ENG
VeggRiksarkivbygningen_JPG

Åpent møte om Noark 29.01.2018

Mandag 29. januar 2018 ble det avholdt åpent møte om Noark og andre utfordringer knyttet til dokumentasjonsforvaltning, i Wergelandssalen på Sognsvann

et er snart 10 år siden Noark 5 kom. Mye har skjedd siden den gang. Vi vet at mye fungerer, men at det også er en del utfordringer.

Noark skal evalueres av lovutvalget, men samtidig er Noark under kontinuerlig videreutvikling og forvaltning. Av hensyn til den videre forvaltningen av Noark er det viktig for Arkivverket å ha en god forståelse av behovene til offentlig forvaltning i dag og fremover, og hva som er de underliggende årsakene til dagens utfordringer.

For å belyse disse utfordringene ble det avholdt et åpent møte i Arkivverkets lokaler på Sognsvann, om Noark og andre utfordringer knyttet til dokumentasjonsforvaltning og arkiv. Arrangør var Seksjon for Dokumentasjonsforvaltning. Møtet var åpent for alle og var fullbooket med rundt 130 deltakere i salen. I tillegg fulgte godt over 150 personer med på livestreamingen av møtet.

Vi hadde en spennende dag med innlegg fra Norsk Arkivråd v/Tengs, IKA Kongsberg v/Høiaas, HiOA v/Sødring, Ciber v/Bould, Trondheim kommune, Byarkivet v/Caquet og Arkivverkets Espen Sjøvoll og Øivind Kruse. Nederst på siden kan du laste ned deres presentasjoner.

Timen vi hadde «åpen mick» ga viktige innspill til Arkivverkets videre arbeid.
Nedenfor finner du en oppsummering av innspillene og informasjon om det videre arbeidet.

Se også:

Agenda for dagen 

Vimeo livestream kan du se møtet, høre foredragene og følge «åpen mick» seansen (igjen).

Arkivverket Beta kan du følge den videre diskusjonen om Noark.

Hva skjer videre?

  1. Arkivverket planlegger å avholde «Åpent møte 2» i slutten av 2018.
  2. Vi planlegger også en ideworkshop om tjenestegrensesnittet, hovedsakelig om bevaring av sektorspesifikke metadata og avleveringsformater før sommeren 2018. Her vil det komme egen informasjon og invitasjon til aktuelle deltakere.

Mer informasjon om disse møtene vil bli lagt ut på Arkivverkets hjemmeside.

Følgende presentasjoner ble holdt på møtet:

1 Den digitale fremtiden - Arkivverkets ambisjoner om fremtiden (Arkivverket v/ Espen Sjøvoll)

2 Arkivdanning nå og i fremtiden – hvordan finne og ta vare på det som har verdi? (Norsk Arkivråd v/ Marianne H. Tengs)

3 Noark 5 som konseptuell standard - Hva vi har ment og hvordan den har blitt? (Arkivverket v/ Øivind Kruse)

4 Fagsystem med Noark-kjerne - Komplett bevaring av faginformasjon (IKA Kongsberg v/ Petter B. Høiaas)

5 Semantiske arkiv: Framtiden eller fortiden? (HiOA v/ Thomas Sødring)

6 Om risikopunkter i dokumentasjonsforvaltningen (Ciber v/ Martin Bould)

7 Her er løsningen. Hva var problemet? Hvordan gjøre Noark til et verktøy i stedet for en belastning (Trondheim kommune, Byarkivet v/ Jean Philippe Caquet)

Det var satt av en time til «åpen mick» på møtet. Her kom det mange og viktige innspill til det videre arbeidet med Noark og andre utfordringer knyttet til dokumentasjonsforvaltning. 

Nedenfor har vi samlet noen av de viktigste punktene vi noterte fra denne dagen, samt punkter som er kommet inn i etterkant av møtet. 

Tjenestegrensesnittet

  • Det ble sagt at det er viktig at Noark 5 tjenestegrensesnittet blir ferdigstilt. Også synspunkt på at fagsystem ikke bør ha egne arkivkjerner, de som lager systemene trenger hjelp på det arkivfaglige. Det er stort behov for definerte, standardiserte grensesnitt som sørger for bevaring av data på tvers av ulike løsninger. Arkivverket bør senke antall krav i dagens standard.
  • Arbeidet rundt Noark 5 tjenestegrensesnitt har pågått lenge. Fredrikstad kommune har tatt initiativ til å kjøre pilot/POC for å få ferdigstilt tjenestegrensesnittet. Dette er et samarbeid mellom HK Data, Fredrikstad kommune, Arkivverket og Evry. Dokumentasjon rundt piloten vil bli tilgjengeliggjort på Arkivverket Beta, hvor vi inviterer til innspill og debatt.

Godkjenningsordningen for Noark-system

  • Godkjenningsordningen ble kritisert av flere. Det er uklart hva man får med en Noark-godkjenning, hva som faktisk blir levert, og hvilken kvalitet systemene som faktisk blir levert har.
  • MAVOD-rapporten foreslo som tiltak at Noark-standarden skulle evalueres, og at godkjenningsordningen burde revideres med sikte på å heve kvaliteten på systemene i markedet.
  • Standarden skal evalueres av arkivlovutvalget, mens revisjon av godkjenningsordningen er satt i gang innenfor rammene av MODARK-prosjektet.

