ENG
BERR9604

Arkivverket svarer

På denne siden deler vi svar vi har gitt på spørsmål om arkiv- og dokumentasjons-forvaltning, fra saksbehandlere og andre i forvaltningen, privatpersoner eller andre. Formålet er å gjøre noen av Arkivverkets uttalelser omkring arkiv og dokumentasjon i forvaltningen lettere tilgjengelig for flere. Under de enkelte temaer finnes det også lenker til utfyllende artikler. [Innleggene er sortert kronologisk - med nyeste svar øverst] ***For spørsmål om opplysninger fra arkiver som er oppbevart i Arkivverket, gå til VÅRE TJENESTER i menyen oppe til høyre***

Arkivverket har fått følgende henvendelse:

"Mange offentlige instanser har fagsystemer der dokumenter produseres og går gjennom dokumentflyt/godkjenning. Hvis man overfører selve dokumentene/filene fra et fagsystem til NOARK-systemet, men ikke godkjenningsflyten etc. fra fagsystemet, blir ikke saks- og dokumentflyt tatt vare på for ettertiden.

For organet oppleves dette som godt nok i driftsperioden siden begge systemene er tilgjengelig inntil de tas ut av drift.

Er dette greit, slik at man ikke trenger ta uttrekk fra fagsystemet, og gjelder derfor kravet om å ta med dokumentflyt i uttrekket kun for det som ligger i NOARK-systemet?"

Her er vårt svar:

Riksarkivarens forskrift § 3-3 presiserer at Riksarkivaren kan fastsette at system som lagrer elektroniske arkivdokumenter, skal ha eksportfunksjoner som sikrer at bevaringsverdig materiale kan overføres til andre system eller avleveres til arkivdepot. Hva som er bevaringsverdig, er spesifisert i Riksarkivarens forskrift §§ 7-1 til 7-34.

Uansett kassasjonsvedtak for et fagsystem har man etter arkivforskriftens § 15.c et bevaringspåbud for journaler, medregnet journaldatabaser og journalregistre. Riksarkivaren kan fatte enkeltvedtak ved dispensasjonssøknad om kassasjon av disse, basert på individuell vurdering i hvert enkelt tilfelle (system og organ).

Hvert arkivorgan må selv vurdere bevaring av dokumentflyt/saksflyt/godkjenning osv., for hvert enkelt oppsett. Disse vurderingen vil avgjøre om man må ta uttrekk av et system i tillegg til – eller i stedet for – avlevering ved hjelp av Noark-kjerne.

Skal et fagsystem bevares lenger enn 10 år, skal det ha eksportfunksjoner, uavhengig av om det er et Noark-system eller et «ikke-Noark-system». Fagsystem uten Noark-funksjoner skal ha funksjoner for eksport i form av datauttrekk. Innhold og (virksomhetsspesifikke) metadata skal vurderes for eventuell bevaring.

Dette betyr at ethvert organ selv må vurdere, for hvert enkelt system som arkiverer mot en frittstående Noark-kjerne og/eller integrasjon mot et Noark-system, hva som må være med av metadata, samt kontrollere at dette overføres. Man må for hvert enkelt tilfelle spørre om dette fungerer tilfredsstillende.

 

I henhold til Riksarkivarens forskrift § 3-4 skal offentlige organer som arkiverer dokumenter elektronisk, utarbeide rutiner for dette. Rutinene skal blant annet fastsette hvilke kategorier av saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt – i henhold til formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner – skal arkiveres på papir. 

Med unntak for dokumenter med særskilt historisk verdi som gjenstand, eller av eventuel juridisk hensyn, er det ingen krav i lov eller forskrift til at enkelte typer saker eller dokumenter må arkiveres på papir.

Les mer om særskilt historisk verdi og juridisk hensyn i Riksarkivarens forskrift § 8-7 og § 3-6.

En kommune spør om muligheten til å få dispensasjon fra kravet om å avslutte fagarkiver innen helse- og sosialsektoren i denne kommunen og nabokommunens, ved sammenslåing til ny kommune i 2020.

Bakgrunnen for spørsmålet var en litt uheldig formulering på Arkivverkets nettside www.kommunereformarkiv.no, som ga inntrykk av at dette var en reell mulighet for kommuner som slås sammen.

Den aktuelle henvisningen til en mulighet til dispensasjon er nå fjernet.

