Oljearkivlogo

Oljearkivets historikk

Norsk olje- og gassarkiv

- en sektorbasert samfunnsdokumentasjon –

Skrevet av Janet Birkedal Martin, 2017.

2. desember 2013 vedtok Arkivverkets toppledergruppe med Riksarkivaren i spissen å opprette prosjektet Norsk olje- og gassarkiv (NOGA) etter et initiativ fra Statsarkivet i Stavanger. Frem til 2013 hadde Statsarkivet i Stavanger allerede jobbet bevisst ut mot privatarkiv innenfor olje- og gassektoren i over 20 år, og da spesielt i Stavanger-regionen. Grunnlaget var allerede lagt med godt over 3000 hyllemeter arkivmateriale i magasinene og flere løpende kontakter og opprettede nettverk inn i bransjen. Det var førstearkivar Torkel Thime, i samarbeid med Prosjektavdelingen i Stavanger, som tok initiativ til pilotprosjektet. Selv om samlingen av olje- og gassarkiv var stadig økende, hadde arbeidet frem mot 2013 likevel vært preget av en usikker økonomi, ustabil arbeidsstokk og fluktuerende arkivtilfang ofte styrt av tilfeldigheter. For de ansatte i Stavanger var det klart at et sterkere fokus og prioritering på oppgaven var nødvendig for å sikre disse viktige arkivene for ettertiden. Toppledergruppen vedtok derfor i 2013 en tre års prøveperiode for prosjektet NOGA, fra 1. januar 2014 til og med 31. desember 2016.  Dette skulle være et pilotprosjekt i Arkivverket, hvor NOGA skulle jobbe på tvers av de tradisjonelle geografiske rammene og heller ha et nasjonalt ansvar for én sektor. Arkivverket skulle bidra med noen ressurser, men hovedvekten av finansieringen skulle komme fra industrien selv. Bestillingen fra toppledergruppen var ambisiøs, men foreløpig ikke avskrekkende. Statsarkivet i Stavanger hadde allerede bevist at aktørene i olje- og gassektoren ofte var villige til å betale for bevaring av arkivene sine. Men lite visste NOGA da, og samfunnet for øvrig, om den krisen som lå og ventet i industrien. Et fall i oljeprisen nesten uten sidestykke skulle følge prosjektet i sine tre år. Oppsigelser, permitteringer, nedleggelser, besparelser og en økonomistyring med liten plass for annet enn ”core business” skulle bli hverdagen. Oppdraget til NOGA ble plutselig litt avskrekkende.

Organisering av oppgaven

Ved prosjektstart ble det nedsatt en styringsgruppe bestående av representanter fra Arkivverket. Disse var daværende regiondirektør Lene Walle (leder), strategisjef Guri Kaspa Lande, seksjonssjef for privatarkiver Sigrun Rasmussen og statsarkivar i Stavanger Inger Messmer.

I 2016 besto Prosjektgruppen av Torkel Thime (prosjektleder), Eivind Skarung, Janet Birkedal Martin, Ine Fintland, Mette Tjørhom Frick og Roald Henrik Tjorteland.  I prosjektperioden var det også inne andre medarbeidere på kortere engasjement. Totalt utgjorde NOGA omtrent 5-6 årsverk til enhver tid.
Norsk olje- og gassarkiv i Viggiano. Fotograf ukjent. De ansatte i NOGA på seminar i Viggiano, Italia juni 2016. Fra venstre: Mette Tjørhom Frick, Ine Fintland, Janet Birkedal Martin, Eivind Skarung, Roald Henrik Tjorteland og Torkel Thime.
Et viktig element i prosjektet var å få nedsatt en referanse-/rådgivningsgruppe. Prosjektgruppen kontaktet ønskede aktører til å delta i denne gruppen, og samtlige svarte ja på invitasjonen. Gruppen besto av følgende personer: Arve Johnsen (advokat og tidligere adm. dir. i Statoil), Stig S. Kvendseth (direktør for kommunikasjon og myndighetskontakt, ConocoPhillips), Bjørn Vidar Lerøen (spesialrådgiver i Norsk olje og gass), Kristin Bremer Nebben (leder av Norsk Petroleumsforening), Finn E. Krogh (direktør i Norsk Oljemuseum), Øyvind Ihlen (professor ved Institutt for medier og kommunikasjon, Universitetet i Oslo) og Anette Homlong Storeide (førsteamanuensis i europeisk kulturhistorie, NTNU).

