelse i en sak.

Virksomheten avgjør selv hvilke andre interne dokumenter det er hensiktsmessig å journalføre. Noen virksomheter har egne rutiner som spesifiserer hvilke dokumenter det er snakk om. Andre lar denne vurderingen være opp til deg som saksbehandler eller leder

Unntak: Dokumenter om innsyn

En vanlig henvendelse med krav om innsyn i en sak, og svaret på denne, er ikke journalføringspliktige selv om de er sendt inn og ut.

Du skal likevel journalføre dokumenter om innsyn hvis de gjelder eller inneholder en nærmere begrunnelse, en klage, et krav om betaling for innsyn eller et spørsmål om hvordan innsyn skal gis.

Illustrasjon av kvinne

Situasjon
Charlotte og hennes departement leder et større samarbeidsprosjekt for utvikling av en portalløsning. Prosjektet bruker et felles SharePoint-rom for deling av prosjektdokumenter. En IT-leverandør som deltar i prosjektet har lastet opp et dokument med sin mening om hvordan portalløsningen bør se ut.

Hva må Charlotte vurdere?

  • Er dokumentet knyttet til departementets ansvarsområde?
     
  • Regnes et dokument som er lastet opp på SharePoint som mottatt?
     
  • Blir dokumentet saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon?
     

Hvis innholdet i dokumentet tilhører departementets ansvarsområde, er dette dokumentet et saksdokument. Det er ikke sendemåten som avgjør om det er mottatt, men at en ekstern aktør har lagt det fram for departementet. Innspillet fra IT-leverandøren har verdi som dokumentasjon fordi det fungerer som underlag i det videre arbeidet i prosjektet.

Forslag til løsning
Charlotte journalfører dokumentet på saken for prosjektet.

Illustrasjon av mann

Situasjon
Rådgiver Petter i Nærings- og fiskeridepartementet mottar en telefon fra en bedrift i forbindelse med en pågående sak. Bedriften vil legge til noen detaljer som de mener vil ha betydning for departementets behandling av saken.

Hva må Petter vurdere?

  • Er telefonsamtalen et saksdokument?
     
  • Regnes muntlig informasjon per telefon som mottatt?
     
  • Blir informasjonen saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon?
     

Informasjon gitt per telefon er mottatt på linje med andre sendemåter. Men muntlig informasjon er flyktig, og telefonsamtalen er ikke i seg selv et saksdokument.

I tråd med god forvaltningsskikk bør man likevel dokumentere telefonsamtaler som inneholder konkrete saksopplysninger til en pågående sak, eller som utløser en form for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon.

Husk også at i saker som involverer en part kan forvaltningsloven § 11 d. gi plikt til å skrive ned opplysninger som er gitt muntlig.

Forslag til løsning
I dette eksempelet inneholder telefonsamtalen ny informasjon som utløser videre saksbehandling i en pågående sak. Petter skriver derfor et notat som oppsummerer samtalen, og arkiverer notatet på den aktuelle saken.

Notatet som dokumenterer telefonsamtalen bør opprettes umiddelbart etter samtalen, slik at notatet dokumenterer den på troverdig vis. Dokumentet regnes som opprettet idet notatet er ferdigstilt.

3 - Blir det saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon?

Kvinne som holder opp et papirdokument og peker på det (illustrasjon)

Den tredje og siste vurderingen du må gjøre for å vite om du skal arkivere og/eller journalføre et dokument, er om det blir saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon. Disse to kriteriene oppfylles ofte samtidig.

Saksbehandling er det du gjør med et dokument i egenskap av din stilling i virksomheten, og det skal generelt lite til av overveielse før noe regnes som saksbehandling.

Et dokument har verdi som dokumentasjon når det kan brukes som bekreftelse eller bevis i etterkant, for eksempel i en eventuell rettsak eller ved behandling av en klage. Hvis et dokument har vært med på å avgjøre utfallet av saksbehandlingen eller kan tjene som tilleggsinformasjon i saken på et senere tidspunkt, har det verdi som dokumentasjon.

