Avlevering av elektronisk pasientarkivmateriale

Offentlige og private virksomheter i spesialisthelsetjenesten har plikt til å avlevere elektronisk pasientarkivmateriale til Norsk helsearkiv når de ikke lenger har behov for det, tidligst ti år etter pasientens død.

Morsjournaler eldre enn 10 år skal avleveres fra EPJ-systemer, jf. helsepersonelloven §§ 39 og 40. Pasientidentifikasjon og all informasjon som kan representeres som tekst, inkludert koder, tall og målte verdier mv., skal inngå i avleveringen. Videre skal dokumenter som arkivskaper har digitalisert, enten som en del av den løpende journalføringen eller ved etterdigitalisering, skal inngå i avleveringen.

Riksarkivaren kan også bestemme at kodeverk og eventuelt annet materiale som er referert i arkivuttrekket, skal medfølge. Dersom dokumentasjon av kodeverket eller annet referert materiale ikke er tilgjengelig eller tilstrekkelig pålitelig, kan dokumentasjonen erstattes med den forklarende teksten som var tilgjengelig ved daglig bruk av journalen.

Elektronisk pasientjournal (EPJ) er en logisk informasjonsmengde som kan være lagret i flere ulike IT-systemer. Når Norsk helsearkiv skal planlegge mottaket og dimensjonere kapasiteten til Helsearkivregisteret, er det nødvendig å kartlegge EPJ-systemene hos virksomhetene. Hvilke systemer inneholder avleveringspliktig informasjon, hvor mye informasjon finnes i systemene og hva er den årlige tilveksten. Kartleggingen er også nødvendig for virksomhetene selv, når bevarings- og kassasjonsplanen skal utarbeides.

EPJ-kartleggingen som ble utført i perioden august 2014 til oktober 2016, omfatter alle landets helseforetak og 13 private virksomheter. Kartleggingen omfatter 21 EPJ-systemer. Samlet datamengde i systemene er nær 161 TB. Antall pasienter er mer enn 16 mill. Gjennomsnittlig informasjonsmengde pr pasienter er 10 MB. Total mengde morsjournaler er 19 TB. Antall journaler som blir satt til mors pr år, er nær 80.000. Dette tilsier en årlig tilvekst i Helsearkivregisteret på 877 GB.

Før EPJ-uttrekk kan avleveres, skal virksomheten utarbeide en såkalt bevarings- og kassasjonsplan. Planen skal gi en oversikt over hvilke EPJ-systemer som virksomheten besitter, og angi sentrale egenskaper ved det enkelte systemet som f.eks. hvem som er arkivskapere, identifikatorer, formater og mengde.

I samsvar med helsearkivforskriften skal virksomheten selv vurdere om pasientarkivmaterialet i systemet skal bevares eller kasseres. Hvis samme pasientopplysninger er lagret i flere EPJ-systemer, skal opplysningene avleveres kun fra ett.  Når bevarings- og kassasjonsvurderingen er utført, angis tidspunkt for når systemet vil være klart for avlevering av uttrekk.

Bevarings- og kassasjonsplanen skal holdes løpende oppdatert og sendes inn til Norsk helsearkiv senest ti år etter forrige innsending av planen.

Avleverende virksomhet og Norsk helsearkiv skal inngå avtale om avlevering av morsjournaler fra EPJ-systemer jf. helsearkivforskriften § 22. Formålet med avtalen er å formalisere og tydeliggjøre hva slags materiale som vil bli avlevert i en fastsatt periode, samt kontaktpunkter og nødvendige identifikatorer og eventuelle andre praktiske foranstaltninger. Avtalen er et praktisk instrument for å lette gjennomføringen av avleveringene, og for å støtte partene i å planlegge avleveringer og mottak.

