Veileder for mediekonvertering av papirarkiver

Denne veilederen forklarer hvordan virksomheter kan konvertere sine avsluttede analoge arkiver til et digitalt format, for så å destruere den analoge versjonen.  

1 - Innledning

1.1 - Målgruppe

Denne veilederen er skrevet for dere som planlegger å mediekonvertere (“digitalisere”) papirbaserte arkiver til digitalt format, for så å kunne destruere originalformatet. Veilederen er skrevet med utgangspunkt i statlige virksomheter, men kan også brukes av fylkeskommuner, kommuner eller andre som vurderer å konvertere de papirbaserte arkivene sine.  

For dere som ønsker å mediekonvertere papirbaserte arkiver, men ikke skal destruere originalformatet, kan veilederen fungere som en god støtte i prosessen. 

Hvem som skal involveres i et mediekonverteringsprosjekt, vil variere ut fra virksomhetens ressurser.  

1.2 - Hva er mediekonvertering?

Mediekonvertering handler om å overføre ikke-digitale formater (for eksempel papirarkiv) til et digitalt format. Denne veilederen handler om konvertering av arkiver som skjer i ettertid, og ikke i den løpende arkivdanningen.  

Etter mediekonvertering kan det bli aktuelt for dere å destruere originalformatet. Det er viktig at dere setter dere inn i vilkårene for en destruksjon (se pkt 3.5). Husk at det er arkivskaper som har ansvar for å vurdere konsekvensene for en eventuell destruksjon av originaldokumenter jf. riksarkivarens forskrift: 

1.3 - Hvorfor mediekonvertere?

Regelverket (se kapittel 8 i riksarkivarens forskrift) åpner for at analoge arkiver kan konverteres til digitale lagringsmedier og at den digitale versjonen blir deponert eller avlevert til et arkivdepot. Mediekonvertering kan derfor være et alternativ til tradisjonell ordning og registrering av papirarkiv.  

Utløsende faktorer for mediekonvertering kan være:   

  • behov for avlevering   
  • behov for digital tilgjengelighet   
  • redusert tilgang til godkjente arkivlokaler   

 

Kommuner og fylkeskommuner kan kontakte sitt IKA eller arkivdepot for å undersøke om mediekonvertering kan være kan være et alternativ til tradisjonell ordning og registrering av papirarkiv.  

 

1.4 - Hvilke krav gjelder ved mediekonvertering?

Det overordnede kravet til det mediekonverterte materialet er at innholdet skal ha samme informasjonsverdi som papirarkivet. 

Før dere setter i gang prosessen med mediekonvertering, må dere ha gjennomgått materialet med tanke på arkivbegrensning og kassasjon (se arkivforskriftens §§ 14 og 16  og  kap. 7 i riksarkivarens forskrift).  

Kravene til mediekonverteringsprosessen er regulert i riksarkivarens forskrift:  

Verd å vite

§ 8-7 Forbud mot destruksjon av særskilte dokumenter.
 

Arkivmateriale av særskilt historisk verdi, og arkivmateriale fra 1950 eller tidligere skal bevares i originalformat, jfr. riksarkivarens forskrift § 8-7

Dokumenter av særskilt historisk verdi bør identifiseres før eventuell mediekonvertering, pga. at de ofte vil kreve spesialutstyr og behandling. 

1.5 - Arkiver som egner seg best for mediekonvertering

De fleste papirarkiver kan overføres til et digitalt format. Arkiver som er spesielt godt egnet for mediekonvertering er: 

  • papirarkiver med tilhørende elektroniske journaler eller tilsvarende register  
  • arkivmateriale som er skapt fra slutten av 1990-tallet, som ofte er mer ensartet og lettere å klargjøre for skanning enn eldre papirarkiver 
 

1.6 - Hjelpespørsmål

  • Har vi tilstrekkelig oversikt over arkivmaterialet vi ønsker å mediekonvertere - for eksempel antall hyllemeter, ulike arkivformater, materiale som har behov for ekstra tilrettelegging? 

  • Har vi behov for råd og bistand før prosjektet starter?  

  • Hvor mye ressurser skal vi bruke på prosjektet?  

  • Har vi en plan for hvordan vi skal dokumentere prosessen? 