I arkivforskriften § 17 siste ledd heter det at:

«Dersom eit offentleg organ tek over eit saksområde og det tilhøyrande arkivmaterialet frå eit anna organ, skal dette arkivmaterialet vere åtskilt frå anna arkivmateriale. Riksarkivaren kan etter søknad gjere unntak frå dette kravet.»

I tilfeller hvor saksområde og tilhørende arkivmateriale overføres fra et organ til et annet, gir arkivforskriften § 17 hjemmel for å gjøre unntak fra regelen om å holde overførte arkiver adskilt fra mottakerorganets arkiver.

Det finnes derimot ingen hjemmel i arkivregelverket som åpner for at et offentlig organ kan arkivere i et annet organs arkiver i steden for å etablere egne arkiver.

Arkivverket beklager at den nevnte formuleringen kunne gi inntrykk av at man, gjennom søknad om unntak fra arkivforskriften § 17 siste ledd, kunne få dispensasjon til å videreføre en kommunes arkiver i den nye kommunen.

Arkivverket får ofte spørsmål om hvordan en arkivplan bør se ut. Vi tror derfor at det kan være nyttig for arkivmedarbeidere og ledere å se hvilke arkivfaglige vurderinger andre offentlige organer har gjort. Nederst i saken finner du derfor lenke til noen arkivplaner som vi mener kan brukes som inspirasjon. Merk at det enkelte organ selv må gjøre egne vurderinger og tilpasninger til lokale forhold, og sørge for at arkivplanen er oppdatert.

 

Om Arkivverkets forbehold i vurdering av arkivplaner

I forbindelse med et arkivtilsyn vurderer vi organets arkivplan for å se om organet følger kravene i lovverket. Flere tilsynsobjekter får pålegg på grunn av manglende eller ikke ajourholdt arkivplan etter arkivforskriften § 4. I oppfølgingsarbeidet ber Arkivverket om å få forelagt arkivplanen for å vurdere om det aktuelle pålegget kan lukkes. Vi godkjenner derfor ikke arkivplaner, men gjør en vurdering av om et pålegg er adressert. Merk at vi enkelte ganger kan vi ha mindre merknader til en arkivplan, selv om vi godtar organets tilbakemelding og lukker pålegget. Selv om vi velger å anbefale (deler av) en arkivplan, betyr det altså ikke at vi går god for alt som står i den faglig sett. Vi tar også forbehold om at organ kan ha endret planen sin etter at vi gjennomgikk den. Vi har heller ikke vurdert hvordan organet bruker arkivplanen som en del av sin helhetlige informasjonsforvaltning.

 

Arkivplaner til inspirasjon

  • Se arkivplanen til Farsund kommune for et eksempel på beskrivelse av organisering og ansvar. Planen kan være et godt utgangspunkt for å diskutere dokumentasjonsforvaltning.
  • Se arkivplanen til Midtre Gauldal for eksempel på rutiner for periodisering. Organet må gjøre selvstendige arkivfaglige vurderinger knyttet til egen situasjon.
  • Se arkivplanen til Tjeldsund kommune for et praktisk eksempel på rutiner for elektronisk arkivering. Merk at det henvises til gammel versjon av Riksarkivarens forskrift. Rutinene må ta utgangspunkt i organets egne systemer.
  • For et eksempel på dokumentasjon av elektroniske systemer, se arkivplanen til Norsk filminstitutt med vedlegg (og særlig systemoversikten som er vedlagt). Merk at organet fikk pålegg for manglende rutiner for periodisering.

Les mer om arkivplan og internkontroll på våre fagsider.

Dersom arkiv skal føres ut av landet, må man søke Riksarkivaren om dispensasjon – se Arkivloven §9, pkt b.

Den vanligste årsaken til slik utførsel er skanning-oppdrag i utlandet.

 

Søknad om dispensasjon

Søknaden må inneholde et minimum av opplysninger om det aktuelle arkivet:

  • Type arkiv (eks eiendomsarkiver, personalarkiv),
  • Datering på arkivet, (dato/år – dato år).
  • Størrelse på arkivet (angitt i antall hyllemeter)
  • Dato for når arkivet forlater Norge, og dato for tilbakeføring.

Vi har laget en mal for dispensasjonssøknad. (word-fil)

Fyll ut søknadsmalen og send denne til Arkivverkets postmottak [lenke], sammen med avtalen som er inngått med leverandøren som skal utføre skanningoppdraget.

