Veileder for systemoversikt med beskrivelser

Denne veilederen forklarer hvordan et organ skal dokumentere sine elektroniske systemer som kan inneholde arkiv. Vi går igjennom punktene som skal være med, og gir forslag til oppsett.

Innledning

En arkivplan skal gi oversikt over organet sine arkiver. Den skal fortelle hvor og hvordan arkivdokumentene er lagret, og hvordan de skal sikres over tid. 

I de elektroniske systemene, både sak-/arkiv- og fagsystemer, ligger det viktig dokumentasjon for både enkeltindivider og organet selv. Hvis systemene ikke blir dokumentert og ivaretatt på en god måte, kan informasjonen gå tapt. Innbyggere kan i verste fall miste muligheten til innsyn i sentral informasjon om seg selv, og organet vil ikke kunne dokumentere egen innsats i saker.  

Dere skal ha en fullstendig og oppdatert systemoversikt med beskrivelser som dokumenterer alle elektroniske systemer som registrerer, behandler og lagrer organets arkivdokumenter, som inneholder arkivmateriale og som utgjør arkivverdig dokumentasjon.  

Målgruppe

Målgruppen for veilederen er arkivansvarlige i offentlige organer som har ansvar for arkivplan og dokumentasjon.  

Viktig å vite

For alle arkiv er det krav om å dokumentere arkivdanningsrutiner (dokumentfangst, journalføring, tilgangsstyring og kvalitetssikring). 

For fullelektroniske arkivsystemer skal dere i tillegg dokumentere instrukser, rutiner og ansvarsforhold. Fullelektroniske systemer styrer arkivering og tilgang til arkivdokumenter – både sak-/arkiv- og fagsystemer – hvor arkivdokumenter ikke bevares på papir. Se Veileder for dokumentasjonskrav for fullelektroniske arkivsystemer.

Hva er dokumentasjonskravene?

Arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift inneholder bestemmelsene om dokumentasjon av elektroniske systemer (lovdata.no):  

  • Arkivforskriften § 4 sier at arkivplanen skal inneholde en oversikt over organet sine arkiver.  
     
  • Riksarkivarens forskrift § 1-1 stiller krav om blant annet oppdaterte rutiner for oppbevaring og sikring av arkivene, og oppdatert arkivoversikt som viser hvor arkivdokumentene er lagret. 

Hvilke elektroniske systemer gjelder kravene for?

Systemoversikten med beskrivelser skal inkludere alle elektroniske systemer som kan inneholde organets arkivmateriale. Selv om arkivdokumentene blir skrevet ut fra systemet og bevart på papir, skal dere dokumentere systemet som behandler dem. Det gjelder både aktive og avslutta elektroniske systemer:  

  • Journalføringssystemer  
  • Sak-/arkivsystemer  
  • Fagsystemer
  • Andre systemer 
     

Elektroniske systemer som kun brukes til søk eller oppslag (eksempelvis Folkeregisteret) skal ikke være med i systemoversikten med beskrivelser.  

Oversikten bør inkludere rekrutteringssystem, konkurransegjennomføringsverktøy (KGV-system), samhandlingsløsninger (som SharePoint), prosjektstyringsverktøy og andre løsninger som brukes i utøvelse av virksomhetens oppgaver (for eksempel Outlook). Rene administrative støttesystem (f.eks. tidsregistrering) og støtteapplikasjoner (Word, Excel, PowerPoint, Adobe Reader osv.) er ikke nødvendig.

Vi anbefaler å kartlegge de aktuelle systemene i samarbeid med IT-tjenesten, samt systemansvarlige og systembrukere i fagenhetene. De vil kunne bidra med nødvendig informasjon. 

Hvilken informasjon skal dokumenteres?

Systemnavn  
Navn på det elektroniske systemet. 

Tatt i bruk  
Dato for når det elektroniske systemet ble tatt i bruk (DD.MM.ÅÅÅÅ).  

Avsluttet  
Dato for når det elektroniske systemet ble avsluttet/stengt for registrering (DD.MM.ÅÅÅÅ).  

