Arkivtilsyn hos 65 offentlige virksomheter i 2022

37 kommuner og 28 statlige virksomheter får tilsyn fra Arkivverket i 2022. 

Leirfjord, Nes, Harstad, Frosta, Rakkestad, Skien, Vestre Toten, Eigersund, Askvoll, Lillesand, Stange, Stranda, Ringsaker, Lavangen, Alstadhaug og Nittedal er noen av kommunene som vil få tilsyn. 

Utlendingsdirektoratet, Statens legemiddelverk, Innlandet politidistrikt, Direktoratet for e-helse, Statens jernbanetilsyn, Sørlandet sykehus HF, Politidirektoratet, Kripos og Statsforvalteren i Oslo og Viken er noen av de statlige virksomhetene som vil få tilsyn. 

Se hele listen over hvem som får tilsyn i løpet av 2022

Tillit og rettssikkerhet 

Arkivverket velger ut hvilke virksomheter som får tilsynsbesøk ved å bruke en risikobasert tilnærming. En rekke informasjonskilder og kriterier ligger til grunn for utvalget. 

 – I virksomheter med høy risiko er det stor sannsynlighet for hendelser som vil kunne føre til brudd på rettigheter og rettsikkerhet for enkeltmennesker, forklarer fagdirektør Kjetil Reithaug i seksjon for Dokumentasjonsforvaltning. 

Årets søkelys på justissektoren har sammenheng med Arkivverkets tidligere funn hos politidistriktene. 

 – Her har vi funnet alvorlige avvik i håndteringen av bevismateriale. Det er snakk om dokumentasjon som kan være med på å oppklare saker og forhindre justismord, sier Reithaug. 

Arkivverket har også funnet uklarheter i ansvarsfordelingen mellom Politidirektoratet og de ulike distriktene når det gjelder dokumentasjonsforvaltning.  

 – Dette er noe vi vil se nærmere på, fastslår Reithaug. 

Sviktende elektronisk langtidsbevaring  

I Arkivverkets årlige spørreundersøkelse har nesten en fjerdedel av kommunene rapportert at de aldri har overført uttrekk fra elektroniske arkivsystemer til langtidsbevaring. Dette punktet veier tyngre i årets risikovurdering enn før. 

Kommunene har ansvaret for viktige samfunnsoppgaver som skole, barnevern, sosial-, helse- og omsorgstjenester. Dokumentasjonen av disse tjenestene finnes hovedsakelig i digital form. 

 – Kommunen er den delen av det offentlige som berører oss mest direkte. Disse arkivene blir derfor spesielt viktige – både for å dokumentere dine og mine plikter og rettigheter, og ikke minst for kommunene selv. De skal dokumentere hva som er gjort for innbyggerne og andre som påvirkes av kommunen. Dokumentene viser hvilket grunnlag politikere og saksbehandlere bygger sine vedtak på. Skal vi vite hva som har foregått, må denne informasjonen tas vare på, forklarer Reithaug. 

Kriterier i risikovurderingen  

Den årlige spørreundersøkelsen for kommuner  og  statlige virksomheter  er sentral i utvalgsprosessen. Her svarer virksomhetene på spørsmål om blant annet arkivkvalitet, ressurser og ansvar, tap av arkiv, elektronisk arkivering og tilknytning til elektronisk depot. 

Arkivverket vurderer også historikk fra tidligere tilsyn, medieoppslag og tips. For statlige virksomheter spiller sektortilhørighet inn, sammen med status for bevarings- og kassasjonsplan.  

Virksomheter som ikke har hatt tilsyn før, eller som ikke har svart på spørreundersøkelsen, blir fulgt med på. Sammenslåinger/omorganiseringer, geografisk spredning og kommuneøkonomi spiller også inn. 

Ved spesielle hendelser i løpet av året kan Arkivverket gjøre ekstra tilsyn på kort varsel, eller be virksomheten om en skriftlig redegjørelse.