FORV_bueganger

Arkivansvaret og tilhørende plikter

Offentlige organ har plikt etter arkivloven til å arkivere dokumentasjon av sin samhandling med andre, og skal normalt bruke et Noark-godkjent system til dette. Private arkivskapere har ingen slik plikt, men kan også ha nytte av å bruke et Noark-system for sine arkiver.

Lovhjemmel

Arkivlova § 6 sier at offentlige organer plikter å ha arkiv, og at disse skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid. 

Arkivansvaret

Offentlege organ pliktar å ha arkiv. Desse skal vere inretta på ein slik måte at dei ikkje berre dekkjer det kortsiktige forvaltningsmessige høvet som organet måtte ha for eige arkivtilfang, men også det langsiktige samfunnsmessige høvet for å ta vare på viktig dokumentasjon.

Dette inneber at arkivmateriale skal vere sikra mot å gå tapt, samt ordna slik at krav til bevisverdi integritet, autentisitet og konfidensialitet bli vareteke. Arkivmaterialet skal dessutan vere tilgjengeleg, ikkje berre for organet sjølv, men også for tilsynsorgan, kontroll frå dei folkevalde og innsyn frå allmenta.

Arkiveringsplikta

Eit offentleg organ har plikt til å arkivere alle dokument som blir til som ledd i verksemda, dersom dei har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling.

Arkiveringsplikta gjeld både for dei breva ein mottek, dei ein sender ut og i tillegg dei interne notata. Arkiveringsplikta er dermed meir omfattande enn journalføringsplikta.

Dersom eit dokument korkje har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling, skal det arkivavgrensast, det vil seie at det ikkje skal arkivleggjast.

Kvifor har forvaltninga arkiveringsplikt?

Arkiva skal:

  • sikre at forvaltninga kan dokumentere vedtaka sine og arbeidet sitt for all ettertid
  • sikre publikum tilgjenge til viktig informasjon om forvaltninga sine planar og aktivitetar  
  • sikre at publikum kan dokumentere eigne rettar om eigedom og tryggje personlege rettar og rettsvern
  • sikre publikum infomasjon som kan brukast i kulturelle aktivitetar  
  • sikre at forvaltninga si historie kan skrivast i framtida

Delegering?

Systemet i arkivlova er elles skipa slik at arkivansvaret fyrst ligg hos arkivskapar, og eventuelt sidan hos Arkivverket når det vert avlevert. Det er mogeleg å delegere konkrete arkivoppgåver og myndigheit til eksterne aktørar, men sjølve ansvaret er det ikkje mogeleg å setje bort. Til dømes inngår offentlege myndigheiter ofte avtalar med eksterne leverandørar om ordning av arkiv.

Føresetnaden er sjølvsagt at arkivskapar framleis kan vareta arkivansvaret. Det vil seie at oppgåver berre kan setjast bort dersom det vert gjort på ein slik måte at organet faktisk kan vareta arkivansvaret. I dette ligg det mellom anna at den ansvarlege må ha rett til informasjon om utføringa av oppgåva, moglegheit til å kontrollere samt høve til å trekkje seg frå avtalen og gje oppdraget til andre.

Arkivlova inneheld elles ikkje føresegner som regulerer høve til å overlate arkivoppgåver til andre, eller retningsliner om korleis myndigheit og ansvar i så fall skal fordelast. Ein må då sjå til dei sedvanlege reglane om arkivansvar, moglegheita for å delegere og retten til å inngå privatrettslege avtalar.

Alle offentlege organ som skal arkivere saksdokument i eit system som ikkje er Noark-godkjent, skal melde frå til Arkivverket. Riksarkivaren kan krevje å teste systemet.

Dersom systemet ikkje blir godkjent kan organet bli pålagt å arkivere dokumenta på papir. Innmeldinga skal omfatte system med bevaringsverdig eller bevaringsaktuell arkivinformasjon som blir arkivert elektronisk. System for økonomiforvaltning og andre system for internadministrative formål skal ikkje meldast inn.

Statlege organ skal innrapportere både reine journalsystem (medrekna typegodkjente Noark-system) og andre spesialiserte system (ofte kalla fagsystem) som arkiverer saksdokument elektronisk.

Kommunale og interkommunale organ skal berre innrapportere system med elektronisk sakarkiv som ikkje er Noark-godkjent.

Kvifor skal ein innrapportere?

Det er berre tillate å arkivere saksdokument elektronisk dersom ein nyttar system som er godkjente etter Noark-standarden eller som har fått individuell godkjenning. Å kassere papirversjonar av arkivdokument utan ei slik godkjenning, er å sjå på som uheimla, ulovleg kassasjon.

For at Arkivverket skal kunne føre kontroll og tilsyn med arkivdanninga må offentlege verksemder informere om dei arkivsystema som er i bruk.

Når eit statleg fagsystem blir innmeldt, vil Riksarkivet følgje opp med ei bevaringsvurdering av materialet og ei oppmoding om å lage ein bevarings- og kassasjonsplan for heile organet.

Lovhjemmel

Riksarkivaren si forskrift kapittel IX.

§ 1-3 seier at papiroriginalar kan kasserast etter skanning når elektronisk arkivering er i tråd med føresegnene i resten av kapittelet.
§ 4-1 seier at offentlege organ skal melde inn system som ikkje er Noark-godkjente.
§ 4-2 seier at statlege organ også skal melde inn Noark-system.

Arkivnøklar skal også innrapporterast til Arkivverket.