ENG
BERRE_stein

Foto: Berre

Ord og begreper

Her finnes en oversikt over ord og begreper som brukes i arkivsammenheng, med en kort forklaring.

Administrasjonssjef 
Kommunelovens betegnelse på den øverste leder for den samlede kommunale eller fylkeskommunale administrasjon. Vanligvis benyttes tittelen rådmann eller fylkesrådmann. I kommuner med parlamentarisk styreform (p.t. Oslo og Bergen) er administrasjonssjefens ansvar og myndighet tillagt byrådet.

Aktivt arkiv
Arkiv (1) som er i daglig bruk hos arkivskaper. Første fase i arkivmaterialets livssyklus. 
Se også dagligarkiv.

Arkiv
Arkiv-begrepet har flere betydninger: 

  1. Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet, det vil si dokumenter som mottas eller produseres som ledd i virksomheten (1) hos en arkivskaper og samles som resultat av denne virksomheten (også kalt enkeltarkiv). 
  2. Oppbevaringssted for arkiv (1).
  3. Organisatorisk enhet som utfører oppgaver knyttet til arkiv (1), også kalt arkivtjeneste.
  4. Det samme som arkivdepot.

 

Arkiv- og saksbehandlingssystem 
System for arkivering og saksbehandling. Vanligvis brukt om systemer for elektronisk arkivering og saksbehandling.
Se også arkivsystem og saksbehandlingssystem.

Arkivansvarlig
Arkivforskriftens betegnelse (§ 2-1) på den som har det daglige ansvar for arkivarbeidet i et offentlig organ, og som leder organets arkivtjeneste.
Se også arkivleder.

Arkivbegrensning
Å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, jf. arkivforskriften § 3-18.

Arkivbestand
Den samlede bestand av arkivmateriale hos en arkivskapende enhet eller et arkivdepot.

Arkivbestandig medium
Se arkivholdbart medium.

Arkivdanning
Det å danne eller skape arkiv (1). Også brukt som fellesbetegnelse på de to første fasene i arkivmaterialets livssyklus (aktivt arkiv og bortsettingsarkiv), dvs. de fasene hvor arkivskaper har ansvaret for materialet (arkivdanningsfasen).

Arkivdanningsfunksjoner
De funksjoner (hos en arkivskaper) som er knyttet til arkivdanningen.
Se også arkivfunksjoner.

Arkivdel
En vilkårlig definert del av et arkiv (1). Vil ofte være definert identisk med arkivserie, men behøver ikke være det.

Arkivdepot
Institusjon eller annen organisatorisk enhet hvor bevaringsverdig arkivmateriale oppbevares permanent. Arkivdepotet avlaster arkivskaperen for lagring av eldre arkivmateriale og legger forholdene til rette for betjening av brukere som er interessert i materialet.

Arkivdokument
Dokument som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet et organ utøver, og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning. 
Se også saksdokument.

Arkiveksemplar
Det eksemplar som arkiveres når et dokument finnes i flere eksemplarer.

Arkivering
Det å plassere et dokument i organets arkiv (1, 2). For arkivmateriale på papir benyttes også betegnelsen arkivlegging, for elektronisk materiale snakker man vanligvis om lagring.

Arkivformat
Standardisert format for elektronisk arkivering og langtidslagring av dokumenter. Spesifisert i Riksarkivarens forskrift kapittel VIII.
Se også Produksjonsformat.

Arkivfortegnelse
Fortegnelse (liste) over arkivmateriale som for eksempel benyttes ved bortsetting.
Se også Arkivliste.

Arkivfunksjoner
De funksjoner som er knyttet til arkivarbeidet både hos arkivskaper og i arkivdepot. Arkivfunksjonene omfatter både arkivdanningsfunksjoner og depotfunksjoner, men benyttes ofte synonymt med arkivdanningsfunksjoner.

Arkivinstruks
Instruks for arkivarbeidet hos én eller flere arkivskapere. Før arkivloven med forskrifter trådte i kraft, var det felles instrukser for arkivarbeidet i statsforvaltningen, fastsatt ved kongelig resolusjon. Nå benyttes begrepet først og fremst om interne instrukser i en kommune, en statlig etat eller et enkelt offentlig organ.

Arkivinstitusjon  
Se Arkivdepot.

Arkivholdbart medium
Medium for lagring av arkivmateriale som er holdbart over lang tid. For papir kreves det at man oppfyller den internasjonale standarden for permanent papir.

Arkivkatalog
En arkivkatalog inneholder opplysninger om innholdet i et arkiv. Vanligvis er arkivkataloger produsert i en katalogdatabase der man også finner overordnede opplysninger om arkivskaperen og om selve arkivet (metadata). Nettstedet arkivportalen.no er en nasjonal søketjeneste der man kan søke etter arkivopplysninger på tvers av ulike arkivinstitusjoner og deres kataloger.

Arkivkode
En kode («verdi») som tildeles den enkelte sak i sakarkivet ut fra et ordningsprinsipp i en arkivnøkkel. Alt etter hvilket ordningsprinsipp som er benyttet, kan arkivkoden enten være en emnekode eller en objektkode, og den kan bestå av tall, bokstaver og andre tegn eller en blanding av disse. Tildeling og påføring av arkivkode kalles klassering.

Arkivleder
Daglig leder for arkivarbeidet og arkivtjenesten i et organ. Arkivforskriften benytter betegnelsen arkivansvarlig om denne funksjonen.

Arkivlegging
Det å plassere et dokument i organets arkiv (1,2).
Se også Arkivering.

Arkivliste
Liste over innholdet i et arkiv (1). Arkivlisten beskriver vanligvis innholdet i de enkelte arkivstykker, mapper og/eller dokumenter.

Arkivlokale
Rom der man oppbevarer arkivmateriale over lengre tid, jf. arkivforskriften § 4-1.

