ENG
BERR9485

Foto: Berre

Hvordan forberede overføring av papirarkiv

Papirarkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er lagt ned eller har avsluttet virksomheten, skal avleveres til arkivdepot.

Lag en historikk/administrasjonshistorie

For å forstå hvordan alle dokumentene i et arkiv henger sammen, og for å kunne etterlyse materiale som eventuelt mangler, må du aller først skaffe deg en oversikt over organets virksomhet:

  • Hvilke år har organet eksistert?
  • Hvilke oppgaver har organet hatt?
  • Har det gjennomgått større omorganiseringer?
  • Hvilke avdelinger har eksistert ?
  • Har organet skiftet navn ?
  • Forsøk også å finne alle arkivnøkler, instrukser og planer for arkivet. (Du bør finne det meste av dette i arkivplanen.)

Skriv ned historikken og før inn den i avleveringslisten! Historikken vil også være svært nyttig for den som senere skal bruke arkivet.

Samle inn alt arkivmateriale

Samle alt materiale som hører til den arkivperioden som skal avleveres! Krev inn materiale som er utlånt til saksbehandlere og undersøk om det finnes arkiv i lagerrom, kjellere, loft, eller i andre lokaler der materiale blir satt bort. Alle deler av arkivet skal avleveres: Husk at arkivet ikke bare består av sakarkiv, journaler og møtereferater, men også av for eksempel fagserier og registre. Kart, tegninger og fotografier kan også være en del av arkivet!

Avslutt sakene i journalen

Fra rundt midten av 1980-tallet er ofte sakarkivet på papir og journalen elektronisk. Undersøk om alle saker som skal avleveres er avsluttet i den elektroniske journalen. Det er viktig for at journalen skal kunne fungere som register til sakarkivet etter avlevering. Journalen skal også avleveres (deponeres), og det gjøres etter spesielle regler.

Vi gjør oppmerksom på at journaler ført elektronisk i et NOARK- system skal avleveres elektronisk, og ikke som papirutskrifter.

Ikke bland sammen arkiv etter ulike organ

Når du sorterer/ordner arkivmaterialet skal du følge "proveniensprinsippet". Hva det betyr i praksis forklarer vi nedenfor.

Arkiver fra ulike organ skal holdes adskilt, og få hver sin avleveringsliste. Aller først må du derfor fastslå hvem som har skapt arkivmaterialet - på fagspråk heter det å fastslå arkivmaterialets ytre proveniens (opprinnelse). Det betyr bl.a. at dersom et organ har gjennomgått en større omorganisering, så skal arkivet før omorganiseringen holdes for seg, og arkivet etter omorganiseringen for seg.

Et eksempel kan være arkivene etter Fyrvesenet, Havnevesent og Losvesenet som i 1974 ble slått sammen til Kystverket. Disse skaper til sammen 4 arkiv: Fyrvesenet, Havnevesenet og Losvesenet fram til 1974 og Kystverket etter 1974.

Iblant endrer et organ navn uten at det medfører endringer for virksomheten. I slike tilfeller skal du ikke sette skille i arkivet, men du må opplyse om navneendringen i innledningen til avleveringslisten.

Behold den indre ordningen i arkivet mest mulig

Proveniensprinsippet betyr også at man skal beholde den indre ordningen i et arkiv så langt mulig i ordningsarbeidet, og ikke sortere om materialet. Det heter at man tar hensyn til arkivets indre proveniens.

En arkivserie er en del av et arkiv som har hatt en viss funksjon. Brevjournaler er eksempel på en type serie, kopibøker er en annen og korrespondanse en tredje. Men det er ikke bare et materiales funksjon som definerer en serie - måten materialet er ordnet på kan også definere en serie.