  • Har vi kontaktet arkivdepot for å avtale avlevering/deponering?  

  • Er arkivet bevaringsvurdert og er det eventuelt gjennomført kassasjon?  

  • Inneholder arkivet enkeltdokumenter som må bevares i sin originale form? Har vi en plan for å håndtere slike dokumenter?  

2 - Organisering av mediekonverteringsprosjekt

Et mediekonverteringsprosjekt kan i hovedsak organiseres på tre måter:  

  • egen regi   
  • kjøp av tjenester  
  • kombinasjon av de to ovennevnte  
 

2.1 - Egen regi

Dersom prosjektet i sin helhet skal gjennomføres av arkiveieren, er det nødvendig å kartlegge:  

  • hvilke arbeidsressurser virksomheten har – personell, egnet utstyr  og programvare.
  • hvilken fagkompetanse man disponerer. Det vil være behov for kompetanse knyttet til håndtering av databaser, elektroniske arkivsystemer og bildebehandling  
  • behov for prosjektledelse  
 

Fordeler  

  • god kjennskap til arkivet 
  • kjennskap til bevaringsbestemmelser og annen relevant informasjon knyttet til arkivet  
  • arkivbegrensning og kassasjon kan foretas i sammenheng med skanningen  
  • muligheten til å komme med raske avklaringer når det gjelder arkivets orden  
 

  Mulige ulemper  

  • behov for investeringer i utstyr, programvarer og kompetanse  
  • ressurskrevende ved siden av ordinær drift og løpende oppgaver  

  

2.2 - Kjøp av tjenester

Dersom dere velger å gjennomføre prosjektet ved hjelp av en ekstern leverandør er det to hovedalternativer:   

1. Leverandøren utfører oppdraget i sine lokaler 

Fordeler  

  • rask frigjøring av plass i arkiveiers lokaler  
  • rask oppstart og effektiv utførelse da leverandøren har den nødvendige infrastrukturen på plass  
  • leverandøren oppbevarer arkivmaterialet i sine lokaler til arkivversjonen er godkjent av arkivdepot  

 

Mulige ulemper  

  • begrenset tilgang til arkivmaterialet under skanningsperioden  
  • risiko knyttet til frakt og oppbevaring andre steder  
  • mangel på arkivfaglig kompetanse   
  • eventuell kassasjon og arkivbegrensning må gjennomføres i forkant av mediekonverteringen

 

2. Leverandøren utfører oppdraget i arkiveierens lokaler 

Fordeler  

  • tilgang til arkivmaterialet under skanning og bedre kontroll over arkivbestanden  
  • muligheten til å ta raske beslutninger  
  • reduserte kostnader forbundet med pakking og transport  

 

Mulige ulemper  

  • behov for oppbevaring av arkivmaterialet til arkivversjonen er godkjent av arkivdepot  
  • behov for egnede lokaler   
  • behov for tilpasning av IKT-infrastruktur  
  • kan være ressurskrevende for arkivansatte å følge opp  
 

2.3 - Kombinasjonsløsning

En kombinasjonsløsning betyr at prosjektet gjennomføres dels ved egen regi og dels ved å kjøpe tjenester der en mangler kompetanse eller erfaring for å gjennomføre prosjektet på egen hånd.  

Dersom virksomheten har produksjonsutstyr og/eller intern bemanning til disposisjon, kan en løsning være å anskaffe tjenester som et supplement til ressursene man har. Det kan være konsulenttjenester og rådgivning, nødvendig programvare etc. 

2.4 - Hjelpespørsmål

  • Vet vi hva som må gjøres for å mediekonvertere det aktuelle arkivet? 

  • Har vi kunnskap og erfaring til å gjennomføre konverteringsprosessen på egenhånd? 

  • Hva trenger vi hjelp til? 

  • Hva er vårt behov for tilgang på arkivet mens det mediekonverteres? 

  • Har vi behov for å en intern tilgjengeliggjøring av det konverterte arkivet? 

  • Hvilken løsning passer best for oss - egen regi, kjøp av tjenester eller en skreddersydd kombinasjonsløsning?  

3 - Praktisk gjennomføring

Det skal utarbeides en god oversikt over arkivet og de ulike arkivseriene. Dette vil gjelde arkivets orden og tilstand, papirkvalitet, formater og andre relevante faktorer. Dere må passe på at arkivet er så komplett som mulig.  