Arkivmappe
Mappe der man samler arkivdokumenter som hører sammen. Vanligvis benyttes en mappe (eller flere) til å samle saker som har felles arkivkode. Den enkelte sak ligger da i et eget (saks)omslag.

Arkivmateriale
Generell og kollektiv betegnelse på arkivdokumenter. Arkivloven benytter begrepet arkiv i samme generelle betydning.

Arkivmyndighet
Myndighet til å gi bestemmelser og pålegg om arkivarbeid og arkivfunksjoner. I håndboken brukes begrepet i bestemt form, dvs. arkivmyndigheten, for å angi den myndighet Riksarkivaren har overfor offentlige organer etter arkivloven og arkivforskriften.

Arkivnøkkel
System for ordning av sakarkiv, basert på ett eller flere ordningsprinsipper. Arkivnøkkelen beskriver inndelingsprinsipp(er) og rekkeordningssystem(er) og gir en systematisk fortegnelse over de verdier (arkivkoder) som benyttes i rekkeordningen. Arkivnøkler benytter vanligvis et ordningsprinsipp basert på inndeling etter emne. Det er derfor arkivforskriften i § 2-3 omtaler arkivnøkkelen som et klassifikasjonssystem og krever at den skal omfatte alle de saksområder organet steller med.

Arkivordning

  1. Måten et arkiv (1) er ordnet på, dvs. hvilket eller hvilke ordningsprinsipper som er brukt.
  2. Ordninger for arkivfunksjonene i et eller flere organer, kommuner, statlige etater osv.

 

Arkivorganisering,
Organisering av arkivfunksjonene i et eller flere organer, 

Arkivorganisasjon
Kommune, statlig etat osv.

Arkivperiode
Tidsperiode for inndeling av arkiv (1) i forbindelse med blant annet bortsetting.

Arkivplan
Samlet oversikt over arkiv (1) og arkivfunksjoner i et organ. Ifølge arkivforskriften § 2-2 skal arkivplanen vise hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Dessuten skal den vise hvilke instrukser, regler og planer som gjelder for arkivarbeidet.

Arkivserie
Del av et arkiv (1), ordnet etter ett og samme prinsipp.

Arkivskapende organ
Organ som skaper arkiv (1). Et arkivskapende organ kan bestå av én eller flere arkivskapere.

Arkivskaper
En organisatorisk enhet eller en person som skaper arkiv (1) som ledd i sin virksomhet. En arkivskaper kan være et offentlig organ, en bedrift, en organisasjon, en institusjon, en stiftelse og liknende eller en del av en slik enhet.

Arkivstykke
Fellesbetegnelse på fysiske enheter i et arkiv (1). Betegnelsen benyttes først og fremst i forbindelse med bortsettings- og depotarkiver. De tradisjonelle arkivstykkene er esker, pakker og protokoller. Nyere typer er mikrofilmruller, magnetbånd, cd-plater osv.

Arkivsystem
System (vanligvis elektronisk) som benyttes til å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumentene som inngår i et arkiv (1), så vel elektronisk som manuelt arkiv. Et arkivsystem inneholder en samling dokumenter, dokumentbeskrivelser og funksjoner for (dokument)vedlikehold, administrasjon, utlån, søking, rapportutskrifter, statistikk mv.

Arkivtjeneste 
Se Arkiv (3).

Arkivvuttrekk

Arkivversjonen inneholder en teknisk beskrivelse av datauttrekket og systemet det er hentet ut fra, samt informasjon som dokumenterer innhold og kontekstinformasjon knyttet til arkivmaterialet.

Arkivverket
Statlig etat som p.t. består av Riksarkivet, 8 statsarkiver, Samisk arkiv og Norsk helsearkiv og ledes av Riksarkivaren. Jf. arkivloven § 4.

Arkivversjon 
Datauttrekk som inneholder data som er formatert og strukturert i henhold til et avleveringsformat, eller i det minste beskrevet i medfølgende dokumentasjon. Dvs. den samlede leveransen av data og medfølgende dokumentasjon som skal mottas av Arkivverket ved avlevering eller deponering, jf. Riksarkivarens forskrift § 8-2.

Autentisitet (autentisk dokument)
Ekthet eller opprinnelighet. Et autentisk dokument er et dokument som er hva det gir seg ut for å være..

Avgradering
Oppheving av gradering.

Avhending av arkiv
Overlate arkivmateriale til en instans utenfor eget organ.

Avlevering
Overføring av eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot, jf. arkivforskriften § 5-1 og Riksarkivarens forskrift § 8-2.

Avleveringsliste
Arkivliste over materiale som avleveres til arkivdepot.

Avleveringsplikt
Offentlige organers plikt til å avlevere sine arkiver (1) til arkivdepot.

Avleveringsregler
Bestemmelser som regulerer avlevering av arkivmateriale.

Avskrift
Avskrift av innholdet i et dokument som foretas fordi originalen er vanskelig å lese for vanlige brukere, for eksempel pga. gotisk skrift, utydelig skrift eller lignende.

Avskrivning
Registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument er blitt avsluttet.

Avsluttet arkiv
Arkiv (1) etter en  som har opphørt å eksistere.

Bibliotekmateriale
Dokumenter som er allment tilgjengelige og kommer inn under pliktavleveringslovens bestemmelser.

Bilegging
Ved papirbasert saksbehandling: Å legge ved tidligere dokumenter i saken når et mottatt dokument går til saksbehandling.

Bortsetting
At arkivmateriale etter en tid (vanligvis etter et bestemt antall år, jf. Arkivperiode) tas ut av aktivt arkiv og settes bort på et dertil egnet sted.
Se også Bortsettingsarkiv.

Bortsettingsarkiv
1. Materiale som er satt bort etter de prinsipper som er beskrevet under bortsetting. Andre fase i arkivmaterialets livssyklus.
2. Oppbevaringssted for bortsettingsarkiv (1).

