Bevaring og kassasjon hos kommuner og fylkeskommuner
Kommuner og fylkeskommuner skal følge minimumskravene for bevaring av arkivmateriale i riksarkivarens forskrift. I tillegg skal de vurdere om det er behov for å bevare mer, og hvor lenge.
Bevaring og merbevaring
Kommuner og fylkeskommuner har plikt til å ta vare på bevaringsverdig materiale. Riksarkivarens forskrift kapittel 7 del I gir innledende bestemmelser om bevaring og kassasjon, og del III gir generelle bevaringsbestemmelser for kommuner og fylkeskommuner. Disse bestemmelsene er minimumskrav for hva som skal bevares for ettertiden.
Hver kommune og fylkeskommune har i tillegg plikt til å vurdere hva som skal merbevares. Det er opp til virksomheten selv å avgjøre om den vil bevare mer dokumentasjon enn forskriften krever. Å sikre bevaringsverdige offentlige arkiver er viktig for rettssikkerheten til innbyggerne. Arkivene er en betydningsfull kilde til kunnskap om kultur, samfunn og identitet og et sentralt grunnlagsmateriale for forskning.
Oppbevaringstid
Kommuner og fylkeskommuner kan ha behov for å ta vare på dokumentasjon i en bestemt periode, selv om den er tillatt å kassere. Virksomheten skal da fastsette oppbevaringstid. Dette er for å sikre at materialet ikke blir kassert før eventuelle dokumentasjonsbehov har falt bort. Oppbevaringstiden sier hvor lenge arkivmaterialet skal oppbevares før kassasjon, og skal vurderes med hensyn til
- bestemmelser om tidsbegrenset oppbevaring i annet regelverk
- egne administrative og juridiske dokumentasjonsbehov
- innbyggernes dokumentasjonsbehov
- offentlige og private virksomheters juridiske dokumentasjonsbehov
Kommuner og fylkeskommuner har plikt til å tilintetgjøre arkivmaterialet når oppbevaringstiden går ut. Dette gjelder både papir og elektronisk arkiv. Virksomhetens kassasjonsregler med oppbevaringstid, og rutiner for bevaring og kassasjon, skal dokumenteres i arkivplanen.
Arkivmateriale fra funksjoner eller oppgaver som ikke er nevnt i forskriften
Da forskriften ble utarbeidet i 2014 ble kommunenes og fylkeskommunenes overordnede funksjoner og oppgaver kartlagt.
Nye funksjoner kan bli pålagt kommuner og fylkeskommuner gjennom lov eller forskrift. Det er viktig å merke seg at dette sjeldent skjer. Et eksempel på dette er borgerlig vigsel, som ble overført fra tingretten til kommuner i 2018. Dersom kommuner eller fylkeskommuner pålegges nye funksjoner, skal alt arkivmateriale som dannes som følge av den nye funksjonen bevares, frem til Riksarkivaren eventuelt tillater kassasjon.
Det er vanligere at kommuner og fylkeskommuner får nye oppgaver. En oppgave kan pålegges gjennom lov eller forskrift, slik som da kommunene fikk ansvaret for å tilrettelegge for spesialistutdanning i helse- og omsorgstjenesten i 2019. Det kan også være en tjeneste som kommunen oppretter på eget initiativ.
Arkivmateriale fra eksisterende oppgaver som ikke er omfattet av minimumskravene
Kommuner og fylkeskommuner danner gjerne mer dokumentasjon enn det som beskrives i forskriftens minimumskrav. For arkivmateriale som ikke er spesifikt beskrevet i forskriften, skal virksomheten selv gjøre bevarings- og kassasjonsvurdering. Kommuner og fylkeskommuner skal i tillegg fastsette oppbevaringstid for kassabelt materiale, og deretter gjennomføre kassasjon.
Arkivmateriale fra nye, lovpålagte oppgaver som ikke er beskrevet i forskriften
Dersom kommuner og fylkeskommuner får nye lovpålagte oppgaver har de en plikt til å gjøre bevarings- og kassasjonsvurdering av arkivmaterialet. Hvis de ønsker å kassere arkivmateriale fra slike oppgaver, må det søkes om tillatelse fra Riksarkivaren.
Kommuner og fylkeskommuner kan også velge å opprette oppgaver på eget initiativ, som ikke er lovpålagte. Eksempler på slike oppgaver kan være egne bostøtteordninger for tilskudd til etablering og tilpasning av bosted, eller lavterskeltilbud innen psykisk helse. Ved slike tilfeller skal virksomheten vurdere bevaring og kassasjon selv, og det er ikke nødvendig å innhente tillatelse fra Riksarkivaren.
