taushetsbelagt-bilde

Taushetsbelagte opplysninger

Selv om de fleste arkivene er fritt tilgjengelige for alle, finnes det en del unntak. Her finner du informasjon om taushetsbelagte opplysninger og om hvordan du kan søke om innsyn i materiale som er unntatt offentlighet.

I offentleglova er det fastslått som en hovedregel at publikum har rett til å se arkivmateriale fra offentlig forvaltning. Derfor er det Arkivverkets mål at avleverte arkiv i størst mulig grad skal være åpne for bruk for alle. Allikevel inneholder en del arkivsaker taushetsbelagte opplysninger som det ikke uten videre kan gis innsyn i.

Hva er en taushetsbelagt opplysning?

Offentlige arkiver inneholder en mengde opplysninger om enkeltpersoner. Noen av disse opplysningene kan være informasjon de fleste av oss vil ønske å holde for oss selv, opplysninger som vi ikke ønsker at alle og enhver skal få rede på. Vi kaller dem sensitive personopplysninger. For eksempel kan dette være opplysninger om helse, straffbare forhold og adopsjon. Det vil nok være ulike oppfatninger av hva som er en sensitiv personopplysning. Lovverket setter noen rammer for hva som er en sensitiv personopplysning, men for en stor del er dette en vurdering som er basert på skjønn. Arkivverket må derfor i mange tilfeller gjøre en konkret vurdering.

Slike opplysninger kan finnes i arkivene fordi myndighetene har hatt behov for dem i en eller annen sammenheng. Ofte har vi selv gitt opplysningene til myndighetene, under forutsetning av at de bare brukes til det formålet de samles inn for. For eksempel kan vi være mer åpne og snakke friere i politiavhør hvis vi føler oss trygge på at det vi sier ikke kommer allmennheten for øre. Den myndigheten som samler inn slike opplysninger, har taushetsplikt, og denne taushetsplikten opprettholdes når arkivene avleveres til Arkivverket.

Utover opplysninger om personlige forhold, kan arkivene også inneholde opplysninger om forretningshemmeligheter og saker av betydning for rikets sikkerhet.

Lovverket

De generelle bestemmelsene om taushetsplikt finnes i offentleglova og forvaltningsloven, samt i forvaltningslovforskriften. Av offentleglova § 13 framgår det at man ikke kan få innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt etter andre lover. For eksempel gjelder dette bestemmelser i helsepersonelloven, politiregisterloven, statistikkloven og flere andre lover.

Det er i utgangspunktet bare opplysninger som er underlagt taushetsplikt, ikke hele dokumenter, mapper, arkivesker, serier eller arkiv. Men ofte kan det være vanskelig å skille dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger, fra dokumenter som er offentlig tilgjengelige. Hvis det er grunn til å tro at det finnes taushetsbelagte opplysninger i et materiale, kan det derfor bli satt sperrefrister på hele arkivesker, serier eller arkiv. Først når noen ønsker å bruke dette materialet, går vi igjennom det og identifiserer de taushetsbelagte opplysningene, og gir eventuelt innsyn, så sant omfanget ikke er for omfattende. 

Sperrefristens lengde

Det er satt ulike sperrefrister for når taushetsplikten for en opplysning opphører og materialet fritt kan benyttes på våre lesesaler. Bestemmelsene om dette finnes dels i forvaltningsloven med forskrift, dels i særlovgivning.

Hovedregelen etter forvaltningslovens § 13c er at taushetsplikten bortfaller etter 60 år. Det vil si at arkivmateriale som er eldre enn 60 år gammelt, for en stor del fritt vil kunne brukes på våre lesesaler. Men det som noen ganger er et problem, er at eldre og yngre materiale ofte er samlet i én og samme eske eller mappe, og at det kan være svært vanskelig å skille de taushetsbelagte opplysningene fra det som er offentlig tilgjengelig. I den grad det er mulig, og ikke for arbeidskrevende, vil vi på forespørsel forsøke å legge til rette for at du får tilgang til opplysningene.

Ifølge forvaltningslovforskriften § 11 kan Riksarkivaren i det enkelte tilfellet bestemme at taushetsplikten for personlige opplysninger skal gjelde utover 60 år eller den fristen andre lover setter. Forskriften setter ingen grense for hvor lenge taushetsplikten kan forlenges, men i praksis har den ofte vært forlenget til enten 80 eller 100 år. 80 år er den vanligste grensen, og har normalt vært brukt i saker som inneholder opplysninger om straffesaker, farskaps-/bidragssaker. Taushetsplikten er 100 år der hvor det finnes opplysninger om adopsjon og barnevernssaker. Forlengelse av taushetsplikten til 100 år kan også være aktuelt i saker hvor det finnes andre spesielt sensitive personopplysninger.