Bortsettingsliste
Arkivliste over materiale som overføres til bortsettingsarkiv.

Byarkiv
Arkivdepot for en bykommune.

Dagligarkiv
Arkiv (1) som er i daglig bruk hos arkivskaper.
Se også Aktivt arkiv.

Database
Strukturert samling av søkbar informasjon, lagret på elektroniske medier.

Datastruktur
Utformingen av de enkelte dataelementene i et system og forholdet mellom dem.

Datatilsynet
Et uavhengig forvaltningsorgan administrativt underlagt Kongen og Justisdepartementet. Datatilsynet har bl.a. tilsynsoppgaver knyttet til personvern og behandling av personopplysninger. Oppgavene er spesifisert i personopplysningsloven § 42.

Datauttrekk 
Det datainnhold som skal hentes ut av et system og inngå som arkivversjonens hoveddel, jf. Riksarkivarens forskrift § 8-2.

Delarkiv
Enkeltarkiv skapt av en arkivskaper som er del av en større enhet, for eksempel en eller flere avdelinger i et offentlig organ.

Deponering 
En fysisk overføring av arkivmateriale uten at råderetten over det overføres, jf. Riksarkivarens forskrift § 8-2.

Depotansvar
Ansvar for å etablere og drive arkivdepoter. I staten er depotansvaret tillagt Riksarkivaren, mens det i kommunal sektor er tillagt den enkelte kommune og fylkeskommune.

Depotansvarlig
I kommunal sektor: en instans som etableres for å ivareta kommunens eller fylkeskommunens løpende depotansvar, jf. arkivforskriften § 5-1.

Depotarkiv
Eldre eller avsluttet arkiv. Siste fase i arkivmaterialets livssyklus. Depotarkiv skal normalt avleveres til arkivdepot.

Depotfunksjoner
De funksjoner som er knyttet til virksomheten i et arkivdepot.

Depotinstans
Det samme som arkivdepot.

Depotinstitusjon
Det samme som arkivdepot.

Depotordning
I kommunal sektor: en ordning med arkivdepot(er) for den enkelte kommune og fylkeskommune, jf. arkivforskriften § 5-1. Se også Interkommunal depotordning.

Desentralisert arkivordning
Arkivordning (2) hvor et organ har flere arkivskapere med hvert sitt arkiv (1), jf. også Delarkiv.

Digital lagring
Lagring av informasjon i digital form, dvs. ved digital representasjon, på et elektronisk medium. I håndboken benyttes begrepet elektronisk lagring.

Digital representasjon
Representasjonsform hvor all informasjon representeres ved kombinasjoner av to alternative verdier som vanligvis betegnes 0 og 1. Digital representasjon kan benyttes på alle typer informasjon – tekst, lyd, bilder osv. Digital representasjon benyttes i datamaskiner og på elektroniske medier.

Digital signatur
Elektronisk verktøy (en form for kodesystem) som benyttes til å identifisere utstederen av et dokument. Dette gjør det mulig å verifisere om et elektronisk dokument er autentisk og uforandret.

Digitalisering
Det å overføre et dokument fra papir, mikrofilm, lydbånd, film mv. til digital representasjon og elektronisk lagring. Overføring av tekst og lignende skjer enten ved skanning av dokumentsider eller ved registrering av teksten i et datasystem.

Digitalt medium
Det samme som elektronisk medium.

Dokument 
Etter arkivloven § 2: en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. Tilnærmet samme, men en noe utvidet definisjon er benyttet i forvaltningsloven og offentlighetsloven: en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framføring, overføring eller lignende.
Se også Arkivdokument og Saksdokument.

Dokumentasjon
Dokument(er) som stadfester eller beviser, dvs. dokumenterer, at bestemte handlinger har funnet sted.

Dokumentasjonsverdi
Den verdi et arkivmateriale (et eller flere dokumenter) har som dokumentasjon. I arkivlovens formålsparagraf er dokumentasjonsverdi et viktig kriterium for å ta vare på arkiver (1) (selv om ikke begrepet er eksplisitt benyttet der). Dessuten benyttes det som kriterium for journalføringsplikt (arkivforskriften § 2-6) og for arkivbegrensning (arkivforskriften § 3-18).

Dokumentflyt
Dokumentenes «flyt» eller «gang» fra ledd til ledd i en behandlingsprosess.
Se også Saksgang.

Dokumentnummer
Se Saks- og dokumentnummer.

Egenforvaltning
Aktiviteter som omfatter forvaltning av eget organ, dvs. egen administrasjon, egen økonomiforvaltning og egen personalforvaltning. Egenforvaltningssaker er saker knyttet til egenforvaltningen.
Se også Fagsaker.

Egenprodusert dokument
Dokument produsert i eget organ, dvs. utgående dokumenter og interne dokumenter.

Ekspedisjonsdato
Dato som angir når et dokument er sendt (ekspedert).

Eksternt dokument
Dokument som inngår i korrespondanse med instanser utenfor organet, dvs. inngående eller utgående dokument.

Eldre arkiv
Arkiv (1) som ikke lenger er i bruk for administrative formål, jf. arkivforskriften § 5-1.
Se også Depotarkiv.

Elektronisk …
Det at informasjon, oppgaver, behandlingsformer eller fysiske medier er tilrettelagt for behandling med elektroniske systemer (IT-systemer) på en datamaskin. Begrepet brukes i en rekke sammensetninger som elektronisk arkiv, elektronisk saksbehandling, elektroniske medier osv. Sammensetninger som krever egen beskrivelse, står som oppslagsord i listen – se nedenfor.

Elektronisk arkiv
Arkiv (1) som består av elektroniske dokumenter.

Elektronisk dokument
Et dokument lagret på elektronisk medium og tilrettelagt for gjenfinning, prosessering og kommunikasjon ved hjelp av en datamaskin.