Mann (illustrasjon)

Situasjon
Håkon jobber som saksbehandler i Samferdselsdepartementet. Han har nylig truffet igjen sin tidligere kollega Markus på et seminar om trafikksikkerhet. Etter seminaret har de tatt opp kontakten på epost. E-posttråden dreier etterhvert over på et faglig tema.

Markus jobber i Statens vegvesen og tar initiativ til et samarbeidsprosjekt med departementet. I løpet av arbeidsdagen sender Håkon og Markus flere e-poster frem og tilbake om dette. Håkon involverer sin nærmeste leder, og de avtaler til slutt et arbeidsmøte sammen med Statens vegvesen.

Hva må Håkon vurdere?

  • Er innholdet i e-postene knyttet til departementets ansvarsområde?
     
  • Regnes direktesendt e-post mellom bekjente som sendt/mottatt på vegne av departementet?
     
  • Blir e-postene saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon?
     

Når en e-post inneholder noe som gjelder departementets ansvarsområde regnes den som et saksdokument. I dette eksempelet er det skillet mellom sosialt og faglig innhold du må være oppmerksom på. E-post som er sendt til en saksbehandlers e-postadresse kan sammenlignes med et brev adressert departementet ved en navngitt saksbehandler. Dette gjelder også når avsenderen og mottakeren kjenner hverandre. De siste e-postene mellom Håkon og Markus utløser saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.

Forslag til løsning
Håkon journalfører de siste, faglig relevante e-postene i tråden som én journalpost.

Ifølge regelverket skal du fortløpende journalføre hvert inngående og utgående saksdokument. Mange ledere og saksbehandlere mottar så mye e-post at dette ofte ikke er praktisk gjennomførbart. Frem til vi får automatiske løsninger, er det bedre å journalføre epostene som én journalpost enn at de blir værende i egen innboks og at saksdokumenter dermed holdes utenfor arkivet.

I tilfeller der lange e-posttråder strekker seg over mer enn en arbeidsdag, er det viktig å journalføre innen rimelig tid – gjerne daglig.

Hva med det du ikke skal journalføre?

Plikten til å arkivere

Arkivplikt betyr at offentlige virksomheter har plikt til å arkivere dokumenter som blir til gjennom driften til virksomheten. Av de tre vurderingskriteriene for hva som utløser journalføring, gjelder kun det siste for arkivering; om det blir det saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon.

Når du skal vurdere arkivering, er det nok at dokumentet enten har blitt saksbehandlet eller har verdi som dokumentasjon. Et dokument kan være arkivpliktig uten å være sendt eller mottatt, og uten å være definert som et saksdokument.

Arkivplikten favner på den måten videre enn journalføringsplikten, og omfatter en større gruppe dokumenter. Et dokument som ikke oppfyller kriteriene for journalføring, skal derfor kanskje arkiveres i stedet. Forskjellen er at loven som hovedregel ikke krever at det aktuelle dokumentet skal på offentlig journal.

Når du journalfører, blir dokumentet tatt vare på i arkivet og kommer samtidig på offentlig journal slik at offentligheten kan søke innsyn i det. Når du arkiverer, blir dokumentet tatt vare på for ettertiden uten at det kommer med på journalen.

Illustrasjon av forholdet mellom journalføringsplikt, arkivplikt og egne rutiner.
Illustrasjon av forholdet mellom journalføringsplikt, arkivplikt og egne rutiner.


Dokumenter som kun skal arkiveres må fortsatt knyttes til en sak i sak-/arkivsystemet, og metoden for arkivering med og uten journalføring er derfor tilnærmet lik. Vær oppmerksom på at ikke alle virksomheter har sak-/arkivsystemer som har funksjonalitet for å arkivere uten å journalføre. Ta derfor kontakt med din arkivleder for mer informasjon om dette.

Interne dokumenter med verdi som dokumentasjon

Møtereferater fra ledergruppen er et eksempel på dokumenter som ikke oppfyller alle kriteriene for journalføring, men som likevel har verdi som dokumentasjon og derfor skal arkiveres. Et annet eksempel er en vurdering fra juridisk avdeling som danner grunnlag for beslutningen i en sak.