I henhold til helsearkivforskriften kan helseopplysninger utleveres til forskere og pårørende i samsvar med gjeldende bestemmelser om taushetsplikt. Utlevering gjøres kun etter skriftlig søknad. Søknaden skal angi grunnlaget for at opplysningene kan utleveres. Vedtak eller godkjenninger som har betydning for vurderingen skal legges ved søknaden. Når helseopplysninger utleveres, skal dette som hovedregel gjøres uten direkte personidentifiserbare kjennetegn eller andre kjennetegn som innebærer at den registrerte kan identifiseres.

Også i spørsmålet om forlengelse av taushetsplikt er det betydelig rom for skjønnsmessige vurderinger. Vi legger her særlig vekt på opplysningens art, altså hvor sensitiv den må antas å være for den det gjelder, og vurderer dette opp mot offentlighetens interesse av å få kjennskap til disse opplysningene. Vi tar også hensyn til mulige skadefølger av å tilgjengeliggjøre dem, ved å vurdere om det er grunn til å tro at den som opplysningene gjelder, fortsatt er i live eller om eventuelle etterkommere vil føle seg krenket av at opplysningene blir offentlig kjent.

Særlovene setter en del egne grenser for bortfall av taushetsplikt. For eksempel fastsetter statistikklovens § 2-4 taushetsplikt i 100 år for personopplysninger som er samlet inn med hjemmel i denne loven. Dette gjelder de statlige folketellingene, og gjør at vi ikke kan publisere dem før de er 100 år gamle.

Hvem som helst kan be om å få se taushetsbelagt materiale som oppbevares i Arkivverket. Opplysningene i det aktuelle materialet vil da bli vurdert av arkivfaglig personale.

Hvis en konkret vurdering viser at materialet likevel ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger, erklæres det som fritt tilgjengelig. Materialet kan da gjennomgås på vanlig måte på lesesalen.

Hvis materialet inneholder taushetsbelagte opplysninger, betyr ikke det at all er utelukket. I hovedsak er det to unntak som gjelder: partsinnsyn og innsyn for forskningsformål.

Hvem kan få partsinnsyn?

Alle har i utgangspunktet rett til å få se opplysninger som gjelder en selv. Det finnes mange lovbestemmelser som ivaretar denne retten, bl.a. i forvaltningsloven.

Hovedregelen er at det bare er den som opplysningene gjelder som har rett til innsyn i opplysninger om seg selv. Andre personer, f.eks. barna til den opplysningene gjelder, har i utgangspunktet ikke en slik rett. Det er imidlertid adgang til å gi andre en slik rett - se nedenfor om adgangen til å gi fullmakt/samtykke.

I en del saker kan det finnes opplysninger om flere personer. Dersom man i en konkret sak får tilgang til personlige opplysninger om andre personer, må disse opplysningene brukes med varsomhet. Arkivverket vil gi informasjon om dette i forbindelse med behandlingen av den konkrete saken - se blant annet informasjon om taushetserklæringer nedenfor.

De ansatte i Arkivverket er offentlige tjenestemenn som er bundet av reglene om taushetsplikt i forvaltningsloven. Det finnes imidlertid en rekke lover med spesialbestemmelser om hvem som kan få tilgang til opplysninger.

Dersom parten er død, kan andre personer i visse tilfeller gis adgang til innsyn. Adgang til innsyn må i så fall vurderes i hvert enkelt tilfelle opp mot spesialbestemmelser på det aktuelle rettsområdet.

Hvordan søke om partsinnsyn?

Søknaden

Søker du om partsinnsyn, må du gjøre rede for din tilknytning til saken, hvorfor du ønsker innsyn, samt legge ved kopi av din legitimasjon. Søknaden sendes Arkivverkets postmottak: post@arkivverket.no.  

Partsinnsyn ved hjelp av advokat

Du kan be en advokat om å søke om innsyn for deg. En advokat behøver i utgangspunktet ikke å fremlegge dokumentasjon for sin rett til å representere deg.

Partsinnsyn ved samtykke eller ved hjelp av fullmektig

Andre enn advokater kan også søke om innsyn i opplysninger om deg – enten fordi du selv ønsker tilgang til opplysningene eller fordi du vil gi andre tillatelse/samtykke til at de kan få tilgang til opplysninger om deg.

Den som får en slik adgang til innsyn (fullmektigen), må kunne dokumentere at du samtykker i at Arkivverket kan gi vedkommende innsyn i opplysninger om deg. Fullmektigen må derfor sende Arkivverket en skriftlig og signert fullmakt eller samtykkeerklæring.

Fullmektigen må dessuten legge ved søknaden kopier av sin egen legitimasjon og av din legitimasjon.

