Kommuner i Nordland sliter mest med arkivene
Arkivverket undersøker hvert år hvor god stat og kommune er til å ta vare på dokumentasjon. Årets svar fra kommunene avdekker store regionale forskjeller.
Mens kommuner i Agder, Rogaland og Møre og Romsdal kommer best ut i Arkivverkets årlige kommuneundersøkelse, svarer kommuner i Nordland at de ikke har nok ressurser til å gjennomføre alle lovpålagte arkivoppgaver. De scorer lavt både på tydelige fullmakter og delegeringer for arkivarbeidet, og på dokumentasjon av arkivbestand og rutiner. Forskjellene trer enda tydeligere frem i spørsmålene om sikring av digitale arkiver. Mens det i Agder bare er 4 prosent av kommunene som aldri har tatt uttrekk fra sine arkivsystemer for langtidsbevaring, er det tilsvarende tallet så høyt som 73 i Nordland.
– Arkivloven stiller de samme kravene til alle landets kommuner. Det er et tankekors at undersøkelsen indikerer at det er store forskjeller mellom fylkene, sier Kjetil Reithaug, fagdirekør Dokumentasjonsforvaltning i Arkivverket.
Undersøkelsen er tett knyttet til Arkivverkets tilsyns- og veiledningsvirksomhet. Tilsynene Arkivverket skal gjennomføre neste år baserer seg i stor grad på resultatet av kommuneundersøkelsen. Flere kommuner i Nord-Norge får tilsyn.
– Når vi vurderer at det er stor sannsynlighet for hendelser som kan føre til brudd på rettigheter og rettsikkerhet for enkeltmennesker, havner kommunen i vår høyrisikogruppe. For virksomheten selv kan alvorlige svakheter ved arkivholdet bety effektivitetstap, økonomiske tap og tap av tillit og omdømme, sier Reithaug.
Se også: Arkivtilsyn hos 60 offentlige virksomheter i 2021
Kommunereformen setter arkivene i fokus
I perioden 2017–2020 har antallet kommuner blitt redusert fra 428 til 356. Kommuneundersøkelsen viser at sammenslåingene kan ha positive konsekvenser for arkivholdet ved at kommunene starter på nytt og kan bygge opp en bedre arkivfunksjon.
– Ved å nyttiggjøre seg av tidligere erfaringer og den teknologiske utviklingen kan de nye kommunene legge bedre til rette for gode arkiver, sier Reithaug.
Undersøkelsen viser også at sammenslåingsprosessen har vært en katalysator for arbeidet med å sikre digitale arkiv: De nye kommunene har i større grad tatt uttrekk fra sine arkivsystemer enn de øvrige kommunene.
Se alle tallene i årets kommuneundersøkelse
Utfordringer også i statlig sektor
Både i kommunal og statlig sektor ser vi en økende grad av digitalisering og automatisering av arbeidsprosesser. Det digitale dokumenttilfanget øker, og tradisjonell journalføring blir fort en utfordring for virksomhetene.
I undersøkelsen av arkivholdet i statlige virksomheter svarer 61 prosent at de har iverksatt digitaliserings- eller automatiseringstiltak med betydning for arkivet i løpet av det siste året.
– Med økende digitalisering av arbeidsprosesser øker også de arkivfaglige utfordringene. Den teknologiske utviklingen stiller nye krav, ikke minst til hvordan nye løsninger skal ivareta god dokumentasjon av beslutninger. Undersøkelsen viser at mange virksomheter sliter på dette punktet, sier riksarkivar Inga Bolstad.
Årets undersøkelse avdekker, som ved tidligere år, at svært mange statlige virksomheter sitter på avsluttede digitale arkiver som ikke er overført til Arkivverket for langtidsbevaring.
– Dette utgjør en betydelig risiko for tap av viktig dokumentasjon for Norge. At virksomhetene ikke i større grad prioriterer dette punktet, peker mot fortsatt arbeid med å tenke nytt rundt automatisering og innebygd arkivering i virksomhetene. Viktig dokumentasjon skal overføres til vår felles nasjonale hukommelse i Arkivverket for å unngå digital demens, sier Bolstad.