ENG
BERR9604

Arkivverket svarer

Her deler vi våre svar på spørsmål om arkiv- og dokumentasjonsforvaltning, fra saksbehandlere og andre i forvaltningen, privatpersoner eller andre. Formålet er å gjøre noen av Arkivverkets uttalelser omkring arkiv og dokumentasjon i forvaltningen lettere tilgjengelig for flere. Under de enkelte temaer finnes det også lenker til utfyllende artikler. [Innleggene er sortert kronologisk - med nyeste svar øverst] ***For spørsmål om opplysninger fra arkiver som er oppbevart i Arkivverket, gå til VÅRE TJENESTER i menyen oppe til høyre***

Kravene gjelder når dere som virksomhet benytter elektroniske systemer til arkivering og elektronisk lagring. Dersom prosjekt-/webhotell og kvalitetssystem inneholder arkivdokumenter, vil kravene i forskriften gjelde for disse.  

Dersom et prosjekt-/webhotell eller kvalitetssystem kun inneholder interne arkivdokumenter som ikke er journalføringspliktige, kan systemene eventuelt tilpasses slik at de selv ivaretar grunnleggende arkivkrav. Les mer om forholdet mellom arkivpliktige og journalføringspliktige dokumenter.

Beskrivelse av ansvar, rutiner og rettigheter i henhold til § 3-2 må dere i virksomheten utarbeide for både prosjekt-/webhotell og kvalitetssystem. For fagsystem som arkiverer mot Noark, kan rutiner for oppbevaring og sikring i § 3-4 være lik beskrivelsen for Noark-løsningen. Les mer om krav til arkivering i fullelektroniske systemer. 

Arkivverket fikk henvendelse fra en virksomhet som skulle utvikle ett nytt fagsystem for saksbehandling av innkommende meldinger. Fagsystemet skulle blant annet bestå av en database som inneholdt saksdokumentasjon og tilhørende metadata.  

Problemstillingen gjaldt om virksomheten måtte journalføre innkommende meldinger når det allerede fantes et kassasjonsvedtak på slike meldinger. 
 
Alle inngående og utgående dokumenter som blir saksbehandlet eller har verdi som dokumentasjon i en virksomhet skal journalføres, i henhold til § 9 i arkivforskriften. Arkivforskriftens § 11 sier også at offentlige organer skal benytte systemer som følger krav fastsatt i Noark ved registrering av inngående og utgående dokumenter som har blitt saksbehandlet, eller har verdi som dokumentasjon i organet. 

Det er spørsmålet om journalføring som avgjør om dere er underlagt krav til Noark-godkjenning for fagsystemet. Arkivforskriftens §§ 9 og 10 om journalføringsplikt og opplysninger i journalen gjelder, uavhengig av hvilke bevaringsvurderinger som finnes i virksomhetens kassasjonsvedtak.  

Det at dere mottar inngående dokumenter har dokumentasjonsverdi for virksomheten. Arkivforskriften sier ingenting om varigheten av dokumentasjonsverdien – det er tilstrekkelig at det foreligger en dokumentasjonsverdi i utgangspunktet.  

Arkivverket fikk en henvendelse som handlet om dispensasjon fra kravet om bruk av Noark-godkjent system for håndtering av klagesaker på eksamensresultater.

I henhold til arkivforskriften § 9 er klage på sensur og endelig vedtak journalføringspliktige. Det er arkivforskriften § 11 annet ledd som gir Riksarkivaren anledning til å gjøre unntak fra kravene i hele eller deler av Noark-standarden.

Virksomheten hadde planer om å ta i bruk ny sak- og arkivløsning. Den nye løsningen skulle være integrert med fagsystemene, og dermed sikre automatisk dokumentfangst.

Imellomtiden ønsket de å automatisere saksflyten, for å unngå betydelige bruk av administrative ressurser ved å registrere samme data i virksomhetens Noark-godkjente sak-/arkivsystem, som også ble registrert i fagsystemet. Virksomheten benyttet fagsystemene Studentweb, Inspera, Fagpersonweb og FS (Felles studentsystem – et studieadministrativt system for universitet og høyskoler).

Det var flere mulige løsninger:
- overføring av journalføringspliktige dokumenter kunne gjøres automatisk gjennom integrasjon mellom fagsystem og sak-/arkivsystem.
- metadata kunne manuelt registreres fra FS over til sak-/arkivsystemet.
- det kunne søkes om en tilpasset godkjenning av FS som en egen arkivkjerne i henhold til Noark-standarden.
- det kunne søkes om unntak fra kravet om journalføring i et Noark-basert system.

Virksomheten valgte å søke om unntak fra kravet om journalføring i et Noark-basert system. Mellom fagsystemene Studentweb, Inspera, Fagpersonweb og FS skulle det lages integrasjoner. Saksflyten innebar da at klager på eksamensresultater kun ble håndtert i FS. FS ble felles kjerne for lagring av informasjon om prosessen. Det ble registrert tilstrekkelige metadata i FS til å hente ut og tilgjengeliggjøre journalopplysninger for offentlig innsyn.

Argumentet om at det ble brukt betydelige administrative ressurser ved å registrere data fra fagsystemet til sak-/arkivsystemet, var ikke en tilstrekkelig begrunnelse for dispensasjon. Dispensasjonen for håndtering av saker om klage på eksamenskarakter ble innvilget, men grunnlaget var følgende:

  • Med grunnlag i data som registreres i FS kunne virksomheten produsere en journal som inneholdt nødvendige metadata for arkivering og bevaring. Det innebar at arkivforskriften §§ 9 og 10 om journalføringsplikt og opplysninger i journalen ble ivaretatt.

  • Dokumentene i klagesakene hadde en kort bevaringsverdi, og kunne kasseres etter 3-5 år. Derfor var det urimelig av Arkivverket å kreve at det ble utviklet en løsning for produksjon av eget arkivuttrekk for Noark-godkjenning.

  • Dispensasjonen var midlertidig, inntil ny saksbehandlings- og arkivløsning var på plass. Den nye løsningen skulle være integrert med fagsystemene, og dermed sikre automatisk dokumentfangst. Det ville ikke vært hensiktsmessig at det ble utviklet en integrasjonsløsning for en kortere periode, for overføring av dokumenter som har kortvarig bevaringsverdi, når øvrige bestemmelser om journalføring i arkivforskriften kunne etterleves.

Periodisering bør være behovsstyrt. Den enkelte virksomhet kan selv kartlegge behov for periodisering, hva de skal oppnå med det, og hvordan det bør gjennomføres. Et arkiv kan gjerne deles opp i ulike deler ut fra behov for periodisering, slik at disse har hver sine tidsperioder eller periodiseringsprinsipper.
Periodisering kan være et tiltak for å redusere risiko:
- unngå produksjonsbaser med gamle data fra lange tidsperioder
- rydd ut uaktuelle saker
- forenkle gjenfinning

Fordelene ved å periodisere må veies opp mot eventuelle ulemper, som for eksempel at det kan oppleves som inngripende i saksbehandlingen.

