Foto: Berre
Overføring av papirarkiver
Papirarkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er lagt ned eller har avsluttet virksomheten, skal leveres til arkivdepot.
Fra juni 2019 oppfordrer Arkivverket forvaltningen til å digitalisere sine papirarkiver. For mer informasjon - følg linken.
Hva, når, hvor - om overføring av papirarkiver
Papirarkiver etter statlige virksomheter skal avleveres til Arkivverket. Kommuner og fylkeskommuner avleverer til egne arkivdepot.
Kapittel 6 i Riksarkivarens forskrift gir generelle regler for klargjøring og overføring av papirarkiv. I tillegg stilles det bestemte krav for statlig arkivmateriale som skal avleveres til Arkivverket.
Denne veilederen beskriver kravene som gjelder ved avlevering av statlig materiale, og gir praktiske råd og anbefalinger.
Kommuner og fylkeskommuner kan kontakte sitt arkivdepot for nærmere informasjon.
Arkivverket (Riksarkivet, statsarkivene, Samisk Arkiv og Norsk Helsearkiv) er arkivdepot for alle statlige organer. Et arkiv blir avlevert til Riksarkivet eller et statsarkiv. Arkivverket kan be om at arkivet avleveres til det arkivdepot i Arkivverket som har ledig kapasitet.
Arkivmateriale skal normalt avleveres når det er om lag 25 til 30 år gammelt. Da har arkivmaterialet gått ut av administrativ bruk og behovet for tilbakelån av materialet er liten.
Avlevering av arkivmateriale forutsetter at arkivet er ordnet i samsvar med gjeldende lovverk.
Gradert arkivmateriale skal ideelt sett nedgraderes før overføring til depot. Dersom et arkiv inneholder gradert informasjon skal det være merket med hvilken type gradering som gjelder, og det skal på forhånd være avtalt hvem som skal motta oversendelsen.
