Kommunene sikrer ikke viktig informasjon om innbyggerne

To nye statistikker er nå tilgjengelige på Arkivverkets nettside: Riksarkivarens statistikk for kommunale arkivtjenester (kommune- og storbyundersøkelsen) og statistikk for arkivinstitusjoner og arkiv i bibliotek og museum (Arkivstatistikken) 

Kommunene har ansvaret for viktige samfunnsoppgaver som skole, barnevern, sosial-, helse- og omsorgstjenester. Dokumentasjon av disse tjenestene finnes hovedsakelig i digital form, i for eksempel saksbehandlingssystemer. Statistikk for kommunale arkivtjenester avdekker at hele 54 prosent av landets kommuner aldri har tatt uttrekk fra sine bevaringsverdige elektroniske systemer for å kunne bevare dokumentasjonen for ettertiden.

Enkelt forklart handler uttrekk om å sikre bevaringsverdig digital informasjon for fremtiden. I vår egen hverdag kan det sammenlignes med å overføre bilder og dokumenter vi lagrer på Mac eller PC til en ekstern harddisk, for å unngå å miste alt om noe skulle skje.

Svært urovekkende

Manglende arkivuttrekk betyr at kritisk dokumentasjon, ikke bare for kommunene, men for hver enkelt innbygger, står i fare for å gå tapt i halvparten av alle landets kommuner.

– Dette er en situasjon vi har vært klar over, men årets tall viser tydeligere enn noen gang at vi står overfor store utfordringer. Situasjonen blir ekstra bekymringsfull når vi vet at kommunene er på vei mot å bli heldigitale. Da finnes det heller ikke papirkopier av den digitale informasjonen. Svarene på undersøkelsen viser at det per nå er en lang vei fram til en sikker håndtering av elektronisk skapt materiale i kommunal sektor, sier Lars-Jørgen Sandberg, fagdirektør for Planlegging og arkitektur i Arkivverket.

Hvorfor tas det ikke uttrekk?

Arkivtjenestene i kommunene oppgir flere ulike grunner til at det ikke tas uttrekk fra den digitale informasjonen kommunen produserer. Kostnader, for lav bemanning og at det er for komplisert er noen av årsakene.

– Vi vet at det i realiteten er slik at mange som arbeider med arkiv i kommunene ikke bare jobber med dette. På spørsmålet om hvor mye tid arkivansvarlig bruker på arkivoppgaver svarer hele 34 prosent at de bruker mindre enn halvparten av arbeidstiden sin på dette. Lav bemanning gjør at viktige oppgaver som sikring av elektroniske arkiver ofte nedprioriteres, sier Sandberg.

Hva gjør Arkivverket?

Tilbakemeldinger fra kommunene er at Arkivverket, som arkivmyndighet og veileder, må jobbe mer aktivt for å øke forståelsen for at arkiv og dokumentasjonsforvaltning er viktig – i samfunnet generelt og blant kommuneledelse og beslutningstakere spesielt. Flere kommenterte også Arkivverkets tilsynsvirksomhet, og viktigheten av at pålegg følges opp. Kommunene ønsker også mer fokus på elektroniske arkiver.

– Dette er viktige tilbakemeldinger som vi selvsagt skal ta med oss videre. Vi har nylig startet prosjektet ”Brukerorientert arkivtilsyn” hvor vi får bistand fra Difi til noe av gjennomføringen. Noark (Norsk arkivstandard) er også under videreutvikling, og Arkivforskriften er under revisjon, for å nevne noen tiltak, kommenterer Sandberg.

Lite privatarkiv er bevart

Alle politiske styringsdokumenter som omtaler arkiv understreker at målet for arkivpolitikken er en helhetlig samfunnsdokumentasjon. Med dette menes at en skal bevare og tilgjengeliggjøre bevaringsverdige arkiv fra alle samfunnssektorer, slik at de samlet kan dokumentere samfunnet og samfunnsutviklingen. Arkiv fra statlig, kommunal og privat sektor utfyller hverandre og belyser samfunnet fra ulike vinkler og ståsteder.

Arkivstatistikken 2016 for arkivinstitusjoner og arkiv i bibliotek og museum viser at privat sektor fremdeles er underrepresentert sammenlignet med de to andre sektorene. Den totale privatarkivbestanden er nå på 117 181 hyllemeter, eller 22 % av total bestand. Andelen privatarkiv har ikke økt nevneverdig de siste årene. Det er ønskelig å øke andelen i årene framover, for å sikre en mer representativ dokumentasjon av samfunnet og samfunnsutviklingen. Også digitalt skapte privatarkiv er i svært liten grad bevart. Bare 67 % av privatarkivene er ordnet og katalogisert. Dette betyr at om lag 1/3 av privatarkivene i Norge er utilgjengelige.

 – Dette er bekymringsfullt. Arkivverket koordinerer arbeid med privatarkiver og er pådriver for at alle fylker skal utvikle bevaringsplaner for å få et mer proaktivt arbeid. Vi tildeler også arkivutviklingsmidler, der dette og bevaring av viktige privatarkiv prioriteres, sier Sandberg.