På den måten fikk prosjektet tilgang til ledere fra industrien, bransje- og arbeidsgiverorganisasjoner, interesseforeninger, arbeidstakerorganisasjoner, akademia og museum. Gruppen møttes i gjennomsnitt to ganger i året. Her fikk prosjektet erfarne råd om videre arbeid, innpass i nye fora og utvidet kunnskap og kompetanse om sektoren. Til gjengjeld uttrykte gruppens medlemmer en forståelse og et engasjement for prosjektets verdi og visjon. De likte tiltaket, og fungerte som ambassadører for prosjektet på sine ulike arenaer.

Mål og visjon

Målet for prosjektet var alltid todelt. På den ene siden var det å sikre bevaring av papir- og elektroniske arkiver knyttet til olje- og gassektoren, både statlig, kommunalt og privat arkivmateriale. Arkivene måtte samles inn og sikres, men også tilgjengeliggjøres og formidles. På den måten var det et håp og et ønske at prosjektet også ville stimulere til økt forskning og annen bruk av arkivmaterialet.

I tillegg skulle prosjektet være en pilot for en ny tenkemåte rundt innsamling og bevaring av en helhetlig samfunnsdokumentasjon i Arkivverket. Hvordan kunne dette arbeidet organiseres og finansieres? Hvilke metoder ville fungere? Hvordan kunne bransjen selv involveres? Kunne disse erfaringene eventuelt gi overføringsverdi til andre sektorer? Styringsgruppen satte opp noen hovedmoment eller delmål som måtte innfris i prosjektet for å adressere disse utfordringene. Prosjektgruppen bidro med innspill og tidligere erfaringer, og på den måten ble grunnlaget lagt for prosjektgruppens prioriteringer og innsatsområder de neste tre årene. 

Prioriteringer og innsatsområder

1. Ansvarliggjøre bransjen:

Å ansvarliggjøre bransjen var en forutsetning for hele prosjektet. Industrien måtte selv inn å bidra økonomisk men og med kunnskap, nettverk og erfaring. For å nå målsetningene for prosjektet var det helt nødvendig å få i stand et spleiselag mellom det offentlige og det private. Erfaringsmessig var det flere aktører som så sitt samfunnsansvar her, mens en god del trengte litt mer overtalelse. I og med at det ikke er noe lovpålagt bevaringsplikt for arkiver fra private aktører utover enkelte særlover, er arkivbevaring sjeldent et fokus for arkivskaperne. Mye av arbeidet som ble gjort i NOGA var derfor salgsarbeid ut mot ledere og beslutningstakere i bedrifter og organisasjoner, involvering av bransje- og interesseorganisasjoner som Norsk olje og gass og Norsk Petroleumsforening og kontakt med pensjonistklubber og sentrale personer innenfor sektoren. Ved prosjektlanseringen i september 2014 stilte politisk ledelse med daværende kulturminister Torhild Widvej villig opp. I tillegg deltok representanter fra bedrifter, organisasjoner og arkivinstitusjoner i Norge og Europa. Oljeselskapet ExxonMobil Norge stilte som vert for arrangementet og fikk på den måten også profilert seg selv som en historiebevisst og samfunnsansvarlig aktør. Dette selskapet har samarbeidet med Statsarkivet i Stavanger i lengre tid om bevaring av sine historiske arkiv, og er en av aktørene som ser og har sett sitt samfunnsansvar i så henseende.

2. Økt ressurstilgang:

Et av delmålene med pilotprosjektet var å undersøke om det var mulig å få til et mer permanent økonomisk fundament for driften. Gjennom hele prosjektperioden bidro Arkivverket med ett årsverk. Det vil si at 4-5 årsverk ble dekket av bransjen selv via ordningsoppdrag, formidlingsoppdrag og diverse leveranser og tjenester. Arkivverket dekket også de administrative tjenestene som kontor og IT, og ikke minst magasinplass for arkivene. Uten disse skuldrene å stå på hadde prosjektet neppe hatt livets rett. I tillegg til disse tjenestene nøt også prosjektet godt av Arkivverkets renommé. For de store olje- og gass selskapene er dokumentsikkerhet og tilgang til materialet ofte alfa og omega. Det at vi kunne vise til lovverk, etablerte rutiner og årelang erfaring med å håndtere ”hemmelige” dokumenter var et stort pluss i salgsarbeidet vårt. Så utgangspunktet til NOGA var godt og solid med en grunnfinansiering og trygghet fra Arkivverket i bunn. Den eksterne finansieringen, som var helt nødvendig for prosjektets suksess, skulle NOGA sørge for at bransjen bidro med selv. Men nedgangen i industrien gjorde seg stadig mer gjeldende. Det gjorde blant annet utslag spesielt i leverandørindustrien. Ved flere anledninger opplevde vi å komme på møte i en bedrift der det var satt av tid til oss mellom oppsigelsessamtaler og permitteringsvarsler. Da var det mildt sagt vanskelig å be om midler til å ta vare på arkivene. Sett i lys av flere slike tilfeller trappet vi kraftig ned salgs- og markedsføringsarbeidet det siste året i prosjektet. Fokus for bedriftene var alt annet enn å øke utgiftene, om formålet var aldri så godt. Der vi heldigvis reddet oss inn var hos de store oljeselskapene. De største oljeselskapene bruker millioner av kroner hvert år på lagring og oppbevaring av sine arkiver hos kommersielle aktører. I nedgangstider står utgiftsposten arkiv derfor gjerne laglig til for hogg. Hvis vi derimot klarte å få innpass før en eventuell ryddesjau startet, kunne vi tilby en B/K vurdering, vi kunne foreslå noe materiale som kunne overføres til oss og vi kunne dokumentere materialet som eventuelt ville bli kassert. I 2016 gjorde vi dette for blant annet Statoil, Hess og Kværner Concrete Solutions. De fikk på den måten ryddet opp i, og redusert lagringsutgifter slik de fikk pålegg om fra ledelsen. Vi fikk reddet viktig dokumentasjon fra makulaturen, og dokumentert det som likevel ble kassert.

