ENG
mainpage_STIMU02

StimuLab Arkivfloken

Arkivfloken er et prosjekt som tar for seg utfordringer knyttet til hvordan offentlig sektor dokumenterer og tar vare på informasjon for fremtiden. Metoden er å sette brukeren i sentrum og tenke nytt rundt dagens systemer og måter å jobbe på. Arkivverket vil at prosjektet skal resultere i gode svar på hva som skal til for å oppnå innovasjon på dette området. Prosjektet har fått støtte fra Digitaliseringsdirektoratet og DOGA sin Stimulab-ordning, som har som mål å stimulere til innovasjon i offentlig sektor.

Hva er StimuLab?

StimuLab er stimuleringsordningen til Digitaliseringsdirektoratet og DOGA for innovasjon og tjenestedesign som skal støtte og stimulere til brukerorientert eksperimentering og nyskaping i forvaltningen. Arkivverket har gjennom ordningen mottatt midler til å kjøpe designkompetanse i markedet, og prosjektets mål er å utvikle nye og forbedrede tjenester, prosesser eller systemer. Les mer om alle Stimulab-prosjektene her.

En flokete problemstilling 

Arkivverket har ansvaret for et stort, komplekst og «flokete» problem som påvirker hele forvaltningen. Hverken leverandørene eller forvaltningen har svaret ene og alene, og Lovgivningen og gjeldende virkemidler for dokumentasjon og arkiv oppleves som et hinder for innovasjon. 

Stimulab ny

En brukerorientert prosess 

Arkivverket mener derfor at det er viktig å ta et skritt tilbake og tenke helt nytt. Vi må sette brukerne i sentrum. Vi ønsker å tenke nytt om både systemer, løsninger og måter å jobbe på, fremfor å fortsette å reparere i form av inkrementelle endringer. Her er det viktig å komme riktig ut fra start og ikke begynne å tenke løsning, men våge å bli stående i problemstillingen, stille de fremtidige brukerne de riktige spørsmålene og utfordre leverandørene på dagens løsninger og systemer. Kan floken løses på helt andre måter? Dette skal prosjektet utforske med metoder hentet fra tjenestedesign og tverrfaglig konsulentbistand fra PwC. Prosjektet går ut 2020.

Skjermbilde 2020-04-27 kl. 22.18.24

 

Diagnosefasen

Prosjektet jobber etter den triple diamanten. Vi nå har gjennomført diagnosefasen og  dybdeintervjuer av 24 brukere og ansatte i både kommuner og statlige virksomheter som dekker ulike funksjoner fra IT-sjefer, arkivledere, jurister, IT-arkitekter, tilsynsfunksjoner og offentlige premissgivere. Innsikten samler seg rundt noen konkrete temaer og utfordringer. Vi har lært at:

  • Ledelse, kultur og rett kompetanse, som må ses i sammenheng for å skape endring
  • Ansatte mangler forståelse for arkiv og hvorfor de skal gjøre det
  • Løsningene og tilnærmingene er gamle treffer ikke dagens behov
  • Arbeidsmåtene og de digitale verktøyene er i endring
  • Standarder trengs for å ivareta krav, men de må være enkle nok til å ikke hindre innovasjon på området
  • Arkivverket må bli tydeligere på sin rolle og ta eierskap sammen med andre premissgivere for utvikling i sektoren
  • Handlingsrommet i regelverket bør forstås, kommuniseres og utnyttes bedre

 

Innsiktsrapport Arkivfloken (1)
Innsiktene samler seg rundt syv overordnede temaer. Hentet fra innsiktsrapporten

 

Neste fase: Idéfasen

Vi har lært mye i denne fasen og gjennom vår innsiktsrapport (nedlastbar versjon finnes nederst på denne siden) beskriver vi de mest sentrale temaene og utfordringene som vi vil jobbe videre med i neste fase. Gjennom utforskningsfasen vil vi holde ideworkshop hvor vi fokuserer på muligheter og vi vil utarbeide  idéer rundt følgende spørsmål:

Hvordan Arkivverket kan få offentlig forvaltning til å eksperimentere og prøve ut nye tilnærminger for effektiv sikring og utnyttelse av dokumentasjon.

 

Se film om Stimulab-ordningen

Vil du vite mer om prosjektet? Kontakt vår satsningsleder Cathrin Blitzner Møller

Last ned

  • Innsiktsrapport Arkivfloken
    9.7 MB