Arkivverket gir et løft til orden i eget hus

Etter mange år har omsider arbeidet med informasjonsforvaltning i offentlig sektor skutt fart. Dette er takket være blant annet Skates arbeid med felles datakatalog, Arena for informasjonsforvaltning og Digitaliseringsdirektoratets datadelingsprosjekt.

God informasjonsforvaltning handler om å ha kontroll på virksomhetenes data. Det er en forutsetning for en bedre, mer effektiv og brukerrettet offentlig sektor. Regjeringen bruker begrepet «at offentlige virksomheter må ha orden i eget hus».

Arkivverkets erfaring er at de fleste virksomheter ikke har tilstrekkelig orden i eget hus. Mange virksomheter har for dårlig kontroll på egne data. Manglende kontroll hindrer en bedre, mer effektiv og brukerrettet offentlig sektor og må overkommes. Arkiv er data, og for Arkivverket er dette en arkivfaglig problemstilling. Men vi ser det også som et mer overordnet problem som må løses for å nå målene i digitaliseringspolitikken.

Arkivregelverket stiller krav om at virksomheter skal ha oversikt og beskrivelser av sine arkiv, altså sine data. Arkivverket har lang erfaring med å veilede i hvordan virksomheter skal beskrive sine data. I tillegg har vi gjennom arkivregelverket myndighet til å følge opp at disse kravene blir fulgt. Det gjør vi blant annet gjennom vår tilsynsvirksomhet og veiledning. Vi ser at dette arbeidet gir resultater. Virksomheter som har fått tilsyn blir mer bevisste på sin dokumentasjonsforvaltning og får bedre kontroll over sine data.

Arkivverket legger vekt på at i en digital forvaltning så utgjør virksomhetenes arkiv en viktig del av virksomhetens data. For å ha kontroll på sine arkiver må virksomheten beskrive hvilke data den benytter og produserer – i praksis blir gode beskrivelser av arkiv sammenfallende med å ha orden i eget hus, slik det omtales i føringer fra regjeringen – eksempelvis i digitaliseringsrundskrivet. I fremtidig veiledning og tilsyn vil Arkivverket rette fokus mot dette området.

Digitaliseringsrundskrivet av desember 2019 pålegger statlige virksomheter å benytte Felles Datakatalog. Et viktig skritt for Arkivverket vil nå være å undersøke hvordan beskrivelsene i felles datakatalog henger sammen med beskrivelsene og oversiktene virksomhetene uansett må ha av sine data etter arkivregelverket.

Sammen med Digitaliseringsdirektoratet vil vi gjennomføre en proof of concept (POC). Formålet er å undersøke om beskrivelser av datasett, som del av orden i eget hus, kan ses i sammenheng med de beskrivelsene som trengs for sikring, bevaring og tilgjengeliggjøring av arkivmateriale. Dette kan åpne for at virksomhetene kan lage disse beskrivelsene kun én gang, fremfor både å gjøre det i forbindelse med orden i eget hus og ved beskrivelsen av arkiv.

Et positivt resultat av POC’en vil gi egenverdi til virksomhetene, og det vil løfte arbeidet med informasjonsforvaltning og dokumentasjonsforvaltning i offentlig sektor. Lykkes offentlig sektor med dette arbeidet, kommer vi alle et skritt nærmere til å se informasjon i et livsløp; fra den blir skapt, frem til den blir langtidslagret og gjenbrukt.