3. Nye nettverk, samarbeidsformer og formidlingsprosjekter:

I løpet av 2015 besøkte NOGA nær samtlige universitet i landet samt BI Oslo og Handelshøgskolen i Bergen. Målet var å kartlegge forskningsbehov og trender og få innspill om hva som var ønsket og hva som manglet av arkivmateriale. I første omgang gjaldt det å informere om hva og hvem NOGA var, og å legge til rette for fremtidig samarbeid i bruk av kilder. Gjennom vårt samarbeid med bransjen har vi etablert kontakter og avtalefestede innsynsprosedyrer som vil gjøre arbeidet lettere for forskere og studenter når det gjelder tilgang og kjennskap til informasjon i arkivene. I forlengelsen av samarbeidet med ulike undervisningsinstitusjoner arrangerte NOGA, sammen med Norsk Oljemuseum, et forskningsseminar over to dager i mars 2016. Lærere og studenter fra flere universitet deltok og bidro til å belyse det enorme potensialet og mangfoldet i arkivmaterialet vi sitter på.

Draugenkopi – forskningskonferanse. Fotograf Mette Tjørhom Frick. Bildet viser noen av deltagerne fra forskningskonferansen på ekskursjon til Hinna i Stavanger. Der er det utstilt en kopi av Draugen plattformen, hvor betongunderstellet ble bygget av Norwegian Contractors (nå Kværner) i tørrdokken på Hinna.

Vårt samarbeid med Norsk Oljemuseum strekker seg langt tilbake i tid. Forskningsseminaret er bare ett av flere i en lang rekke samarbeidsprosjekter og arrangement. Siden 2004 har Statsarkivet i Stavanger, Norsk Oljemuseum og Nasjonalbiblioteket samarbeidet om flere kulturminneprosjekt. Dette er dokumentasjonsprosjekter som skal sikre kulturminner gjennom foto, film, arkiv, intervju etc. uten å fysisk ta vare på installasjonene. Selskapene selv sparer store summer på dette, og er velvillige bidragsytere i prosjektene. Hvert prosjekt har hatt en ramme på rundt 6-8 millioner kroner, hvorav ca. 1 million avsettes til arkivarbeid. I desember 2015 ble Kulturminne Valhall avsluttet. I januar 2016 startet vi på prosjektet Kulturminne Draugen. Denne gangen er det Norske Shell som er operatør og som finansierer prosjektet. Draugen var det første feltet som kom i drift nord for 62 breddegrad, og markerer en milepæl i norsk historie.[Norsk oljemuseum, ”Kulturminne Draugen”] Dette dokumentasjonsprosjektet skal ha et spesielt fokus på næringens innvirkning på lokalsamfunnet, og oppstartsmøtet ble holdt ved Shell sitt driftskontor for Draugen i Kristiansund. Her får NOGA virkelig prøvd ut en av hovedmålsettingene til prosjektet, nemlig det nasjonale ansvaret for sektoren. I først omgang har vi informert Statsarkivet i Trondheim om vår  ”ankomst” til regionen. IKA Møre og Romsdal ble også invitert til, og stilte på møter med aktører i regionen. For NOGA er det ikke et poeng at Statsarkivet i Stavanger eller Arkivverket for den saks skyld skal ta hånd om arkivene. Målet er at de blir tilfredsstillende bevart og tilgjengeliggjort. Vi opplever likevel som regel et ønske hos arkiveierne å overføre arkivene til Stavanger, der vi har fag- og bransjekompetansen i tillegg til etablerte nettverk og tjenester.

