Arkiv og dokumentasjonsforvaltning i digitaliseringsrundskrivet

Kommunal- og moderniseringsdepartementet har for første gang lagt inn krav til arkivpliktig digital informasjon i digitaliseringsrundskrivet. I tillegg anbefaler de at arkivfunksjoner bør inngå i nye IT-systemer fra starten av, slik at arkiveringen kan skje mest mulig automatisk. Dette er en viktig presisering til statsforvaltningen om at arkiv er mye mer enn bare journalpliktig dokumentasjon.

– Jeg er veldig glad for at Kommunal- og moderniseringsdepartementet er så tydelig på at arkiv- og dokumentasjonsforvaltningen må skje i sammenheng med informasjonsstyringen og tjenesteutviklingen hos offentlige virksomheter, sier riksarkivar Inga Bolstad.– I vår stadig mer digitale arbeidshverdag ligger informasjon og dokumentasjon i ulike registre og systemer rundt omkring i virksomhetene. Da er det en forutsetning å ha rutiner for å ta vare på denne dokumentasjonen i et langtidsperspektiv. Til syvende og sist skal samfunnet kunne stole på at det offentlige tar vare på dokumentasjon og at den kan brukes når innbyggerne trenger det, sier Bolstad. 

Stort behov for enklere arkivering

Offentlig sektor bruker store summer på både å arkivere dokumentasjon og å finne den igjen etterpå. Allikevel blir mye dokumentasjon som er viktig for innbyggere og næringsliv i Norge borte. At dokumenter arkiveres og journalføres er avgjørende for å ivareta rettssikkerheten til innbyggerne og til at befolkningen kan ha tillit til forvaltningen. – Det handler om å sette innbyggernes liv, utfordringer og interesser først, sier Bolstad.  – I en vanlig skoleklasse kan det være tre barn fra familier med lavinntekt. To er barnevernsbarn. To blir mobbet. De som trenger arkivene mest, er ofte de som faller utenfor. Arkivene setter dem i stand til å fortelle historien sin selv. 

Arkivverket ser et stort behov for at offentlige virksomheter på enklere og mer effektiv måte tar vare på dokumentasjonen de produserer og behandler. Satsingen på innebygd arkivering handler om hvordan offentlig sektor kan tenke nytt rundt arkiv- og dokumentasjonsforvaltning. For at arkivene også fremover skal fortelle historien, trenger vi innebygd arkivering. Dette innebærer blant annet å tilnærme seg hvordan arkivhensyn best kan ivaretas i arbeidsprosesser, systemer og løsninger. En slik nytenkning kan gi store gevinster både på organisasjons- og samfunnsnivå.