Riksarkivaren kan på visse vilkår gi innsyn i taushetsbelagte opplysninger for forskningsformål, jf. forvaltningsloven § 13d.

Etter forvaltningsloven § 13d kan taushetsbelagte opplysninger gis til bruk for forskningsformål når det finnes rimelig og ikke er til uforholdsmessig ulempe for andre interesser. En forsker har altså ikke krav på å gjøre seg kjent med opplysninger som er underlagt taushetsplikt.

Hvem kan få forskerinnsyn?

Riksarkivaren fatter vedtak om forskerinnsyn etter en helhetsvurdering der blant annet følgende momenter inngår:

  • Om det dreier seg om forskning i vanlig forstand av ordet
  • Hvor sensitive de aktuelle opplysningene er 
  • Om søkeren har faglig kompetanse til å fullføre et forskningsprosjekt. Minstekravet vil normalt være at du må inneha en vitenskapelig stilling innen et relevant fagfelt eller være viderekommende student under veiledning av person i vitenskapelig stilling. Dette betyr for eksempel at vanlig journalistisk virksomhet ikke gir grunnlag for forskerinnsyn
  • Vil det kunne være en påkjenning for dem det gjelder, om de får kjennskap til at forskeren har fått se slike opplysninger om dem? 

Vilkår for forskerinnsyn

Det er gjerne knyttet visse vilkår til et vedtak om forskerinnsyn, for eksempel med hensyn til innsynets varighet, om det kan tas kopier, og hvordan opplysningene ellers skal håndteres. De taushetsbelagte opplysningene kan bare brukes i samsvar med disse vilkårene og slik det er nødvendig for forskningsarbeidet. 

Taushetsplikt

Forskere som får innsyn i taushetsbelagt materiale, har taushetsplikt, jf. forvaltningsloven § 13e. Brudd på taushetsplikten er straffbart. For at det skal dokumenteres at du kjenner reglene om taushetsplikt og forplikter deg til å overholde dem, vil du måtte undertegne en taushetserklæring

Rådet for taushetsplikt og forskning

Hvis Riksarkivaren er i tvil om hvorvidt en søknad om forskerinnsyn bør innvilges eller avslås, må søknaden forelegges for Rådet for taushetsplikt og forskning for uttalelse. Bare Kongen kan gjøre unntak fra taushetsplikten i strid med Rådets uttalelse. 

Hvordan søke om forskerinnsyn?

Huskeliste for forskere og viderekommende studenter som ønsker innsyn i taushetsbelagt materiale:

  • Søknaden sendes til Arkivverkets e-postmottak: post@arkivverket.no
  • Du må oppgi arkivreferanser til det aktuelle materialet, og angi hvor det oppbevares. Arkivreferansen finner du ved å søke i Arkivportalen eller ved å gå gjennom papirkataloger på våre lesesaler. Det gis ikke tilgang til andre deler av arkivene enn det som er nødvendig for forskningsarbeidet
  • Søknaden må inneholde en prosjektbeskrivelse som gjør rede for prosjektets innhold og mål, omfang og varighet, forskningsmetoder og kilder som er tenkt brukt i prosjektet, samt om resultatene skal publiseres, eventuelt i hvilken form
  • Forskere må oppgi vitenskapelig stilling, eventuelt på annen måte dokumentere sin forskningskompetanse
  • Er du student må du legge ved en bekreftelse fra veilederen din på at vedkommende har det faglige ansvaret for arbeidet og innestår for bruken av de taushetsbelagte opplysningene
  • Du som søker er selv ansvarlig for å overholde eventuell meldeplikt og andre forpliktelser etter personopplysningsloven eller annen lovgivning

Når du blir innvilget innsyn i opplysninger underlagt taushetsplikt, kan det i vedtaket bli stilt som vilkår at du – før innsyn gis – må undertegne en taushetserklæring.

Ved å undertegne en taushetserklæring bekrefter du at du er kjent med at:

  • Du blir pålagt taushetsplikt 
  • Brudd på taushetsplikt kan straffes med bøter eller fengsel
  • Du er kjent med eventuelle andre vilkår for innsynet

Eventuelle andre vilkår for innsynet kan gjelde hvem som skal ha ansvar for opplysningene, hvem som kan få adgang til dem, samt oppbevaring, tilbakelevering eller tilintetgjøring av eventuelle kopier. 

Brudd på taushetsplikt kan straffes med bøter eller inntil 1 års fengsel. Grovt brudd på taushetsplikt straffes med inntil 3 års fengsel. De nye reglene om straff for brudd på taushetsplikt finnes i straffeloven §§ 209-211.

