saksbehandling0001

"På loft og i kjeller"

Hvert år sender Arkivverket ut et digitalt spørreskjema til alle landets kommuner for å kartlegge om de tar godt nok vare på arkivene sine. Denne kartleggingen har Arkivverket gjort siden 2010, da en rapport fra Riksrevisjonen slo fast det arkivmiljøene allerede var klar over: det er stor fare for dokumentasjonstap fra kommunene, som ivaretar dokumentasjon om innbyggerne sine fra vugge til grav.

I Norge har kommunene selv ansvar for å ta vare på dokumentasjon fra egen saksbehandling og egne beslutninger, for eksempel om din skolegang og ditt hus. Arkivverket har en lang tradisjon for å følge opp kommunenes arkivhold, både med inspeksjoner og veiledning. Helt siden formannskapslovene i 1837 har kommunelovene hatt bestemmelser om arkiv. Riksarkivaren fikk myndighet til å føre tilsyn med kommunene i 1948, men det var først i 1999 at en egen lov om arkiv trådte i kraft.

Statsarkivet i Hamar ble opprettet i 1917, og i våre egne arkiver finner vi dokumentasjon på vårt arbeid overfor kommunene de siste hundre årene. Rapporter fra en mengde kommuneinspeksjoner er oppbevart hos oss, sammen med svarene på en spørreundersøkelse som gikk ut til alle landkommuner i 1924. Hensikten med undersøkelsen var å få oversikt over det kommunale arkivmaterialet som var aktuelt for bevaring for ettertiden. Kartlegginger er altså intet nytt.

saksbehandling0001

I undersøkelsen fra Gausdal ser vi at verken formannskap, ligningsnemnd, skolevesen, fattigstyre, forlikskommisjon eller overformynderi hadde sikret arkivene mot ild eller vann. Kommunen ga ingen opplysninger om arkivene fra provianteringsråd, bygningskommisjon, kirkeverge, helseråd og herredskasserer. Enkelte av arkivene ble oppbevart privat. Dette var en vanlig praksis tidligere siden egne kontorer ikke fantes, men dette er helt utenkelig i dag.

Bevisstheten blant offentlig ansatte om at «deres dokumenter» var offentlig eiendom kunne variere noe, og tilgjengeligheten for andre ble deretter. Et eksempel på dette finner vi i undersøkelsen for Grue. Kommunen fikk ny herredskasserer i 1913, som da fikk overlevert fire kontobøker fra sin forgjenger i stillingen.  «Kassabøkerne næktet han at utlevere under paaberopelse av at de var hans private eiendom. Hvis de ikke efter hans død er ødelagt befinder de sig formentlig på et loft…».

Mye av Arkivverkets satsning mot kommunene har fokusert på ordning og trygg oppbevaring av eldre arkiver. Sikring av arkivene mot vann og brann var et fokus både i 1924 og 2014. Overgangen til en digital forvaltning medfører imidlertid at Arkivverket i samarbeid med resten av den offentlige forvaltningen, må være forkant av arkivdanningen og legge premissene for at arkiver overhodet skal dannes og kunne være tilgjengelig. Dette for å ivareta rettssikkerhet, parters innsynsrettigheter, ettersporbarhet og forskningsmessige behov i samtid og framtid. Papirarkiver kan med litt flaks overleve å bli stuet bort i et trekkfullt loft, men det kan ikke digitale opplysninger. For at digitale opplysninger skal bevares og tilgjengeliggjøres må kommunen overføre dokumentasjonen fra sine systemer til et elektronisk arkivmagasin for langtidsbevaring. Inspeksjonsrapporter fra de siste 20 årene har omhandlet . De siste årene har alle kommunene vi har ført tilsyn med fått pålegg knyttet til elektronisk arkivdanning.

De nye kommuneundersøkelsene viser at kommunene står overfor store utfordringer med tanke på å sikre digital dokumentasjon. Erfaring viser at bevaringsperspektivet dessverre ikke har vært en prioritet når offentlige aktører har satset på digitale tjenester. I den pågående digitaliseringen av offentlig forvaltning har Arkivverket en viktig oppgave med å bidra til at bevaringsverdige elektroniske arkiver er tilgjengelige for ettertiden. Å bidra til å bevare arkiv er en viktig oppgave, også for de neste 100 årene.