Departementsarkiv

Departement og kontor

Bare i få tilfeller finnes et fellesarkiv innen et departement, der alle saker registreres og henlegges. I de fleste tilfellene har departementene etterlatt seg et stort antall arkiver etter ulike avdelinger og kontorer, og i mange tilfeller i tillegg en del kommisjons- eller komitearkiver.

Kontoret var den arkivdannende enheten i alle departementene helt fra ca. 1820 til 1960-tallet. Deretter overtok avdelingene. Et kontor er en administrativ departementsenhet som skaper arkiver, som etterlater seg klart adskilte og selvstendige serier av protokoller og saksdokumenter. For å være komplett i arkivfaglig forstand, må kontoret inneholde: 

• Referatprotokoller: fullstendig gjengivelse av de saker departementskontoret legger frem for regjeringen til avgjørelse, innstillingen eller foredraget med begrunnelse og konklusjon
• Journaler: register over all inn- og utgående korrespondanse i kontoret 
• Kopibøker: fullstendig gjengivelse av alle utgående brev fra kontoret 
• Det tilhørende sakarkivet 

Normalt ble arkivene avsluttet og nye arkiv påbegynt når et departement eller en avdeling gjennomgikk store omorganiseringer eller når store saksfelt ble flyttet fra et departement til et annet. I mange tilfeller følger da eldre saker, gjerne hele arkivserier, med til den nye avdelingen eller det nye departementet. Dette gir en særskilt utfordring for den som skal lete opp slike saker.

For perioden fram til ca. 1950 vil Knut Johannessen (red.): Håndbok for Riksarkivet, Ad notam Gyldendal 1992, gi oversikt over hvilke departementer som eksisterte og hvilke arkiver etter disse som finnes med en grovoversikt over hva de inneholder. Grundigere framstillinger av departementenes organisasjon og arkivdannelse finnes i Riksarkivarens bokserie Administrasjon og arkiver, bd. II, III og IV, forfattet av Ole Kolsrud.

Selv om et departement kan ha mange avdelings- og kontorarkiver, kan allikevel visse serier være felles for hele departementet. Dette gjelder særlig referatprotokoller.

Direktorater

Et stort antall direktorater oppsto utover på 18- og 1900-tallet. Noen av disse var det man kan kalle «ganske selvstendige avdelinger» innen et departement, andre var frittstående administrasjoner underlagt et departement. Om 1800-tallets direktorater finnes en grundig framstilling i Riksarkivarens bokserie Administrasjon og arkiver, bd. V, Ole Kolsrud: Moderniseringsstaten, Universitetsforlaget 2012. Arkivene etter disse kan være nokså like arkivene etter regulære departementskontorer eller mer spesialiserte, avhengig av direktoratets arbeidsområde.

Referatprotokoller

Referatprotokoller inneholder vedtak i statsråd. Normalt kalles disse vedtakene en kongelig resolusjon, men var Kongen fraværende eller syk og kronprinsen ledet statsråd, ble vedtakene meddelt som kronprinsregentens resolusjon. Fra unionstiden, da flertallet av regjeringen satt i Kristiania og bestyrte sine departementer, mens tre statsråder oppholdt seg i Stockholm og hadde norsk statsråd der med Kongen, forekommer også en del vedtak fattet i Kristiania, etter fullmakt. Disse kalles høyeste resolusjon.

Fra statsrådsmøtene føres referatprotokoller, der alle saker er innført, og hvor det går fram fra hvilket departement – men ikke hvilken avdeling/kontor – saken kommer fra. Disse finnes i arkivet etter Statsrådssekretariatet fram til 1969, deretter i arkivet etter Statsministerens kontor. Disse protokollene inneholder imidlertid bare selve vedtakene. Vedlegg – så som forskrifter og instrukser, navnelister ved medaljetildelinger etc. – finnes ikke. De må søkes i referatprotokollene i de enkelte departementene og departementskontorene. I disse vil man finne fullstendige framstillinger av og begrunnelser i sakene. Fra unionstiden finnes i tillegg en serie med den norske regjeringens innstillinger. Også disse er normalt mye mer detaljerte enn de kortfattede vedtakene i protokollene fra statsrådet med Kongen.

Referatprotokoller kan inneholde ansettelses- og avskjedigelsessaker med taushetsbelagte personopplysninger. Protokollene fra Justisdepartementet, Fengselsstyret D og statsråd inneholder dessuten et stort antall benådningssaker. For de sistnevnte må det vurderes i hvert enkelt tilfelle om taushetsplikten skal forlenges til 80 år, jf. forvaltningslovforskriften § 11, mens den for de øvrige er 60 år, jf. forvaltningsloven § 13c, siste ledd. Eldre protokoller er fritt tilgjengelige for bruk på Riksarkivets lesesal.