Eksempel:

Korrespondanse kan være ordnet etter ulike prinsipp i ulike perioder - den kan være ordnet kronologisk fram til 1970, og ordnet etter arkivnøkkel etter 1970. De ulike ordningsprinsippene gjør da at korrespondansen danner to separate serier. Man skal altså ikke prøve å samordne de to seriene ved ordning av arkivet. Det samme gjelder dersom det finnes flere parallelle korrespondanseserier. For eksempel kan det finnes en serie korrespondanse til direktøren, en serie korrespondanse til forstanderskapet og en serie korrespondanse sortert på forretningspartnere. Disse danner da tre separate arkivserier.

Du skal sette opp de ulike arkivseriene innenfor hvert arkiv serie for serie. Rekkefølgen på seriene skal følge Norsk allment arkivskjema

Mange syns at det i denne fasen av arbeidet er praktisk å gi alle arkivstykker et løpenummer som registreres i en provisorisk liste, slik at man får en oversikt over materialet. (Denne nummereringen bli ikke den samme som i den endelige avleveringslisten, den er bare et arbeidsredskap). Metodikken er særlig aktuell i kaosarkiver.

Rensing

Fjern binders, plastlommer, plaststrips, spiralinnbinding, skilleark, gummistrikk, mv. Post-it skal også fjernes, men husk å ta en kopi av lappen dersom innholdet er vesentlig!

Alt som ligger i det uordnede arkivet skal ikke bevares. Dokumenter som ikke har verdi for ettertiden og kontormateriell som er skadelig for papiret skal renses ut.

Under gjennomgangen av arkivet skal du fjerne: 

  • binders
  • gule lapper (ta en kopi av lappen dersom innholdet er vesentlig!)
  • plastlommer, plaststrips, spiralinnbinding, skilleark, gummistrikk
  • stifter 

Dette for å unngå skader på arkivmaterialet over tid.

Binders kan erstattes med et papiromslag (A3-ark) for å holde papir dokumentene samlet. Vanlig kopipapir, som tilfredsstiller internasjonal standard ISO 9706 kan brukes til dette. Informasjon om at papiret tilfredsstiller ISO 9706 finnes utenpå innpakningspapiret.

I de tilfeller arkivmateriale også inneholder fotografisk materiale skal ikke vanlig kopipapir benyttes som omslag. Her må papiret tilfredsstille andre krav i tillegg til ISO 9706.

Ved fjerning av binders og stifter er det viktig å ikke skade arkivmaterialet. Binderser og stifter fjernes derfor enklest på følgende måte:

Fjerning av rustne binders fra gamle dokumenter

Fjerning av gamle binders2

Bruk en transparent polyester film eller kartong som støtteunderlag for å skåne papiret. Før denne under bindersen. Løft bindersens fremside opp i loddrett posisjon så den løsner fra dokumentet.

Fjerning av stifter fra gamle dokumenter

Fjerning av nye stifter2

Bruk en transparent polyester film eller kartong som støtteunderlag for å skåne papiret.Før støtteunderlaget inn under stiftens endeside så spatelen over der. Løft forsiktig opp så stiftens ender blir så rette som mulig. Snu dokumentet til fremside og før støtteunderlaget inn under stiften, bruk spatelen til å løfte stiften forsiktig opp. 

Fjerning av stifter fra nyere dokumenter i god stand

Fjerning av gamle stifter2

Løfte stiftens endesider og løft forsiktig opp. Snu dokumentet og løft stiften forsiktig ut.

Fysisk tilstandsvurdering av arkivet

Om arkivmaterialet er skittent, muggent, fuktig eller skadet kan det ikke avleveres som det er. Støv og skitt børstes eller støvsuges bort. Ved fuktskader eller mugg skal du alltid ta kontakt med Arkivverket.

Arkivlokaler der arkivet er, eller har vært, oppbevart må i tillegg være kartlagt med insektsfeller, bl.a. for å hindre mottak av materiale infisert av skjeggkre. [lenke kommer]

For å få avleveringslisten godkjent, skal den fysiske tilstanden av arkivmaterialet vurderes. Tilstandsvurderingen fylles ut i et eget skjema. Vi har laget et skjema som du skal bruke i forbindelse med vurderingen. Skjemaet kan lastes ned og lagres på ditt eget område. Du finner skjemaet lenger ned på siden.