 

Ved utførsel for skanning i utlandet

Dersom hensikten med utførsel er skanning av arkiver i utlandet, må endelig tilbud fra firmaet som skal utføre skanningen, være vedlagt dispensasjonssøknaden.

Tilbudet skal gi opplysninger om frakt, oppbevaring og andre detaljer knyttet til oppdraget. At disse forholdene er tilfredsstillende redegjort for, er avgjørende for at det kan gis dispensasjon.

Søknadsskjemaet skal alltid være utfylt av arkiveier selv, det vil si den som bestiller oppdraget fra tjenestetilbyder. En søknad som er skrevet på vegne av arkiveier, vil ikke få dispensasjon.

 

Annet

Man trenger ikke søke dispensasjon for dokumenter som en saksbehandler trenger å ta med på tjenestereiser (transitt- og grensekryssinger).

For spørsmål vedrørende slike søknader kan du kontakte seksjon for Bevaringsvurdering og privatarkiv.

 

Du kan lese mer om utførsel m.m. på denne fagsiden.

EUs forordning for personvern, The General Data Protection Regulation (GDPR), blir norsk lov i 2018 (tidligst i juli). Når det gjelder arkiv, innebærer forordningen i det vesentlige en videreføring av gjeldende rett etter dagens personopplysningslov.

For offentlig organ, som er plikta til å holde arkiv i henhold til arkivloven, vi de ikke oppleve noen endring i sine arkivplikter som konsekvens av personvernforordningen (GDPR). Arkivverket råder offentlige organ med arkivplikt etter arkivloven til å fortsette med å etterleve dagens regelverk, inntil det kommer nye regler og føringer. Offentlige organers arkivplikt består, slik at opplysninger ikke kan tilintetgjøres uten at det foreligger hjemmel for kassasjon i eller i medhold av arkivloven.

Les mer om dette på våre fagsider om arkiv, personvern og GDPR.

Generelt har arkivforskriftene gjennomgått en forenkling og en modernisering. Den nye arkivforskriften er mindre detaljert enn tidligere, mens de mer tekniske bestemmelsene er forsøkt holdt til Riksarkivarens forskrift. En del gamle bestemmelser har forsvunnet, mens noen nye har kommet til. En av dem som har falt bort, er forskriftens bestemmelser om behandling av personlig adressert post.

Vi kan ikke se at endringene i arkivforskriften skal medføre noen endringer med hensyn til håndtering av personlig adressert post. Det er straffeloven § 205 som sier at det er ulovlig å åpne personlig adressert post.

Dersom personnavnet står foran virksomhetens navn, vil vi tolke dette som personlig post. Hvis derimot stillingsbetegnelsen står foran navnet, vil vi tolke det som post til virksomheten. Dersom det viser seg at førstnevnte likevel er post til virksomheten skal det journalføres og arkiveres på vanlig måte.

Den enkelte saksbehandler plikter å vurdere om posten (brevpost eller e-post) må anses som et arkivverdig saksdokument for organet. Det kan forøvrig være lurt å avtale med de ansatte at man begrenser mottak av personlig post på arbeidsplassen.

Les mer om regelverket her.

 

Voksenopplæring er ikke omtalt eksplisitt i de generelle bevarings- og kassasjonsbestemmelsene for kommunale arkiv. Kommunens ansvar for grunnskoleopplæring, videregående opplæring, spesialpedagogisk hjelp og arbeid med flyktninger og innvandrere skal imidlertid dokumenteres og bevares. Dette omfatter også voksenopplæring. Det er riksarkivarens forskrift §§ 7-28 og 7-30 som angir hvilken dokumentasjon knyttet til voksenopplæring som skal bevares.

Dersom bestemmelsene ikke er dekkende skal Arkivverket kontaktes i henhold til Riksarkivarens forskrift § 7-21 3. ledd.

Les mer om bevaring og kassasjon hos kommuner og fylkeskommuner.

Det er flere tilfeller av kommuner som samarbeider om arbeidet med arkivplan, og det er mulig å utarbeide felles rutiner for sak-/arkivsystem og bevarings- og kassasjonsplaner som flere kommuner kan bruke.

Arkivplanen er likevel et styringsdokument som skal vise hva arkivet i det enkelte organ omfatter og hvordan dette er organisert, og denne skal brukes som et redskap i organets internkontroll med arkivarbeidet.

