ENG

Om Norsk helsearkiv

Norsk helsearkiv skal ta vare på eldre, bevaringsverdige pasientarkiver fra helseforetakene, og gjøre helseopplysninger i arkivet tilgjengelig for forskere og pårørende i samsvar med gjeldende bestemmelser om taushetsplikt.

Norsk helsearkiv kan kontaktes via Arkivverkets sentralbord: 480 55 666

Til pårørende: Norsk helsearkiv ble åpnet i 2019 og har foreløpig en begrenset mengde materiale. Det kan derfor være aktuelt å kontakte sykehuset først for utlevering.

Sykehus, forskere og pårørende: Vennligst bruk vårt kontaktskjema her.

Ved telefonhenvendelser til Norsk helsearkiv skal følgende personer kontaktes:

 Avdeling  Stilling  Ansvarlig  Tlf.nr
Lager/transport/pakker/mottak/levering  Lageransvarlig   Frederic Jarodd   92072997 
Avlevering/utlevering/forskning/pårørende  Fagdirektør  Kari Nytrøen  95189935
Digitalisering  Fagdirektør  Guro Svae  99720118
IT- og helsearkivregister  Fagdirektør  Rune Moan  95046367
Presse/Andre ting  Direktør  Bjørn Børresen  97153080


Postadresse
Norsk helsearkiv v/Arkivverket 
Postboks 4013 Ullevål Stadion  
0806 Oslo 

Besøksadresse* 
Norsk helsearkiv 
Sjukehusveien 17 
2500 Tynset 

*NHA har ingen lesesal 

Ved Sykehusreformen 2002 kom arkivloven til anvendelse for offentlig virksomheter i spesialisthelsetjenesten. Dette førte til et behov for å utrede spesialisthelsetjenestens avleveringsplikt etter arkivloven.

Ved kongelig resolusjon 3. desember 2004 ble det oppnevnt et utvalg som fikk i oppgave å vurdere en fremtidig depotordning for alt bevaringsverdig arkivmateriale fra spesialisthelsetjenesten. Helsearkivutvalget overleverte sin utredning NOU 2006: 5, Norsk helsearkiv – siste stopp for pasientjournalene til Helse- og omsorgsdepartementet 3. april 2006. Utvalget foreslo å opprette Norsk helse­arkiv som en nasjonal depotordning som skal ta imot helsearkivmateriale fra spesialisthelsetjenesten etter at materialet har vært gjort til gjenstand for kassasjon etter regler foreslått av utvalget.

Ved behandlingen av statsbudsjettet i 2009, besluttet Regjeringen å opprette et Norsk helsearkiv. Helsearkivet skulle ta vare på eldre, bevaringsverdige pasientarkiver fra helseforetakene, og forvalte disse for bruk til forskning og andre dokumentasjonsformål. Det ble også besluttet at helsearkivet skulle organiseres i Arkivverket og lokaliseres på Tynset.

Helsearkivregisteret er et nasjonalt helseregister med bred tilnærming til forskning. Norsk helsearkiv utvikler aktivt metoder for å tilby forskere relevante data, og som en del av Helseanalyseplattformen vil Norsk helsearkiv også supplere de øvrige helseregistrene og bidra til bedre folkehelse i Norge.

Virksomheten i Norsk helsearkiv og helsearkivregisteret er regulert med en egen forskrift, helsearkivforskriften. Forskriften er hjemlet i tre lover; helseregisterloven, spesialisthelsetjenesteloven og arkivloven . 

Helsearkivforskriften

Helsearkivforskriften etablerer Helsearkivregisteret i Norsk helsearkiv og gir bestemmelser om spesialisthelsetjenestens avleveringsplikt, behandlingen av avlevert arkivmateriale i Norsk helsearkiv og hvordan utleveringen skal skje innenfor rammene om taushetsplikt.

Helseregisterloven

Helseregisterloven §12 og 13 fastslår at Helsearkivregisteret er et helseregister med personidentifiserbar pasientdokumentasjon om avdøde pasienter og at opplysningene i Helsearkivregisteret kan behandles uten de registrertes samtykke. Riksarkivaren er databehandlingsansvarlig for opplysningene i Helsearkivregisteret, jf. arkivloven § 4.

Spesialisthelsetjenesteloven

Spesialisthelsetjenesteloven § 3-2a bestemmer offentlige og private virksomheters plikt til å avlevere pasientjournalarkiv til Norsk helsearkiv. Virksomheter i spesialisthelsetjenesten som omfattes av bevarings-, kassasjons- og avleveringsbestemmelsene i arkivlova kapittel II, skal avlevere sitt pasientjournalarkiv til Norsk helsearkiv, jf. arkivlova § 4. Private virksomheter i spesialisthelsetjenesten plikter å bevare sitt pasientjournalarkiv og avlevere dette til Norsk helsearkiv etter at forskriftsmessig kassasjon er utført.

Arkivloven

Arkivloven § 4 bestemmer at Norsk helsearkiv er en del av det statlige Arkivverket og at Riksarkivaren er øverste leder.

 

Norsk helsearkiv er organisert som en særskilt virksomhet innenfor det statlige Arkivverket som er underlagt Kulturdepartementet. Norsk helsearkiv får sitt tildelingsbrev fra Helse og omsorgsdepartementet. Arkivverkets samfunnsoppdrag er å bidra til effektiv dokumentasjonsforvaltning og sikre, bevare og tilgjengeliggjøre et bredt og allsidig utvalg av samfunnets arkiver.

