Viktig dokumentasjon fra straffesaker kan gå tapt hos politiet

– Å ta vare på dokumentasjon er en kritisk viktig samfunnsfunksjon. Dette eksempelet belyser behovet for at vi i Norge ruster oss slik at vi har sikker og smart dokument-forvaltning som står seg i møte med løpende teknologi, sier riksarkivar Inga Bolstad. Arkivverket er øverste myndighet for arkiv i Norge, og fører tilsyn med dokumentforvaltning i offentlig sektor.

Under  tilsyn  hos  Øst politidistrikt  er  Arkivverket  kommet  over  bekymringsverdige forhold: 

• Store mengder digitalt lyd- og bildemateriale fra straffesakarkivet lagres på enheter som ikke er varige, som CD, DVD, minnepinner, disketter.   

• Det er ikke innarbeidet rutiner for å overføre materiale til varige lagringsmedier. Sikkerhetskopier er heller ikke praksis.   

• Det foreligger heller ikke oversikt over materialet. Det oppbevares stort sett usystematisk. Det kan bli vanskelig å gjenfinne informasjon ved behov.   

Bevis kan gå tapt 

– Lagring av data på medier som gamle cd-rom er et problem fordi data kan gå tapt. I straffesak-sammenheng kan dette i verste fall bety tap av bevismateriale. At materialet er usystematisert, gjør det også vanskelig å lete, sier Kjetil Reithaug, seksjonsleder for dokumentasjonsforvaltning i Arkivverket. 

I lys av flere gjenåpningssaker i seinere tid, får problematikken fornyet aktualitet. – Her kan bevismateriale som ville løst saker eller forhindret justismord gå tapt hver dag – forvitre fra lagringsmedier som ikke står seg, sier Reithaug.  

Kritisk viktig med oppdaterte løsninger  

Riksarkivar Inga Bolstad viser til at Politidistrikt Øst ikke er alene om avvik som dette.  – Eksempelet belyser en vanlig, men kritisk viktig samfunnsproblematikk som det sjelden snakkes om, nemlig behovet for sikker, effektiv og teknologi-smart arkivering av dokumentasjon, sier Bolstad, og legger til:  – Tenk hvor viktig det er for demokratiet og borgernes rettigheter at informasjon og dokumentasjon er lagret trygt og enkelt kan gjenfinnes! 

Bolstad sier det alltid vil være en utfordring at teknologi kommer og går.  – Men her må Norge være i forkant og legge til rette for at det kan utvikles nye, smarte løsninger der arkivene bevares trygt og enkelt kan tas i bruk. Det må satses, sier Bolstad.  

Til tilsynsrapporten fra Øst politidistrikt (under fanen justis og beredskap).