De kommunale arkivdepotene (KAI) og Arkivverket kan veilede ved tvil om tolkningen av bestemmelsene.
Eksempler på vurdering av om konkret dokumentasjon er dekket av minimumskravene for bevaring
Ifølge helse- og omsorgstjenesteloven skal kommuner tilby støttekontakt som en del av sine tjenester.
Riksarkivarens forskrift § 7-29 sier hva som minimum skal bevares fra kommunens oppgaveløsing innen funksjonen helse og omsorg. Femte ledd handler om helse- og omsorgstjenester i hjemmet og på institusjon. Bokstav a krever bevaring av «kommunens organisering og planlegging av tjenestene, inkludert internt og eksternt samarbeid» og «avtaler med eksterne aktører». Dette inkluderer støttekontakt, selv om oppgaven ikke er beskrevet eksplisitt i forskriften. Oppdragsavtalene skal derfor bevares (se figur 1).
I tillegg til Husbankens bostøtteordning, omtalt i § 7-30 tredje ledd, kan kommuner opprette egne ordninger for tilskudd til etablering eller tilpasning av bosted. Denne typen bostøtte er ikke en lovpålagt oppgave for kommunen, og faller derfor ikke inn under forskriftens krav om minimumsbevaring.
For slike ordninger eller tjenester som kommunen oppretter selv, må kommunen bevaringsvurdere arkivmaterialet som dannes (se figur 1)
Spesialistforskriften trådte i kraft i 2019. Denne pålegger kommunene å tilrettelegge for den delen av spesialistutdanningen som består av klinisk praksis i den kommunale helse- og omsorgstjenesten.
Denne oppgaven er ikke beskrevet i riksarkivarens forskrift § 7-29 siden oppgaven har kommet til som ny. Dersom kommunen ønsker å kassere arkivmateriale fra denne pålagte oppgaven, må det søkes om tillatelse fra Riksarkivaren (se figur 2).
Ifølge ekteskapsloven skal kommunen tilby borgerlig vigsel for sine innbyggere. Denne funksjonen er ikke beskrevet i riksarkivarens forskrift, siden den ble overført fra tingrettene til kommunene i 2018. Dersom kommunen ønsker å kassere arkivmateriale fra oppgaver som tilhører denne funksjonen, må det søkes om tillatelse fra Riksarkivaren (se figur 2).
Eksempler på bevarings- og kassasjonsplaner
Arkivverket godkjenner ikke kommunale bevarings- og kassasjonsplaner. De kan utformes på ulike måter med hensyn til omfang og detaljeringsnivå. Her er noen eksempler:
- Trondheim kommune: bevarings- og kassasjonsplan. Kommunen deler også sin metodikk og erfaringer fra arbeidet.
- IKA Opplandene: mal for bevarings- og kassasjonsarbeid for deltakerkommunene (PDF).
- IKA Kongsberg: bevarings- og kassasjonsplan (PDF)
- Stavanger kommune: bevarings- og kassasjonsplan (PDF)
Riksarkivarens veileder til kapittel 7 del III
I 2015 laget Riksarkivaren en veileder i bevaring og kassasjon for kommunale og fylkeskommunale arkiv (PDF). Veilederen inneholder henvisninger til eldre regelverk, og vil ikke bli oppdatert før ny arkivlov og -forskrift trer i kraft.
Kassasjonsforslagene i veilederen er kun ment som eksempler, og skal ikke benyttes som argument for kassasjon. Kommuner og fylkeskommuner skal gjøre en selvstendig bevarings- og kassasjonsvurdering av alt arkivmateriale som ikke omfattes av minimumsbestemmelsene.
For eksempel: side 46-47 om opptak fra kommunestyre- og fylkestingsmøter
Bevarings- og kassasjonsreglene i riksarkivarens forskrift sier at kommuner og fylkeskommuner skal bevare dokumentasjon om kommunikasjons- og informasjonsarbeid, men nevner ikke slike opptak spesielt. Regelverket sier at virksomheter kan kassere. Det betyr ikke at slike opptak skal kasseres. Det er opp til virksomhetene selv å avgjøre om det er behov for å bevare mer dokumentasjon enn pålagt, og å sette oppbevaringsfrister ut fra egne dokumentasjonsbehov.
Koronapandemien og økt bruk av digitale møteløsninger gjorde det ekstra aktuelt å vurdere om denne typen videoopptak har verdi som dokumentasjon. Lokale forhold, løsninger og rutiner kan ha betydning for bevaringsvurderingen, sammen med arkivlovens formål om å bevare materiale med kulturell eller forskningsmessig verdi.