Norsk helsearkiv har ansvar for å sikre en forsvarlig bevaring og tilgjengeliggjøring av pasientjournaler etter avdøde personer fra spesialisthelsetjenesten. Materialet vil være tilgjengelig for forskere og pårørende i samsvar med gjeldende bestemmelser om taushetsplikt. Norsk helsearkiv er en viktig satsing for å fremme medisinsk og helsefaglig forskning.

Alle ledige stillinger annonseres på JobbNorge eller FINN.

Norsk helsearkivs mål er at Helsearkivregisteret skal være et pålitelig system for digital langtidsbevaring for pasientarkivmateriale avlevert fra private og offentlige virksomheter i spesialisthelsetjenesten. Hensikten med langtidsbevaringen er at pasientarkivmateriale skal kunne brukes til forskning. Et viktig virkemiddel for å bygge tillit til virksomheten, er åpenhet om mål, strategi, funksjoner og prosesser. Som en følge av dette, publiserer Norsk helsearkiv dokumentasjon som er styrende for virksomhetsarkitekturen, retningslinjer og prosedyrer gjennom eHåndboka.

The National Health Archives of Norway aims to make the Health Archive Registry a trustworthy, digital long-term repository of patient archive material submitted by the hospitals in the specialist health care services, enabling this for research purposes. An important means of building trust is transparency and openness on strategy, business-rules and management. As a consequence of this, NHA aims to publish the documentation governing business architecture, guidelines and procedures on the NHA website through the eHandbook.

Nasjonal ordning for mottak av pasientjournaler

Norsk helsearkiv har igangsatt arbeidet med å få på plass en nasjonal ordning for mottak av pasientjournaler fra helsevirksomheter som opphører eller får autorisasjon/ godkjenning tilbakekalt eller suspendert. Ordningen skal være på plass i løpet av 2021.

Bakgrunn

Helse- og omsorgsdepartementet foreslo i høringsnotat 21.09.2016 at det etableres en nasjonal ordning for oppbevaring av pasientjournaler ved overdragelse og opphør av virksomhet. Ordningen skulle gjelde for de tilfeller det ikke er aktuelt å overføre pasientjournalene til annet helsepersonell eller annen virksomhet i henhold til pasientjournalforskriften § 15, nå § 17.  Det ble foreslått en plikt til å avlevere journalene til den nasjonale ordningen i disse tilfellene

Departementet foreslo at Helsedirektoratet skulle være databehandlingsansvarlig for den nasjonale ordningen, og forutsatte at direktoratet skulle inngå avtale med Norsk helsearkiv om den praktiske gjennomføring av ordningen.

Departementet foreslo at den nye ordningen også skulle omfatte pasientjournaler som Statens helsetilsyn kan pålegge helsepersonell å levere inn til fylkesmannen eller Norsk helsearkiv (NHA) etter helsepersonelloven § 62 a. Dette gjelder ved tilbakekall og suspensjon av autorisasjon, lisens eller spesialistgodkjenning.

Status i dag

I dag overføres journaler fra overdratt eller opphørt virksomhet til fylkesmannen, offentlig arkivdepot eller deponeres i annen oppbevaringsinstitusjon i henhold til pasientjournalforskriften § 17.  Journaler som leveres til Fylkesmannen skal oppbevares i 10 år og kan deretter kasseres i samråd med Riksarkivaren. De kan imidlertid avleveres til andre offentlige arkivdepot, for eksempel byarkiv og kommunale arkivdepot, uten at det innhentes samtykke fra Riksarkivaren.

Gjeldende ordning åpner for flere alternative muligheter for oppbevaring av pasientjournalarkiver, og fungerer ikke tilfredsstillende. Ingen sentral eller regional instans har tilfredsstillende oversikt over hvor pasientjournalmateriale fra enkeltvirksomheter befinner seg. Mange av pasientjournalene leveres i usystematisk form til fylkesmennene og det er ressurskrevende å systematisere og skaffe seg god oversikt over materialet. Ordningen utfordrer derfor pasientenes rettssikkerhet og ivaretar ikke formålene med dokumentasjonsplikten

Hensikten med ordningen

Kravene til oppbevaring av pasientjournal i pasientjournalforskriften skal understøtte hensynene bak dokumentasjonsplikten. Dokumentasjonsplikten er begrunnet i hensynet til kvalitet og kontinuitet i behandlingen, og hensynet til etterprøvbarhet av helsehjelpen som er gitt. Dokumentasjonsplikten skal sikre at opplysninger som er nødvendig og relevante for en forsvarlig behandling av pasienten blir nedtegnet og kan gjenfinnes. Journalføringsplikten skal derfor sikre at pasienten ved innsyn skal kunne få kjennskap til egne helsemessige forhold. Journalføringsplikten har videre til formål å gi tilsynsmyndigheter og andre relevante instanser innsyn i helsehjelpen som er gitt og skal også sikre muligheten for dokumentasjon i forbindelse med erstatningssaker eller ved behandling av pasientklager. Reglene for oppbevaring ved opphør av virksomhet skal bidra til å oppnå disse formålene.

Arbeid i 2020

Norsk helsearkiv vil jobbe i tett samarbeid med Helsedirektoratet, for i første omgang å avklare roller, samt en del juridiske forutsetninger for den nye ordningen som ennå ikke er helt på plass.

Deretter må vi skaffe en god oversikt over status på området, klarlegge formater for avlevering, lagring og tilgjengeliggjøring og etablere systemer og prosesser for ordningen.

Siktemålet er at ordningen skal tre i kraft i løpet av 2021, og da vil også Norsk helsearkiv være rigget for å ta imot pasientjournaler innen denne ordningen, noe vi ikke er i dag.  

Kontaktperson for ordningen:
Arild Løvik
Seniorrådgiver
Epost: arilov@arkivverket.no
Mobil: 906 67 731