Myter og misforståelser om Noark
Det finnes en del myter om at dagens arkivregelverk og Noark-standard begrenser innovasjon og nytenking rundt løsninger for arkiv i forvaltningen. Her gir vi deg oversikt over noen av disse mytene, og noen fakta om hvilket handlingsrom som faktisk finnes i regelverket.
Arkivloven legger i liten grad føringer på valg av teknologi eller løsninger. Språkbruken er fra en annen tid, og begrepene som brukes fremstår som utdaterte og knyttet til en virkelighet hvor papiret var normalen. Likevel er innebygd arkivering, mer brukervennlige løsninger og automatisert dokumentfangst innenfor rekkevidde med de rammebetingelsene vi har i dag.
Det er ingen grunn til å vente med å utvikle nye, innovative løsninger! Klikk på en myte for fakta og gode råd.
Fakta:
Alle informasjonssystem kan være arkivsystem. Ditt arkivsystem er det systemet du bruker som primærkilde når du trenger informasjon eller dokumentasjon på det som har skjedd, er blitt sagt eller vedtatt. Arkivregelverket stiller visse krav til et arkivsystem, men det er ikke gitt at dette må være basert på Noark-standarden. Det er kun de journalføringspliktige dokumentene som må inngå i en Noark-løsning. Andre arkivdokumenter kan arkiveres i andre løsninger.
Hvordan kan vi løse det?
Ethvert system som styrer lagring av og tilgang til arkivinformasjon, er et arkivsystem. I arkivsystemet må virksomheten kunne
- styre brukernes rettigheter til å opprette, endre, slette og lese informasjon
- logge det som blir gjort i systemet for å kunne etterprøve om det som blir gjort er i henhold til rettighetene som er gitt
- beskytte informasjonsinnholdet mot utilsiktet endring, sletting, mv.
- sikre at informasjonen er tilgjengelig for bruk
- sørge for at informasjonen er komplett, dvs. at all informasjon som skal sikres i løsningen, blir sikret
Dersom informasjonen skal tas vare på i mer enn 10 år må
- informasjonen lagres på format som sikrer tilgjengelighet over tid
- informasjonen og tilknyttede metadata kunne eksporteres for å sikre at den er tilgjengelig utover systemets levetid, i et systemuavhengig format
Fakta:
«Journalføring» handler om å føre en logg over dokumentene som brukes i ulike prosesser, hvor en registrerer informasjon om når det skjedde, hvem som var involvert, hva det dreide seg om, og hvilke andre dokumenter som hører til samme prosess. Dette er opplysninger som finnes i de fleste dokumenthåndteringssystemer. Hvis du kan lage en dokumentliste med disse opplysningene, har du en journal - en transaksjonslogg.
Hvordan kan vi løse det?
Arkivforskriften § 10 sier hvilke opplysninger som skal registreres om det enkelte dokument i en journal. Begrepsbruken er hentet fra papirjournalenes tid, og kan virke fremmedgjørende når man skal utvikle digitale løsninger. Det er derfor viktig å ha klart for seg hva som er hensynet bak de ulike journalopplysningene:
a) journalføringsdato: Formålet er å si noe om når dokumentet/informasjonen er registrert i systemet, slik at man kan se rekkefølgen på når dokumentene faktisk ble registrert. Dette har betydning for bevisverdien som ligger i registreringen, da denne vil svekkes hvis det går for lang tid fra dokumentet er sendt eller mottatt til det er registrert i systemet. Hvis dokumentfangst og registreringen av opplysningene er automatisert, vil datoen være lik tidspunktet for hendelsen.
b) saks- og dokumentnummer: Dokumentene vi bruker, oppretter eller mottar i en prosess inngår i en sammenheng. Vi også kan ha behov for å samle dokumenter som hører til samme sak, person, bygning eller kjøretøy på ett sted, i én sak. Saks- og dokumentnummer brukes som identifikator på en slik samling av dokumenter som hører sammen. Det trenger ikke være på et spesielt format, selv om begrepet i forskriften indikerer det. Det viktige er at det er en unik identifikator innenfor virksomheten.
c) navn på avsender eller mottaker: Vi trenger å vite hvem vi kommuniserer med.