Kulturminneprosjektene har vært, og er fortsatt prosjekter med stort faglig utbytte og kompetansedeling på tvers av institusjonene. Det representerer også noe så sjeldent som et langvarig og virkelig vellykket ABM-samarbeid. Vi opplever at arbeidsdelingen oss i mellom fungerer veldig godt, ikke bare i Kulturminneprosjektene. Får Oljemuseet henvendelser om arkiv, så videreformidler de det til oss. Får NOGA henvendelser om store fotosamlinger eller diverse artefakter, så videreformidler vi det til Oljemuseet. Vår erfaring er at vi sammen får til mye mer enn vi ville klart hver for oss. Vi vil tro at andre sektorbaserte arkivløsninger i eller utenfor Arkivverket også vil ha stor nytte av samarbeid med tilsvarende sektormuseer. Det kan i seg selv være et godt argument for å plassere slike sektorarkiv der det finnes et tilsvarende museumstilbud.[Sluttrapport – Norsk olje- og gassarkiv, s. 13.]

I tillegg til et godt og langvarig samarbeid med Oljemuseet etablerte vi i 2016 et spennende nytt samarbeid med stiftelsen Offshore Northern Seas (ONS). ONS arrangerer nord Europas største olje- og gassmesse annen hvert år, og i 2016 fikk NOGA innpass her. Med sesjonen «Archives and history – analyzing times of transition» fikk vi med oss spennende foredragsholdere som så på dagens utfordringer og omstillinger i lys av tidligere slike perioder i historien. Målet med historiesesjonen var å få en bevissthet rundt verdien av det å se tilbake, og det å ta med seg ”gammel” teknologi inn i en ny kontekst. Her spiller jo arkivene en helt sentral rolle – en rolle vi fikk løftet opp for et nytt publikum.

NOGA har også vært med i et prosjekt støttet av Europakommisjonen gjennom Erasmus pluss prosjektet. Det kalles NECST, og har som mål å produsere et web-basert interaktivt læringsverktøy for videregående skoler om energihistorie og energibruk, særlig innenfor petroleum. Dette viste seg å være et nyttig prosjekt å delta i. Både når det gjaldt å knytte viktige internasjonale kontakter, men også å få muligheten til å promotere og formidle det arkivmaterialet vi allerede har tatt imot. Prosjektet var faglig utviklende for NOGA, og når deltagelsen i tillegg ble fullfinansiert, var også økonomien vært en positiv faktor.

Internasjonalt har prosjektleder i NOGA, Torkel Thime, vært med på å etablere og har ledet the European Oil and Gas Archives Network (EOGAN) siden oppstarten i 2009. I 2016 ble nettverket formalisert og opprettet som en organisasjon under norsk lov. University of Aberdeen overtok da styreledervervet, med NOGA representert ved styremedlem og kasserer. Organisasjonen har medlemmer fra olje- og gasselskap, museer og forsknings- og arkivinstitusjoner rundt omkring i hele Europa. Dette nettverket har vist seg å være svært nyttig både for å bidra til å synliggjøre arkivene for forskere, men også når vanskelige deponerings- eller avleveringsavtaler, som har involvert utenlandske selskaper, skal forhandles. EOGAN arrangerer hvert år en tre dagers samling for alle medlemmene sine. I juni 2016 var det oljeselskapet ENI i Italia som var vert for arrangementet. Medlemmene møttes i byen Viggiano i regionen Basilicata, hvor blant annet vest- Europas største onshore oljefelt ligger. Tre dager med faglig påfyll, utveksling av erfaringer og utfordringer samt et innblikk i forskningen som gjøres på området gjorde dette til en vellykket samling. For ikke å glemme italiensk gjestfrihet, det italienske kjøkken og en region spekket med spennende arkitektur, historie og natur.

4. Kartlegge arkivene og utforme en bevaringsplan for olje- og gassarkiv:

Statsarkivet i Stavanger har, som nevnt tidligere, arbeidet ut mot olje- og gassindustrien i mange år. Tilfanget av arkivmateriale har imidlertid vært preget av tilfeldigheter, kapasitet, og i stor grad velvilje hos de private aktørene selv. Et av målene med pilotprosjektet NOGA var derfor å få til en bedre plan og struktur på arbeidet med innsamling av arkiver fra denne industrien. Arbeidsmåten måtte bli mer proaktiv. Det ble derfor nødvendig med en omfattende kartlegging av aktuelle aktører som eventuelt skulle inngå i en bevaringsplan. Kartleggingen viste seg raskt å bli mer tid- og ressurskrevende enn først antatt. Med utgangspunkt i Brønnøysundregisteret og aktuelle næringskategorier, ble det utformet en foreløpig oversikt. Medlemslister i diverse organisasjoner, som for eksempel Norsk olje og gass, ble også sjekket opp mot oversikten. Dette ga et relativt godt overblikk over dagens situasjon. Problemet meldte seg heller når det skulle kartlegges bak i tid. Denne bransjen har til alle tider gjennomgått hyppige fusjoner, nedleggelser, utflagging og lignende. Innenfor en arkiveier i dag, finnes det gjerne ti talls arkivskapere fra tidligere. Dette er imidlertid ofte aktører som pr. dags dato er glemte, og som derfor er vanskelige å identifisere i en kartlegging. Hvis arkivene blir funnet, enten de er herreløse eller ligger i andre arkiv, kan de først da tilføyes i kartleggingen. For å komme denne tendensen litt i forkant ba vi om hjelp fra veteraner og pioneerer i bransjen. Ønsket var at deres bidrag til kartleggingen ville gi et overblikk og ny informasjon. Dessverre har det til nå vært lite respons på våre henvendelser. Delvis på grunn av disse utfordringene ble kartleggingen ikke ferdig innenfor prosjektperioden. Lærdommen vår er at en slik kartlegging må være dynamisk, og må kanskje forbli et «work-in-progress».

