ENG

Introduksjon til NOARK

NOARK er en norsk standard for journalføring og arkivering av saksdokumenter, utviklet og vedlikeholdt av Riksarkivaren. Navnet er en forkortelse for NOrsk ARKivstandard.

Hvem er NOARK for?

NOARK er først og fremst utviklet til bruk i norske offentlige virksomheter som er pålagt å benytte NOARK -godkjente løsninger for sin elektroniske journalføring og arkivering av saksdokumenter. Alle offentlige organ må altså følge NOARK -standarden ved utformingen av sine elektroniske løsninger for journal og sakarkiv.

Også private virksomheter kan ha nytte av å bruke NOARK -standarden i utformingen av sine systemer for dokumentasjonsforvaltning.

Ingen er pålagt å bruke den nyeste NOARK -versjonen, men det er en risiko at leverandørene vil slutte å levere tjenester knyttet til eldre versjoner.

Hvorfor bruke NOARK?

Formålet med standarden er å legge et grunnlag for sikring av organenes arkiv for samtid og fremtid. Standarden skal bidra til enklere og sikrere kontroll med behandling av arkivdokumenter, og den inneholder derfor krav til fangst, forvaltning, bruk og avhending av dokumenter.

Alle former for aktiviteter som skaper dokumenter som skal bevares og gjenfinnes i autentisk form, skal i prinsippet inngå i en løsning for arkivdanning. Dette er helt uavhengig av sektor (offentlig eller privat), om dokumentene inngår i tradisjonell saksbehandling eller ikke, hvor mange år de skal oppbevares eller om de skal avleveres til depotarkiv.

Den ytre rammen for registreringen i journalen er alle arkivverdige dokument som inngår i den interne saksbehandlingen. Det er kun de journalføringspliktige dokumentene som må inngå i en NOARK -løsning. Andre arkivdokumenter må ikke arkiveres i NOARK -løsninger, og for mange fagsystem er kanskje NOARK heller ikke hensiktsmessig. Det må virksomheten selv finne ut av.

Et avleveringsuttrekk laget etter NOARK er egnet til langtidslagring.

Hvordan ta i bruk NOARK?

For å ta i bruk et NOARK -godkjent system kan det anskaffes et av de godkjente systemene som er listet på våre nettsider.

Det er også mulig å utvikle sitt eget system og søke om å få det godkjent av Riksarkivaren.

NOARK-kravet

Journalføring av elektroniske saksdokumenter i det offentlige skal som hovedregel skje i et system som følger kravene i NOARK og som er godkjent av Riksarkivaren. Dette gjelder både ved bruk av et rent journal- og arkivsystem, eller om funksjoner for journalføring er integrert i et saksbehandlingssystem eller lignende.

Ved elektronisk arkivering av saksdokumenter må systemet tilfredsstille de spesifikke kravene til elektronisk arkivering i NOARK og være godkjent av Riksarkivaren for dette formålet.

Hvis systemet ikke tilfredsstiller kravene i NOARK skal forvaltningsorganet søke Riksarkivaren om dispensasjon. Dispensasjon skal være gitt før systemet kan tas i bruk.

LOVHJEMMEL

Arkivforskriften §2-9 sier at offentlige organer normalt skal benytte et NOARK-godkjent system ved elektronisk journalføring.

I tillegg sier Riksarkivarens forskrift kapittel IX § 2-1 at også system for elektronisk arkivering av saksdokumenter skal tilfredsstille de spesifikke kravene til elektronisk arkivering i NOARK-standarden, og være godkjent av Riksarkivaren for dette formålet.

Riksarkivarens forskrift kapittel IX § 2-2 sier at man for spesialiserte fagsystem kan få unntak fra NOARK-kravet, dersom systemet ble utformet før bestemmelsene i kapittel IX ble iverksettatt, eller dersom det av andre grunner er urimelig å stille krav om at NOARK-standarden skal følges fullt ut.

Riksarkivarens forskrift kapittel IX § 2-3 sier at NOARK-kravet ikke gjelder elektronisk arkivering av saksdokumenter som ikke er journalføringspliktige.

HISTORIKK

NOARK ble opprinnelig utarbeidet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i statsforvaltningen i 1984 av Statens rasjonaliseringsdirektorat (Statskonsult) i samarbeid med Riksarkivaren, og den etablerte seg raskt som de facto standard.

Også den andre versjonen av NOARK, som kom ut i 1987, ble utformet som ledd i et prosjektsamarbeid med Riksarkivaren. I 1990 ble ansvaret for å forvalte og videreføre standarden overført fra Statskonsult til Riksarkivaren.

I 1994 kom NOARK-3 på trykk og ble avløst av NOARK-4 i 1999.

NOARK-4 videreførte også spesifikasjonene i KOARK, som er den tilsvarende standard for kommunal og fylkeskommunal forvaltning. I 1995 ble det utgitt en versjon med tillegg for kommunal saksbehandling: KOARK (gjerne kalt kommuneNoark). Denne ble utviklet i samarbeid med Kommunenes sentralforbund og følger i alt vesentlig prinsippene i NOARK-standarden, men har en del tilleggsfunksjoner som er spesielt tilpasset saksgangen i kommuner og fylkeskommuner.

Mens de første versjonene av NOARK-standarden bare omfattet selve journalføringen, la NOARK-4 grunnlaget for en fullelektronisk saksbehandling og arkivering i offentlig forvaltning

NOARK5 er gjeldende standard i dag. Videreutviklingen har omfattet dels modernisering i tråd med den teknologiske utviklingen, dels utvidelser i systemenes informasjonsinnhold og funksjonalitet.