ENG
BERRE_elektronisk lagring

Foto: Berre

Arkivavslutning og overføring til depot

Når arkiver er gått ut av bruk skal de overføres til depot for bevaring og langtidslagring – enten som en avlevering eller som en deponering. Avslutning og overføring omfatter flere oppgaver og operasjoner som er beskrevet her.

Generelt om avlevering og deponering
Generelt om avlevering og deponering
Når arkiver er gått ut av bruk skal de overføres til depot for bevaring og langtidslagring – enten som en avlevering eller som en deponering. Avslutning og overføring omfatter flere oppgaver og operasjoner som er beskrevet her.
Periodisering
Periodisering
Periodisering er å dele opp eit arkiv i tidsperiodar, slik at dei eldste og minst aktuelle dokumenta kan takast ut av arkivet. På denne måten blir det frigjort plass, og det blir enklare å finne fram i det nyaste og viktigaste materialet.
Overføring av elektroniske arkiver
Overføring av elektroniske arkiver
Når en arkivperiode fra elektroniske journal- og arkivsystem er avsluttet skal en kopi av arkivet deponeres til Arkivverket. I denne tiden har arkivskaper selv ansvar og råderett over arkivmaterialet. Deponert materiale får status avlevert når den yngste delen av uttrekket er 25 år. Da overtas også råderetten av Riksarkivaren.
Overføring av papirarkiver
Overføring av papirarkiver
Papirarkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er lagt ned eller har avsluttet virksomheten, skal avleveres til arkivdepot.