Elektronisk fagsystem
Elektronisk støttesystem som er spesialisert for saksbehandlingen i et organ, ofte tilrettelagt for håndtering av et stort antall saker som krever likeartet behandling.

Elektronisk journal
Journal i elektronisk form. Det samme som elektronisk journalsystem. Elektronisk journal er en nødvendig del av et elektronisk arkivsystem eller et arkiv- og saksbehandlingssystem i den offentlige forvaltning.

Elektronisk lagring
Lagring av dokumenter og annen arkivrelatert informasjon, for eksempel journalopplysninger, på et elektronisk medium.

Elektronisk medium
Medium som lagrer informasjon i elektronisk form, dvs. ved bruk av digital representasjon. Informasjon på elektroniske medier behandles ved hjelp av datamaskiner.

Elektronisk registermateriale
Registre i elektronisk form, vanligvis databaser.

Elektronisk saksbehandling
Saksbehandling basert på elektronisk dokumentflyt, saksgang og annen IT-støtte i behandlingsprosessen.

Elektronisk saksgang
Det at saksgangen styres, kontrolleres og dokumenteres i et elektronisk system. Inngår i elektronisk saksbehandling.

Emnekode
Arkivkode etter et ordningsprinsipp basert på inndeling etter emne. En emnekode er vanligvis en hierarkisk ordnet tallkode (dvs. at første siffer er overordnet andre siffer osv.) eller en kombinasjon av bokstaver og tall.
Se også Arkivnøkkel.

Emneinndeling
Se inndeling etter emne.

Emneord
Ord som registreres (for eksempel i et journal- og/eller arkivsystem) for å beskrive et dokuments innhold. Emneord skal være forhåndsdefinert (kontrollerte emneord) og samlet i en emneordliste eller tesaurus.
Se også Stikkord.

Emneordnet arkiv(del)
Arkiv (1) eller arkivdel som er ordnet etter emne.
Se også Inndelingsprinsipp.

Emneordnet arkivnøkkel
Arkivnøkkel hvor det primære ordningsprinsippet er basert på inndeling etter emne.

Enkeltarkiv
De dokumenter som er mottatt og produsert av en enkelt arkivskaper og samlet som resultat av dennes virksomhet (1).
Se også Arkiv (1).

Enstypeserie
Arkivserie som består av en større mengde ensartede enkeltsaker. Begrepet er først og fremst benyttet i statlige instrukser for arkivbegrensning og kassasjon (kgl.res. 04.11.1961 og 18.12.1987).

E-postmottak
Elektronisk «postkasse» for å ta imot meldinger og dokumenter sendt via e-post. Organer som benytter e-post, skal ha et sentralt e-postmottak som er knyttet til organets arkivtjeneste, jf. arkivforskriften § 3-2.

Fagsaker
Saker som ligger innenfor et organs ansvarsområde – til forskjell fra saker som gjelder organets egenforvaltning.

Fagsystem
Se Elektronisk fagsystem.

Fast periodeinndeling
Periodeinndeling som innebærer at alle avsluttede saker i perioden settes bort samtidig.

Folkevalgt organ
Kollegialt organ som er sammensatt gjennom demokratiske valg. Et folkevalgt organ er ikke et offentlig organ i arkivlovens forstand.

Forfall(sdato)
Frist for behandling av et mottatt dokument.

Format

  1. Fysisk utforming av et dokument (vanligvis på papir).
  2. Organisering og koding av tegn, struktur og layout i et elektronisk dokument

Forskningsarkiv
Arkiv (1) som skapes gjennom forskningsvirksomhet.

Forvaltningsorgan
I håndboken brukt synonymt med offentlig organ.

Fylkesarkiv
Arkivdepot for en fylkeskommune.

Fylkeskommunalt arkiv
Arkiv (1) skapt av et fylkeskommunalt organ.

Fysisk kontroll
Oversikt over den fysiske plassering av elementer i et arkiv, dvs. oppstillingen.

Gradering
Påføring av kode etter sikkerhetsloven og beskyttelsesinstruksen for å skjerme dokumenter mot uautorisert innsyn.

Hjelperegister
Tabell (register) som er ordnet etter et annet prinsipp enn hovedregistret, som regel for å gi ekstra søkeinnganger til et materiale. Eksempel på et tradisjonelt hjelperegister er et journalregister ordnet etter avsender og mottaker. Elektroniske systemer benytter interne hjelperegistre for en rekke formål.

IKA
Se Interkommunalt arkiv (IKA)

Inndeling etter emne
Inndelingsprinsipp hvor inndelingen skjer etter emne.

Inndeling etter objekt
Inndelingsprinsipp hvor inndelingen skjer etter objekt.

Inndelingsprinsipp
Del av et ordningsprinsipp for arkivmateriale. Inndelingsprinsippet bestemmer hva materialet skal inndeles etter, for eksempel kronologi, emne eller objekt. Inndeling etter objekt må spesifiseres nærmere ved å angi objekttype, for eksempel personer, eiendommer, administrative enheter osv.

Når man benytter inndeling etter emne, heter det i vanlig språkbruk at materialet er ordnet etter emne. Tilsvarende gjelder for andre inndelingsprinsipper. Denne språkbruken benyttes i håndboken.
Se også emneordnet arkiv(del) og objektordnet arkiv(del).

Inngående dokument
Dokument som et organ mottar fra en annen instans.
Se også Eksternt dokument.

Innsyn
Det å gjøre seg kjent med opplysninger eller hele innholdet i et eller flere dokumenter.

Intellektuell kontroll
Oversikt over hva arkivmaterialet omfatter, hvilken (logisk) struktur det har og hvilken indre sammenheng det er mellom ulike elementer i arkivet.

Interkommunal depotordning
Depotordning som er felles for flere kommuner og/eller fylkeskommuner.

