FORV Arkivering BERR0124

Arkivering uten journalføring

Arkiveringsplikten går lenger enn journalføringsplikten, og i noen tilfeller vil det være behov for å arkivere dokumenter uten å journalføre dem.

Organ-interne dokumenter kan være eksempler på dokumeneter som skal arkiveres, men som man ikke trenger å journalføre. Disse skal  journalføraes "så langt organet finn det tenleg," som det heter i Arkivforskriften § 2-6.

Hvordan arkivere uten å journalføre?

I et elektronisk arkiv må et dokument registreres i arkivsystemet for at det skal bli arkivert. En forenklet registrering er en måte å arkivere organinterne dokumenter på, som ikkje skal journalføres. Dette skal være en parallell til praksisen fra papirarkiv med å legge et dokument i saksmappen utan å registrere det i journalen.

Gjenfinning skal skje via saken, og brukeren skal identifisere dokumentet ved å se det på skjermen.

Noark-standarden stiller krav til hvordan arkivsystemer skal haåndtere denne typen arkivdokumenter. For eksempel skal berre det minimum av metadata registrerast som er nødvendig for å knytte dokumentet til sakn, og det skal ikke være mulig å søke frem dokumentet.

I Noark-4 blir dette kallt "loggede dokumenter", mens det i Noark 5 heter "forenklet registrering." 

Korrespondanse-dokumenter som bare enten har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling, bør journalførast selv om det ikke er plikt til dette.

Lovhjemmel

Arkivforskriften § 2-6 omhandler journalføring og annen registrering, og definerer hva som er journalføringspliktig og ikke.