Bevaring og kassasjon hos kommuner og fylkeskommuner

Riksarkivaren har vedtatt en ny forskrift om bevaring og kassasjon av fylkeskommunalt og kommunalt arkivmateriale.

Fra 1. februar 2014 ble det innført bevarings- og kassasjonsregler for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950.

Reglene inngår som kapittel IV i Riksarkivarens forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. [LENKE KOMMER] Fra samme dato ble kapittel V og VI i den samme forskriften opphevet.

For arkivmateriale som er skapt før 1. februar 2014 kan kommuner og fylkeskommuner søke Riksarkivaren om å få bruke regelverket for arkivavgrensing og kassasjon som gjaldt før den nye forskriften ble iverksatt.  Det kan søkes om dispensasjon fram til 31. desember 2018.

Ved tvil om tolkingen av en bestemmelse bør det søkes råd hos faglige instanser. For en autoritativ tolking av regelverket skal det sendes et formelt skriv til Riksarkivaren via statsarkivet for vedkommende distrikt.

 

I henhold til arkivforskriften § 3-21 tredje ledd [LENKE KOMMER] skal Riksarkivaren utarbeide generelle kassasjonsregler for kommuner og fylkeskommuner.

Retningslinjer for arkivavgrensing og kassasjon i fylkeskommunale arkiv ble innført i 1986, mens tilsvarende regelverk for kommunene kom i 1987.

De delene av regelverket som gjaldt kassasjon, ble videreført fra 1.1.1999 med hjemmel i arkivforskriften fra 1.1.2000. De generelle kassasjonsreglene for kommuner og fylkeskommuner skal dekke alle saksområder, både egenforvaltning og fagsaker.

Veiledning

Det er utarbeidet en veiledning (se nedlastbar fil nederst på siden) til bevarings- og kassasjonsbestemmelsene for kommuner og fylkeskommuner. Veiledningen gir en grundig innføring i regelverket og utdyper hver av paragrafene i forskriften.

Veilederen går nærmere inn på kassasjon i praksis, hvordan kassere i eksisterende arkiver og hvordan legge til rette for kassasjon i fremtidig arkivdanning. Det gis eksempler på sakstyper som kan kasseres.

Andre tema som blir behandlet er redundans, merbevaring og forholdet mellom bevarings- og kassasjonsbestemmelsene og regelverk for øvrig.

Det er også laget fire eksempler som belyser ulike problemstillinger knyttet til regelverket:

  • Kassasjon i elektroniske sakarkiver (PDF) [LENKE KOMMER] med utgangspunkt i klassifikasjonen (arkivnøkkelen)
  • Bevaring av vaksinasjoner (PDF) [LENKE KOMMER]
  • tar utgangspunkt i opplysninger fra Trondheim kommune og Orkdal kommune
  • Bevaring av digitale kartdata (plandata og grunndata) i kommunen (PDF) [LENKE KOMMER]

Eksemplet om dokumentasjon for sosialklienter (PDF) [LENKE KOMMER] er hentet fra Oslo kommune og fokuserer på tildeling av økonomisk stønad, jf. sosialtjenesteloven § 18 [LENKE KOMMER]

Se også hjelp til kartlegging av elektronisk arkiv (PDF) [LENKE KOMMER]

For arkivmateriale som er skapt før 1.2.2014 kan kommuner og fylkeskommuner søke Riksarkivaren om å få bruke bestemmelsene som gjaldt for arkivbegrensning og kassasjon før denne forskriftens iverksetting. Adgangen til å søke slik dispensasjon varer fram til 31.12.2018.

Den 9. juli 2010 sendte Riksarkivaren ut brev (lenke til brevet, åpnes i nytt vindu) til alle kommuner og fylkeskommuner med generelle retningslinjer for bevaring og kassasjon i Noark-baserte arkivsystem.

 

Last ned

  • Veiledning BK-bestemmelser for kommunale arkiv skapt etter 1950 (2015)
    1.2 MB
    Last ned