Arkivbegrensning og kassasjon

Om arkivbegrensning og kassasjon ikke har vært gjort før, må det gjøres før avlevering. Arkivbegrensning betyr at man fjerner dokumenter som egentlig ikke hører til i arkivet. Det er slikt som ikke har vært gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Eksempler kan være innsendte trykksaker, konsept/kladder, ekstra kopier, reklame, referanselitteratur, julekort, innkomne rundskriv som ikke har ført til saksbehandling m.m.

Kassasjon betyr at man fjerner dokumenter som er arkivlagt og som har vært en del av saksbehandlingen. Det skal kun skje i henhold til et kassasjonsvedtak fattet av Riksarkivaren. Når du følger kassasjonsvedtakene vil du komme til å kassere en del dokumenter som er journalført, som er helt i orden. Arkivverket tar ikke imot arkiv dersom kassasjon ikke har vært utført før avleveringen.

I Riksarkivarens forskrift kap 7 finnes felles regler for kassasjon i statlige arkiver for egenforvaltning (klasse 0, 1 og 2). Mange etater har også fått utarbeidet spesielle kassasjonsvedtak for sine fagsaker. Disse er vedtatt av Riksarkivaren. Om du ikke vet om det finnes kassasjonsvedtak for din etat/kontor så kan du søke i vårt bevarings- og kassasjonsregister eller  ta kontakt med Arkivverket.

Mapper og omslag

Merk hver mappe med relevant informasjon, f.eks. saksnummer, arkivkode, emne og årstall. Erstatter du en eldre mappe med en ny, husk å ta vare på alle relevant informasjon fra det eldre omslaget.

Arkivdokumenter som hører sammen, hører til samme sak, eller som er registrert med samme arkivkode samles i en mappe. Mappene skal være av syrefritt, tykt papir som gir stabilitet i esken. Istedenfor å bruke binders for å holde dokumenter i mappen sammen, kan man bruke papiromslag (A3-ark). Vanlig kopipapir, som tilfredsstiller internasjonal standard ISO 9706 kan brukes til dette. Omslagene og mappene skal være syrefrie fordi det beskytter papiret fra nedbrytning.

På hver mappe skal det være en innholdsbeskrivelse med f.eks. opplysninger om saksnummer, arkivkode, emne og årstall.tekst fra arkivnøkkel. Du skal skrive med blyant eller arkivbestandig penn.

Blyant bør brukes til merking av omslag og mapper. Blyant har bedre holdbarhet enn penn. Det er best å bruke en blyant med en viss hardhet (f.eks HB hardhet).

Kravene til bruk av penner reguleres av ISO-standard. Den aktuelle standard er ISO - 11798. Standarden skal ivareta at lesbarhet og holdbarhet sikres over tid.

Boksene

Pakk arkivboksene slik at arkivmaterialet ikke tar skade. For få og mange dokumenter i en arkivboks skader arkivmaterialet

Arkivmappene pakkes i arkivbokser. Arkivboksene skal være 9,5 cm brede i A4 eller folioformat. Folioformat er en størrelse mellom A3 og A4 som var mye brukt før 1930. Boksene skal tilfredsstille internasjonal standard ISO 9706. 

Boksene skal ikke pakkes så fulle at man må bruke makt for å ta ut dokument av dem. Det skal heller ikke være for få dokumenter slik at papirene krøller seg i boksen. Det er fullt mulig å la to ulike arkivserier ligge i samme boks. 

Fylte bokser alle 3 med X,V

Protokoller

Legg protokollene i en arkivboks med ryggen ned

Protokoller legges i arkivbokser, med ryggen ned. Da blir de mindre utsatte for støv og slitasje. Protokollene registreres da som mapper i en arkivboks og boksen etiketteres.