Selv om kartleggingen ikke ble ferdig, prøvde vi likevel å si noe om bevaringskriteriene for bevaringsplanen. Disse kriteriene fokuserte på størrelse på selskapet eller organisasjonen, antall ansatte, alder på virksomheten og at hele landet skulle være representert. Aktører som var pionerer på et eller annet felt skulle også dokumenteres. Erfaringsmessig har vi kun tatt imot en brøkdel av den totale arkivmassen fra de store olje- og gasselskapene. Det har vært en kombinasjon av våre bevaring- og kassasjonsvurderinger, arkiveiers egne ønsker, og muligheten til å finne rette vedkommende i selskapet som kan ta en beslutning om eventuell overføring. For mindre aktører og organisasjoner har vi ofte tatt imot hele arkiver.

5. Sørge for økt bruk av arkivene:

Et av hovedmålene for NOGA, og for hele Arkivverket, er å sørge for økt synlighet og økt bruk av arkivene. NOGAs bidrag til dette målet har blant annet vært å digitalisere 75 tusen dokumenter, hvorav 65 tusen av disse nå er fritt tilgjengelige på Digitalarkivet. Et av de siste oppdragene i prosjektperioden var å digitalisere styreprotokollene fra de første selskapene som etablerte seg på norsk sokkel på 60- tallet. Nå kan disse leses i sin helhet på Digitalarkivet. I tillegg ble det digitalisert omtrent 3 500 fotografier hvor en stor del ble lagt ut på Arkivverkets Fotoweb- tjeneste. En stor del av dette var dokumentasjon fra Esso sine bensinstasjoner rundt omkring i Norge. Dette viste seg å være svært populært både i pressen og blant publikum generelt, og førte til flere nyhetsoppslag og heftige besøkstall på nettsiden.

AS Marna rutebillag 1948. NOR Bensinstasjon AS Marna Rutebillag, Mandal i Vest Agder. Datert 1948. Fra arkivet etter Esso Norge AS hos Statsarkivet i Stavanger. Fotograf ukjent.

I prosjektets tre år tok NOGA inn til sammen 1200 hyllemeter papirarkiv fra diverse aktører. Dette materialet ble ordnet, registrert og publisert på Arkivportalen. Vi tok også imot digitalt skapt materiale, omtrent 20 systemer alt i alt. Det gjaldt blant annet fra fagforeningen SAFE og oljeselskapet ExxonMobil.

NOGA hadde ved utgangen av 2016 totalt rundt 5000 hyllemeter arkiver fra offentlige- og private virksomheter som kunne relateres til olje- og gassindustrien. Disse er arkiver fra hele landet, og det er snakk om i overkant av 140 arkivskapere. Vi var hele tiden bevisst på samspillet mellom private og offentlige arkiv, og ved å samle en sektor innenfor samme bevaringssted unngikk vi i stor grad dublering av arkiv. I tillegg fikk vi etablert en synergieffekt som, på grunn av vår etter hvert grundige kjennskap til materialet, kom arkiveier og brukere til gode. Olje- og gassselskapene har ofte operert med såkalte ”joint ventures” eller samarbeid seg imellom. NOGA erfarte ved flere anledninger at etterspurt arkivmateriale fra arkiveier i sitt eget arkiv heller var å finne i andres arkiv etter slike ”joint ventures”. Og så lenge det ikke var forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte opplysninger i materialet, var viljen til å dele på informasjonen alltid til stede.

