Hvordan planlegge ordning og listeføring av papirarkiv

Denne veilederen forklarer hvordan en virksomhet kan utarbeide en plan for å ordne og listeføre sine papirarkiver. 

1 - Innledning

1.1 - Målgruppe

Denne veilederen er for deg som skal utarbeide en plan for ordning og listeføring av bortsatte, eldre og avsluttede papirarkiver. Dette er ofte arkivleder/arkivansvarlig, i samarbeid med andre medarbeidere i arkivtjenesten.

1.2 - Hvorfor trenger du en plan for ordning og listeføring

Papirarkiver kan bli skadet av feil oppbevaring og behandling. Skal dere sikre materialet for fremtiden bør dere ordne det og pakke det i egnede esker. Ved å ordne arkivene systematisk og føre lister over innholdet, får dere nødvendig kontroll og oversikt, slik at dere også legger til rette for fremtidig gjenfinning i materialet. Dette kan være en krevende oppgave, som stiller krav til ressurser og kompetanse.  

Det er derfor viktig at dere lager en plan for gjennomføring. Planen bruker dere til å sikre forankring hos ledelsen, og til å sørge for at det settes av nødvendige ressurser til å gjøre jobben.  

Formålet er å klargjøre arkivmateriale for langtidsbevaring i arkivdepot. En plan kan tydeliggjøre hvem som har ansvar for ulike oppgaver slik at de faktisk blir gjort, og den kan hjelpe virksomheten med å planlegge fremtidig ressursbruk. Planen er en naturlig del av organets arkivplan.  

Når du utarbeider en plan for ordning og listeføring må du involvere personer utenfor arkivtjenesten. Avhengig av hvor arkivene oppbevares trenger du å samarbeide med de forskjellige enhetene i virksomheten for å få oversikt over materialet.  

Du bør se arbeidet med å ordne og listeføre papirarkiver i sammenheng med langtidsbevaring i arkivdepot selv om arkivene ikke nødvendigvis skal overføres umiddelbart. Du bør derfor involvere virksomhetens depot i planleggingen. 

Å ordne og listeføre eldre arkiver forutsetter kompetanse som det ikke er gitt at virksomheten selv har. Om virksomheten velger å kjøpe ordningstjenester fra eksterne aktører, må du samarbeide tett med medarbeiderne med ansvar for innkjøp for å sikre kvaliteten på anskaffelsen.  

For at dere skal kunne realisere planen må dere få finansieringen på plass. I dette arbeidet må du involvere ledere med budsjettansvar. Avhengig av omfanget vil det i mange tilfeller også være nødvendig at virksomhetens øverste ledelse godkjenner planen.    

1.3 - Mulighet for mediekonvertering av papirarkiver

Regelverket åpner for at statlige virksomheter som skal avlevere til Arkivverket kan konvertere analoge arkiver til digitale lagringsmedier for avlevering. Hensikten er å legge til rette for digital bevaring og tilgjengeliggjøring av arkivmaterialet, slik at dere kan destruere papirarkivet. Se kapittel 8 i riksarkivarens forskrift for nærmere informasjon. 

Kommuner og fylkeskommuner kan gjerne kontakte sitt arkivdepot for å undersøke om mediekonvertering kan være et alternativ til avlevering av papirarkiv. Arkivverket har utarbeidet en veileder for mediekonvertering av papirarkiver. 

1.4 - Krav om ordning av papirarkiver

§§

  • Arkivforskriften § 13 fastslår at deler av arkiv som ikke er i bruk skal periodiseres, og at det skal oppbevares i ordnet og tilgjengelig form.  

1.5 - Hva må dere ha oversikt over for å lage planen

Når du skal lage en plan for ordning og listeføring av papirarkiver, må du sørge for at du har oversikt over alt arkivmateriale i virksomheten. For å få klarhet i hvilke arkivsaker som kan kasseres må du skaffe oversikt over bevarings- og kassasjonsreglene som gjelder for virksomheten.  

Papirarkiver i alle deler av virksomheten må kartlegges, med de tilhørende bevarings- og kassasjonsplanene som gjelder for dem. Husk også på arkivmateriale som er utlånt til saksbehandlere og undersøk om det finnes arkiv i lagerrom, kjellere, loft eller i andre lokaler der materiale har blitt satt bort.  

Nedenfor følger en oversikt over vanlige typer arkivmateriale i offentlige virksomheter: 

  • Møteprotokoller 

  • Kopibøker 

  • Journaler og lignende registeret 

  • Sakarkiv ordnet etter emne eller objekt 

  • Prosjektarkiver 

  • Pasientjournaler 

  • Kart, tegninger og fotografier 

  • Regnskap 

2 - Hva skal planen inneholde

Når Arkivverket gir pålegg om å utarbeide en plan for ordning og listeføring av papirarkiver, må planen inneholde punktene som er beskrevet nedenfor for at virksomheten skal få den godkjent. Offentlige virksomheter som ikke har fått pålegg fra Arkivverket anbefales å beskrive de samme punktene i sine planer. De følgende punktene vil hjelpe dere med å planlegge ordning og listeføring av papirarkiver, og vil også sørge for at dere ikke får dette som pålegg ved et eventuelt tilsyn. 