Interkommunalt arkiv (IKA)
Arkivinstitusjon som drives av flere kommuner og/eller fylkeskommuner i fellesskap. Interkommunale arkiver finnes i dag i de fleste fylker og fungerer vanligvis som arkivdepot for medlemskommunene.

Internt dokument
Etter offentlighetsloven § 14: Dokument som er utarbeidet for et forvaltningsorgans interne saksforberedelse, enten av organet selv eller av et underliggende organ, av særlige rådgivere eller sakkyndige eller av et departement til bruk i et annet departement.
Se også Organinternt dokument.

Journal
Register over saksdokumenter som behandles i et organ. Se også Journalføring. (I helsesektoren benyttes begrepet «journal» vanligvis om pasientjournaler.)

Journal- og arkivsystem
System (vanligvis elektronisk) som kombinerer funksjonene i et journalsystem og et arkivsystem.

Journalfunksjoner
De funksjoner som er knyttet til journalføring. Vanligvis brukt om funksjonene for journalføring i et elektronisk journal- og arkivsystem eller arkiv- og saksbehandlingssystem.

Journalførende enhet
En organisatorisk enhet som fører journal. En journalførende enhet kan være hele arkivtjenesten i et organ eller del av denne.

Journalføring
Systematisk og fortløpende registrering av opplysninger i en journal. Etter arkivforskriften § 2-6 skal man registrere alle inngående og utgående saksdokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokumenter registreres i den grad man finner det hensiktsmessig.

Journalnummer
Fortløpende nummer på registrerte dokumenter i en journal. Fortløpende journalnummer er først og fremst benyttet i manuelle journaler. I systemer basert på Noark-standarden, benyttes saks- og dokumentnummer.

Journalopplysninger
De opplysninger som inngår i en journal, jf. arkivforskriften § 2-7.

Journalperiode
Tidsperiode for inndeling av journalen i forbindelse med bl.a. bortsetting. Det skal være samsvar mellom periodeinndelingen i journalen og sakarkivet (journalperioder og arkivperioder), men en periode i en elektronisk journal kan omfatte flere perioder i sakarkivet, jf. arkivforskriften § 3-12.

Journalpost
En enkelt registrering (innførsel) i en journal, dvs. opplysningene om et saksdokument med eventuelle vedlegg. I elektroniske journaler skal en journalpost alltid være knyttet til en sak, jf. Noark-standarden.

Journalregister
Hjelperegister til en manuell journal. Journalregistret er ordnet etter et annet prinsipp enn journalen, for eksempel etter avsender/mottaker, og gir dermed en ekstra søkeinngang til arkivmaterialet.

Journalsystem
System for journalføring, vanligvis elektronisk. Et elektronisk journalsystem omtales også som elektronisk journal.

K-kodesystemet
Arkivnøkkel som benyttes i kommunal sektor.

Kassasjon
Det å kassere, dvs. at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og tilintetgjort. Jf. arkivforskriften § 3-18.

Kassasjonsliste
Oversikt over hvilket materiale som skal kasseres eller som er kassert.

Katalog
Se arkivkatalog.

Katalogdatabase
Database med opplysninger som inngår i arkivkataloger. Katalogdatabaser har vanligvis en annen struktur enn tradisjonelle arkivkataloger, og de inneholder som regel også mer informasjon.

Katalogisering
Registrering av arkivmateriale i en arkivkatalog.

Kildepublikasjon 
Arkivmateriale som er skrevet av for publisering, tradisjonelt kildeutgave  i trykt form, men elektronisk publisering benyttes også. Formålet er å gjøre materialet lettere tilgjengelig.

Klagesak
Sak som gjelder klage på et forvaltningsvedtak. En part i en sak eller andre med rettslig interesse i saken har en generell rett til å bringe saken inn for et høyere organ enn det som har fattet vedtaket. Den generelle klageadgangen er hjemlet i forvaltningsloven.

Klassering
Påføre et saksdokument én eller flere arkivkoder etter en arkivnøkkel.

Kollegialt organ
Organ som er sammensatt som et kollegium, dvs. av et antall medlemmer som har lik stemmerett når avgjørelser skal tas (eventuelt med lederens dobbeltstemme). Et kollegialt organ i forvaltningen er ikke et offentlig organ etter arkivloven med forskrifter, men et offentlig utvalg etter arkivforskriften § 1-2.

Kommunalt arkiv
Arkiv (1) skapt av et kommunalt organ.

Kommunearkiv
Arkivdepot for en kommune.

Konkurranseutsetting
Det at offentlige oppgaver blir satt bort til en privat virksomhet (2) etter anbud.

Konsept
Dokumentutkast.

Konsesjon
Tillatelse. Her brukt om konsesjon fra Datatilsynet til å opprette personregistre etter personopplysningsloven.

Konvertering
Omforme et elektronisk informasjon fra et format til et annet, slik at informasjonen kan leses og bearbeides med annen programvare enn den som ble brukt til å framstille den. Brukes også om omforming av informasjon mellom maskinlesbare formater og formater som kan leses av mennesker.

Kopibok
Systematisk, vanligvis kronologisk, oppstilling av kopier av alle utgående dokumenter i et organ. Kopiboken kan også inneholde egenproduserte vedlegg til dokumentene.

Lagringsformat
Format for lagring av elektroniske data, herunder elektronisk arkivmateriale..
Se også Arkivformat og Produksjonsformat.

Lagringsmedium
Medium for lagring av informasjon.

Lenking
Henvisninger som knytter sammen dokumenter som tilhører samme sak. Lenking benyttes i manuelle journaler.

Livssyklus
Den utvikling et arkivdokument gjennomgår fra det oppstår og til det er lagret for framtiden i et arkivdepot (eller eventuelt blir kassert). Det er vanlig å operere med tre faser i arkivdokumentenes livssyklus: aktivt arkiv, bortsettingsarkiv og depotarkiv. De to første inngår i arkivdanningen.

