Veileder for overføring av personarkiv

Mange privatpersoner har arkivmateriale som for eksempel brev, foto, film eller andre dokumenter lagret på loft eller i kjeller, på harddisker, minnepinner og i skytjenester. Dette kan være arvegods, eller det kan være arkiv som personen selv har dannet gjennom sitt yrkesliv, sitt virke eller i sitt privatliv.

De fleste arkivbevarende institusjoner mottar det vi med en fellesbetegnelse kaller personarkiv. Personarkiver kan være svært gode kilder til forståelsen av samfunnet vårt og vår felles historie.

Denne veilederen er for deg som har et personarkiv som du ønsker å bevare og overføre til en bevaringsinstitusjon.   

Har du et arkiv fra en nedlagt privat virksomhet? Gå hit. 

Har du et arkiv fra en privat virksomhet som er aktiv? Gå hit 

Det finnes mange arkivinstitusjoner, bibliotek og museer som tar vare på arkivdokumenter etter personer. Arkivverket og andre bevaringsinstitusjoner over hele landet samarbeider om bevaring av privatarkiv. Så hvem skal du kontakte med ditt arkiv?

Begynn med å tenke gjennom om materialet ditt har størst tilhørighet lokalt/regionalt eller nasjonalt, og hvilket tema det handler om. Dette kan ha mye å si for hvem arkivet kan overføres til. 

Dersom personarkivet hovedsakelig har lokalhistorisk innhold eller stammer fra en person som har sterk regional tilknytning gjennom sitt virke, kan du kontakte institusjonen som har ansvaret for å koordinere privatarkivarbeidet i regionen. 

Det regionale bevaringsarbeidet skjer gjennom de fylkeskoordinerende institusjonene. Institusjonene samordner det lokale og regionale arbeidet med bevaring av privatarkiv. 

Ta kontakt med den koordinerende institusjonen i ditt område for bevaring av eller spørsmål om privatarkiv med lokal betydning. 

Du kan klikke på plusstegnet under for å få kontaktinformasjon. 

Arkivet kan være av nasjonal betydning, hvis ett eller flere av punktene nedenfor er oppfylt:

• personen har hatt et landsdekkende virke
• personen har hatt en rolle i utviklingen av Norge og det norske samfunnet som helhet
• arkivet dokumenterer hendelser eller perioder av særskilt betydning for Norges historie

Arkivverket deler ansvaret for å bevare arkiver av nasjonal betydning med noen andre institusjoner, som har spesielt nasjonalt ansvar for private arkiver. Disse institusjonene deler bevaringsansvar mellom seg etter tematikk.

Kontakt de aktuelle institusjonene hvis du tror personen eller arkivet er av nasjonal betydning og er sterkt knyttet til:

Hvis personen er av nasjonal betydning og ikke er knyttet til noen av samfunnsområdene over, er det sannsynligvis Arkivverket som skal bevare personarkivet.
 

Vi forventer ikke at du skal kunne svare nøyaktig på spørsmålene nedenfor. Det er likevel en fordel å ha tenkt gjennom dem. Da har vi et grunnlag for å vurdere om arkivet er bevaringsverdig, og eventuelt hvor det bør bevares. 

Huskeliste over informasjon vi trenger fra deg: 

• • Hvem er arkivet etter? Har du utfyllende informasjon om personen?  
  • Hvilken rolle eller betydning har personen hatt for kulturen eller samfunnet? 
  • Er arkivet fysisk og/eller digitalt?
  • Hva finnes i arkivet? 
    Er det brev, dagbøker, manuskripter e.l.? Er det lydbånd, kassetter eller video? Er det fotografier? Er det noe på en harddisk eller datamaskin? Er det lagret i skytjenester, sosiale medier eller egne nettsider?
  • Hvor stort er arkivet?
    Hvor mange ringpermer, magasinholdere, arkivbokser og flytteesker? Hvor mange filer, systemer, gigabyte data?
  • Inneholder arkivet personsensitive opplysninger? 
    Informasjon om personlige forhold, politisk ståsted, religion, helse, seksualitet, adopsjon etc.
  • Hvilken tidsperiode dekker materialet? 
  • Hvor er arkivet lokalisert i dag?

Etter at man har avklart at et arkiv skal overføres til Arkivverket inngår vi en avtale. Der fastsetter vi en del premisser for eiendomsretten, fremtidig bruk og andre rettigheter og plikter i forbindelse med overføringen. Innholdet i avtalen utformes i samarbeid mellom eier av personarkivet og Arkivverket. 

Avleveringsavtalen inneholder følgende:

• Overføring av eiendomsrett og eventuelle andre rettigheter som åndsverk 
  Du som overfører et arkiv bekrefter at du ikke opptrer i strid med andres rettigheter. For personarkiv kan dette være tilfelle dersom arvinger med like rettigheter til materialet ikke er enige i at mors eller fars arkiv skal overføres. Dette bør man sørge for å ha avklart på forhånd. 
   
• Ordning og katalogisering
  Sammen avklarer vi hvem som har ansvar for klargjøring, ordning og listeføring av arkivet.  Dette er i de aller fleste tilfeller den som overfører arkivet, mens Arkivverket ferdigstiller katalogen etter arkivets ankomst. 
   
• Tilgjengelighet for bruk
  Avtalen sier noe om hvorvidt arkivet skal være fritt tilgjengelig for bruk eller om det skal være klausuler som begrenser publikums adgang til arkivet. Det er flere typer klausuler med hjemler i ulike lover som kan være aktuelle. Dette avtaler vi i dialog med deg. Les mer om dette under "utdypende informasjon i forbindelse med lovverk".
   
• Formidling
  Avtalen avklarer Arkivverkets rettighet til å formidle arkivets innhold og eventuelle begrensninger.
   