Selv om hovedoppgaven til de ansatte i NOGA var å ordne, registrere og å drive saksbehandling i olje- og gassarkivene, prøvde vi gjennom hele prosjektperioden å formidle til bedriftene at vi kunne bidra med mye mer enn dette. Vi opplevde at det å kunne vise til en egen historie og bedriftskultur, både internt og eksternt, ble stadig viktigere for selskapene. Se bare på nettsidene til flere av kjente og ukjente bedrifter og organisasjoner. «Om oss» og «Our history»- sidene er ofte forseggjorte og bygger opp under verdier og visjoner som selskapet fronter i dag. I Alexander Schugs bok «History Marketing – Använd företagets historia i kommunikation och marknadsföring», viser han nettopp til denne verdien av historien. «När företaget använder sin historia investerar man i sitt eget varumärke och i företagskulturen. Historia är nästan den enda komponent i kommunikationsarbetet som står för kontinuitet samtidigt som är unik för varje verksamhet.»[Schug, History Marketing – Använd företagets historia i kommunikation och marknadsföring, s. 18] Videre presiserer han at historien blir et slags kvalitetsstempel som gir assosiasjoner til erfaring, pålitelig og holdbarhet. [ibid s. 19] Disse tankene og perspektivene ville vi i NOGA så gjerne formidle ut til våre samarbeidspartnere. Arkivet har mange funksjoner, og innehar et potensiale som med fordel bør benyttes av flere!

6. Utforske alternative måter å organisere privatarkivarbeidet:

NOGA- prosjektet representerte som sagt en pilot i Arkivverket på alternative måter å organisere privatarkivarbeidet. Virkeområdet skulle være nasjonalt og innenfor en sektor, ikke regionalt slik Statsarkivene tradisjonelt har vært organisert. Spesialiseringen skulle ligge innenfor kunnskap om bransjen, og ikke innenfor fagfelt i arkivistikken. For de ansatte i NOGA krevde det derfor at man måtte takle mange ulike faglige utfordringer. De ansatte var mer arkivgeneralister enn spesialister. Størrelsen på staben og krav til arbeid som ga fakturerbare timer gjorde denne arbeidsdelingen mer hensiktsmessig. Med større stab og flere offentlige ressurser, ville en spesialisering også innenfor fagfelt kanskje vært mulig. I stedet dro NOGA nytte av de spesialiserte tjenestene som allerede fantes i Riksarkivet. Overføring og lagring av databaser i fellesmagasin, promotering og pressekontakt ved arrangementer og tilrettelegging for skanning og indeksering til Digitalarkivet var alle oppgaver NOGA fikk hjelp til av andre i Arkivverket.  

Erfaringer fra prosjektet

Ved utgangen av prosjektperioden i 2016 hadde akkurat Arkivverket implementert en stor organisasjonsendring. Den trådte i kraft 1. november. NOGA fortsatte som et prosjekt ut året, men skulle fra januar 2017 inn i linjen i Arkivverket. I skrivende stund er ikke alle element i dette arbeidet avklart. Den største endringen for NOGA foreløpig ligger i bemanning, fordeling av de ansatte og ansvarsforhold. De ansatte er spredt i organisasjonen i seksjoner med spesialiserte oppgaver. Arkivverkets bidrag med ett årsverk er foreløpig ikke videreført og det er ikke avklart eksakt hvem og hvordan det fortsatt skal satses- og holde fokus på oppgaven. Dette er ting som må avklares raskt og gå seg til i den nye organisasjonen, skal arbeidet med olje- og gassarkiv fortsette med samme suksess. For en suksess har det vært!

Finansiering

Gjennom hele prosjektperioden har NOGA hatt en stabil bemanning på 5-6 årsverk. 4-5 av disse har vært fullfinansierte fra bransjen selv. Til tross for dårlige tider i industrien, har NOGA klart å skaffe midler til arkivarbeid. Grunnene til dette er flere. Hovedgrunnen er kanskje vårt eget prinsipp om at alle aktiviteter i utgangspunktet skulle og måtte generere merinntekter. Selvfølgelig kom det noen få unntak underveis i prosjektet der økonomien måtte vike for arkivfaglige vurderinger, men prinsippet og forventningen vår utad var alltid å få finansiering på arbeidet vi gjorde. En annen viktig grunn til en god økonomi var et utholdende salg- og markedsføringsarbeid som vektla nyttigheten av samarbeid både på kort og lang sikt. Her utformet vi noen korte salgsargumenter som ble flittig brukt i markedsføringen av oss selv:

-          Sikre god kontroll over, og enkel tilgang til egne arkiver på kort og lang sikt.

-          Redusere lagringskostnader (effektiv dokumentlagring)

-          Robust langtidslagring av digitale arkiver på tvers av teknologiskifter

-          Spare lisensutgifter på lite brukte datasystemer

-          Bruke arkivene i intern kultur- og identitetsbygging

-          Markering av milepæler og viktige hendelser i bedriftens historie

-          Arkiver som verktøy i merkevare- og omdømmebygging

-          Viktig del av bedriftens strategi for samfunnskontakt

-          Grunnlagsmateriale for forskning omkring norsk olje- og gassvirksomhet

-          Synliggjøre bedriftens rolle i samfunnet

-          Tilgjengeliggjøre arkiver som ikke inneholder sensitive opplysninger til elever, studenter, forskere og andre[sluttrapport s. 11.]