Manuell journal
Tradisjonell journal som føres på papir.

Magnetisk medium
Elektronisk (digitalt) medium hvor informasjonen lagres ved hjelp av magnetiserte felter. Eksempler på slike medier er magnetiske plater («harddisk» og disketter) og magnetiske bånd (bånd på åpne ruller og kassetter).

Mappe
Se arkivmappe.

Medium
Fysisk enhet som bl.a. kan benyttes til å lagre informasjon. Eksempler på slike medier er papir, mikrofilm, videobånd, cd-plater, disketter.

Meroffentlighet
Prinsipp som sier at et forvaltningsorgan skal vurdere om et dokument kan gjøres kjent, helt eller delvis, selv om det etter offentlighetslovens bestemmelser er adgang til å unnta det fra offentlighet. Jf. offentlighetsloven § 11.

Møtebok
Kommunelovens betegnelse på protokoller fra møter i folkevalgte organer i kommuner og fylkeskommuner.
Se også møteprotokoll.

Møteprotokoll
Referat (protokoll) fra et bestemt møte i et utvalg. Omfatter opplysninger om tid, sted, frammøte og liknende samt referat fra behandlingen av de saker som var oppe.
Se også Møtebok.

Nedgradering
Å sette en lavere gradering enn det som har vært på et dokument tidligere.

Noark
Standard for elektroniske journal- og arkivsystemer, se Riksarkivaren (1999 og 2008). Etter arkivforskriften er Noark obligatorisk for elektronisk journalføring i offentlig forvaltning.

Normalinstruks
Etter arkivforskriften § 5-12 skal Riksarkivaren utarbeidet en normalinstruks for krav til materiale som skal avleveres til kommunal og fylkeskommunale arkivdepoter og for tilbakelån fra slike arkivdepoter. Normalinstruksen vil være retningsgivende for de regler som kommuner og fylkeskommuner selv skal fastsette, men det antas at det vil være et visst slingringsmonn i den detaljerte utforming av kravene.

Notat
Internt dokument som utarbeides i organet som ledd i en saksforberedelse. Adressat kan være både en administrativ enhet eller (for kommuner og fylkeskommuner) et folkevalgt organ.
Se også Internt dokument.

Nøkkel (I arkiv)
Se Arkivnøkkel.

Objekt
Fysiske eller logiske enheter som arkivmateriale kan omhandle, og som materialet dermed kan ordnes etter, for eksempel personer, eiendommer, bygninger, gjenstander, administrative enheter etc.
Se også Inndelingsprinsipp og objekttype.

Objektkode
Arkivkode etter et ordningsprinsipp basert på inndeling etter objekt. Eksempler på objektkoder er fødselsnummer, gårds- og bruksnummer, kommunenummer osv.
Se også Arkivnøkkel.

Objektordnet arkiv(del)
Arkiv (1), arkivdel eller arkivserie som er ordnet etter objekter.

eller serie  
Se også Inndelingsprinsipp.

Objekttype
Spesifikasjon av et inndelingsprinsipp. Dersom et materiale er ordnet etter objekter, angir objekttypen hvilken type objekter som benyttes, for eksempel personer, eiendommer, administrative enheter osv.

Offentlig arkiv
Arkiv (1) som er skapt av et offentlig organ.

Offentlig arkivskaper
Arkivskaper i et offentlig organ.

Offentlig journal
En kopi av journalen som legges fram allmennheten. Opplysninger som er unntatt fra offentlighet, er strøket ut.

Offentlig organ
Etter arkivloven § 2 er et offentlig organ en statlig, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller enhet.

Offentlig utvalg
Statlig, fylkeskommunalt eller kommunalt råd, utvalg, nemnd, komité eller lignende, jf. arkivforskriften § 1-2.

Offentlig versjon av dokument
En versjon av et dokument som er unntatt fra offentlighet, hvor alle sensitive opplysninger er avskjermet/strøket slik at dokumentet kan offentliggjøres.

Offentlighet
Det at et dokument er tilgjengelig for allmennheten, dvs. åpent for innsyn, etter hovedregelen i offentlighetsloven, jf. § 2. Når et dokument unntas fra denne hovedregelen, benyttes begrepet «unntatt fra offentlighet».

Offentlighetsprinsippet
Prinsippet om at allmennheten skal ha rett til innsyn i beslutningsprosessene hos den offentlige forvaltning. Offentlighetsprinsippet omfatter dokumentoffentlighet og møteoffentlighet. Se stortingsmelding nr. 32 (1997–98).

Optisk medium
Elektronisk (digitalt) medium hvor informasjonen lagres «optisk», for eksempel ved hjelp av hull i en metallplate eller ved ulike farger og strukturer i et fargestoff. Informasjonen lagres («brennes») og avleses med en laser. De vanligste slike medier er cd-plater.

Ordningsprinsipp
Prinsipp for ordning av arkivmateriale. Det består av to hovedelementer – et inndelingsprinsipp og et rekkeordningssystem. Ordningsprinsippene for et sakarkiv er vanligvis beskrevet i en arkivnøkkel.

Organ
I håndboken for det meste bruk i betydningen offentlig organ, jf. arkivloven § 2. Merk også begrepene folkevalgt organ, kollegialt organ og politisk organ. Disse er ikke offentlige organer i arkivlovens forstand, men offentlige utvalg etter arkivforskriften § 1-2.

Organinternt dokument
Dokument som et offentlig organ har utarbeidet for sin interne saksforberedelse.
Se også Internt dokument.

Overføring av arkiv
Overføring av arkiv (1) fra et offentlig organ til et annet, eller til virksomheter (2) utenfor for forvaltningen. Overføring til arkivdepot kalles avlevering.

Overføringsliste
Arkivliste over materiale som er overført fra et offentlig organ til et annet, jf. pålegg etter arkivforskriften § 3-22.
Se også Avleveringsliste.