Kan mykt og skarpt periodeskille benyttes for ulike arkivdeler i ett og samme arkiv?
Begge deler kan benyttes, avhengig av behovet. Skarpt skille kan oppleves mer inngripende i saksbehandlingen enn mykt, men er også mer effektivt med tanke på rydding. Skarpt skille hindrer at gamle, kanskje ødelagte, data blir tatt med inn i den nye perioden. Ifølge Noark-standarden kan det godt gjennomføres både mykt og skarpt skille i samme arkiv; det er arkivdelen som styrer.

Kan personalmapper eventuelt holdes utenfor dersom en ønsker det?
Ja, personalmapper kan ha egne rutiner for periodisering. Det kan være hensiktsmessig å ha alle ansatte i dag i en aktiv arkivdel, og så flytte personalmappene over i en avsluttet, stengt arkivdel etter hvert som folk slutter.

Kan en arkivdel deles opp ved periodisering?
Ja, når en arkivdel avsluttes kan det opprettes flere arkivdeler som arvtakere. Det kan også opprettes en ny arkivdel for å skille ut en bestemt sakstype til denne, uten å periodisere resten av arkivdelen.

Hva med saker som har et langt livsløp og må følge personer/brukere for riktig og god oversikt?
Dette kan løses på samme måte som for personalmapper som beskrevet over. Alle aktive mapper er tilgjengelig i en aktiv arkivdel, og flyttes over i en avsluttet arkivdel ved for eksempel dødsfall. Det er knyttet en viss risiko til å beholde gamle data i det aktive arkivet i veldig mange år. Derfor bør dere gjøre en risikovurdering før dere velger denne løsningen.

Hvordan anbefaler Arkivverket at vi går frem ved en periodisering?
Kartlegg arkivene for å avdekke behov. Vurder hvilke hendelser eller behov dere har som gir grunn til å periodisere, og hva dere oppnår ved å gjennomføre en periodisering. Dette bør styre om det settes mykt eller skarpt skille og hvordan dere setter opp nye arkivdeler som arvtakere.

Hvordan skal vi håndtere fagsystemer når vi avslutter en arkivperiode?
Fagsystemer håndteres uavhengig av sak-/ arkivet ved en periodisering. Periodisering i et fagsystem er blant annet avhengig av hvilke bevaringsvedtak som gjelder, om systemet har en Noark-integrasjon og om det er mulig å sette tidsskiller i fagsystemet. Det er ikke krav om å periodisere et fagsystem samtidig som sak-/ arkivsystemet periodiseres, med mindre det er integrasjoner og andre avhengigheter som gjør det nødvendig.

Det overordnede arkivansvaret i et offentlig organ ligger hos den øverste ledelsen i organet, jf. arkivforskriften § 1. Ansvaret innebærer å sørge for at arkivarbeidet drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er underlagt betryggende kontroll.

Offentlige organer må rigge sin arkivfunksjon slik at de er i stand til å oppfylle kravene i arkivregelverket. Ledelsen må forsikre seg om at de som får myndighet og ansvar på arkivområdet har tilstrekkelig kompetanse til å gjøre arkivfaglige vurderinger og utføre oppgavene.

Den øverste ledelsen må også sørge for at arkivarbeidet blir omfattet av organets internkontroll, jf. arkivforskriften § 4. For mer informasjon, se vår veileder for å etablere internkontroll for arkiv.

Krever arkivregelverket en sentralisert arkivtjeneste med ansvar for alle arkivene i virksomheten?
Arkivregelverket gir flere valgmuligheter med hensyn til hvordan organet velger å organisere arkiv- og dokumentasjonsforvaltningen i praksis. En ikke-sentralisert arkivtjeneste vil gjerne kreve flere dokumenterte rutiner enn en tradisjonell sentralisert arkivtjeneste.

Det er avgjørende at delegasjoner, fullmakter og grenseganger mellom arkivansvaret til de ulike delene av organisasjonen er tydelig dokumentert og at dette blir fulgt i praksis. For mer informasjon, se vår veileder for dokumentasjon av arkivansvar.

Organet må selv finne løsninger som tilfredsstiller egne behov og ønsker, innenfor de rammer regelverket gir.

Kan virksomhetens øverste leder delegere arkivansvaret videre?
Ansvaret for å utføre de daglige og periodiske arkivoppgavene hører gjerne til hos arkivtjenesten, men arkivforskriften § 1 sier at det overordnede arkivansvaret alltid vil ligge hos den øverste ledelse i virksomheten.

Arkivverket fikk en henvendelse fra en virksomhet som hadde skjema-rapportering direkte til et fagsystem, uten at disse dokumentene ble journalført i sak-/arkivsystemet. Virksomheten lurte på om journalføringsplikten ble oppfylt hvis de tok ut en samlet rapport fra databasen i fagsystemet og la denne inn i sak-/arkivsystemet, uten dokumentene i sin helhet.   

Ved elektronisk journalføring og arkivering av dokumenter som er journalføringspliktige skal offentlige organ bruke et system som er Noark-godkjent, jf. arkivforskriften § 11. Journalføringsplikten omfatter alle saksdokumenter som enten kommer inn til eller blir sendt ut fra organet, som blir gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, jf. offentlighetsloven § 4 og arkivforskriften § 9.  

Hvis skjema-rapporteringene genererer dokumenter som skal journalføres etter arkivforskriften § 9, må fagsystemet ha en av disse løsningene: 

  • en integrasjon  
  • en rutine for manuell overføring til sak-/arkivsystemet 
  • en Noark-arkivkjerne. 

 
Hvis en rapport fra fagsystemet kun utgjør en samling av metadata som importeres til sak-/arkivsystemet, vil ikke forskriftens krav bli oppfylt. Journalopplysninger og saksdokumenter må kunne hentes ut fra fagsystemet for at det skal være mulig å legge ut offentlig journal og ivareta offentlighetslovens krav om innsyn. Offentligloven sier også at journalføring skal skje fortløpende, noe som er understreket i stortingsmelding nr. 32 (1997-98) og NOU 2019:9 s. 36.  

Legger dere en samlet rapport fra databasen til et fagsystem inn i et sak-/arkivsystem, vil det kunne være i strid med prinsippet om fortløpende journalføring. 

Arkivverket har fått spørsmål om hvordan lengre kjeder av e-poster skal journalføres. Spørsmålet var om lange e-postkjeder skulle deles opp, eller om de kunne journalføres og arkiveres i sin helhet?

Arkivforskriften § 9 fastsetter at et offentlig organ skal ha en eller flere journaler for registrering av dokumenter i sakene som organet oppretter. I § 10 heter det at journalføring skal skje på en måte som muliggjør identifisering av hvert dokument. Journalføring skal skje fortløpende for at det skal være mulig å legge ut offentlig journal og ivareta offentlighetslovens krav om innsyn. E-postene må derfor journalføres slik at det er mulig å gjenfinne dem.

Vi anbefaler ikke at e-postkjeder som går over lengre tid journalføres samlet, selv om det er det bedre å journalføre e-postene som én journalpost enn at de blir værende i en innboks og at saksdokumenter dermed holdes utenfor arkivet. I tilfeller der lange e-post tråder strekker seg over mer enn en arbeidsdag, er det viktig å journalføre innen rimelig tid – gjerne daglig.