Avtale om avleveringer vil ha følgende grunnleggende struktur:

  • Avtalens gjenstand og parter
  • Gyldighetsperiode (avtalens avgrensning i tid)
  • Avtalens form, dokumenter og opplegg for endringshåndtering
  • Avtalens omfang, hva som skal avleveres og i hvilken form (bilag)
  • Avtalens identifikator-, kontakt- og basisopplysninger (bilag)

(Det arbeides med å utvikle en mal for avleveringsavtale. Denne vil bli publisert her.)

Digitalt uttrekk og avlevering av EPJ skal gjøres i samsvar med  format og struktur som er fastsatt av Riksarkivaren i samråd med Helsedirektoratet. Det er utviklet to standarder:

EPJ-standard del 5 stiller krav til helsefaglig innhold i arkivuttrekket. EPJARK-standarden stiller krav til hvordan innholdet skal pakkes for til avleveringen til Norsk helsearkiv.

Digital kommunikasjon krever at objekter kan identifiseres unikt. Arkivverket benytter både URN og OID-identifikatorer med litt forskjellig formål.

Behovet for identifikasjon av digitale objekter kan i denne sammenhengen deles i 2 kategorier:

  1. Dynamisk opprettede instanser av innhold og data, typisk navnsetting av digitale objekter etter digitalisering. For dette formålet benytter Arkivverket URN-identifikatorer.
  2. Statiske gjenbrukbare elementer som beskriver strukturer, egenskaper, kodeverk og koder, typisk til bruk i xml-data. For dette formålet kan strukturerte OID være best egnet.

URN (Uniform Resource Name)

URN har ofte et siktemål om å identifisere og bidra til å lokalisere objekter i store nettverk (Internet). Det benyttes typisk for digitale objekter som skal tilgjengeliggjøres på web (bilder, bøker, dokumenter etc.), men er ikke nødvendigvis avgrenset til dette formål.
URN har en relativt flat struktur eller hierarki. URN-tildeling skjer i ansvarlige navnerom og kan følge litt forskjellige prinsipper.

En typisk URN-identifikator benyttet av Arkivverket kan se slik ut: URN:NBN:no-a1450-ft20080518030557.jpg

URN-systemet forvaltes internasjonalt av IANA (”Internet Assigned Numbers Authority”), og Arkivverket har forankret sine digitaliserte objekter i en serieidentifikator i Nasjonalbibliotekets navnerom (URN:NBN:no) og har fått tildelt for sitt formål serieidentifikator (a1450). I denne serien kan Arkivverket selv tildele unike identifikatorer og derved skape internasjonalt unike objektnavn.

En URN kan videre inngå i en webadresse på Internet (URL) og vil da typisk se slik ut: http://www.arkivverket.no/URN:NBN:no-a1450-ft20080518030557.jpg

OID (Object Identifier)

ASN.1 Object identifier, forkortet OID, er en spesiell type globalt unike identifikatorer hvor reglene for tildeling blir spesifisert i den internasjonale standarden ISO/IEC 8824-1 (Abstract Syntax Notation One: Specification of basic notation). Slike objektidentifikatorer benyttes i en rekke standarder og andre normative dokumenter fra bl.a. ISO, IEC, ITU og HL7. I Norge kan man opprette en OID nasjonalt forankret i en toppnode registrert hos Post- og teletilsynet (NPT)

En OID har en hierarkisk oppbygging som tydeliggjør eierskap og forvaltningsansvar, hvor retten til å tildele nye identifikatorer under en node, kan delegeres. En OID kan for øvrig også representeres med fulle navn.

OID kan typisk benyttes i XML-strukturer i elektronisk samhandling for å identifisere strukturelementer, organisasjoner, kodeverk, koder etc. i meldinger eller data som skal kunne tolkes av flere organisatorisk uavhengige partnere over tid. Det er ikke tenkt brukt for dynamisk identifikasjon av dynamiske produksjonselementer (eksempelvis løpenummer, skannede objekter el.).

Object Identifier-tre
OID-tre

Ved avlevering av EPJ-arkivpakker skal avleveringen beskrives av en pakkeliste i XML-format.