Overlappingsperiode
Overgangsfase mellom gammel og ny arkivperiode, oftest de to første årene av hver ny arkivperiode.

Part
Person eller virksomhet (2) som berøres av avgjørelsen i en sak.

Partsinnsyn
Det at den som er part i en sak, får gjøre seg kjent med innholdet i sakens dokumenter. Retten til partsinnsyn er regulert i forvaltningsloven § 18.

Pasientjournal
Helseinstitusjoners og primærlegers dokumentasjon av behandlingen av den enkelte pasient. En pasientjournal består både av registrerte opplysninger og dokumenter. I helsesektoren brukes gjerne begrepet journal om pasientjournaler, mens det i forvaltningen for øvrig, og i denne håndboken, brukes om postjournaler.

Periodisering
Sette et kontrollert tidsskille i arkivet med jevne eller ujevne mellomrom. Dette innebærer at alle saker med dokumenter som har vært registrert innenfor et fast tidsrom (en arkivperiode) settes bort samtidig, og utgjør en egen enhet i bortsettingsarkivet. I elektroniske journal- og arkivsystemer (Noark) foretas periodisering ved at alle registreringer innenfor en eller flere arkivperioder tas ut av den aktive Noark-basen og legges i en historisk base og/eller bevares i form av utskrift på papir eller mikrofilm.

Periodiske oppgaver, aktiviteter
Oppgaver som utføres med mer eller mindre faste mellomrom som et fast innslag i arkivarbeidet. De vanligste slike oppgaver er periodisering og bortsetting av arkivet (1), samt avlevering til arkivdepot.

Permanent papir
Internasjonal standard (ISO 9706) for papir som skal tåle langtidsoppbevaring.

Personopplysning
Etter personopplysningsloven § 2: Opplysning og vurdering som kan knyttes til en enkeltperson.

Personregister
Etter personopplysningsloven § 2: Register, fortegnelse mv. der personopplysninger er lagret systematisk slik at opplysninger om den enkelte kan finnes igjen.

Personvern
Å sikre at personopplysninger behandles på en slik måte at de ikke skader personens interesser.

Politisk organ
I utgangspunktet det samme som et folkevalgt organ, men styrer, råd og utvalg som er oppnevnt av et folkevalgt organ, vil også i en del tilfeller bli betraktet som politiske organer. Et politisk organ er ikke et offentlig organ i arkivlovens forstand.

Postjournal 
Se Journal.

Postliste
En liste over journalførte saksdokumenter som er mottatt i et bestemt tidsrom.

Presedens
Prinsipielt viktig avgjørelse som er regeldannende for behandling av likeartede saker.

Privat arkiv
Arkiv (1) som ikke er offentlig arkiv etter arkivloven.

Privat arkivskaper
Arkivskaper som ikke er et offentlig organ eller del av et slikt.

Produksjonsformat
Format som et elektronisk dokument er produsert i, dvs. vanligvis det lagringsformatet som benyttes av et tekstbehandlingssystem.

Protokoll

  1. Innbundet dokument (bok) med blanke ark som benyttes til føring av møtereferater, registre osv. Protokoller kan også produseres i ettertid ved innbinding av arkivmateriale på løse ark, for eksempel manuelle journaler og kopibøker.
  2. Referat fra møte, se Møteprotokoll.

Proveniens
Arkivmaterialets opphav, dvs. hvem som er arkivskaperen.

Register
Systematisk oppstilling av opplysninger. Oppstillingen er vanligvis i tabellform, slik at de ulike typer opplysninger står i hver sin kolonne, mens de enheter opplysningene gjelder står på hver sin linje.

Registermateriale
Materiale som består av ett eller flere registre. Elektronisk registermateriale er vanligvis det samme som databaser.

Rekkeordning
Den ordning av arkivmateriale som følger av et gitt rekkeordningssystem.

Rekkeordningssystem
Del av et ordningsprinsipp for arkivmateriale. Rekkeordningssystemet bestemmer hvilke kriterier som skal brukes til å holde de forskjellige enhetene (dokumenter, saker, mapper, objekter, arkivstykker mv.) fra hverandre, og hvordan rekkefølgen på dem skal være. Eksempler kan være rekkeordning etter dato i stigende rekkefølge, navn i alfabetisk rekkefølge osv.

Relasjonsdatabase
Database som består av flere tabeller (registre), og hvor forholdet (relasjonen) mellom poster i tabellene er angitt ved henvisninger til postenes identifikasjonsnummer eller lignende.

Rensing
Fjerning av binders, plast mv. fra arkivmappene.

Restanse
Mottatt dokument som ikke er avskrevet.

Restansekontroll
Oversikt over og kontroll med restanser.

Restanseliste
Liste over restanser.

Riksarkivaren
Leder for Arkivverket og Riksarkivet. Etter arkivloven og arkivforskriften har Riksarkivaren omfattende ansvar og myndighet overfor den offentlige forvaltning i arkivspørsmål.
Se også Arkivmyndighet.

Riksarkivet
Arkivdepot for den sentrale statsforvaltning. Del av Arkivverket.

Sak

  1. Abstrakt: Et spørsmål som er til behandling på grunnlag av en henvendelse utenfra eller på initiativ fra organet selv (jf. forvaltningsloven og offentlighetsloven). Begrepet benyttes også om selve behandlingsforløpet.
  2. Konkret: En sak omfatter de saksdokumenter, registreringer, påskrifter og liknende som oppstår og/eller inngår i behandlingsforløpet.
  3. I elektroniske journal- og arkivsystemer (Noark): En sak består av én eller flere journalposter med tilhørende dokumenter, som er knyttet sammen under en felles identitet (saksnummer).

Sakarkiv
Den delen av arkivet som består av saksdokumenter. Merk at begrepet saksdokument i noen tilfeller også benyttes om dokumenter som ligger utenfor det man normalt vil betrakte som sakarkivet.