Har dere gode rutiner for dokumentfangst vil det løse mange utfordringer. Rutinene må gjøres kjent internt for alle ansatte som bruker e-post som arbeidsverktøy, og de må få tilstrekkelig opplæring på hvordan e-poster skal arkiveres. Rutiner for journalføring av e-post skal finnes i organets arkivplan og være en del av internkontrollen.

Arkivforskrifta § 13 og riksarkivaren si forskrift kapittel 4 inneheld føresegner om periodisering av arkiv. Papirdokument og elektroniske dokument skal inngå i kvar sine klart definerte delar av arkivet, jamfør riksarkivaren si forskrift § 3-5.

Å periodisere betyr å sette eit kontrollert tidsskilje i arkivet. Det er viktig å avslutte arkiv- og journalperiodar på ein ryddig måte, slik at organet har full oversikt over kva for saker som høyrer til dei ulike periodane. Å gå frå å arkivere dokumenta på papir til å arkivere dei elektronisk, er ei gjennomgripande endring i arkivet. Sidan papirdokument og elektronisk dokument set ulike krav til rutinar og tiltak for arkivdanning og langtidsbevaring, må dei arkiverast i kvar sine delar av arkivet.

Eit tilsyn med ein kommune avdekka at kommunen ved overgangen til elektronisk arkivering periodiserte arkivdelane for sakarkiv på k-koder, personalsaker og landbrukssaker, og oppretta nye arkivdelar for elektroniske dokument. Kommunen gjennomførte ikkje tilsvarande prosess ved innføring av elektronisk arkiv for dei andre arkivdelane i Websak. Desse arkivdelane inneheld difor både papirdokument og elektroniske dokument.

Kommunen vart pålagd å periodisere dei arkivdelane i sak-/arkivsystemet som inneheld ei blanding av papirdokument og elektroniske dokument slik at dei inngår i kvar sine arkivdelar.

Alle informasjonsobjekter er arkivpliktige, med mindre de kan arkivbegrenses.

Arkivforskriften § 9 og 10 forteller hvilke vurderingskriterier som må være oppfylt for at et dokument er journalføringspliktig. Det er tre punkter dere må vurdere for å avgjøre om noe skal journalføres:

  • Er dokumentet et saksdokument?
  • Er det sendt inn eller ut av virksomheten?
  • Blir det saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon?

Hvis du kan svare ja på alle tre spørsmålene skal du journalføre dokumentet. Det er innholdet i filene som er avgjørende, ikke formatet i seg selv.
XML-filer er tekniske filer laget for bruk i eByggesak. De inneholder strukturert metadata/ informasjon i forbindelse med en søknad, og skal derfor journalføres og arkiveres på journalpost som tilleggsfiler.

XML-format er godt egnet for arkivering i et langtidsperspektiv. Filene blir lagret i et rådataformat som både dagens og fremtidens teknologi kan bruke til for eksempel digital tilgjengeliggjøring.

Arkivverket mottar ofte spørsmål fra ulike virksomheter om veiledning i tilknytning til utvikling og implementering av funksjonsbasert klassifikasjon.

Funksjons‐ og prosessbasertbasert klassifikasjon er et alternativ til tradisjonelle, emnebaserte arkivnøkler. Formålet er å knytte arkivdokumenter til sin opprinnelige kontekst gjennom å tilføre nødvendige metadata om de aktivitetene som har skapt dokumentene. Et klassifikasjonssystem er videre ment å være en viktig styrings‐ og kontrollmekanisme for dokumentasjonsforvaltning ved å understøtte prosesser som gjenfinning, tilgangsstyring og gjennomføring av bevaring og kassasjon.

Utarbeidelse av et funksjons‐ og prosessbasert klassifikasjonssystem forutsetter en grundig analyse av virksomhetens omgivelser, prosesser og aktiviteter for å identifisere hvilke dokumentasjonsbehov og -krav som danner grunnlaget for dokumentasjonsforvaltningen i virksomheten.

For at klassifikasjonssystemet skal fungere godt som kontrollmekanisme for dokumentasjonsforvaltningen, må inndelingen i klasser gjøres slik at det kan bygges ut og legges til detaljer. Dersom inndelingen er for overordnet, vil ikke klassifikasjonssystemet fungere effektivt som verktøy for gjenfinning og tilgangsstyring.

Inndelingen må skille klart mellom arkiv som skal bevares og arkiv som skal kasseres, slik at bevaring og kassasjon kan gjennomføres på en hensiktsmessig måte. Dere bør vurdere om dette også gjelder for de klassene som omfatter fagsaker. Det kan gjøres en inndeling som skiller de ulike prosessene og aktivitetene i egne klasser for å oppnå et bedre presisjonsnivå.

Det er viktig å trekke en riktig grenseoppgang mellom egenforvaltingssaker og fagsaker. I de tilfeller der det eventuelt er vanskelig eller umulig å gjennomføre et klart og konsekvent skille, skal sakene i bevarings‐ og kassasjonssammenheng behandles etter de regler som gjelder for fagsaker, jf. Riksarkivarens forskrift § 7‐6. Dere kan selv velge hvilket rekkeordningssystem og hvilken notasjon som benyttes i virksomhetens klassifikasjonssystem.

I et funksjons‐ og prosessbasert klassifikasjonssystem må klassebetegnelser (ordvalg og begreper) speile funksjoner og prosesser. Dersom underliggende klasser ikke hører inn under en og samme funksjon, vil det være mer hensiktsmessig å opprette flere klasser som skiller mellom ulike funksjoner og prosesser.

Det gjeldende arkivregelverket stiller ikke lenger krav om at nye klassifikasjons-systemer skal meldes inn til Riksarkivaren for registrering, men arkivforskriften § 5 pålegger offentlige organer å ha en ordning for klassifikasjon som omfatter alle de saksområdene organet har ansvar for. I staten skal klassifikasjonen skille mellom egenforvaltning og fagsaker.

Arkivverket har fått flere spørsmål om hva som er den beste løsningen for å innrette arkivet og arkivdelene til et vertskommunesamarbeid i et felles digitalt system.   

En vertskommune er en samarbeidsordning med hjemmel i kommuneloven §§20-1 til 20-10. Kommunene som deltar i samarbeidet overlater bestemte lovpålagte oppgaver til en vertskommune. Samarbeidsordningen er ikke et selvstendig rettssubjekt. Vertskommunen får delegert myndighet til å utføre oppgaver og treffe avgjørelser for samarbeidet, og er ansvarlig for samarbeidsordningens arkiv. 

Det er naturlig at vertskommunens IT-system brukes til journalføring og arkivering av samarbeidsordningens dokumenter. Hvis vertskommunens arkiv og samarbeidsordningens arkiv er organisert i en felles IT-løsning skal ikke dokumentene som tilhører vertskommunesamarbeidet blandes med vertskommunens egne dokumenter. Vertskommunesamarbeidets arkivorganisering må tydeliggjøres i vertskommunens, og i de deltagende kommunenes arkivplaner, jf. arkivforskriften § 4. 

Etter arkivloven står kommunene fritt til å velge hvilken løsning som passer best for det aktuelle vertskommunesamarbeidet. Det finnes to alternativer:

1) egen arkivdel 
2) eget logisk arkiv

Når samarbeidsordningens arkiv skal skilles fra deres eget arkiv, må dere ta hensyn til ulike krav i arkivregelverket.

Riksarkivarens forskrift § 3-2 stiller krav om forsvarlig ivaretakelse av informasjonssikkerhet, tydelig skille av arkiv og separat tilgangsstyring i et felles system. Her er det en fordel med eget logisk arkiv som vil tilrettelegge for riktig tilgangsstyring og minske risikoen for sammenblanding.  

Arkivforskriften § 20 stiller krav om at arkiv som avleveres til arkivdepot skal være ordnet etter opphav. Når arkivet til samarbeidsordningen skal deponeres er det vertskommunens depotordning som legges til grunn. Arkivet etter samarbeidsordningen skal håndteres som ett arkiv og deponeres atskilt fra vertskommunens eget arkiv. Løsningen med skille på logisk nivå vil sannsynligvis gjøre en del ting enklere og mer ryddig i forbindelse med dette. 

Det er altså flere gevinster ved å velge eget logisk arkiv. Arkivverkets vurdering er at en egen arkivdel i felles IT-løsning er et minimum. Vi anbefaler at vertskommunesamarbeid etablerer egne logiske arkiver på øverste nivå i strukturen.

Bevarings- og kassasjonsreglene i riksarkivarens forskrift sier at kommunen skal bevare dokumentasjon om kommunikasjons- og informasjonsarbeid, men nevner ikke slike opptak spesielt. I 2014 vedtok Riksarkivaren at opptak fra kommunestyremøter kan kasseres. Regelverket sier altså at dere kan kassere, men det betyr ikke at dere skal kassere slike opptak.  

Det er opp til kommunen selv å avgjøre om dere trenger eller ønsker å bevare mer dokumentasjon enn pålagt, og å sette oppbevaringsfrister ut fra egne behov.  

Nå gjør koronapandemien og økt bruk av digitale møteløsninger det ekstra aktuelt å vurdere om denne typen videoopptak har verdi som dokumentasjon. Lokale forhold, løsninger og rutiner kan ha betydning for bevaringsvurderingen, sammen med arkivlovens formål om å bevare materiale med kulturell eller forskningsmessig verdi. Ting kan endre seg over tid, så dette er en vurdering det er nyttig å gjenta med jevne mellomrom. 

Hvis dere bevarer opptakene, skal de behandles på samme måte som annet arkivmateriale. Noark kan brukes til arkivering av videoopptak, og Noark-standarden kan være et utgangspunkt for å definere metadata for video. Vær oppmerksom på at riksarkivarens forskrift stiller krav til filformatet: MPEG-2 (ISO/IEC 13818-2) eller MPEG-4/H.264 Part 10: Advanced Video Coding (ISO/IEC 14496-10). 

Arkivverket har fått spørsmål om det er nødvendig å ta vare på papirversjonen av dokumenter som er mottatt på papir, digitalisert og arkivert i et fullelektronisk arkiv. Er den skannede versjonen et fullverdig originalt dokument? 

Mediekonvertering (skanning) i løpende arkivdanning reguleres av bestemmelsene i riksarkivarens forskrift kapittel 3. Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene til billedkvalitet gitt i forskriftens § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres, jfr. forskriften § 3-6. 

Dere har selv ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre. Dere skal påse at et eventuelt behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. 

Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i forskriftens § 8-7, det vil si arkivmateriale fra 1950 eller før, eller originaldokumenter som har særskilt historisk verdi som gjenstand på grunn av forhold knyttet til innhold, bruk, omstendighetene da dokumentet ble skapt eller liknende. 

Dere skal ha retningslinjer for å kontrollere at skanning av innkomne papirdokumenter er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før den originale papirversjonen destrueres. Dette inkluderer operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning. 

Les mer om nødvendige rutiner for fullelektronisk arkivering i vår veileder for dokumentasjonskrav for fullelektroniske arkivsystemer

Arkivverket har fått spørsmål om det i enkelte tilfeller kan være nødvendig å ta vare på papirversjonen av dokumenter i forbindelse med mediekonvertering av papirarkiv. 

Mediekonvertering av papirarkiv i etterkant av arkivdanningen er kun tillatt for arkivmateriale som under arkivdanningen er registrert i elektronisk journal eller tilsvarende elektroniske register, og der materialets tilstand ligger til rette for konvertering. Konverteringen må skje i tråd med bestemmelsene i riksarkivarens forskrift kapittel 8, og er kun tillatt hvis arkivmaterialet avleveres til en depotordning som følger OAIS-standarden og TRAC-rammeverket. 

Destruksjon av papiroriginaler er i dette tilfellet regulert av forskriftens § 8-6. Dere har selv ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre. Dere skal påse at et eventuelt behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i forskriftens § 8-7. 

Originalmediet kan ellers destrueres etter at arkivversjonen er testet og godkjent av arkivdepot. Dere må selv dokumentere at alle krav er fulgt, og at arkivdepotet har godkjent arkivversjonen før destruksjonen. 

Konverteringsprosessen skal være gjenstand for løpende kontroll. Krav som blir stilt til ulike deler av prosessen skal beskrives og dokumenteres på en måte som gjør det mulig å kvalitetskontrollere alle ledd i prosessen. Det skal kontrolleres at skanningen oppfyller formatkravene, at skanningen er komplett, at lagringen av de digitale bildene er vellykket, og at metadata er korrekt koblet sammen med bildene. Et eksempel på kvalitetskontroll som vil være tilfredsstillende er ISO/TR 13028 Information and documentation – Implementation guidelines for digitization of records. 

Strukturen i arkivet skal opprettholdes gjennom tilførsel av tilstrekkelig metadata i konverteringsprosessen. Gjenfinnbarhet skal sikres gjennom tilførsel av metadata som identifiserer hver enkelt sak, med kobling til det konverterte, digitale arkivmaterialet.  

Vi vil spesielt understreke viktigheten av at formatkravene oppfylles. Vi henviser i denne sammenheng til kravene gitt i riksarkivarens forskrift § 5-15, § 5-17 og spesielt § 5-18. 

Dokumentasjonskravene i Riksarkivarens forskrift kapittel 3 gjelder for alle fullelektroniske systemer som styrer arkivering av, og tilgang til, arkivdokumenter. Riksarkivarens forskrift § 3-1 (1) og arkivloven § 2 a. og b. definerer begrepet slik:

Arkivdokument: et dokument som skal inngå i et arkiv.
Dokument: en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring.
Arkiv: dokument som blir til som ledd i en virksomhet.

Kravene begrenser seg altså ikke til systemer for saksdokumenter som skal journalføres etter arkivforskriften § 9 1. ledd og offentlighetsloven § 4, men gjelder alle elektroniske arkivdokumenter.

Så lenge systemene inneholder elektroniske arkivdokumenter, gjelder kravene i forskriften. Det inkluderer både sak-/arkivsystemer og fagsystemer. Kravene gjelder også for fagsystemer som er knyttet til Noark-kjerne, eller har integrasjon til sak-/arkivsystem.

Enkelte av kravene i forskriften vil ikke være relevante for alle systemer. For eksempel faller kravet i § 3-2 (2) om ansvar og prosedyre for journalføring bort dersom systemet ikke inneholder journalpliktige arkivdokumenter. Krav i § 3-6 (2) om retningslinjer for å kontrollere skanning vil falle bort dersom det ikke skal foretas innskanning av papirdokumenter til systemet. 

Kravene gjelder ikke for elektroniske systemer som kun fører elektronisk journal for saksdokumenter, hvor dokumentene blir bevart på papir. De gjelder heller ikke for fagsystemer der dokumentene bevares på papir. Slike systemer kommer inn under mer generelle krav om rutiner for oppbevaring og sikring, og oversikt over hvor arkivdokumentene er lagret (Riksarkivarens forskrift § 1-1).
 

Nei, skarpt periodeskille er ikke nødvendig. Dere kan innføre ny, funksjonsbasert arkivnøkkel med en overlappingsperiode, altså et mykt periodeskille.

Dette gjøres ved å opprette en ny arkivdel og ta i bruk den nye, funksjonsbaserte arkivnøkkelen for den nye arkivdelen. Start en ny periode på en bestemt dato, og behold den gamle arkivdelen i overlappingsperioden. En sak fra den gamle perioden skal kun flyttes til ny periode og ny arkivdel hvis den får nye journalposter, og vil automatisk få den nye, funksjonsbaserte arkivnøkkelen. Når overlappingsperioden er slutt, er det kun de sakene som ikke har fått nye journalposter som blir liggende i gammel arkivdel med gammel arkivnøkkel. Denne blir så avsluttet, og blir en historisk base. Vi anbefaler å ta uttrekk til depot av historiske baser.

Det er ikke lenger noe krav om at Arkivverket skal godkjenne arkivnøkler. Arkivforskriften § 5 stiller krav om at organet skal ha en ordning for klassifikasjon som omfatter alle saksområdene organet har ansvar for. Statlige virksomheter skal skille mellom egenforvaltning og fagsaker i sin klassifikasjon.

En funksjonsbasert arkivnøkkel tilfører viktig kontekstuell informasjon, og forenkler gjenfinning og tilgangsstyring. Når et organ bytter arkivnøkkel, er det naturlig å også lage nye kassasjonsregler i samsvar med den nye arkivnøkkelen.

Enkelte kommuner har spurt om de kan slippe periodisering av hele eller deler av arkivene sine i forbindelse med kommunesammenslåing. Svaret er nei. Alle arkivserier skal avsluttes ved kommunesammenslåing.

Kommunesammenslåing innebærer at to eller flere kommuner sluttes sammen til én, ny enhet. Se inndelingslova § 3 (lov om fastsetjing og endring av kommune- og fylkesgrenser). Arkivene skal avsluttes på det tidspunktet de gamle kommunene legges ned. Den nye kommunen skal starte med nytt arkiv. 

Ved kommunesammenslåing følger det av arkivforskriften § 21 første ledd at arkivene skal overføres til det organet som overtar saksområdet. Det følger av tredje ledd at arkivene skal klargjøres i henhold til kravene som gjelder ved avlevering. Disse kravene er fastsatt i § 20, og innebærer at arkivene skal ordnes etter opphav og beholde sin opprinnelige orden og indre sammenheng. Ved overføringen skal det ikke skje noen sammenblanding av de ulike organenes arkiver. Dette følger av § 21 første ledd, jf § 17 tredje ledd.

Ved kommunesammenslåing skal i de fleste tilfeller saksområder fra flere kommuner slås sammen med tilsvarende saksområder i andre kommuner. Samme saksområde fra de ulike kommunene har gjerne brukt ulike fag- og arkivsystem, og i hvert fall lagret arkivene i ulike databaser. Her er det ikke kun snakk om å sette et administrativt tidsskille i en del av et arkiv for å kunne spore administrativ proveniens: Det er data fra ulike system (eller ulike installasjoner av samme system, men med ulik bruk) i ulike databasestrukturer som skal slås sammen. Flytting og transformasjon av data innebærer alltid en risiko, og særlig når data fra ulike system skal slås sammen. Det er derfor både nødvendig og viktig med et skarpt tidsskille i arkivene som slås sammen. 

Dette skal ikke være til hinder for at data fra avsluttede arkiv gjøres tilgjengelig i den nye løsningen hos den nye kommunen. Tvert imot er det viktig at de avsluttede arkivene er tilgjengelige for den løpende saksbehandlingen. Mangelfulle løsninger for tilgang på avsluttede og overførte arkiv hos den nye kommunen kan medføre uakseptabel risiko for tjenesten som skal utføres, noe som i ytterste konsekvens kan gå på bekostning av innbyggeres liv og helse. 
 

En kommune trenger nytt pasientsystem til et legekontor, og har spurt om de må søke tillatelse for å kunne anskaffe en skytjeneste som lagrer data i utlandet.

Arkivloven § 9 b sier at arkivmateriale ikke kan føres ut av landet, med mindre det er i samsvar med bestemmelser gitt i medhold av arkivloven § 12, eller etter særskilt samtykke fra Riksarkivaren.

Ved bruk av skytjenester blir ofte dataene behandlet og lagret på servere i utlandet. Offentlig arkivmateriale lagret på servere i utlandet regnes som ført ut av landet. Dette strider derfor mot forbudet i arkivloven § 9 b. Statlige helseforetak og kommunale legekontor er omfattet av dette forbudet.

Riksarkivaren vil ikke behandle søknader om særskilt tillatelse for denne type utførsel før Arkivlovutvalget har levert sin innstilling (mars 2019) og regjeringen har gjort sine påfølgende vurderinger.

Merk at regelverket ikke er til hinder for lagring av eventuelle sikkerhetskopier i utlandet, så lenge det komplette arkivet er lagret i Norge.

Les mer om skytjenester og arkiv.

Arkivverket har fått spørsmål om handtering av arkiv ved grensejustering mellom kommunar. Ein kommune får 11 nye innbyggjarar etter ei grensejustering, og spør om det blir rekna som «stor omorganisering» og utløyser krav til skarpt periodeskilje i arkivet.
 
Ei grensejustering medfører ikkje nedlegging av organ og oppretting av eit nytt på same måte som skjer ved ei kommunesamanslåing, og eit skarpt skilje vil derfor ikkje være naudsyt. Kommunen må likevel oppdatere arkivplanen sin og dokumentere grensejusteringa i denne. 
 
Kommunen skal registrere dei nye innbyggjarane i dei aktive arkiva på same måte som andre tilflyttarar. Ei grensejustering betyr også at dei nye eigedomane må inn i kommunen sitt eigedomsarkiv. 
 
Dersom ei grensejustering mellom to kommunar derimot gjer at ei kommunal eining (til dømes ein skule) blir overført til ein ny kommune, må ein sjølvsagt avslutte arkivet for denne eininga i gamal kommune og opprette eit nytt i ny kommune.
 

Private barnehager er ikke underlagt arkivlovens bestemmelser om offentlige arkiv, men det kan være andre regelverk de må følge som regulerer dokumentasjonsplikt og krav om bevaring.

Private barnehager er likevel pålagt å følge offentlig regelverk på en del områder som gjør at det blir generert dokumentasjon i offentlige arkiver, for eksempel rapportering til kommunen og bekymringsmeldinger.

Arkivverket anbefaler at kommunene gjør avtaler med private barnehager om at arkivholdet skal følge regelverket for offentlige arkiv. Der det ikke foreligger en slik avtale, er alt arkivmateriale å betrakte som privat i arkivlovens forstand.

At materialet er privat vil likevel ikke være til hinder for at det kan inngås avtale om avlevering til kommunalt eller interkommunalt arkivdepot. Avlevering og videre behandling må skje innenfor rammene av personopplysningsloven.

Den nye GDPR åpner for å kunne bevare personopplysninger for «arkivformål i allmenhetens interesse» etter at primærfunksjonen er utløpt. For barnemapper som ikke er bevaringspliktige i henhold til arkivforskriftene, må en da diskutere om bevaringen oppfyller kriteriene for primærfunksjon – altså om de bevares med samme formål som ved innhenting av personopplysningene – eller arkivformål.

Private aktører utfører i dag mange oppgaver for det offentlige. Arkivverket er klar over hvilke utfordringer dette medfører for bevaring av dokumentasjon. Vi antar at dette vil bli fulgt opp i Arkivlovutvalgets utredning, som legges fram våren 2019.

Arkivverket har fått spørsmål om når man bør avslutte elevarkivet, dersom det første felles inntaket først blir gjort sommeren 2020 (med oppstart for skoleåret 20/21).

Kommuner må avslutte alle arkiver 31.12.2019 – også elevarkivet som man spør særskilt om.

I arkivlovens forstand er en kommunesammenslåing å betrakte som nedleggelse av de eksisterende kommunene og opprettelse av et nytt organ. Inndelingsloven § 3 sier: «Samanslåing inneber at to eller fleire kommunar eller fylke blir slutta saman til éi ny eining.» Ved en sammenslåing gjelder derfor bestemmelsene i arkivforskriften § 21 om arkiv etter organ som blir nedlagt.

Det er viktig å beholde og dokumentere konteksten som arkivdokumenter oppstår i. I henhold til arkivforskriften § 17 fjerde ledd skal ikke arkiv som overføres til et organ som tar over saksområdet blandes sammen med annet arkivmateriale. 
 

Arkivverket har hatt til behandling en sak om organisering av arkiv eller arkivdel i interkommunale fellesløsninger. Saken gjaldt et interkommunalt samarbeid som driftet flere kommuners sak-/arkiv. En av kommunene ønsket å trekke seg ut av samarbeidet. Løsningen var satt opp som ett felles arkiv, delt opp i egne arkivdeler for hver av kommunene. Med andre ord har ikke hver kommune sitt eget separate arkiv (øverste nivå i arkivstrukturen) i denne Noark-løsningen, kun egne arkivdeler i en felles arkivstruktur. 

Arkivloven § 6 sier at offentlige organ plikter å ha arkiv, og at disse skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid. Videre sier arkivforskriften § 20 at arkiv som blir avlevert til arkivdepot skal være ordnet etter opphav, og den opprinnelige orden og indre sammenheng i hvert enkelt arkiv skal holdes ved lag. Dette blir ikke mulig dersom kommunene ikke har separate arkiver. 

Arkivverket presiserte i vårt svar at ett felles arkiv for flere kommuner bryter med arkivfaglige prinsipper om ordning etter opphav, og at et organs arkiv ikke skal blandes med andre arkiv. Løsningen skaper også utfordringer med informasjonssikkerhet fordi den gir tilganger på tvers av kommunenes organisasjoner. 

Arkivverket påla hver av kommunene å opprette nytt og eget arkivnivå i basen. Alle arkivdeler som tilhører hver av kommunene må flyttes til det nye arkivet i basen. Det gjelder uavhengig av om en kommune vil trekke seg ut av samarbeidet. 

På generelt grunnlag presiserer Arkivverket at flere virksomheter kan dele ett arkivsystem og jobbe mot samme arkivdatabase, men Noark-standarden forutsetter at arkivene til virksomhetene opprettes som separate arkiv i den felles arkivbasen. Hver arkivskaper skal danne eget arkiv. Da kan alle virksomheter ha selvstendige arkivdeler, klassifikasjonssystemer, periodisering, nedgraderinger og deponeringer/avleveringer. 

Selv om arkivdriften settes ut til en annen virksomhet, ligger ansvaret for arkivholdet hos ledelsen i den enkelte virksomhet. Om en av virksomhetene som deler fellesløsning tar på seg driftsansvaret, så skal det dokumenteres i en selvstendig avtale som sier noe om både tekniske krav og arkivansvaret.  

Arkivverket har fått følgende henvendelse:

"Mange offentlige instanser har fagsystemer der dokumenter produseres og går gjennom dokumentflyt/godkjenning. Hvis man overfører selve dokumentene/filene fra et fagsystem til NOARK-systemet, men ikke godkjenningsflyten etc. fra fagsystemet, blir ikke saks- og dokumentflyt tatt vare på for ettertiden.

For organet oppleves dette som godt nok i driftsperioden siden begge systemene er tilgjengelig inntil de tas ut av drift.

Er dette greit, slik at man ikke trenger ta uttrekk fra fagsystemet, og gjelder derfor kravet om å ta med dokumentflyt i uttrekket kun for det som ligger i NOARK-systemet?"

Her er vårt svar:

Riksarkivarens forskrift § 3-3 presiserer at Riksarkivaren kan fastsette at system som lagrer elektroniske arkivdokumenter, skal ha eksportfunksjoner som sikrer at bevaringsverdig materiale kan overføres til andre system eller avleveres til arkivdepot. Hva som er bevaringsverdig, er spesifisert i Riksarkivarens forskrift §§ 7-1 til 7-34.

Uansett kassasjonsvedtak for et fagsystem har man etter arkivforskriftens § 15.c et bevaringspåbud for journaler, medregnet journaldatabaser og journalregistre. Riksarkivaren kan fatte enkeltvedtak ved dispensasjonssøknad om kassasjon av disse, basert på individuell vurdering i hvert enkelt tilfelle (system og organ).

Hvert arkivorgan må selv vurdere bevaring av dokumentflyt/saksflyt/godkjenning osv., for hvert enkelt oppsett. Disse vurderingen vil avgjøre om man må ta uttrekk av et system i tillegg til – eller i stedet for – avlevering ved hjelp av Noark-kjerne.

Skal et fagsystem bevares lenger enn 10 år, skal det ha eksportfunksjoner, uavhengig av om det er et Noark-system eller et «ikke-Noark-system». Fagsystem uten Noark-funksjoner skal ha funksjoner for eksport i form av datauttrekk. Innhold og (virksomhetsspesifikke) metadata skal vurderes for eventuell bevaring.