Dersom det ligger løse ark i en protokoll, skal disse tas ut og plasseres samlet i omslag i arkivboksen. En henvisning om hvorfra dokumentene er tatt ut, gjøres på omslaget. Dette bør også noteres i avleveringslisten i innholdsfeltet.

Dersom møtereferater er limt inn i protokoller, legges kopier av møtereferatene i saksomslag i egen arkivboks.

Ringpermer

Ringpermer skal ikke bli med ved avlevering. Permene sliter etter hvert papiret i stykker, og arkene vil falle ut. Metallet i permen kan også ruste. Ta derfor ut papirene fra permene og legg dem i mapper i arkivbokser.

Ikke lenger krav til innbinding

Det er ikke lenger et krav å binde inn møtebøker, protokoller, kopibøker og papirbaserte journaler. Kravet frafalt i forbindelse med at den nye Riksarkivarens forskrift trådte i kraft 01.01.2018. 

Alle arkivstykker skal føres inn i en avleveringsliste, som skal sendes til Arkivverket før avlevering. Her får hver boks og hver protokoll et eget nummer. Fins det mapper i arkivboksene, får de også løpende nummer. Strukturen i et arkiv og i avleveringslisten skal følge Norsk allment arkivskjema.

Til deg som ordner arkiver etter kirkelig virksomhet eller arkiver etter tingretter og lensmannkontorer, har vi laget en egen veiledning. Den finner du lengst ned på siden.

Avleveringslisten

Arkivverket har utarbeidet en avleveringsliste som du skal bruke. Listen kan lastes ned og lagres på ditt eget område. Det finnes også et dataprogram for listeføring av arkiv. Det heter Asta, og kan kjøpes fra Stiftelsen Asta.

I avleveringslisten skal hvert arkivstykke (hvert bind, hver arkiveske eller lignende) føres opp særskilt og gis fortløpende nummerering. Dersom en arkivboks inneholder flere mapper, angir du innhold og tidsperiode for hver mappe. Teksten på mappen skriver du inn i avleveringslisten.

Klausulert materiale

Dersom et arkivstykke eller en arkivserie skal sperres for innsyn (klausuleres) er det viktig at du gjør en anmerkning om det i arkivlista. Her må du også notere hvilken lovhjemmel som ligger til grunn for klausuleringen og hvor lenge materialet er klausulert.

Personmapper

Dersom arkivet inneholder for eks. klientmapper som er listet opp etter personnavn, så skal ikke hele navnet settes ut i avleveringslisten. Da kan ikke listen legges ut på Internett eller offentliggjøres på annen måte. Skriv bare de første bokstavene i navnet, for eksempel kan en arkivboks som inneholder klientmapper for personer fra Albertsen til Berg listeføres som: Klientmapper Alb – Ber.

Avleveringslisten skal godkjennes

Avleveringslisten skal godkjennes av Arkivverket før du kan sende inn arkivet, derfor skal du ikke lime etiketter på arkivsakene før listen har blitt godkjent. Ofte kommer Arkivverket med synspunkter og pålegg om endringer.

Norsk allment arkivskjema

Arkivskjemaet er tenkt brukt på følgende måte:

Punktene A, - E omfatter de vanlige typer kontorarkivalier som de aller fleste arkivskapere har i en eller annen form: møtebøker, kopibøker, journaler og saks- og korrespondansearkiv.
F – O omfatter serier innenfor arkivskapers spesialområde, organets fagsaker. Seriesignaturene kan fritt tilpasses strukturen i hvert enkelt arkiv.
P ‑ Z er for spesielle funksjoner og medier, som kan trenge særbehandling med hensyn til systemer eller oppbevaring.
Man kan lage underavdelinger til bokstavene (Aa, Ab osv.) for å få samlet arkivserier som hører sammen.