• Annet
  Avtalen kan avklare andre forhold som:
  • Arkivverkets rett til å kaste eller tilbakeføre materiale som ikke er bevaringsverdig
  • Tilbakelån av arkivet
  • Andre relevante forhold

Du kan klikke på plusstegnet over for å få mer informasjon om taushetsplikt, tilgang til arkivet, sensitive personopplysninger og typiske klausulformuleringer.

Før arkivet kan overføres til Arkivverket må det klargjøres for lagring i et arkivdepot/arkivmagasin. 

Ordning innebærer sortering, pakking og listeføring, slik at arkivet blir systematisert og anvendbart for fremtidige brukere.   

Før du begynner ordningsarbeidet er det viktig å tenke på de fremtidige brukerne av arkivet. Hvordan kan du tilrettelegge for at brukerne enklest mulig kan finne frem i arkivet? Dersom du ikke har kapasitet til å ordne og listeføre selv, finnes det virksomheter som tar ordningsoppdrag. Vi foreslår at du søker deg frem til disse tjenesteleverandørene på nett.

Er ditt arkiv digitalt? Arkivverket har løsninger for å overføre digitalt materiale. Det er vanskelig å beskrive en standard for hvordan du skal gjøre innhold fra for eksempel PC, nettbrett, sky, sosiale medier eller egne systemer klart for overføring. Vi finner en løsning sammen, gjerne basert på svarene du gir i huskelisten.

Detaljer rundt overføringen avklares nærmere når avtale er inngått og arkivet er klart til overføring.

Er ditt arkiv papirbasert? Her kan huskelisten (punkt 2.3 eller nederst på siden) hjelpe deg å få bedre oversikt over materialet. 

Hvor detaljert du skal ordne arkivet avhenger av størrelsen, og hva som er godt nok for at det blir anvendelig for brukerne. Dette avklares med Arkivverket i forbindelse med avtaleinngåelsen. 

Bevare eller kaste
Det kan være vanskelig å vurdere hvilke papirer og dokumenter du skal ta vare på. Du kan stille deg to spørsmål som gjør valget enklere: 

• Forteller dokumentene noe om personens liv, virke eller fagområde? 
• Kan dokumentene ha en verdi for forskere, forfattere eller lignende? 

Dersom du kan svare ja på ett, eller begge spørsmålene er det antakelig bevaringsverdig. 

 Følgende materiale skal ikke leveres til Arkivverket 

• Dokumenter som kun er interessante for deg selv og dine nærmeste 
• Kopier, trykksaker som brosjyrer, avisutklipp, rundskriv og annet lett tilgjengelig materiale kan vanligvis kastes 
• Dokumenter som finnes i andre arkiver 

Sortere 
Start først med en grovsortering. Ta bort dokumenter som ikke skal bevares. 

Er arkivet allerede sortert på en bestemt måte? Da skal arkivet bevare denne strukturen. Det vil si å holde dokumenter som allerede ligger sammen i mapper eller ringpermer samlet.

Finner du ingen spor etter opprinnelig struktur? Sorter da etter typer av innhold, altså ting som hører naturlig sammen. Eksempler på dette er å samle brev og korrespondanse sammen, dagbøker sammen, manuskripter, fotografier, osv.

Etter en slik grovsortering, hvor du har sortert etter typer av innhold, kan du gå i gang med å finordne innen de ulike hovedkategoriene, for eksempel kronologisk, alfabetisk m.m.

Pakke 
Når arkivet er sortert skal du pakke dokumentene i syrefrie arkivesker og mapper. Dette for å beskytte materialet mot nedbrytning. Vi foreslår at du søker deg frem til leverandører på nett. Sørg for å fjerne alt som kan skade papiret. Dette er: 

• ringpermer 
• binders 
• plastlommer 
• plaststrips 
• spiralinnbinding 
• skilleark i plast 
• gummistrikker 

Legg dokumenter som hører sammen i omslag. Her kan du for eksempel bruke et vanlig A3-ark. Skriv på omslaget hva innholdet er og ytterår, dvs. årstall fra eldste til yngste dokument. Putt deretter mappene i en arkivboks. Igjen foreslår vi at du søker deg frem til leverandører på nett. Sørg for å utnytte plassen i esken, men ikke fyll den slik at den “buler”! 

Nummerer så eskene og skriv på hva de inneholder og ytterår. Eksempel: Innkommende brev 1940-1950. 

Listeføre og registrere 
Vi må ha en liste, eller et register for å kunne finne frem i arkivet. Listen viser hvordan arkivet er sortert, og hva hver enkelt boks og omslag inneholder. Det er ikke nødvendig å registrere hvert enkelt dokument. Du skal skrive det samme i listen som står på omslag og boksene. I mange tilfeller er det tilstrekkelig å bare listeføre bokser, ikke hvert enkelt omslag. 

Vi ønsker listen i digital form. Bruk den nedlastbare malen for listeføring og registrering som er vedlagt nederst på denne siden.

Når du er klar til å overføre arkivet kontakter du Arkivverket for å avklare veien videre. Husk at du alltid må avtale tid før du leverer arkivet. 

Som inspirasjon kan du bruke denne veilederen for klargjøring, ordning og listeføring av offentlige arkiver. 

Har du spørsmål som denne veilederen ikke har gitt svar på? Har det dukket opp noen utfordringer med ordning og pakking av arkivet? Er det noe som er uklart? 

Ta kontakt med oss. Arkivverket ønsker å komme i kontakt med alle som har interessante personarkiv. Vi vil hjelpe deg videre på veien. 

Henvendelsesskjemaet må fylles ut i en operasjon, og kan ikke mellomlagres.