ENG
mainpage_STIMU02

Arkivfloken

Arkivfloken er et prosjekt som tar for seg utfordringer knyttet til hvordan offentlig sektor dokumenterer og tar vare på informasjon for fremtiden.

Metoden er å sette brukeren i sentrum og tenke nytt rundt dagens systemer og finne nye måter å jobbe på.
Arkivverket vil at prosjektet skal resultere i gode svar på hva som skal til for å oppnå innovasjon på dette området. Prosjektet har fått støtte fra Digitaliseringsdirektoratet og DOGA sin StimuLab-ordning, som har som mål å stimulere til innovasjon i offentlig sektor.

En flokete problemstilling 

Arkivverket har ansvaret for et stort, komplekst og «flokete» problem som påvirker hele forvaltningen. Verken leverandørene eller forvaltningen har svaret ene og alene. Lovgivningen og gjeldende virkemidler for dokumentasjon og arkiv oppleves dessuten som et hinder for innovasjon.

En brukerorientert prosess 

Arkivverket mener derfor at det er viktig å ta et skritt tilbake og tenke helt nytt. Vi må sette brukerne i sentrum. Vi vil tenke nytt om både systemer, løsninger og måter å jobbe på, fremfor å fortsette å gjøre små endringer i eksisterende løsninger. Her er det viktig å komme riktig ut fra start og ikke begynne å tenke løsning, men våge å bli stående i problemstillingen, stille de fremtidige brukerne de riktige spørsmålene og utfordre leverandørene på dagens løsninger og systemer. Kan floken løses på helt andre måter enn vi kanskje har sett for oss? Dette skal prosjektet Arkivfloken utforske med metoder hentet fra tjenestedesign og tverrfaglig konsulentbistand fra PwC. Prosjektet går ut 2020.

Stimulab ny

Diagnosefasen

Prosjektet jobber etter den triple diamanten, en innovativ arbeidsmetode alle som får midler av StimuLab forplikter seg til å bruke. I diagnosefasen har vi gjennomført dybdeintervjuer av 24 brukere og ansatte i både kommuner og statlige virksomheter som dekker ulike funksjoner fra IT-sjefer, arkivledere, jurister, IT-arkitekter, tilsynsfunksjoner og offentlige premissgivere. Innsikten samler seg rundt noen konkrete temaer og utfordringer. Vi har lært at:

  • Ledelse, kultur og rett kompetanse må ses i sammenheng for å skape endring
  • Ansatte mangler forståelse for arkiv og hvorfor de skal arkivere
  • Løsningene og tilnærmingene er gamle og treffer ikke dagens behov
  • Arbeidsmåtene og de digitale verktøyene er i endring
  • Standarder trengs for å ivareta krav, men de må være enkle for å ikke hindre innovasjon på området
  • Arkivverket må bli tydeligere på sin rolle og ta eierskap sammen med andre premissgivere for utvikling i sektoren
  • Handlingsrommet i regelverket bør forstås, kommuniseres og utnyttes bedre
Skjermbilde 2020-04-27 kl. 22.18.24
Prosjektet jobber etter arbeidsmetoden "trippel diamant".

 

 

 

Idéfasen

Vi har lært mye i diagnosefasen og gjennom vår innsiktsrapport (nedlastbar versjon finnes nederst på denne siden) beskriver vi de mest sentrale temaene og utfordringene som vi har jobbet med. I idéfasen har vi holdt workshop hvor vi fokuserte på hvilke muligheter som finnes. Vi vil utarbeide  idéer rundt følgende spørsmål:

Hvordan kan Arkivverket få offentlig forvaltning til å eksperimentere med måter å ta vare på og utnytte dokumentasjon? 

Denne problemstillingen har prosjektet Arkivfloken jobbet med i idéfasen, som nærmer seg slutten nå. Arkivverket ønsker å få til innovasjon på dette området. Da må vi ha med oss forvaltningen på å eksperimentere med hvordan vi får sikret, tatt vare på og utnyttet data og dokumentasjon. På denne måten vil vi sikre brukerorientert eksperimentering og læring.  

Før sommeren involverte prosjektet statlig og kommunal forvaltning og leverandører i å skape ideer til å løse opp i «arkivfloken». Sammen kom vi frem til en rekke ideer basert på brukerinnsikt og behov. Vi har strukturert ideene og laget en konseptmodell som vist under.  

 

 

 

Figur: konseptmodell - en gjentakende prosess over tid  

 

Målet vårt er at offentlig sektor skal tørre å tenke nytt rundt ivaretakelse av arkivhensyn i systemer og løsninger. Konseptmodellen beskriver hvordan vi ønsker at prosessen for å engasjere sektoren skal foregå. 

Det lysegrønne feltet i sentrum av modellen beskriver den utprøvende prosessen vi ønsker at offentlige virksomheter, leverandører og evt. andre aktører skal ta del i. De mørkegrønne feltene beskriver hvordan Arkivverket og andre premissgivere støtter og fremmer prosessen. 

 

  • Hjelpe i gang: Vi tror at vi må iverksette tiltak for å hjelpe virksomheter og prosjekter i gang med å finne løsninger på hvordan man ivaretar arkivhensyn på nye måter. Her har vi ideer til f.eks en stimuleringsordning og det å sette tydeligere retning slik at utviklingen driver mot samme mål.    

  • Støtte underveis: Vi tror Arkivverket og eventuelt andre aktører må støtte underveis i en slik prosess, f.eks. gjennom å veilede.  

  • Hente ut læring: For å sikre at offentlig sektor, leverandører og Arkivverket kan dra nytte av erfaringer, tror vi at man må jobbe strukturert med å hente ut læring fra dem som finner løsninger på innebygd arkivering. Læringen vil også være viktig for å dele gode historier og eksempler, samt å strukturere og muliggjøre for andre. 

  • Dele og inspirere: Gjennom å dele erfaringer, eksempler og læring tror vi at vi kan bidra til å hjelpe flere i forvaltningen i gang med å tenke innebygd arkivering i egen virksomhet. Her har vi tro på å skape eksempler som engasjerer, og dele disse på relevante arenaer og møteplasser.  

  • Strukturere og muliggjøre: Læringen må også brukes til å strukturere f.eks. maler, verktøy, veiledere eller nye standarder. Hensikten er å dele innsikten slik at andre kan få nytte av den.  

 

Det ligger en rekke konkrete ideer bak konseptet og vi skal nå i gang med prototyping for å prøve ut og lære mer om hva ideene betyr i praksis og hva vi må endre, videreutvikle eller skrote av ideer.  

Vil du vite mer om prosjektet? Kontakt vår satsingsleder Cathrin Blitzner Møller

Hva er Stimulab?

StimuLab er stimuleringsordningen til Digitaliseringsdirektoratet og DOGA for innovasjon og tjenestedesign som skal støtte og stimulere til brukerorientert eksperimentering og nyskaping i forvaltningen. Arkivverket har gjennom ordningen fått midler til å kjøpe designkompetanse, og prosjektets mål er å utvikle nye og bedre tjenester, prosesser eller systemer. Les mer om alle Stimulab-prosjektene her.

Last ned

  • Innsiktsrapport Arkivfloken
    9.7 MB