Rådmann (administrasjonssjef) i hver enkelt kommune har ansvaret for at organet til enhver tid har en ajourført arkivplan (arkivforskriften § 4), og denne skal kunne forelegges Riksarkivaren på forespørsel (arkivloven § 8).

Hvert enkelt organ er derfor ansvarlig for å utarbeide sin egen arkivplan og sørge for at denne oppfyller kravene til innhold i som fremgår av arkivforskriftens § 4 og Riksarkivarens forskrift § 1-1.

Det er imidlertid ingenting i veien for at flere rutiner, instrukser eller planer utarbeides felles og er like for flere kommuner.

Les mer om arbeidet med arkivplaner på fagsiden Arkivplan og internkontroll.

Det finnes ingen spesielle bestemmelser i lov og forskrift om arkivering og journalføring av varslingssaker. Slike saker må vurderes på linje med andre sakstyper.

Vi har fått følgende spørsmål om hvordan en offentlig virksomhet skal håndtere en mottatt varslingssak. Våre svar er klippet inn nedenfor.

«Skal en varslingssak journalføres umiddelbart, før ev. saksbehandling og besvarelse, uavhengig av hvordan virksomheten mottar varslingen?»

Hovedbestemmelsen er at alle henvendelser som danner gjenstand for saksbehandling, eller har verdi som dokumentasjon, skal journalføres etter at det er foretatt en arkivfaglig vurdering av dokumentets innhold. Les mer om dette på våre fagsider om arkivering og journalføring.

I retningslinjene for utarbeiding av lokale varslingsrutiner i staten heter det i tillegg at  "varslingssaker skal arkiveres/ journalføres og for øvrig behandles i samsvar med det til enhver tid gjeldende regelverk.”

«Gjelder dette også dersom varslingen går til et eksternt varslingsmottak, for eksempel et advokatkontor?»

Mange offentlige virksomheter har satt ut varslingssaker til eksterne advokater. Regelverket har imidlertid ingen krav til umiddelbar journalføring i det offentlige organet for denne typen korrespondanse. Det sier heller ingenting om at den private aktøren skal føre en offentlig journal, med de krav som er knyttet til dette.

«Hvis en offentlig virksomhet mottar en henvendelse som avsender definerer som varsling, men som virksomheten ikke mener det er en varsling, er vel en slik vurdering å anse som saksbehandling, og dermed uansett journalføringspliktig?»

En slik vurdering innebærer en form for saksbehandling, og vurderingen skal derfor journalføres. Det skal i tillegg dokumenteres at henvendelsen er kommet inn til organet, noe som ivaretas gjennom journalføringen. Dette er uavhengig av den videre saksbehandlingen.

Arkivverket ser at enkelte virksomheter har som rutine bare å journalføre varslingssaker de velger å gå videre med, eller opprette sak på. Dette er i strid med arkivforskriften og med gjeldende retningslinjer i arbeidsmiljøloven. Les mer om regelverket.

Se også

Les Riksarkivarens uttalelse m bevaring og kassasjon av opplysninger i varslingssaker i tidsskriftet Arkivråd nr.3 / 2017 (s. 33-35)

Bevaringspåbud for arkivplanen

Ifølge arkivforskriften § 4 skal et offentlig organ til enhver tid ha en ajourført samleplan, en arkivplan. Det er derfor behov for jevnlig oppdatering av enkeltopplysninger eller -dokumenter som inngår i planen.

I henhold til arkivforskriftens § 15  d) skal arkivplanen bevares for ettertiden. Det innebærer at tidligere versjoner av arkivplanen låses og arkiveres ved grunnleggende endringer eller uansett etter faste intervaller.

Hvor ofte skal den bevares?

Arkivplanen bør «fryses» slik at den langtidsbevares minst en gang per år (se Riksarkivarens mal for arkivplan). Benyttes elektroniske systemer eller webløsninger til arkivplan, må dette ha eksportfunksjon som gjør det mulig ta uttrekk fra systemet, eller på annen måte lagre tidligere versjon av arkivplanen i et arkivverdig format.

Arkivplanen er en del av organets systematiske planleggings- og styringsredskap for arkiv, og hører naturlig inn under organets egenforvalting i sakarkivet. Er sakarkivet fullelektronisk Noark-system, bør arkivplanen arkiveres der.