Offentlige og private virksomheter i spesialisthelsetjenesten har plikt, etter helsearkivforskriften, til å avlevere pasientarkivmateriale til Norsk helsearkiv når de ikke lenger har behov for det, tidligst ti år etter pasientens død.
Offentlige og private virksomheter i spesialisthelsetjenesten har plikt til å avlevere sine pasientarkiv til Norsk helsearkiv, jf. spesialisthelsetjenesteloven § 3-2a.
Dette gjelder ikke for pasientjournaler fra kommunale helse- og omsorgstjenester.
Se nærmere på kapittel 2 i helsearkivforskriften om hvem som har avleveringsplikt.
Norsk helsearkiv kan, rundt avlevering av papirjournaler, utføre hele eller deler av avleveringsprosessen mot betaling.
Dette gjelder noen eller alle av de følgende tjenestene:
Vi tilbyr opplæring i bruk av NHAREG, enten på stedet eller via nett.
Se også videoer her nedenfor:
Gjennomføre en kartlegging av arkivmaterialet. Norsk helsearkiv kan bistå.
Vurdere materiale for bevaring og kassasjon iht. de generelle bevarings- og kassasjonsreglene i helsearkivforskriften.
Utarbeide en plan for avlevering av arkivene, ved bruk av opplysningene fra kartleggingen.
Inngå avleveringsavtale med Norsk helsearkiv om avlevering av morsjournaler.
Plukke ut morsjournaler fra det aktive og inaktive arkivet.
Plukke ut og kassere dokumenter som ikke anses som bevaringsverdige.
Sykehus som er i gang med avlevering til Norsk helsearkiv skal ikke lenger plukke ut og kassere deler av journalene før nedpakking.
Rense og arkivbegrense journalene.
NHAREG er et system som brukes for å registrere metadata fra journalene, og utarbeide en digital avleveringsliste. Norsk helsearkiv gir opplæring i NHAREG. Importliste fra virksomheten kan brukes for å forenkle registreringen.
Pakke journalene i egnede arkivesker. Etikettere arkiveskene med etiketter utformet av Norsk helsearkiv.
Avleveringslisten genereres ut fra de registrerte journalene. Listen skal godkjennes av Norsk helsearkiv før materialet kan avleveres.
Arkiveskene skal settes på pall i kronologisk rekkefølge og det skal utarbeides en pakkeliste.
Avtale tidspunkt for avlevering og transportere materialet til Norsk helsearkivs lokaler etter gitte krav i avtalen.
Norsk helsearkiv skal gi avleverende virksomhet kvittering når avleveringen er mottatt og akseptert.