Generelt består konverteringsprosessen av flere arbeidsprosesser som nærmere er beskrevet nedenfor. Bruk av tid og ressurser varierer avhengig av arkivets opprinnelige orden og tilstand. 

3.1 - Klargjøring og forarbeid

Det kan være behov for klargjøring av arkivmaterialet. Dette kan enten gjøres i forkant, eller det kan gjøres under selve skanningen.  

Klargjøring innebærer:  

  • fysisk rensning – fjerning av stifter, binders, plastlommer, og lignende   
  • fjerne sammenhefting på innbundet materiale  
  • eventuell rydding av feilarkiverte dokumenter  
 

Elektroniske metadata  

Det er nødvendig med elektroniske metadata. Hvis slike elektroniske metadata allerede er tilknyttet arkivet, skal de brukes. I de tilfeller hvor det ikke finnes, må man lage det. Hvis man har en liste eller register på papir, kan dette være et godt utgangspunkt. Hvis det ikke finnes noe fra før, kan en bruke annen nøkkelinformasjon som for eksempel arkivets klassifikasjonssystem. 

Det finnes imidlertid noen arkivserier med tilhørende elektronisk journal, hvor man bruker en annen inngang for fremfinning enn journalopplysninger. Da er det hensiktsmessig å videreføre inngangen og hvordan arkivet har blitt brukt  i virksomhetens daglige drift. 

De analoge metadata registreres i et egnet registreringsverktøy, for senere å koble de innførte metadataene til de skannede filene.   

Det er avgjørende at materialet beskrives på en måte som sikrer en så god gjenfinnbarhet som mulig.   

Valg av presisjonsnivå  

Før oppstart må man bestemme hvilket presisjonsnivå man skal skanne og lagre dokumentene. Ved et tradisjonelt sakarkiv betyr det de innskannede dokumentene kan lagres på saksnivå eller på journalpostnivå.

Valg av presisjonsnivå avhenger av hvor mye arkivet er i bruk og arkiveiers/arkivdepot sine behov for fremfinning og bruk. 

Når skal vi registrere de elektroniske metadataene?  

Man kan velge å registrere den nødvendige nøkkelinformasjonen i forkant som en del av klargjøringen eller etter at skanningen er gjennomført. Valg av tidspunkt påvirkes av hvordan hele prosessen er organisert. 

3.2 - Skanning

Skanning av dokumentene må utføres med oppløsning og fargegjengivelse som sikrer at informasjon i originaldokumentet ikke går tapt i prosessen fram til det elektroniske dokumentet.   

Dokumentene skal skannes i fullfarge med oppløsning på minimum 300 ppi med lavest mulig kompresjon, se riksarkivarens forskrift § 5-15.

For skanning av fotografier og tegninger kan høyere oppløsning vurderes. 

Under skanning skal det kontrolleres at det ikke har skjedd dobbel mating, at relevant innhold ikke er tildekket av bretter eller fremmedelementer og at dokumentet er rotert og beskåret riktig.   

Etter skanning kan det være nødvendig med konvertering av bildefiler til et gyldig arkivformat. Dette kan gjøres med programvare som finnes i både gratis og betalte versjoner.  

De skannede dokumentene skal tilfredsstille krav til godkjente filformater. Oversikt over godkjente filformater finnes i riksarkivarens forskrift § 5-17. 

Vær oppmerksom på de spesifiserte kravene som stilles for PDF/A-format, se riksarkivarens forskrift § 5-18 (2)  

OCR-behandling  

Det er en fordel om tekstdokumenter blir OCR-behandlet. Det vil øke både gjenfinningsmulighetene og brukervennligheten.   

Det er imidlertid vanskelig å få god kvalitet på tekstgjenkjenningen hvis dokumentene er håndskrevne eller originalen er i dårlig tilstand.  

Navngivning av filene  

Et viktig hovedprinsipp er at filnavnene må være unike, men de må ikke nødvendigvis inneholde metadata.  Det kan imidlertid være en fordel at filnavnene identifiserer innholdet i filene i tilfelle man ønsker å gjenfinne uavhengig av tilgjengeliggjøringsløsning. 