Eksempel:

Bokstaven C er for eksempel ment for brevjournaler og overgripende registre. Dersom et organ, for eksempel politiet, har andre registre – som vaktjournaler, så plasseres disse ikke under C men under en valgfri bokstav for politiets fagsaker. Alt som har med politiets etterforskning å gjøre samles forslagsvis under bokstaven G. De ulike seriene innenfor etterforskningsavdelingen kan da gjøres til ulike underserier under bokstaven G. og listen kan da se slik ut:

G - Etterforskning, påtale og straffefullbyrdelse
Ga - Anmeldelsesprotokoller
Gb - Domprotokoller
Gc - Kriminalsaker

Poenget er at man på denne måten samler arkivsaker og arkivserier som har hørt sammen. Den opprinnelige strukturen i arkivet skal bevares ved listeføring og avlevering. Arkivmateriale fra en avdeling innenfor et kontor skal holdes samlet.

Etiketter skal festes med lim som er motstandsdyktig mot aldring og kjemisk stabilt. Det forhindrer påsikt bl.a. at etikettene faller av

Arkivverket har utarbeidet en mal på avleveringsliste som statlige organer skal bruke. Etter at avleveringslisten er godkjent og konvertert i vår base, kan Arkivverket produsere godkjente etiketter.

Arkivskaper kan også velge å produsere etikettene selv. Egenproduserte etiketter skal ha samme mål og tekstrubrikker som etiketter produsert etter Arkivverkets standarder.

Etikettene skal ha opplysning om (navn på arkivskaper, arkivstykkets nummer og innhold samt tidsperiode).

Målene for standardetiketter for vanlige bokser er 175mm x 80mm, for mindre bokser/protokoller 95mm x 50mm samt en tredje på 85mm x 85mm. Egenproduserte etiketter skal produseres i papir som oppfyller krav i internasjonale standard for papir ISO 9706.

Etikettene skal festes med et spesiallim. Limet skal være kjemisk stabilt og motstandsdyktig mot aldring, sånn at etikettene ikke faller av etter hvert. Limet skal være av EVA-typen (Etylvinyl acetat) og oppfylle kravene i ISO 16245:2009.

Be alltid leverandørene om dokumentasjon på at produktene tilfredsstiller ISO-standardene.

Arkiver skal ikke sendes inn uten at avtale er gjort på forhånd! 

Når du pakker ned arkivet i flytteesker eller lignende, legg da arkivstykkene i riktig rekkefølge etter avleveringslisten. Det gjør det mye enklere å pakke opp arkivet. Det blir spesielt viktig når det er snakk om store avleveringer.

Merk flytteeskene med løpenummer (1,2,3 osv). Større avleveringer skal alltid leveres på pall eller i bur, og transportør må surre plast rundt materialet slik at det ikke velter/faller av under transporten eller blir vått.

Alle lokasjoner i Arkivverket har ikke truck og det kan derfor være nødvendig å sende materialet med lastebil med lift. Ta derfor kontakt med den depotinstitusjon som skal ta imot avleveringen før dere bestiller transport.  

Vi gjør oppmerksom på at sendingen ikke skal være i transitt over helg.

Kopi av godkjent avleveringsliste og utfylt fysisk tilstandsvurdering skal følge med den fysiske avleveringen.

Arkivskaper dekker alle kostnader knyttet til frakt og overføring av arkivmaterialet frem til plassering i arkivdepotet (Riksarkivarens forskrift, § 6-6).

Og etterpå?

Når Arkivverket har mottatt arkivet vil det bli kontrollert av oss. Etter hvert blir informasjonen i avleveringslisten lagt ut på Arkivportalen. Og du har vært med på å gjøre vår kulturarv tilgjengelig for ettertiden!

Last ned

  • Avleveringsliste - mal
    35 KB
  • Avleveringsliste - utfylt eksempel
    120.2 KB
  • Fysisk tilstandsvurdering
    30.3 KB