Avlevering til NHA - fysiske journaler

Offentlige og private virksomheter i spesialisthelsetjenesten har plikt, etter helsearkivforskriften, til å avlevere pasientarkivmateriale til Norsk helsearkiv når de ikke lenger har behov for det, tidligst ti år etter pasientens død.

1 - Generelt

Avleveringsplikt

Offentlige og private virksomheter i spesialisthelsetjenesten har plikt til å avlevere sine pasientarkiv til Norsk helsearkiv, jf. spesialisthelsetjenesteloven § 3-2a.

Dette gjelder ikke for pasientjournaler fra kommunale helse- og omsorgstjenester.

Se nærmere på kapittel 2 i helsearkivforskriften om hvem som har avleveringsplikt.

Assistanse ved avlevering

Norsk helsearkiv kan, rundt avlevering av papirjournaler, utføre hele eller deler av avleveringsprosessen mot betaling. 

Dette gjelder noen eller alle av de følgende tjenestene:

  • plukkassering 
  • rensning
  • arkivbegrensning 
  • pakking
  • registrering
  • transport

Vi tilbyr opplæring i bruk av NHAREG, enten på stedet eller via nett.

Se også videoer her nedenfor:

Knapper og funksjoner

Registrering av pasientjournaler

Funksjoner for administrator

9bf07475-ed62-439b-8e09-477ed675d2c1

2 - Avlevering - steg for steg

A - Kartlegging

Gjennomføre en kartlegging av arkivmaterialet. Norsk helsearkiv kan bistå. Hovedveileder pkt. 3 

B - Vurdere bevaring og kassasjon

Vurdere materiale for bevaring og kassasjon iht. de generelle bevarings- og kassasjonsreglene i helsearkivforskriften. Hovedveileder pkt. 4 

C - Avleveringsplan

Utarbeide en plan for avlevering av arkivene, ved bruk av opplysningene fra kartleggingen. Hovedveileder pkt. 5 

D - Avleveringsavtale

Inngå avleveringsavtale med Norsk helsearkiv om avlevering av morsjournaler. Hovedveileder pkt. 6 

E - Skille ut mors

Plukke ut morsjournaler fra det aktive og inaktive arkivet. Hovedveileder pkt. 7 

F - Plukkassere

Plukke ut og kassere dokumenter som ikke anses som bevaringsverdige. Hovedveileder pkt. 8 

G - Rense og arkivbegrense

Rense og arkivbegrense journalene. Hovedveileder pkt. 9 

H - Registrere journaler og utarbeide en avleveringsliste

NHAREG er et system som brukes for å registrere metadata fra journalene, og utarbeide en digital avleveringsliste. Norsk helsearkiv gir opplæring i NHAREG. Importliste fra virksomheten kan brukes for å forenkle registreringen. Hovedveileder pkt. 10

I - Pakke journalene i esker

Pakke journalene i egnede arkivesker. Etikettere arkiveskene med etiketter utformet av Norsk helsearkiv. Hovedveileder pkt. 11-12 

J - Sende avleveringsliste til godkjenning

Avleveringslisten genereres ut fra de registrerte journalene. Listen skal godkjennes av Norsk helsearkiv før materialet kan avleveres. Hovedveileder pkt. 13

K - Sette på pall og utarbeide pakkeliste

Arkiveskene skal settes på pall i kronologisk rekkefølge og det skal utarbeides en pakkeliste. Hovedveileder pkt. 14

L - Avtale tidspunkt og transportere

Avtale tidspunkt for avlevering og transportere materialet til Norsk helsearkivs lokaler etter gitte krav i avtalen. Hovedveileder pkt. 15

M - Motta kvittering

Norsk helsearkiv skal gi avleverende virksomhet kvittering når avleveringen er mottatt og akseptert. Hovedveileder pkt. 16