3.3 - Kvalitetskontroll og dokumentasjon

Kvalitetskontroll  

Mediekonverteringsprosessen skal være gjenstand for løpende kvalitetskontroll knyttet til alle ledd i prosessen. Arkiveier skal fastsette retningslinjer for hvordan kvalitetskontroll utføres.  

Kvalitetskontrollen skal sørge for at:  

  • skanningen er komplett   
  • dokumentene er skannet med riktig kvalitet  
  • formatkravene er oppfylt, dvs. at filene er lagret i et gyldig format  
  • lagring av bildefilene er vellykket   
  • de skannede dokumentene er koblet til riktige elektroniske metadata 
 

Kvalitetskontrollen kan gjennomføres på ulike måter, for eksempel: visuelt, manuelt, automatisk og ved stikkprøver.  

Dokumentasjon  

For å sikre at resultatet av mediekonverteringen blir best mulig er det viktig å dokumentere alle deler av prosessen og kravene som har blitt stilt til konverteringen.   

Dokumentasjonen skal beskrive:   

  • kravene som er stilt til kvalitetskontroll i ulike deler av prosessen  
  • metodene som er brukt for å versifisere at skanning er utført komplett  
  • metodene som sikrer at de skannede dokumentene er knyttet til riktige elektroniske metadata    
  • håndtering av avvik, slik som manglende journalføringer, manglende papirdokumenter, feilarkiverte dokumenter eller andre avvik   
  • håndtering av endringer dersom det har vært behov for å bedre kvaliteten på den digitale versjonen.  
 

3.4 - Arkivuttrekk og overføring

Når skanning og kvalitetskontroll er fullført, skal det før overføring til depot produseres et samlet arkivuttrekk som inkluderer de skannede dokumentene og tilhørende metadata. Den digitale arkivversjonen skal pakkes inn i henhold til arkivstandard. 

Ta kontakt med arkivdepot for hvordan selve overføringen skal gjøres og metadataene organiseres. 

Ved overføring til Arkivverket skal dere fylle ut "Skjema for arkivbeskrivelse for mediekonverterte arkiver" i forkant (skjema er under utarbeidelse). 

Les mer om elektronisk avlevering

Den digitale versjonen sendes inn for godkjenning til arkivdepot. Når den digitale versjonen er godkjent, avtaler arkivdepot og arkiveier den praktiske gjennomføringen av avlevering eller deponering. 

3.5 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Før arkiveier kan destruere papirversjonen av arkivet må følgende være oppfylt:  

  • konvertering er fullført 
  • kvalitetskontroll er gjennomført 
  • den digitale versjonen er godkjent av arkivdepot 
 

Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i riksarkivarens forskrift § 8-7, det vil si at arkivmateriale fra 1950 eller før, eller originaldokumenter som har særskilt historisk verdi som gjenstand.  

Les mer: "Veileder for vurdering av dokumenter med særskilt historisk verdi som gjenstand"  

Arkiveier bærer ansvaret og bør vurdere hvilke konsekvenser en eventuell destruksjon av papirarkivet medfører.  

Arkivdepot må godkjenne den konverterte arkivversjonen før destruksjonen utføres.  

3.6 - Hjelpespørsmål

  • Har vi avtalt avlevering/deponering? 

  • Har vi gode retningslinjer for hvordan kvalitetskontrollen skal utføres? 

  • Vet vi hvordan vi skal dokumentere konverteringsprosessen? 

  • Er den digitale arkivversjonen godkjent av arkivdepot? 

  • Har vi en plan for destruksjon av papiroriginalene? 

4 - Ressurser

På Arkivverkets nettsider under Arkivverket svarer, finner dere to artikler: “Er et skannet dokument fullverdig som original”? og “Hvordan håndtere papiroriginaler ved mediekonvertering av papirarkiv i ettertid”? hvor disse også tar opp  temaet mediekonvertering av papirarkiver.   

På nettsiden for Direktoratet for forvaltning og økonomistyring får dere veiledning og verktøy til å gjennomføre- og lede anskaffelser.  

Difis prosjektveiviser er en anbefalt prosjektmodell for styring av digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter.  

Les om “Hvordan planlegge langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale?” i veiledere for offentlig sektor på Arkivverkets nettsider.