Alvorlige funn i Riksrevisjonens rapport

– Dette er alvorlig og leit og vi vil jobbe sammen med både departementer og arkivmiljø for å bedre arkiveringen i offentlig sektor, sier Espen Sjøvoll, direktør for Forvaltning i Arkivverket.

Arkivverket forvalter arkivloven og fører tilsyn med hvordan arkivering og journalføring gjøres i forvaltningen. Vi har i lengre tid sett at det er utfordringer med hvordan digitale løsninger påvirker arbeidsprosesser og dokumentasjonsforvaltningen i offentlig sektor. Våre tilsyn med forvaltningen har vist at det syndes stort mot arkiverings- og journalføringsplikten. Store mengder dokumentasjon blir ikke korrekt registrert, arkivert eller tilgjengeliggjort.

– Nye digitale verktøy er effektive for å løse forvaltningens oppgaver. Men vi ser at offentlige organer i økende grad lar dokumentproduksjon og saksbehandling foregå andre steder enn i systemer med tilfredsstillende registrering og journalføring. Konsekvensen er at viktig dokumentasjon ikke havner i arkivet, sier Espen Sjøvoll, direktør for Forvaltning i Arkivverket.

Etterlyser debatt

Årsakene til den sviktende arkiveringen er delvis at oppgaveløsingen, lovkravene og de digitale systemene ikke er godt nok samordnet. Forvaltningen har heller ikke forstått de praktiske mulighetene som finnes i standarder og regelverk. Det er også sannsynlig at regelverket er uklart, skjønnsbasert og ikke godt nok tilpasset dagens digitale forvaltning. Sviktende rutiner og medarbeidere med for dårlig arkivkompetanse er også en del av forklaringen.

Arkivverket mener imidlertid at koblingen mellom offentlighetsloven og arkivloven er en vel så viktig grunn til den mangelfulle arkiveringen i offentlig sektor. Funnene til Riksrevisjonen krever en debatt om det tette samspillet mellom de to lovene.

– Riksrevisjonens, og våre egne funn etter tilsyn, viser at kombinasjonen av to lover som henger tett sammen gir både dårlige arkiver og manglende etterlevelse av offentlighetsprinsippene. Vi må ikke bare se på bruddene på offentlighetsloven isolert, men også se på hvordan de to lovene fungerer sammen. Koblingen mellom arkivlov og offentlighetslov gjør at arkivering (journalføring) i de aller fleste tilfeller fører til at opplysninger fra saksbehandlingen blir synlige i offentlig journal. Vi ser at forvaltningen derfor vegrer seg for å arkivere dokumentasjon som etter loven nettopp skulle vært lagt i arkivet. Når det er hull i arkivene kan vi heller ikke garantere at den enkeltes rettigheter dokumenteres. Vi trenger en debatt om gode løsninger for et bedre samspill mellom dokumentasjon, arkiv og offentlighet i en digital hverdag, sier Sjøvoll.

Det betyr ikke at Arkivverket mener at innsynsretten skal innskrenkes.

– Men det er på tide å vurdere om regelverket henger sammen på en god måte, eller om vi må å se etter andre virkemidler for å gi publikum en nøkkel inn til forvaltningens saksdokumentasjon. Vi står overfor store utfordringer av grunnleggende betydning for demokrati, en åpen offentlig sektor, og i det lange løp: vår felles nasjonale hukommelse, sier Sjøvoll.

Dette gjør Arkivverket

Arkivverket har to hovedoppdrag som henger tett sammen:

Levere gode tjenester til forvaltningen i form av blant annet standard, regelverk, veiledning og tilsyn.
Bevare og sikre innholdet i arkivene for fremtiden og gjøre disse tilgjengelig i form av gode tjenester til ulike brukergrupper som for eksempel forskere, privatpersoner og forvaltning.
Arkivverket har tidligere fått kritikk for at tilsynsvirksomheten ikke har vært god nok.

– Dette er noe vi aktivt tar tak i og har nylig startet prosjektet ”Brukerorientert arkivtilsyn” hvor vi får bistand fra Difi til noe av gjennomføringen. Samtidig må man huske at Arkivverket fører tilsyn etter Arkivloven og fører ikke tilsyn med offentlighetsloven som er en viktig del av Riksrevisjonens rapport. Virksomhetenes mangler knyttet til offentlighetsvurdering og offentlig journal er ikke noe Arkivverket kan ta opp i våre tilsyn, minner Sjøvoll om.

I tillegg til å forbedre tilsynsvirksomheten har Arkivverket nylig avsluttet to prosjekter som ser på hvordan det digitale påvirker arbeidsprosesser og dokumentasjonsforvaltningen i offentlig sektor. Ett prosjekt var samarbeid med SKATE – et samarbeidsorgan for de mest IT-tunge statlige virksomhetene og kommunal sektor. I tillegg er Noark (Norsk arkivstandard) under videreutvikling, og Arkivforskriften under revisjon.

Last ned rapporten Riksrevisjonens undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning