ENG
BERR9604

Arkivverket svarer

På denne siden vil vi dele svar vi har gitt på spørsmål fra forvaltningen selv, privatpersoner eller andre. Formålet er å gjøre noen av Arkivverkets uttalelser omkring arkiv og dokumentasjon i forvaltningen, lettere tilgjengelig for flere.

Det er flere tilfeller av kommuner som samarbeider om arbeidet med arkivplan, og det er mulig å utarbeide felles rutiner for sak-/arkivsystem og bevarings- og kassasjonsplaner som flere kommuner kan bruke.

Arkivplanen er likevel et styringsdokument som skal vise hva arkivet i det enkelte organ omfatter og hvordan dette er organisert, og denne skal brukes som et redskap i organets internkontroll med arkivarbeidet.

Rådmann (administrasjonssjef) i hver enkelt kommune har ansvaret for at organet til enhver tid har en ajourført arkivplan (arkivforskriften § 4), og denne skal kunne forelegges Riksarkivaren på forespørsel (arkivloven § 8).

Hvert enkelt organ er derfor ansvarlig for å utarbeide sin egen arkivplan og sørge for at denne oppfyller kravene til innhold i som fremgår av arkivforskriftens § 4 og Riksarkivarens forskrift § 1-1.

Det er imidlertid ingenting i veien for at flere rutiner, instrukser eller planer utarbeides felles og er like for flere kommuner.

Les mer om arbeidet med arkivplaner på fagsiden Arkivplan og internkontroll.

Det finnes ingen spesielle bestemmelser i lov og forskrift om arkivering og journalføring av varslingssaker. Slike saker må vurderes på linje med andre sakstyper.

Vi har fått følgende spørsmål om hvordan en offentlig virksomhet skal håndtere en mottatt varslingssak. Våre svar er klippet inn nedenfor.

«Skal en varslingssak journalføres umiddelbart, før ev. saksbehandling og besvarelse, uavhengig av hvordan virksomheten mottar varslingen?»

Hovedbestemmelsen er at alle henvendelser som danner gjenstand for saksbehandling, eller har verdi som dokumentasjon, skal journalføres etter at det er foretatt en arkivfaglig vurdering av dokumentets innhold. Les mer om dette på våre fagsider om arkivering og journalføring.

I retningslinjene for utarbeiding av lokale varslingsrutiner i staten heter det i tillegg at  "varslingssaker skal arkiveres/ journalføres og for øvrig behandles i samsvar med det til enhver tid gjeldende regelverk.”

«Gjelder dette også dersom varslingen går til et eksternt varslingsmottak, for eksempel et advokatkontor?»

Mange offentlige virksomheter har satt ut varslingssaker til eksterne advokater. Regelverket har imidlertid ingen krav til umiddelbar journalføring i det offentlige organet for denne typen korrespondanse. Det sier heller ingenting om at den private aktøren skal føre en offentlig journal, med de krav som er knyttet til dette.

«Hvis en offentlig virksomhet mottar en henvendelse som avsender definerer som varsling, men som virksomheten ikke mener det er en varsling, er vel en slik vurdering å anse som saksbehandling, og dermed uansett journalføringspliktig?»

En slik vurdering innebærer en form for saksbehandling, og vurderingen skal derfor journalføres. Det skal i tillegg dokumenteres at henvendelsen er kommet inn til organet, noe som ivaretas gjennom journalføringen. Dette er uavhengig av den videre saksbehandlingen.

Arkivverket ser at enkelte virksomheter har som rutine bare å journalføre varslingssaker de velger å gå videre med, eller opprette sak på. Dette er i strid med arkivforskriften og med gjeldende retningslinjer i arbeidsmiljøloven. Les mer om regelverket.

Se også

Les Riksarkivarens uttalelse m bevaring og kassasjon av opplysninger i varslingssaker i tidsskriftet Arkivråd nr.3 / 2017 (s. 33-35)

Bevaringspåbud for arkivplanen

Ifølge arkivforskriften § 4 skal et offentlig organ til enhver tid ha en ajourført samleplan, en arkivplan. Det er derfor behov for jevnlig oppdatering av enkeltopplysninger eller -dokumenter som inngår i planen.

I henhold til arkivforskriftens § 15  d) skal arkivplanen bevares for ettertiden. Det innebærer at tidligere versjoner av arkivplanen låses og arkiveres ved grunnleggende endringer eller uansett etter faste intervaller.

Hvor ofte skal den bevares?

Arkivplanen bør «fryses» slik at den langtidsbevares minst en gang per år (se Riksarkivarens mal for arkivplan). Benyttes elektroniske systemer eller webløsninger til arkivplan, må dette ha eksportfunksjon som gjør det mulig ta uttrekk fra systemet, eller på annen måte lagre tidligere versjon av arkivplanen i et arkivverdig format.

Arkivplanen er en del av organets systematiske planleggings- og styringsredskap for arkiv, og hører naturlig inn under organets egenforvalting i sakarkivet. Er sakarkivet fullelektronisk Noark-system, bør arkivplanen arkiveres der.