Dette betyr at ethvert organ selv må vurdere, for hvert enkelt system som arkiverer mot en frittstående Noark-kjerne og/eller integrasjon mot et Noark-system, hva som må være med av metadata, samt kontrollere at dette overføres. Man må for hvert enkelt tilfelle spørre om dette fungerer tilfredsstillende.

 

I henhold til Riksarkivarens forskrift § 3-4 skal offentlige organer som arkiverer dokumenter elektronisk, utarbeide rutiner for dette. Rutinene skal blant annet fastsette hvilke kategorier av saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt – i henhold til formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner – skal arkiveres på papir. 

Med unntak for dokumenter med særskilt historisk verdi som gjenstand, eller av eventuel juridisk hensyn, er det ingen krav i lov eller forskrift til at enkelte typer saker eller dokumenter må arkiveres på papir.

Les mer om særskilt historisk verdi og juridisk hensyn i Riksarkivarens forskrift § 8-7 og § 3-6.

 

En kommune spør om muligheten til å få dispensasjon fra kravet om å avslutte fagarkiver innen helse- og sosialsektoren i denne kommunen og nabokommunens, ved sammenslåing til ny kommune i 2020.

Bakgrunnen for spørsmålet var en litt uheldig formulering på Arkivverkets nettside www.kommunereformarkiv.no, som ga inntrykk av at dette var en reell mulighet for kommuner som slås sammen.

Den aktuelle henvisningen til en mulighet til dispensasjon er nå fjernet.

I arkivforskriften § 17 siste ledd heter det at:

«Dersom eit offentleg organ tek over eit saksområde og det tilhøyrande arkivmaterialet frå eit anna organ, skal dette arkivmaterialet vere åtskilt frå anna arkivmateriale. Riksarkivaren kan etter søknad gjere unntak frå dette kravet.»

I tilfeller hvor saksområde og tilhørende arkivmateriale overføres fra et organ til et annet, gir arkivforskriften § 17 hjemmel for å gjøre unntak fra regelen om å holde overførte arkiver adskilt fra mottakerorganets arkiver.

Det finnes derimot ingen hjemmel i arkivregelverket som åpner for at et offentlig organ kan arkivere i et annet organs arkiver i steden for å etablere egne arkiver.

Arkivverket beklager at den nevnte formuleringen kunne gi inntrykk av at man, gjennom søknad om unntak fra arkivforskriften § 17 siste ledd, kunne få dispensasjon til å videreføre en kommunes arkiver i den nye kommunen.

 

Arkivverket får ofte spørsmål om hvordan en arkivplan bør se ut. Vi tror derfor at det kan være nyttig for arkivmedarbeidere og ledere å se hvilke arkivfaglige vurderinger andre offentlige organer har gjort. Nederst i saken finner du derfor lenke til noen arkivplaner som vi mener kan brukes som inspirasjon. Merk at det enkelte organ selv må gjøre egne vurderinger og tilpasninger til lokale forhold, og sørge for at arkivplanen er oppdatert.

 

Om Arkivverkets forbehold i vurdering av arkivplaner

I forbindelse med et arkivtilsyn vurderer vi organets arkivplan for å se om organet følger kravene i lovverket. Flere tilsynsobjekter får pålegg på grunn av manglende eller ikke ajourholdt arkivplan etter arkivforskriften § 4. I oppfølgingsarbeidet ber Arkivverket om å få forelagt arkivplanen for å vurdere om det aktuelle pålegget kan lukkes. Vi godkjenner derfor ikke arkivplaner, men gjør en vurdering av om et pålegg er adressert. Merk at vi enkelte ganger kan vi ha mindre merknader til en arkivplan, selv om vi godtar organets tilbakemelding og lukker pålegget. Selv om vi velger å anbefale (deler av) en arkivplan, betyr det altså ikke at vi går god for alt som står i den faglig sett. Vi tar også forbehold om at organ kan ha endret planen sin etter at vi gjennomgikk den. Vi har heller ikke vurdert hvordan organet bruker arkivplanen som en del av sin helhetlige informasjonsforvaltning.

 

Arkivplaner til inspirasjon

  • Se arkivplanen til Farsund kommune for et eksempel på beskrivelse av organisering og ansvar. Planen kan være et godt utgangspunkt for å diskutere dokumentasjonsforvaltning.
  • Se arkivplanen til Midtre Gauldal for eksempel på rutiner for periodisering. Organet må gjøre selvstendige arkivfaglige vurderinger knyttet til egen situasjon.
  • Se arkivplanen til Tjeldsund kommune for et praktisk eksempel på rutiner for elektronisk arkivering. Merk at det henvises til gammel versjon av Riksarkivarens forskrift. Rutinene må ta utgangspunkt i organets egne systemer.
  • For et eksempel på dokumentasjon av elektroniske systemer, se arkivplanen til Norsk filminstitutt med vedlegg (og særlig systemoversikten som er vedlagt). Merk at organet fikk pålegg for manglende rutiner for periodisering.

Les mer om arkivplan og internkontroll på våre fagsider.

Dersom arkiv skal føres ut av landet, må man søke Riksarkivaren om dispensasjon – se Arkivloven §9, pkt b.

Den vanligste årsaken til slik utførsel er skanning-oppdrag i utlandet.

 

Søknad om dispensasjon

Søknaden må inneholde et minimum av opplysninger om det aktuelle arkivet:

  • Type arkiv (eks eiendomsarkiver, personalarkiv),
  • Datering på arkivet, (dato/år – dato år).
  • Størrelse på arkivet (angitt i antall hyllemeter)
  • Dato for når arkivet forlater Norge, og dato for tilbakeføring.

For virksomheter som planlegger en utførsel har vi laget en utvidet veileder for utførsel.

Fyll ut elektronisk søknadsskjema som du finner på veiledersiden og du vil få svar senest innen 1-2 uker.

Ved utførsel for skanning i utlandet

Dersom hensikten med utførsel er skanning av arkiver i utlandet, må endelig tilbud fra firmaet som skal utføre skanningen, være vedlagt dispensasjonssøknaden.

Tilbudet skal gi opplysninger om frakt, oppbevaring og andre detaljer knyttet til oppdraget. At disse forholdene er tilfredsstillende redegjort for, er avgjørende for at det kan gis dispensasjon.

Søknadsskjemaet skal alltid være utfylt av arkiveier selv, det vil si den som bestiller oppdraget fra tjenestetilbyder. En søknad som er skrevet på vegne av arkiveier, vil ikke få dispensasjon.

 

Annet

Man trenger ikke søke dispensasjon for dokumenter som en saksbehandler trenger å ta med på tjenestereiser (transitt- og grensekryssinger).

For spørsmål vedrørende slike søknader kan du kontakte seksjon for Bevaringsvurdering og privatarkiv.

 

EUs forordning for personvern, The General Data Protection Regulation (GDPR), blir norsk lov i 2018 (tidligst i juli). Når det gjelder arkiv, innebærer forordningen i det vesentlige en videreføring av gjeldende rett etter dagens personopplysningslov.