Ved å arkivere slike dokumenter kan virksomheten i ettertid dokumentere hvilke vurderinger som er blitt gjort forut for et vedtak. Med tanke på eventuelle fremtidige tvister eller rettskrav, kan en slik dokumentasjon være avgjørende for å bevise at virksomheten har tatt stilling til en rekke faktorer og forhold som ikke nødvendigvis kom til syne i den utgående korrespondansen i en sak.

Kvinne (illustrasjon)

Situasjon
Seniorrådgiver Lise arbeider i kommunikasjonsavdelingen i et departement. Hun skriver et utkast til manus for et faglig foredrag som kommunikasjonsdirektøren skal holde på en konferanse. Lise sender utkastet på e-post til kommunikasjonsdirektør Bjarne.

Hva må Lise vurdere?

  • Er dokumentet knyttet til departementets ansvarsområde?
     
  • Regnes et internt manusutkast som sendt?
     
  • Er dokumentet del av en saksbehandling og har verdi som dokumentasjon?
     

Innholdet i utkastet er knyttet til departementets virksomhet, og manuset regnes som et saksdokument. Det er kun sendt internt, og det er ikke omfattet av noen av unntakene for interne dokumenter i arkivforskriften § 9. Lises departement har heller ikke spesielle rutiner for journalføring av interne dokumenter. Dokumentet er et resultat av Lises arbeid, og en del av saksbehandlingen i forkant av foredraget. Utkastet vil trolig ikke være nyttig å ta vare på.

Forslag til løsning
Lise journalfører ikke det første utkastet til manus. Lise kan imidlertid velge å arkivere uten journalføring – både sitt første utkast og eventuelle tilbakemeldinger fra direktøren. Dette vil spesielt være relevant dersom det kan bli stor intern diskusjon rundt innholdet i foredraget.

Begrepsforklaringer

Dokument

Et dokument er informasjon som kan presenteres som en samlet, avgrenset helhet – lagret i en form som gjør det mulig å lese/høre/vise denne informasjonen senere. Hva som kan defineres som et dokument er noen ganger en skjønnsmessig vurdering.

Informasjonen/innholdet kan være for eksempel tekst, lyd, foto eller video. Mediet eller lagringsformen kan være fysisk eller elektronisk. Det er altså ikke teknologien eller formatet som bestemmer om noe er et dokument.

Arkivloven § 2

a. dokument: ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring

Saksdokument

Et saksdokument er et dokument som har blitt sendt til, lagt fram for, mottatt av eller opprettet av virksomheten. Det gjelder ansvarsområdet til virksomheten, har betydning for en sak og har verdi som dokumentasjon.

Begrepet omfatter de fleste dokumentene du tar imot eller oppretter som ansatt i virksomheten. Det omfatter ikke reklamemateriell, private dokumenter eller dokumenter en ansatt har tilgang på som medlem av et offentlig utvalg, en fagforening eller et politisk parti.

Bestemte interne dokumenter er alltid saksdokumenter, og skal alltid journalføres:

  • dokumenter som inneholder virksomhetens endelige avgjørelse i en sak
     
  • generelle retningslinjer for virksomhetens saksbehandling
     
  • forberedelser til saker som er avgjort av Kongen i statsråd
     
  • presedenssaker

Arkivforskriften § 9, 1. ledd:

Eit offentleg organ skal ha ein eller fleire journalar for registrering av dokument i dei sakene organet opprettar. I journalen skal ein registrera alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova § 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er eller blir saksbehandla og har verdi som dokumentasjon.

Offentlighetsloven § 4:

Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande.

Saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt.

Følgjande skal ikkje reknast som saksdokument for organet:
a) dokument som inngår i bibliotek- eller museumssamling,
b) dokument som private har overlate til offentleg arkiv for bevaring,
c) dokument som er overlate til eit organ for offentleggjering i periodisk skrift som blir gitt ut av organet,
d) avis, tidsskrift, reklamemateriell og liknande som organet mottek utan at det er knytt til ei bestemt sak i organet, og
e) dokument som ein medarbeidar i organet har motteke i annan eigenskap enn som tilsett i organet

Organinterne dokumenter

Et organinternt dokument er et dokument som en offentlig virksomhet har utarbeidet for sin interne saksforberedelse.