Virksomhetsspesifikke metadata og avleveringsformater

  • Det ble fra flere fremmet ønske om å få på plass standardiserte virksomhets-/ sektorspesifikke metadata for en del fagområder. Hvordan kan vi koordinere dette for å gjøre dette effektivt og felles for hele landet? Mange må involveres, men staten sitter i førersetet. Samarbeid mellom brukere, markedet og de som er premissgivere i et langsiktig og kontinuerlig arbeid er viktig her.
  • Testing av uttrekk med kun obligatoriske krav. For å kunne sikre at innholdet er der, må vi teste etter hva vi kan forvente å se, og da er det viktig med virksomhetsspesifikke metadata.
  • Les mer om Noark 5 tjenestegrensesnitt her https://www.arkivverket.no/forvaltning-og-utvikling/noark-standarden/noark-5/tjenestegrensesnitt-noark5

Forvaltningsforum

  • Publikum spurte om når forvaltningsforumet som anbefales i MAVOD-rapporten, og tidligere er anbefalt av DIAS-prosjektet, blir opprettet.
  • Arkivverket svarte at det jobbes med det i disse dager og at forvaltningsforumet vil være etablert i løpet av året. Som en forlengelse av SAMDOK-samarbeidet arbeider Arkivverket også med å etablere et samhandlingsråd, som skal ligge over forvaltningsforumet. Følg med på Arkivverkets hjemmesider for mer informasjon om dette.

Følgende frittstående innspill ble også notert fra diskusjonen, i usortert rekkefølge:

  • Innovasjon forutsetter at store virksomheter i offentlig sektor er villig til å ta risiko.
  • Fokus på arkiv og informasjon som skal langtidsbevares. Fokus når man bygger nye systemer må være: hva er teknisk gjennomførbart, hva er ønskelig fra brukerne, og hva er juridisk holdbart? «Dokumentasjon by design».
  • Det er viktig å logge prosesser. Etterlyser krav til prosesslogg i Noark.
  • Skal Noark si noen om brukergrensesnittet?
  • MAVOD - nå MODARK - Modernisering av arkivoverføring.
  • Etablering av strategisk råd for arkiv og dokumentasjonsforvaltning med ambisjon om å løfte dokumentasjonsfeltet i offentlig sektor.
  • Kommunene – om de er små eller store – tilbyr alle samme tjenester og har tilnærmet samme utfordringer. IKAer skal ta imot og validere og tilgjengelig gjøre arkiver for fremtiden. Ønskelig at det fra AV stilles større krav til beskrivelse og dokumentasjon av systemene som benyttes, dette i nært samarbeid med KS, KDRS og leverandører.
  • Samkjøring og oppdatering mellom Noark og lovverket. Hele offentlig sektor benytter standarden i dag, det er en lang forvaltningstradisjon. Det vil påføre offentlig sektor store kostnader, men også åpne muligheter hvis standarden fjernes. Vi skal vite hva vi gjør dersom vi fjerner den eller gjør radikale endringer.
  • Ellers ble det spilt inn at det snakkes mye om «verktøyet» Noark, men ikke så mye hva det skal brukes til. Trengs det flere «verktøy i verktøykassa» for å løse utfordringene? Mens vi venter på ny arkivlov og prosjektene MAVOD og MODARK må vi tørre å feile og prøve nye ting. Det å praktisere åpenhet og det å tørre å stille spørsmål er viktig. Trenger ikke å være en perfekt løsning før den tas i bruk. Tør å feile! Innovasjon, risikovillighet og samarbeid på tvers er stikkord.
  • Kommentar til risikovillighet og det å «tørre å feile» - flere og flere kravspesifikasjoner i dag lister opp krav til at «nytt» system skal ha endelig Noark godkjenning, og vi har bare 4-5 av disse i dagens marked. Det kommer ikke flere innovative løsninger inn i markedet hvis alle som skal kjøpe nye system krever endelig godkjenning.
  • Mange som grep mick’en gav AV ros for at vi avholder åpent møte og er blitt mer åpne!

Last ned

  • 01 Den digitale fremtiden_seminar 29jan2018_E_Sjøvoll
    6.4 MB
  • 02 Arkivdanning nå og i fremtiden_Presentasjon_M Tengs
    450.9 KB
  • 02 Arkivdanning nå og i fremtiden_Manus_M Tengs
    19.5 KB
  • 03 Noark 5 som konseptuell standard_Ø Kruse
    376.4 KB
  • 04 Fagsystem med Noark kjerne_P Høiaas
    2.4 MB
  • 05 Semantiske arkiv - Framtiden eller fortiden_T Sødring
    4 MB
  • 06 Om risikopunkter i dokumentasjonsforvaltningen_M Bould
    5 MB
  • 07 Her er løsningen Hva var problemet_J P Caquet
    16.2 MB