I tillegg ble det klart i prosjektet at våre ulike samarbeidspartnere ofte hadde flere forskjellige inntektskilder. Bedriftene og organisasjonene hadde ofte ulike konti for ulike formål. Arkiv- og administrative tjenester kunne være interessert i å betale for å få orden og bedre tilgang til arkivene. IT-drift kunne være interessert i å få ned lisensutgifter til programvare ved å migrere lite brukte systemer til såkalte AIP-er som er mer robuste for langtidslagring. Samfunnskontakt kunne ønske å støtte formidlingsprosjekter og bidrag til å bygge opp intern bedriftskultur. Gründere (og andre med lang fartstid i virksomheten) ble tiltrukket av at livsverket kunne få et slags «evig liv» i magasinene, der arkivene ville bevares for alltid.[ sluttrapport s. 12.]

I tillegg til ekstern finansiering har bidraget fra Arkivverket vært uvurderlig i prosjektet. Ett årsverk har bidratt til at oppgaver uten ekstern finansiering har blitt utført. Det var for eksempel arrangering av forskningsseminar, salg- og markedsføringsarbeid, skanning og publisering av materiale på Digitalarkivet, utforming av kartlegging og planer, og ordning og registrering av arkiv der finansiering ikke var mulig. Fri bruk av kontorplass, magasinplass og administrative tjenester har ikke minst vært avgjørende for at prosjektet kunne opprettes og overleve. 

Sektortilnærming

En av hovedutfordringene ved NOGA prosjektet var om det var mulig å forvalte et nasjonalt ansvar for arkivene på en sektor i Norge. I årene fram mot opprettelsen av NOGA hadde Statsarkivet i Stavanger hatt et spesielt forkus på bransjen, men da spesielt innenfor egen region. Hovedtyngden av industrien ligger jo nettopp i Stavanger- regionen. Likevel hadde arkiv fra andre steder i landet også havnet hos Statsarkivet i Stavanger gjennom de store olje- og gasselskapene med hovedkontor i Rogaland. Via arkivet etter ExxonMobil i Norge har NOGA for eksempel samlet arkivene etter alle Esso sine landanlegg i Norge. Gjennom samarbeidet med Statoil fikk Statsarkivet tatt hånd om arkivet etter Mongstadraffineriet i Hordaland. Så selv om virkeområdet var i Rogaland, så oppbevarte Statsarkivet i Stavanger allerede arkiv fra rundt omkring i landet. Det nye med NOGA prosjektet var at man nå aktivt skulle kartlegge og kontakte aktører i hele landet. NOGA måtte ekspandere sitt virkeområde, salgsarbeid og kontaktnett over fylkesgrensen. Til tross for en planlagt nedtrapping av salgsvirksomheten grunnet dårlige tider i bransjen, skrev NOGA avtale med Norsk petroleumsforening og bensinstasjonkjeden Statoil Fuel and Retail (nå Circle K) i Oslo i 2014. NOGA foretok en innledende informasjonsrunde i Bergensområdet i 2015, og besøkte flere aktører i Møre og Romsdal i 2016 i forbindelse med Kulturminne Draugen prosjektet. Til tross for dårlig napp i forhold til aktører som har blitt besøkt, vet vi av erfaring at dette arbeidet tar lang tid og krever god oppfølging. En stor del av salgsarbeidet er å informere om hvem vi er og hva vi gjør, slik at den dagen arkivet står på agendaen, så vet beslutningstakerne hvem de bør kontakte.

En av styrkene ved å ha et dedikert nasjonalt bransjearkiv, i stedet for et mer generelt arkivdepot, kan være at arkiveier opplever et større eierskap til bransjearkivet. Å få etablert et navn som Norsk olje- og gassarkiv har vært viktig. Navnet gjenspeiler virkeområdet, ambisjonen og ansvaret som følger med. For arkiveier viser det også at dette er mer enn ”bare” et arkiv. For å hevde et nasjonalt ansvar for arkivene i hele bransjen fordrer det at kunnskap og kompetanse ikke bare ligger innenfor arkivfaget, men også innenfor bransjen selv. Denne kunnskapen og historieforståelsen skaper en tillit for beslutningstakerne i bransjen om vår troverdighet, våre hensikter og vår evne til å forvalte denne historien. Når denne tilliten først er opprettet, blir vårt ønske om finansiering, så langt det er mulig, i stor grad etterkommet. Et dedikert nasjonalt bransjearkiv eller tematisk arkiv kan kanskje også være lettere å få delvis finansiert fra det offentlige? Skeivt arkiv, VID historiske arkiv og Arbark er alle arkiv med et klart tema og virkeområde og er alle representert på statsbudsjettet.[Kulturdepartementet, ”Statsbudsjettet”, Kap. 329 Arkivformål s. 93.]