Bestemmelser om taushetsplikt og taushetserklæringer finnes i forvaltningsloven § 13b, § 13d og  §13e og i forvaltningslovforskriften.

Aktuelle bestemmelser vil bli fremgå på erklæringsskjemaet. 

Eksempel på taushetserklæring for privatpersoner

Eksempel på taushetserklæring for forsker

Spørsmålet om å gi en søker kopier av dokumenter i saken, eller adgang til selv å ta kopier er en egen sak som blir avgjort av Arkivverket uavhengig av det faktum at det er gitt innsyn i materialet. 

Informasjon om adgangen til kopier vil fremgå av Arkivverkets vedtak i saken.

Det er også mulig å bestille kopier fra Arkivverket mot betaling.  

Avslag på søknader om innsyn kan alltid påklages til overordnet forvaltningsorgan. Kulturdepartementet er klageinstans for vedtak truffet av Arkivverket. 

Ønsker du å klage på et vedtak om innsyn, skal klagen adresseres til den instans som traff vedtaket, dvs. til Arkivverket. Saken vil deretter bli vurdert på nytt av Arkivverket. Dersom Arkivverket opprettholder avslaget, vil Arkivverket videresende klagen til Kulturdepartementet for klagebehandling.

Kulturdepartementet vil deretter overta ansvaret for saken og sende vedtak til søkeren når saken er ferdigbehandlet.

Opplysninger som må beskyttes av sikkerhetsmessige årsaker, er unntatt offentlighet etter sikkerhetsloven.

Den myndighet som utsteder et slikt dokument, gir beskjed om at dette skal unntas fra offentlighet ved å påføre dokumentet en graderingsbetegnelse før det avleveres til Arkivverket. Betegnelsene varierer fra Begrenset til Strengt hemmelig. Det er bare det organet som har gradert dokumentet, det vil si påført en slik betegnelse, som kan oppheve graderinger eller sette graderingen på et lavere nivå. Riksarkivaren kan altså ikke gjøre dette, men må sende det videre til graderende myndighet. Dette gjelder selv om det er åpenbart at det ikke lenger er grunnlag for å opprettholde graderingen. Dermed blir avgradering av sikkerhetsgraderte dokumenter en omfattende prosess, som erfaringsmessig tar lang tid.

Ifølge sikkerhetsloven opphører slik gradering automatisk etter 30 år, dersom det ikke er uttrykkelig bestemt at det er nødvendig med gradering for lengre tid. Selv om et dokuments gradering etter sikkerhetsloven opphører, kan det inneholde opplysninger som er taushetsbelagte etter de vanlige bestemmelsene i forvaltningsloven.

Når de aktuelle dokumentene ikke kan avgraderes, kan innsyn i sikkerhetsgraderte dokumenter bare gis til den som på forhånd er sikkerhetsklarert og autorisert av vedkommende myndighet, og som samtidig har et tjenstlig behov for å gjøre seg kjent med informasjonen.

Tilgang til dokumenter gradert etter beskyttelsesinstruksen kan gis til den som har et tjenstlig behov eller, på visse vilkår, til parter. Graderende myndighet kan ellers gi innsyn til den som har et særlig behov for det.

Søknader om innsyn i gradert materiale kan sendes til Arkivverkets e-postmottak: post@arkivverket.no. Du må oppgi arkivreferansen til det aktuelle materialet og angi hvor det oppbevares. Vi vil forelegge søknaden din for rette myndighet og be om at graderingsnivået vurderes.

Ifølge arkivlova kan den som avleverer arkiv til Arkivverket (arkivskaper/arkiveier), sette egne vilkår for tilgang til arkivet. Dermed kan en del privatarkiver ha strengere tilgangsbestemmelser enn de offentlige arkivene. Vilkårene for innsyn i de enkelte privatarkivene skal normalt finnes på Arkivportalen. Det er viktig å studere vilkårene før du sender en innsynssøknad, slik at du i søknaden kan vise at du oppfyller kravene for å få innsyn. I noen tilfeller kreves det at den som vil ha tilgang til et privatarkiv, må ha tillatelse fra tidligere arkiveier eller dennes familie, men i de fleste tilfellene er det Riksarkivaren som gir innsyn. Mange privatarkiver har ingen særlige adgangsbestemmelser.

Vær oppmerksom på at selv om den som gir fra seg arkivene ikke har satt noen spesielle betingelser for tilgangen til arkivene, gjelder fortsatt det offentlige regelverket for tilgang til sensitive personopplysninger og gradert materiale som er beskrevet ovenfor.

Les mer om hvordan du kan få tilgang til saker fra Landssvikarkivet

Last ned

  • Taushetserklæring privatpersoner
    66.5 KB
    Last ned
  • Taushetserklæring forsker
    89.7 KB
    Last ned