BERRE_elektronisk lagring
(foto: Arkivverket/BERRE)

Tilsyn avdekket 200 lovbrudd i 2017

– Vi snakker om en informasjons- og rettighetsbombe som venter på å bli detonert, sier Kjetil Reithaug, fagdirektør i seksjon for Dokumentasjonsforvaltning i Arkivverket.

(Pressemelding): Arkivverket skal gjennom tilsyn sørge for forsvarlig arkivhold og dokumentasjonsforvaltning i offentlig sektor. Flest tilsyn ble i fjor utført i kommuner, men også statlige organer og fylkeskommuner fikk besøk av øverste arkivmyndighet. 

31 arkivtilsyn avdekket 200 brudd på arkivloven. Det tilsvarer i gjennomsnitt 6.5 brudd per tilsyn. Flere av bruddene berører enkeltpersoners rettigheter. 

– Så godt som alle tilsyn vi gjennomfører avdekker vesentlige mangler som virksomhetene må utbedre. Både statlige og kommunale organer bryter arkivloven. Vi ser at mange, og spesielt kommunene, svikter på å gjøre noe aktivt for å sikre at digital informasjon ikke går tapt. Ofte dreier dette seg om viktig rettighetsdokumentasjon som berører enkeltpersoner, sier Reithaug.

Se hvem som får arkivtilsyn i vår

Kjetil Reithaug, fagdirektør i seksjon for Dokumentasjonsforvaltning, Arkivverket (foto: Arkivverket).
Kjetil Reithaug, fagdirektør i seksjon for Dokumentasjonsforvaltning, Arkivverket (foto: Arkivverket).

Kommunale arkiver spesielt viktige

Kommunene har ansvaret for viktige samfunnsoppgaver som skole, barnevern, sosial-, helse- og omsorgstjenester. Dokumentasjonen av disse tjenestene finnes hovedsakelig i digital form. Kommunale arkiver brukes blant annet til å dokumentere barnevernets håndtering av overgrepssaker, de viser oppfølgingen hver enkelt elev fikk i grunnskolen, og hvordan pleietrengende ble ivaretatt. Arkivene gir oss også kunnskap om lokalsamfunnet, og vil være viktige historiske kilder for fremtiden. 

– Kommunen er den delen av det offentlige som kommer oss nærmest og berører oss mest direkte. Arkivene blir derfor spesielt viktige både for å kunne dokumentere dine og mine plikter og rettigheter, men ikke minst er de viktige for kommunen selv, som skal dokumentere hva som er gjort for innbyggerne og andre som påvirkes av kommunen. Dokumentene viser på hvilket grunnlag politikere og saksbehandlere bygger sine vedtak. Skal vi vite hva som har foregått, må denne informasjonen tas vare på, forklarer Reithaug.

De til sammen 200 påleggene handler i stor grad om manglende fokus og forståelse hos ledelse, og dermed manglende ressurser, oppfølging og vilje i forvaltningen. Pålegg er det samme som brudd på lov eller forskrift hjemlet i lov. De vanligste påleggene handler om plassering av arkivansvar, manglende oversikt over fagsystemer, manglende plan for vedlikehold av elektronisk skapt materiale og manglende uttrekk fra sakarkivsystem.

Utfyllende forklaring til de vanligste påleggene finner du i tilsynsrapportene til Arkivverket

For mer informasjon kan Kjetil Reithaug, fagdirektør i seksjon for Dokumentasjonsforvaltning, Arkivverket kontaktes på tlf 9208 9207.

Vi ser at mange, og spesielt kommunene, svikter på å gjøre noe aktivt for å sikre at digital informasjon ikke går tapt. Ofte dreier dette seg om viktig rettighetsdokumentasjon som berører enkeltpersoner.
Kjetil Reithaug, fagdirektør i seksjon for Dokumentasjonsforvaltning, Arkivverket