Veileder for utførsel av arkiv til utlandet

 

Offentlige organer som ønsker å skanne sine papirarkiv i utlandet må søke Riksarkivaren om særskilt tillatelse til midlertidig utførsel. På slutten av denne veilederen finner du inngang til søknadsskjema for utførsel av arkiv. 

1 - Målgruppe

Denne veilederen kan brukes av offentlige virksomheter som skal skanne sine papirarkiver, og i den sammenheng ønsker å benytte en tjenestetilbyder utenfor Norge. Dersom premissene i søknadsskjema er oppfylt, gir Arkivverket dispensasjon fra arkivlovens § 9b.  

Arkivlovens § 9b

Utan i samsvar med føresegner gjevne i medhald av § 12 i denne lova eller etter særskilt samtykke frå Riksarkivaren, kan ikkje arkivmateriale førast ut or landet, dersom dette ikkje representerer ein naudsynt del av den forvaltningsmessige eller rettslege bruken av dokumenta. 

2 - Risikovurdering og valg av tjenestetilbyder

Før en søknad til Arkivverket sendes må virksomheten ha valgt en tjenesteleverandør og undertegnet kontrakt med denne. I tilfeller der virksomheten har behov for veiledning og støtte for å vurdere tilbyder og øvrige krav til søknadsprosessen, kan Arkivverket kontaktes i forkant av at søknad sendes.  

For å få dispensasjon fra arkivlovens § 9b er det avgjørende at sikkerheten til arkivene er ivaretatt. Det anbefales derfor at søker retter seg mot aktører innenfor EU/EØS.  

Ved forhandlinger med en utenlandsk tjenestetilbyder, må det fremskaffes forpliktende forsikringer knyttet til frakt, oppbevaring og sikring mot at uvedkommende har tilgang til arkivene på lokasjon for skanneoppdraget.  

Materialet skal holdes i opprinnelig orden, og returneres i samme orden som det hadde da det ble mottatt av den utenlandske tjenestetilbyderen. Dette er nødvendig for at arkivene ikke skal få redusert sin dokumentasjonsverdi.   

Husk at det alltid er arkiveier (virksomheten) som i siste instans er ansvarlig for arkivene som sendes ut av Norge.  

For øvrige spørsmål om utførsel av papirarkiv, kontakt seksjon for Bevaringsvurdering og privatarkiv på e-post.

3 - Hvordan søke og fylle ut søknadsskjemaet

  1. Søknadsskjemaet skal alltid være undertegnet av arkiveier, det vil si den som bestiller oppdraget fra tjenestetilbyderen. En søknad sent på vegne av arkiveier vil ikke bli godkjent.  

  1. Undertegnet kontrakt og øvrige dokumenter legges ved søknaden. Dersom virksomheten ønsker at kontrakten skal unntas offentlighet, må Arkivverket underrettes om dette.  

  1. Søker skal (uavhengig av punkt 2) alltid bekrefte at forhold som frakt, oppbevaring, arkivenes tilgjengelighet underveis i prosjektet og andre detaljer knyttet til sikring av arkivene er stadfestet i en undertegnet kontrakt.  

  2. Videre er det viktig at søker opplyser om følgende: 

  • Antall hyllemeter                 
  • Arkivperiode(r) fra eldste dokument til nyeste (startår til sluttår)                                      
  • Type arkiv, eks eiendomsarkiver, etc                 
  • Varighet av utførsel, det vil si fra det tidspunkt arkivene forlater Norge og når det kan forventes å bli tilbakeført til depot.  
  • I visse tilfeller kan prosjekter trekke ut i tid, slik at den tidligere estimerte prosjektperioden blir uforholdsmessig forlenget. Her kreves det ikke en ny søknad, men Arkivverket må få beskjed om forsinkelsen (med referanse til saken).   
  • Husk at aktivering av søknadsskjema må fylles ut i en operasjon. Dersom dere trenger å fremskaffe informasjon for enkelte felter før aktivering av elektronisk skjema, så kan dere laste ned en versjon av skjema her! (Lenke) 

4 - Skanning for destruksjon i utlandet?

I visse tilfeller ønsker en kommune eller statlig virksomhet å skanne sine papirarkiver for deretter å destruere originalene. Her skal søker kort redegjøre for dette i søknaden om dispensasjon fra arkivlovens § 9b. I de tilfeller der destruksjon av papiroriginaler ligger som et ledd i prosessen, må søker være bevisst på følgende: 

5 - Utførsel omfattet av annet lovverk

Enkelte typer arkivalia, kart, foto, segl m.m., av en viss alder kan være underlagt andre deler av norsk regelverk. I forskrift om utførsel og innførsel av kulturgjenstander kan man sette seg inn i hvilke typer materiale dette omfatter. Dersom virksomheten ønsker utførsel av arkivmateriale som omfattes av denne loven, skal man søke særskilt for dette materiale på et søknadsskjema som finnes på Kulturrådets nettsider.