For offentlig organ, som er plikta til å holde arkiv i henhold til arkivloven, vi de ikke oppleve noen endring i sine arkivplikter som konsekvens av personvernforordningen (GDPR). Arkivverket råder offentlige organ med arkivplikt etter arkivloven til å fortsette med å etterleve dagens regelverk, inntil det kommer nye regler og føringer. Offentlige organers arkivplikt består, slik at opplysninger ikke kan tilintetgjøres uten at det foreligger hjemmel for kassasjon i eller i medhold av arkivloven.

Les mer om dette på våre fagsider om arkiv, personvern og GDPR.

Generelt har arkivforskriftene gjennomgått en forenkling og en modernisering. Den nye arkivforskriften er mindre detaljert enn tidligere, mens de mer tekniske bestemmelsene er forsøkt holdt til Riksarkivarens forskrift. En del gamle bestemmelser har forsvunnet, mens noen nye har kommet til. En av dem som har falt bort, er forskriftens bestemmelser om behandling av personlig adressert post.

Vi kan ikke se at endringene i arkivforskriften skal medføre noen endringer med hensyn til håndtering av personlig adressert post. Det er straffeloven § 205 som sier at det er ulovlig å åpne personlig adressert post.

Dersom personnavnet står foran virksomhetens navn, vil vi tolke dette som personlig post. Hvis derimot stillingsbetegnelsen står foran navnet, vil vi tolke det som post til virksomheten. Dersom det viser seg at førstnevnte likevel er post til virksomheten skal det journalføres og arkiveres på vanlig måte.

Den enkelte saksbehandler plikter å vurdere om posten (brevpost eller e-post) må anses som et arkivverdig saksdokument for organet. Det kan forøvrig være lurt å avtale med de ansatte at man begrenser mottak av personlig post på arbeidsplassen.

Les mer om regelverket her.

 

Voksenopplæring er ikke omtalt eksplisitt i de generelle bevarings- og kassasjonsbestemmelsene for kommunale arkiv. Kommunens ansvar for grunnskoleopplæring, videregående opplæring, spesialpedagogisk hjelp og arbeid med flyktninger og innvandrere skal imidlertid dokumenteres og bevares. Dette omfatter også voksenopplæring. Det er riksarkivarens forskrift §§ 7-28 og 7-30 som angir hvilken dokumentasjon knyttet til voksenopplæring som skal bevares.

Dersom bestemmelsene ikke er dekkende skal Arkivverket kontaktes i henhold til Riksarkivarens forskrift § 7-21 3. ledd.

Les mer om bevaring og kassasjon hos kommuner og fylkeskommuner.

Det er flere tilfeller av kommuner som samarbeider om arbeidet med arkivplan, og det er mulig å utarbeide felles rutiner for sak-/arkivsystem og bevarings- og kassasjonsplaner som flere kommuner kan bruke.

Arkivplanen er likevel et styringsdokument som skal vise hva arkivet i det enkelte organ omfatter og hvordan dette er organisert, og denne skal brukes som et redskap i organets internkontroll med arkivarbeidet.

Rådmann (administrasjonssjef) i hver enkelt kommune har ansvaret for at organet til enhver tid har en ajourført arkivplan (arkivforskriften § 4), og denne skal kunne forelegges Riksarkivaren på forespørsel (arkivloven § 8).

Hvert enkelt organ er derfor ansvarlig for å utarbeide sin egen arkivplan og sørge for at denne oppfyller kravene til innhold i som fremgår av arkivforskriftens § 4 og Riksarkivarens forskrift § 1-1.

Det er imidlertid ingenting i veien for at flere rutiner, instrukser eller planer utarbeides felles og er like for flere kommuner.

Les mer om arbeidet med arkivplaner på fagsiden Arkivplan og internkontroll.

Det finnes ingen spesielle bestemmelser i lov og forskrift om arkivering og journalføring av varslingssaker. Slike saker må vurderes på linje med andre sakstyper.

Vi har fått følgende spørsmål om hvordan en offentlig virksomhet skal håndtere en mottatt varslingssak. Våre svar er klippet inn nedenfor.

 

«Skal en varslingssak journalføres umiddelbart, før ev. saksbehandling og besvarelse, uavhengig av hvordan virksomheten mottar varslingen?»

Hovedbestemmelsen er at alle henvendelser som danner gjenstand for saksbehandling, eller har verdi som dokumentasjon, skal journalføres etter at det er foretatt en arkivfaglig vurdering av dokumentets innhold. Les mer om dette på våre fagsider om arkivering og journalføring.

I retningslinjene for utarbeiding av lokale varslingsrutiner i staten heter det i tillegg at  "varslingssaker skal arkiveres/ journalføres og for øvrig behandles i samsvar med det til enhver tid gjeldende regelverk.”

«Gjelder dette også dersom varslingen går til et eksternt varslingsmottak, for eksempel et advokatkontor?»

Mange offentlige virksomheter har satt ut varslingssaker til eksterne advokater. Regelverket har imidlertid ingen krav til umiddelbar journalføring i det offentlige organet for denne typen korrespondanse. Det sier heller ingenting om at den private aktøren skal føre en offentlig journal, med de krav som er knyttet til dette.

«Hvis en offentlig virksomhet mottar en henvendelse som avsender definerer som varsling, men som virksomheten ikke mener det er en varsling, er vel en slik vurdering å anse som saksbehandling, og dermed uansett journalføringspliktig?»

En slik vurdering innebærer en form for saksbehandling, og vurderingen skal derfor journalføres. Det skal i tillegg dokumenteres at henvendelsen er kommet inn til organet, noe som ivaretas gjennom journalføringen. Dette er uavhengig av den videre saksbehandlingen.

Arkivverket ser at enkelte virksomheter har som rutine bare å journalføre varslingssaker de velger å gå videre med, eller opprette sak på. Dette er i strid med arkivforskriften og med gjeldende retningslinjer i arbeidsmiljøloven. Les mer om regelverket.

Se også

Les Riksarkivarens uttalelse m bevaring og kassasjon av opplysninger i varslingssaker i tidsskriftet Arkivråd nr.3 / 2017 (s. 33-35)

Bevaringspåbud for arkivplanen

Ifølge arkivforskriften § 4 skal et offentlig organ til enhver tid ha en ajourført samleplan, en arkivplan. Det er derfor behov for jevnlig oppdatering av enkeltopplysninger eller -dokumenter som inngår i planen.

I henhold til arkivforskriftens § 15  d) skal arkivplanen bevares for ettertiden. Det innebærer at tidligere versjoner av arkivplanen låses og arkiveres ved grunnleggende endringer eller uansett etter faste intervaller.

Hvor ofte skal den bevares?

Arkivplanen bør «fryses» slik at den langtidsbevares minst en gang per år. Benyttes elektroniske systemer eller webløsninger til arkivplan, må dette ha eksportfunksjon som gjør det mulig ta uttrekk fra systemet, eller på annen måte lagre tidligere versjon av arkivplanen i et arkivverdig format.

Arkivplanen er en del av organets systematiske planleggings- og styringsredskap for arkiv, og hører naturlig inn under organets egenforvalting i sakarkivet. Er sakarkivet fullelektronisk Noark-system, bør arkivplanen arkiveres der.