En annen styrke med å ha et bransjearkiv er den bransjekunnskapen og det nettverket som gradvis bygges opp hos de ansatte. Man får kanskje mulighet til å være litt i forkant av en utvikling som ellers ville vært vanskelig å følge med på. Det kan være endrede arkivdanningsrutiner hos bedriftene, nye eierforhold på grunn av fusjoner eller nedleggelser, markering av jubileer og forskningsbehov i Norge og internasjonalt.

Erfaringene hentet fra NOGA prosjektet når det gjelder en slik tematisk/sektortilnærming er at man utvikler en allsidig arkivfaglig kompetanse og bransjekunnskap, og får en svært effektiv og målrettet arkivinnsats. Denne tankegangen kan sannsynligvis med stor fordel overføres til andre bransjer. Noen næringer trenger kanskje bare noen få år dedikert til oppgaven. Andre, større og mer omfattende næringer trenger kanskje et fokus over en lengre periode. Olje- og gassindustrien er, har vært, og vil sannsynligvis fortsette å være Norges største og viktigste næring. [Norsk olje og gass, ”Norges mest verdiskapende næring.”] Ut ifra det faktum alene, kan det argumenteres for nødvendigheten av et mer permanent bransjearkiv akkurat for denne sektoren. Denne måten å organisere privatarkivarbeidet for å få en helhetlig samfunnsdokumentasjon er likevel ikke sikkert den løsningen som passer best for alle bransjer. For olje- og gassarkivet har det vært helt avgjørende at industrien fortsatt er i full drift. Arkivene er relativt unge og i god stand. Det er fortsatt mange aktører i bransjen som kan bidra både med finansiering og kunnskap. For noen bransjer kan dette bli vanskelig, og den helhetlige samfunnsdokumentasjonen må sikres på andre måter.

Veien videre for NOGA

For de ansatte i NOGA ble årene 2014 - 2016 en travel og spennende periode. Prosjektet lyktes i de fleste av sine mål, til tross for eksepsjonelt dårlige tider i industrien. Noen oppgaver i prosjektet gjenstår enda, for eksempel utforming av en bevaringsplan for sektoren. I tillegg gjenstår det fortsatt å få en fullstendig kartlegging og dokumentasjon av industrien da vi ikke har hatt nok tid og ressurser til å oppsøke flere aktører utenfor vår region enda. Men ved utgangen av prosjektperioden er vi godt i gang. Nå skal den nye organiseringen i Arkivverket gå seg til i en to års periode. Vårt håp og ønske er at NOGA fortsatt skal ha en plass her, at fokus og trøkk på oppgaven skal opprettholdes slik at norsk olje- og gasshistorie blir så godt som mulig dokumentert for fremtidens generasjoner.

Litteraturliste:

Det kongelige kulturdepartement. ”Prop. 1 S (2016-2017) Proposisjon til Stortinget (forslag       til stortingsvedtak) for budsjettåret 2017.”

Norsk oljemuseum. ”Kulturminne Draugen.” (2016)             http://www.norskolje.museum.no/forside/kulturminner/kulturminne-draugen/      [nedlastet 27.12.2016]

Norsk olje og gass. ”Norges mest verdiskapende næring.” (2012)             https://www.norskoljeoggass.no/no/Faktasider/Verdiskapning1/ [nedlastet 27.12.2016]

Schug, Alexander. History Marketing – Använd företagets historia i kommunikation och             marknadsföring, Centrum för Näringslivshistoria: Ekerlida Förlag. 2003

Statsarkivet i Stavanger. ”Sluttrapport Norsk olje- og gassarkiv” Saksdokument i ePhorte           2016/19755. Arkivverket (2016)

Last ned

  • NOGA nyhetsbrev desember 2014
    327 KB
    Last ned
  • NOGA nyhetsbrev april 2015
    309.9 KB
    Last ned
  • NOGA nyhetsbrev juni 2015
    338.5 KB
    Last ned
  • NOGA nyhetsbrev oktober 2015
    249.8 KB
    Last ned
  • NOGA nyhetsbrev desember 2015
    409.3 KB
    Last ned
  • NOGA nyhetsbrev april 2016
    356.2 KB
    Last ned
  • NOGA nyhetsbrev juli 2016
    882.3 KB
    Last ned
  • NOGA nyhetsbrev desember 2016
    367.7 KB
    Last ned