Nye veiledere skal hjelpe offentlig sektor med elektronisk arkivdanning

Arkivverkets tilsyn har i flere år vist at offentlig forvaltning i mange tilfeller ikke dokumenterer sin elektroniske arkivdanning i tilstrekkelig grad. Elektroniske arkiver er utsatt for andre risikomomenter enn papirarkiver, og det stilles derfor større krav til å kunne dokumentere hvordan man møter den risikoen elektronisk arkivmateriale er utsatt for. Elektronisk arkivmateriale som går ut av aktiv bruk vil før eller siden gå tapt med mindre det tas aktive og riktige grep. Viktig samfunnsdokumentasjon kan forsvinne når offentlig sektor ikke har kontroll på arkivsystemene sine. Innbyggere kan miste muligheten til innsyn i sentral informasjon om seg selv, og offentlige organer kan oppleve å ikke være i stand til å dokumentere eget arbeid. Risikoen øker også for uautoriserte endringer av dokumentasjonen og svekket tillit til forvaltningen.

To nye veiledere

For bedre å kunne bistå offentlige virksomheter med å få oversikt over sin elektroniske arkivdanning, og for å sikre at viktig dokumentasjon blir bevart på en trygg måte har Arkivverket publisert to nye veiledere: 

Veileder for dokumentasjonskrav for fullelektroniske arkivsystemer 
Bruk av arkivsystemer som behandler elektroniske arkivdokumenter forutsetter at ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systemteknisk informasjon er dokumentert. Veilederen gir oversikt over de nødvendige rutinene, og praktisk hjelp til å lage dem.

Veileder for systemoversikt med beskrivelser
Veilederen forklarer hvordan et organ skal dokumentere sine elektroniske systemer som kan inneholde arkiv. Den gjennomgår punktene som skal være med, og gir forslag til oppsett.

Hvis du jobber med arkiv i offentlig forvaltning og ønsker å bli med på brukertesting av nye veiledere ta kontakt med Arkivverket