Saks- og dokumentnummer
Identifikasjonsnummer for registrerte dokumenter i et elektronisk journal- og arkivsystem basert på Noark-standarden. Nummeret tildeles den enkelte journalpost når den opprettes. Saksnummeret er et felles identifikasjonsnummer for hele saken (3), mens dokumentnummeret er et løpenummer for registrerte dokumenter (journalposter) innenfor saken.

Saksbehandler
Den person i organet som står for behandlingen av en sak eller enkeltdokumenter i en sak.

Saksbehandling
Vurdering av informasjon knyttet til en intern eller ekstern problemstilling og utarbeidelse av det nødvendige grunnlag for en beslutning eller et vedtak.

Saksbehandlingssystem
System for elektronisk saksbehandling.

Saksdokument
Etter offentlighetsloven er forvaltningens saksdokumenter dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan, og dokumenter som er kommet inn til eller lagt fram for et slikt organ. I arkivsammenheng brukes begrepet i hovedsak på samme måte, men litt mer avgrenset, jf. kapitlene 6.1.1 og 9.1.1. Et saksdokument er alltid et arkivdokument, men ikke alle arkivdokumenter er saksdokumenter.

Saksframlegg I kommunal/fylkeskommunal forvaltning
Saksframlegget inneholder administrasjonens utredning og eventuell innstilling i saker som skal behandles i politiske organer.

Saksgang
«Gangen» i behandlingen av en sak, dvs. selve behandlingsprosessen. Omfatter de trinn eller faser som en sak følger fra den oppstår til den er avsluttet.

Sakjournal
Journal hvor journalpostene alltid er knyttet til en sak og ordnet etter saker.

Saksnummer
Unikt identifikasjonsnummer for den enkelte sak.
Se også saks- og dokumentnummer.

Saksomslag
Omslag der man samler dokumentene i en sak. Se også Arkivmappe.

Saksoppfølging
Det å følge opp behandlingen av en sak, for eksempel kontroll av behandlingen i forhold til forfall, restansekontroll mv.

Sakstittel
Tittel på en sak i arkivet (1). Sakstittel registreres i journalen og føres på saksomslaget.

Sletting
Tilintetgjøring av opplysninger eller dokumenter. Begrepet benyttes bl.a. i personregisterloven og personopplysningsloven.

Sentralisert arkivordning
Arkivordning (2) hvor et organ har kun én arkivskaper og ett arkiv (1) som er plassert ett sted.

Skanning
Omforming (konvertering) av et papirdokument til et digitalt (elektronisk) bildeformat.

Skarpt periodeskille
Absolutt periodeskille i arkiv (1) og journal, hvor utskilling og bortsetting foretas straks en periode er avsluttet.

Spesialrom for arkiv
Rom for oppbevaring av depotarkiv og bortsettingsarkiv. Det stilles strengere krav til spesialrom enn til andre typer arkivlokaler.

Statens fellesnøkkel
Felles arkivnøkkel for statsforvaltningen. Riksarkivaren (1988).

Statlig arkiv
Arkiv (1) skapt av et statlig organ.

Statsarkiv
Arkivdepot for den regionale og lokale statlige forvaltning. Del av Arkivverket.

Statsforetak
Statlig virksomhet (2) som reguleres av en egen lov om statsforetak. Privat arkivskaper etter arkivloven.

Stikkord
Ord som registreres (for eksempel i et journal- og/eller arkivsystem) for å beskrive et dokuments innhold. Stikkord velges fritt ved registrering.
Se også Emneord.

System
Sammensatt helhet av opptil flere komponenter/moduler/enheter som setter en bruker i stand til å utføre bestemte oppgaver.

Systemdokumentasjon
Beskrivelse av hvordan et system er bygd opp og fungerer. Begrepet brukes først og fremst i forbindelse med elektroniske systemer.

Tabelluttrekk
Datauttrekk fra databasetabeller, eventuelt andre uttrekk bestående av strukturerte data som kan presenteres i tabellform, jf. Riksarkivarens forskrift § 8-2.

Taushetserklæring
Erklæring som en forsker må avgi når vedkommende får adgang til materiale som er undergitt taushetsplikt.

Taushetsplikt
Etter forvaltningsloven § 13 og bestemmelser i en rekke særlover: Plikt til å hindre at uvedkommende får adgang eller kjennskap til bestemte typer opplysninger.

Tilbakelån
Det at et arkivskapende organ får lånt tilbake arkivmateriale som vedkommende organ har avlevert til et arkivdepot.

Tilegning (tilegne seg arkiv)
Overta arkivmateriale som er skapt av en annen instans.

Utgående dokument
Dokument som et organ sender til en annen instans.
Se også Eksternt dokument.

Utlånskort
Kort som plasseres i arkivet, for eksempel i en arkivmappe, for å markere at materiale (vanligvis en sak eller deler av en sak) er utlånt.

Utskrift

  1. Avskrift av utdrag fra et dokument, for eksempel karakterer fra en eksamensprotokoll.
  2. Papirutskrift av elektroniske dokumenter eller opplysninger.

Utvalg
Fellesbetegnelse på kollegiale organer som styrer, råd, komiteer, utvalg og liknende. Offentlige utvalg er ikke offentlige organer i arkivlovens forstand, men de er underlagt deler av bestemmelsene i arkivforskriften, jf. arkivforskriften § 1-2.

Utvalgsarkiv
Arkiv (1) skapt av et (offentlig) utvalg. Merk at ikke alle offentlige utvalg danner eget arkiv, jf. kapitlene 4.2.4 og 5.2.4.

Virksomhet

  1. Aktiviteter i et offentlig organ, en organisasjon, bedrift, institusjon og liknende eller hos en person.
  2. Et offentlig organ, en organisasjon, bedrift, institusjon eller liknende, eller en del av en slik enhet.