Bevaring og kassasjon hos kommuner og fylkeskommuner

Riksarkivaren vedtok i 2014 forskrift om bevaring og kassasjon av fylkeskommunalt arkiv skapt etter 1950.

Riksarkivaren vedtok i 2014 forskrift om bevaring og kassasjon av fylkeskommunalt arkiv skapt etter 1950.

Reglene inngår som kapittel 7, del III i Riksarkivarens forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver.

For arkivmateriale som er skapt før 1. februar 2014 kan kommuner og fylkeskommuner søke Riksarkivaren om å få bruke regelverket for arkivavgrensing og kassasjon som gjaldt før den nye forskriften ble iverksatt. 

Ved tvil om tolkingen av en bestemmelse bør det søkes råd hos faglige instanser. For en autoritativ tolking av regelverket skal det sendes et formelt skriv til Riksarkivaren via statsarkivet for vedkommende distrikt.

 

I henhold til arkivforskriften § 16 skal Riksarkivaren utarbeide generelle kassasjonsregler for kommuner og fylkeskommuner.

Retningslinjer for arkivavgrensing og kassasjon i fylkeskommunale arkiv ble innført i 1986, mens tilsvarende regelverk for kommunene kom i 1987.

De delene av regelverket som gjaldt kassasjon, ble videreført fra 1.1.1999 med hjemmel i arkivforskriften fra 1.1.2000. De generelle kassasjonsreglene for kommuner og fylkeskommuner skal dekke alle saksområder, både egenforvaltning og fagsaker.

Veiledning

Det er utarbeidet en veiledning (se nedlastbar fil nederst på siden) til bevarings- og kassasjonsbestemmelsene for kommuner og fylkeskommuner. Veiledningen gir en grundig innføring i regelverket og utdyper hver av paragrafene i forskriften.

Veilederen går nærmere inn på kassasjon i praksis, hvordan kassere i eksisterende arkiver og hvordan legge til rette for kassasjon i fremtidig arkivdanning. Det gis eksempler på sakstyper som kan kasseres.

Andre tema som blir behandlet er redundans, merbevaring og forholdet mellom bevarings- og kassasjonsbestemmelsene og regelverk for øvrig.

Det er også laget fire eksempler som belyser ulike problemstillinger knyttet til regelverket:

Eksemplet om dokumentasjon for sosialklienter er hentet fra Oslo kommune og fokuserer på tildeling av økonomisk stønad, jf. sosialtjenesteloven § 18.

Se også hjelp til kartlegging av elektronisk arkiv 

For arkivmateriale som er skapt før 1.2.2014 kan kommuner og fylkeskommuner søke Riksarkivaren om å få bruke bestemmelsene som gjaldt for arkivbegrensning og kassasjon før denne forskriftens iverksetting. 

Her finner du de gamle bestemmelsene:

Den 9. juli 2010 sendte Riksarkivaren ut brev (lenke til brevet, åpnes i nytt vindu) til alle kommuner og fylkeskommuner med generelle retningslinjer for bevaring og kassasjon i Noark-baserte arkivsystem.

 

Last ned

  • Veiledning BK-bestemmelser for kommunale arkiv skapt etter 1950 (2015)
    1.2 MB