Det er opp til virksomheten selv å vurdere hvilke interne dokumenter det er hensiktsmessig å journalføre. Du må likevel vurdere om dokumentet skal arkiveres – og da det nok at det enten har blitt saksbehandlet, eller har verdi som dokumentasjon.

Bestemte interne dokumenter er alltid saksdokumenter, og skal alltid journalføres.

Arkivforskriften § 9, 2. ledd:

(...) Organinterne dokument etter offentleglova § 14 skal organet registrere i journalen så langt organet finn det tenleg. Desse organinterne dokumenta skal likevel alltid journalførast:

a) dokument som er omtalte i offentleglova § 14 andre ledd
b) dokument som er omtalte i offentleglova § 16 første ledd bokstav a til d, § 16 andre ledd og § 16 tredje ledd første punktum
c) dokument som er omtalte i offentlegforskrifta § 8.

Offentlighetsloven § 14:

Eit organ kan gjere unntak frå innsyn for dokument som organet har utarbeidd for si eiga interne saksførebuing.

Første ledd gjeld ikkje:
a) dokument eller del av dokument som inneheld den endelege avgjerda til organet i ei sak,
b) generelle retningslinjer for saksbehandlinga til organet,
c) føredrag til saker som er avgjorde av Kongen i statsråd, og
d) presedenskort og liknande, men ikkje dersom kortet gjengir organinterne vurderingar. Kongen kan gi forskrift om at det ikkje skal kunne gjerast unntak etter første ledd i paragrafen her for bestemte dokument i bestemte statlege eller statleg tilknytte organ.

Dokumenter om innsyn

Dokumenter om innsyn er alle dokumenter knyttet til innsyn, for eksempel henvendelser med krav om innsyn og svar på disse.

Dokumenter om innsyn er ikke journalføringspliktige, bortsett fra hvis de gjelder eller inneholder en nærmere begrunnelse, en klage, et krav om betaling for innsyn eller et spørsmål om hvordan innsyn skal gis.

Arkivforskriften § 9, 3. ledd:

Dokument i saker om innsyn er ikkje omfatta av journalføringsplikta, med mindre dokumenta gjeld eller inneheld ei nærmare grunngjeving, ein klage, eit krav om betaling for innsyn eller eit spørsmål om korleis innsyn skal givast.

Saksbehandling

All aktivitet i regi av virksomheten som hører til virksomhetens ansvarsområde er en form for saksbehandling. Saksbehandling er det du gjør i egenskap av din stilling i virksomheten, og det skal generelt lite til av overveielse før det regnes som saksbehandling.

Saksbehandling er også å vurdere informasjon knyttet til en problemstilling, og utarbeide det nødvendige grunnlaget for en beslutning eller et vedtak.

Terskelen for hva som regnes som saksbehandling er lav. Tommelfingerregel: Saksbehandling er når du sammenstiller, vurderer eller bruker informasjon, for så å forberede eller ta en avgjørelse på vegne av virksomheten.

Arkivforskriften § 9, 1. ledd:

I journalen skal ein registrera alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova § 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er eller blir saksbehandla og har verdi som dokumentasjon

Verdi som dokumentasjon

Et kriterium for journalføringsplikten er at et dokument har verdi som dokumentasjon. Et dokument har verdi som dokumentasjon når det kan brukes som bekreftelse eller bevis i etterkant, for eksempel i en eventuell rettsak eller ved behandling av en klage. Denne dokumentasjonsverdien kan gjelde for virksomheten selv, innbyggere eller interesseorganisasjoner.

For egen del har virksomheten nytte av dokumentasjon som beviser hvem som har gjort eller foreslått noe, hvilke argumenter som ikke ble vektlagt i en sak, eller hvordan tilsvarende saker har blitt behandlet.

Virksomheten forvalter dokumenter som påvirker rettsikkerheten til innbyggere og organisasjoner, og derfor har høy verdi som dokumentasjon.

Dokumentasjon kan også ha verdi for andre i fremtiden, for eksempel som kunnskapsgrunnlag for forskere eller som en del av vår kulturhistorie.

Arkivloven § 1:

[...] monaleg kulturelt eller forskningsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon […]

Arkivforskriften § 9, 1. ledd:

I journalen skal ein registrera alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova § 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er eller blir saksbehandla og har verdi som dokumentasjon.