ENG
BERR9485

Foto: Berre

Overføring av papirarkiver

Papirarkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er lagt ned eller har avsluttet virksomheten, skal leveres til arkivdepot.

Fra juni 2019 oppfordrer Arkivverket forvaltningen til å digitalisere sine papirarkiver. For mer informasjon - følg linken.

Hva, når, hvor - om overføring av papirarkiver

Papirarkiver etter statlige virksomheter skal avleveres til Arkivverket. Kommuner og fylkeskommuner avleverer til egne arkivdepot. 

Kapittel 6 i Riksarkivarens forskrift gir generelle regler for klargjøring og overføring av papirarkiv. I tillegg stilles det bestemte krav for statlig arkivmateriale som skal avleveres til Arkivverket.

Denne veilederen beskriver kravene som gjelder ved avlevering av statlig materiale, og gir praktiske råd og anbefalinger.

Kommuner og fylkeskommuner kan kontakte sitt arkivdepot for nærmere informasjon.

Arkivverket (Riksarkivet, statsarkivene, Samisk Arkiv og Norsk Helsearkiv) er arkivdepot for alle statlige organer. Et arkiv blir avlevert til Riksarkivet eller et statsarkiv. Arkivverket kan be om at arkivet avleveres til det arkivdepot i Arkivverket som har ledig kapasitet. 

Arkivmateriale skal normalt avleveres når det er om lag 25 til 30 år gammelt. Da har arkivmaterialet gått ut av administrativ bruk og behovet for tilbakelån av materialet er liten. 

Avlevering av arkivmateriale forutsetter at arkivet er ordnet i samsvar med gjeldende lovverk.

Gradert arkivmateriale skal ideelt sett nedgraderes før overføring til depot. Dersom et arkiv inneholder gradert informasjon skal det være merket med hvilken type gradering som gjelder, og det skal på forhånd være avtalt hvem som skal motta oversendelsen.

Hvordan forberede overføring av papirarkiv
Hvordan forberede overføring av papirarkiv
Papirarkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er lagt ned eller har avsluttet virksomheten, skal leveres til arkivdepot.
Veiledning for fylkesmenn
Veiledning for fylkesmenn
Her finner du informasjon om hvordan fylkesmannsarkiver skal ordnes og når de skal avleveres.
Veiledning for jordskifterett
Veiledning for jordskifterett
Her finner du informasjon om hvordan arkiver fra jordskifteretten skal ordnes og når de skal avleveres.
Veiledning for politiarkiver
Veiledning for politiarkiver
Her finner du informasjon om hvordan politiarkiver skal ordnes og når de skal avleveres.
Veiledning for geistlige
Veiledning for geistlige
Veiledningen er tenkt som et hjelpemiddel ved avlevering av geistlige arkiver. Veiledningen gir informasjon om hvilken avleveringsliste som skal benyttes - avhengig av hvilket statsarkivdistrikt den enkelte arkivskaper (geistlige kontor) hører under.
Veiledning for lensmenn
Veiledning for lensmenn
Her finner du informasjon om hvordan lensmannsarkiver skal ordnes og når de skal avleveres.
Veiledning for tingrett
Veiledning for tingrett
Her finner du informasjon om hvordan sorenskriverarkiver skal ordnes og når de skal avleveres.
Øvrige veiledninger
Øvrige veiledninger
Her finner du veiledninger til hvordan du skal ordne arkiver etter f.eks. forliksråd.
Veiledning for spesielle formater
Veiledning for spesielle formater
Spesielle formater trenger ofte særskilt behandling. Her finnes informasjon og veiledning om noen slike formater. Foreløpig: foto, kart tegninger, filmer, video, lydbånd, kassetter,plater, gjenstander og kortregister
Veiledning for ordning av fotografier
Veiledning for ordning av fotografier
Foto er arkivdokumenter som skal avleveres sammen med resten av arkivet. Bevaring og avlevering reguleres av bestemmelsene i arkivloven med tilhørende forskrifter
Vil du vite mer?
Vil du vite mer?
Mer informasjon rundt proveniensprinsippet og andre tema som er relevante i forbindelse med avslutning av papirarkiver.