2.1 - Beskrivelse

I planen skal du beskrive konkret hvordan dere har tenkt å gjennomføre arbeidet med ordning og listeføring av papirarkiver. Du må lage en oversikt over når, i hvilken rekkefølge og hvordan ulike oppgaver skal utføres. Du bør også lage en prioriteringsrekkefølge på de ulike delene av arkivet. Vi anbefaler at dere prioriterer serier med viktig rettighetsdokumentasjon og materiale med risiko for å gå tapt eller bli skadet pga. fukt, mugg eller planlagt flytting.   

Det må være tydelig i planen hvem som har ansvar for å utføre og følge opp arbeidet internt. Avhengig av arbeidets omfang, kompleksitet og kompetansebehov, engasjerer også mange hjelp fra eksterne leverandører eller konsulenter til ordning og listeføring. Det vil også være behov for å kjøpe inn godkjent emballasje til ompakking av arkivet.  

Hjelpespørsmål 

  • Hvor mange hyllemeter arkivmateriale er fortsatt ikke ordnet og listeført? 

  • Hvor godt er materialet allerede ordnet og listeført (ordningsgrad)?  

  • Er arkivmaterialet gjennomgått for arkivbegrensning?  

  • Er arkivmaterialet som etter kassasjonsregler skal kasseres tatt ut for kassasjon?  

  • Hvilken fysisk tilstand har materialet, og er det skader som må utbedres, som for eksempel fukt og mugg?   

  • Hvor er det aktuelle arkivmaterialet fysisk plassert?   

  • Er den tilhørende journalen elektronisk eller på papir?  

  • Har vi arkivlokaler hvor ordningsarbeidet kan skje trygt og i samsvar med lovverket?  

  • Er det gradert materiale, og har vi arkivlokaler som oppfyller kravene i sikkerhetsloven § 7-3 om nødvendige sikkerhetstiltak? 

  • Må vi bestille godkjent emballasje som omslag og bokser?  

  • Har vi kompetanse og ressurser internt, eller bør vi kjøpe tjenester?  

  • Har vi sammen med Arkivverket eller vårt arkivdepot vurdert om materialet kan mediekonverteres i stedet for å avleveres? 

  • Hva er tidsestimatet for arbeidet? 

  • Har vi tatt hensyn til tidsbruk i forbindelse med en anbudsutlysning for kjøp av eksterne tjenester?  

2.2 - Kostnadsberegning

Planen skal inneholde en kostnadsberegning. Dere må både beregne forventet tidsbruk for egne ansatte, og kostnader for innkjøp av nødvendig utstyr, som f. eks arkivbokser. I kostnadsberegningen må det komme tydelig frem hvor lang tid det vil ta å gjennomføre arbeidet. Tidsestimatet for arbeidet vil avhenge av hvor stort omfang arkivmaterialet har (antall hyllemeter), og om hvor godt det allerede er ordnet og listeført (ordningsgrad). Hvis materialet har skader, som for eksempel fukt og mugg, vil dette ha betydning for kostnaden. Hvis dere leier inn konsulenter eller kjøper ordningstjenester hos andre, må pristilbud eller kostnadsestimat for dette inkluderes i planen. Kostnaden ved å oppbevare arkivene i egne lokaler bør vurderes opp mot å overføre arkivene til et depot.   

Hjelpespørsmål  

  • Hva er forventet tidsbruk for egne ansatte?  

  • Hvor mye koster det å leie inn eventuelle konsulenter for å gjøre jobben?  

  • Hvor mye koster nødvendig utstyr?  

  • Hvor mye bruker vi på leie av lokaler i dag?  

2.3 - Finansiering

Planen må beskrive hvordan dere skal finansiere utgiftene som er knyttet til ordning og listeføring papirarkiver. Dere må sette av midler i virksomhetens driftsbudsjett, eller fatte vedtak om ekstraordinære midler, basert på kostnadsberegningen.  

Hjelpespørsmål  

  • Har vi midler til dette i driftsbudsjettet?  

  • Trenger vi et eget budsjettvedtak eller politisk behandling? 

3 - Ressurser

Her har vi samlet en del nyttige veiledninger og krav som gjelder ordning av papirarkiver som skal avleveres til Arkivverket. Disse kan også benyttes av kommuner, men vær oppmerksom på at deres arkivdepot kan ha egne veiledninger og krav.