d) opplysninger om saken, innholdet eller emnet: En beskrivelse av hva saken eller dokumentet dreier seg om bør være så informativ som mulig, slik at brukerne (interne og eksterne) blir tilstrekkelig opplyst om hva det dreier seg om.
e) datering på dokumentet: Dette er en ren referanseinformasjon, som det er praktisk å kunne vise til, om dokumentet er datert.
f) klasse etter organets ordning for klassifikasjon: Skal gi informasjon om saksområdet dokumentet hører til. Klassen vil si noe om hvorfor dokumentet er opprettet eller mottatt, fordi det inngår i en funksjon eller prosess som virksomheten har ansvar for. Internt brukes klassifikasjon ofte til å styre standardiserte behandlingsforløp, til rapportering og statistikk, og til å styre bevaringstid på dokumentene i ulike prosesser.
g) ekspedisjons- eller avskrivingsdato: Sier noe om tidspunktet for når et dokument er behandlet eller fulgt opp, enten ved at det er besvart eller fulgt opp internt.
h) avskrivingsmåte: Sier noe om hvordan dokumentet er fulgt opp.
Fakta:
Noark er en overordnet standard, som ikke spesifiserer en spesiell type system. Det er stor fleksibilitet i bruken av standarden, og det er mange måter å realisere kravene i standarden på.
Hvordan kan vi løse det?
Ta utgangspunkt i egne behov når dere skal spesifisere en løsning: Hva skal systemet brukes til, hvem er brukerne og hvordan skal de oppleve systemet? Bruk standarden som grunnlag til å stille relevante krav om hvordan dokumentasjonen fra det som skjer i systemet skal fanges, brukes, sikres og avhendes. Arkivet i systemet må defineres ut fra forretningsbehovene:
- Hvilke arkiv trenger vi?
- Hva er dokumentasjonskravene?
- Hvor lenge har vi behov for å ta vare på dokumentasjon, og hva skal vi gjøre med den når vi ikke lenger har bruk for den?
Noark sier først og fremst noe om hvilke grunnleggende metadata som bør være på plass i en løsning som tar vare på dokumenter for en kortere eller lengre periode. Mange har behov for flere metadata enn det standarden definerer, mens andre ikke har bruk for alt som er med. Det er ikke alt som er med i standardsystemene som er obligatorisk for alle system, og det er ikke alle behov som lar seg oppfylle med standardsystemene.
Bruk fleksibiliteten som ligger i dagens lovverk og standard, og ikke bruk dem som unnskyldning for at dere måtte skaffe en løsning dere er misfornøyde med. La heller ikke leverandøren bruke dagens lovverk eller standard som unnskyldning. Dersom dere opplever standarden som et problem, kan dere ta kontakt med Arkivverket for å diskutere løsninger.
Fakta:
PDF/A er ett av dokumentformatene som er tillatt for langtidslagring. Det er flere som er tillatt. Det finnes også formater som tillater bevaring av strukturerte dokumenter.
Hvordan kan vi løse det?
Godkjente filformater står i riksarkivarens forskrift § 5-17, hvor det listes opp ulike tillatte formater for ren tekst, tekst med objekter, fotografier og bilder, kart, video, lyd, regneark, websider, presentasjoner og objektbaserte informasjonsmodeller. PDF/A og TIFF er egnet for ustrukturert tekst, bilder av tekst og foto. XML kan brukes til strukturerte tekstdokumenter.
Her må du først finne ut hvilke produksjonsformater din virksomhet bruker, og hvilke godkjente arkivformat som best tar vare på informasjonsinnholdet. Vurder også om det ligger funksjonalitet i dokumentet som du har behov for å ta vare på. Dette kan for eksempel være om det er mulighet for søk eller sammenstilling av strukturerte data i dokumentene. Hvis dette ikke lenger er mulig etter konvertering, har det skjedd et informasjonstap. For eksempel egner ofte ikke regneark seg så bra i PDF/A-format.
Selv om dere konverterer til arkivformat, er det ikke noe krav om at dere sletter produksjonsformatet. Det kan dere ha tilgjengelig så lenge dere selv har behov for det. Man kan også vurdere om produksjonsformatet bør følge med i forbindelse med deponering eller avlevering.