Funksjonsområde 
Hvilke funksjoner eller prosesser i virksomheten systemet brukes til.  

Arkivserier  
Hvilke arkivserier produseres i systemet? En arkivserie er en del av et arkiv som er ordnet etter ett og samme prinsipp, for eksempel sak-/arkiv eller objektarkiv. 

Innhold  
Hvilken type informasjon inneholder det elektroniske systemet? Inneholder det for eksempel saksdokumenter som er journalføringspliktige etter arkivforskriften § 9? Inneholder det for eksempel registerinformasjon, klientinformasjon, informasjon fra elektronisk journal eller et elektronisk system for kart- og tegninger? Er det strukturert eller ustrukturert informasjon? Arkiveres det i systemet, i en integrert Noark-arkivkjerne eller på papir?  

Lisensinnehaver   
Navn (som regel navn på organ, for eksempel kommune eller statlig virksomhet). Har systemet hatt tidligere lisensinnehavere?

Brukergrupper  
Hvem er brukere av det elektroniske systemet?   

Systemansvarlig  
Navn, tittel  

Driftsansvarlig  
Navn, tittel (evt. navn på ekstern driftsansvarlig).

Relasjon til andre elektroniske system 
Har det elektroniske systemet relasjon til andre systemer? Er det for eksempel koblinger/integrasjoner mot det sentrale sak-/arkivsystemet eller en ekstern Noark-kjerne? Er det for eksempel koblinger eller overføring av informasjon fra andre organ til det elektroniske systemet? 

Leverandør  
Navn på systemleverandør, navn på kontaktperson  

Databaseplattform  
Navn (og versjon, hvis mulig) på databaseplattformen som benyttes. Eksempler på slike er: Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL, Firebird, DB/2, dBase eller lignende.   

Produksjonsformat  
Navn på produksjonsformatet. Et produksjonsformat er et format som et elektronisk dokument er produsert i. Det kan være filformat som for eksempel MS Word (*.doc/*.docx), Excel(*.xls/*.xlsl), Text (*.txt), Rich Text (*.rtf) eller andre tekstbehandlingsformater som ikke er PDF/PDF-A.  

Arkivformat  
Navn på arkivformat dersom systemet konverterer til arkivformat, for eksempel PDF-A. Et arkivformat er et standardisert format for elektronisk arkivering og langtidslagring av dokumenter. Riksarkivarens forskrift gir nærmere beskrivelser av godkjente arkivformater.  

Kassasjon  
Med kassasjon menes å destruere eller på annen måte tilintetgjøre innholdet i et system. Skal systemet eller enkeltdokumenter i systemet kasseres? Ja/nei. 

Hjemmel for kassasjon  
Hvis Ja for kassasjon, hvilken hjemmel? Riksarkivarens forskrift gir nærmere retningslinjer av hva som skal langtidsbevares, i tillegg til fastsettelse av kassasjonsfrister.  

Uttrekk/langtidsbevaring  
Hvordan skal arkivverdig informasjon hentes ut av systemet for langtidsbevaring? Hvilken metode for arkivuttrekk skal benyttes? Skal det for eksempel foretas Noark-uttrekk eller tabell-uttrekk ? Dersom innholdet i systemet skal langtidslagres gjennom papirutskrifter, skal dette stå her. 

Overføring  
Beskriv hvilket arkivdepot som skal langtidsbevare arkivmaterialet. Når skal overføring til arkivdepot skje?

Forslag til oppsett

Dere kan selv velge hvordan dere vil sette opp beskrivelsen av de elektroniske systemene. Her er noen forslag:

Last ned

  • Vedlegg til veileder for systemoversikt - skjema for beskrivelse av system - Word
  • Vedlegg til veileder for systemoversikt - skjema for beskrivelse av system - Excel

Webinar om systemoversikt

I dette webinaret går vi igjennom dokumentasjonskravene og viser eksempler på hvordan man kan sette dette opp. Spørsmål og svar fra webinaret er publisert på en egen side (åpnes i ny fane).