Journaler

I et departements- eller departementskontors arkiv betyr journal et kronologisk register over all innkommen sakspost. De innkomne sakene nummereres og det innføres hvem som er avsender, hva saken gjelder, brevets dato og innkommet dato. Normalt vil det også stå når sakene er besvart eller videresendt og det kan være opplysninger om hvem, avdeling eller saksbehandler, som har behandlet dem og – i de tilfellene arkivet er ordnet etter en nøkkel – hvilke klassering sakene har fått, eller – om sakene er lagt i en emnepakke – opplysninger om dette. Normalt vil det finnes et alfabetisk avsenderregister, kalt journalregister, bak i journalen eller som et eget bind. Om lenking: se under Sakarkiv, andre avsnitt.

Som hovedregel vil journaler være fritt tilgjengelige for bruk på Riksarkivets lesesal når de er 60 år eller eldre.

Kopibøker

En kopibok inneholder gjenparter av alle utgående brev. I eldre tid skjedde det i form av avskrifter, men ca. 1870 kom en teknologi som gjorde det mulig å lage presskopier, som da ble et nærmest fotografisk avtrykk av det utgående brevet på et tynt papir. Senere kom karbonpapir som muliggjorde gjennomslagskopier, og i etterkrigstiden fikk vi ulike former for lyskopiering.

Tradisjonelt står brevene i en kopibok rent kronologisk, og i 1800-tallets og de tidlige 1900-tallets journaler vil en ofte også finne henvisning til sidenummer i kopiboka eller til en fortløpende nummerering av innførslene i kopiboka. I en del tilfeller har imidlertid et kontor opprettet flere serier med kopibøker, avhengig av hva slags mottaker brevet hadde eller etter en emneinndeling. Militære kopibøker er ofte inndelt med egne avsnitt for ulike mottakere – ofte alfabetisk ordnet. Dette er veldig greit når en vet hvem mottakeren av brevet var, mindre greit nå man bare har referanse til virksomhetens brev av en gitt dato.

Som hovedregel vil kopibøker være fritt tilgjengelige for bruk på Riksarkivets lesesal når det er 60 år eller eldre, men det finnes saksområder der det må gjøres unntak. For tidsrommet etter 1970 vil det ofte finnes egne kopibøker for korrespondanse med taushetsbelagte opplysninger, slik at de alminnelige kopibøkene kan anses fritt tilgjengelige.

Sakarkiv

Før kopimaskinenes tid ble originaldokumentene ofte sendt fra det ene kontoret eller virksomheten til den andre. Brevene vil da sjelden ligge i arkivet til den de er stilet til, men i arkivet til den virksomheten som til slutt får beskjeden om å iverksette vedtaket. Dette gjør at arkivenes omfang blir overkommelig, men at oppsporingen av korrespondansen ofte kan bli et rent detektivarbeid. Opplysninger om hvorvidt dokumenter eller vedlegg er henlagt i arkivet eller blitt videresendt, vil som regel finnes i journalene, men disse er ikke alltid like entydige. Hovedregelen er derfor at man bør se i sakarkivet

Fram til ca. 1900 var det alminneligste prinsippet for et sakarkiv at korrespondansen ble lagt kronologisk, eller mer presis: etter stigende journalnummer. Slike sakarkiv kalles journalsaker. Fra ca. 1870 blir det vanlig at konseptet (utkastet, kladden) til svarbrevet legges sammen med det innkomne brevet. Ofte kan lenking forekomme. Det vil si at når det er flere innkomne brev i samme sak, vil de eldre brevene bli lagt ved det sist innkomne på dettes journalnummer. I journalen vil lenking være avmerket ved at journalnumrene for tidligere og senere ekspedisjoner i samme sak innføres under det aktuelle journalnummeret.

Allerede tidlig på 1800-tallet ble det vanlig at store saker ble lagt utenfor journalsystemet, i form av pakkesaker. Normalt vil det stå i journalen når det forekom, men ikke alltid. Slikt materiale vil som oftest være registrert som egne serier i katalogene. Var sakene av heller rutinemessig art, muliggjorde denne ordningen også kassasjoner.

Datosaker er en annen variant, benyttet i Kirkedepartementet, der sakene ble arkivlagt etter datoene for siste utgående skriv i vedkommende sak.

Ca. 1900 ble det vanlig å lage arkiver der sakene ble sortert etter emne. Det ble utviklet flere systemer for dette. Se Arkivmagasinet 3/09 s. 37. På 1950-tallet kom moderne arkivnøkler, der alle saker klasseres med tresifrede koder – med eventuelle desimaler – ut fra en nomenklatur over saksområdene, en såkalt arkivnøkkel. Sakene ligger da normalt etter stigende arkivkode innenfor tidsperioder, normalt på fem år, men i militære arkiv ofte på bare ett år. 

Som hovedregel vil sakarkiv være fritt tilgjengelige for bruk på Riksarkivets lesesal når det er 60 år eller eldre. Yngre arkiv eller arkivdeler som bare inneholder saker av teknisk eller økonomisk art, vil også være det. I noen tilfeller finnes vedtak om forlengelse av taushetsplikt, når arkivsakene inneholder særlig sensitive personopplysninger og/eller opplysninger som særlovgivningen har satt lengre taushetsplikt for.

Kommisjons- og komitearkiv

I mange tilfeller finnes det i Riksarkivet egne arkiv etter forskjellige kommisjoner og komiteer. Opplysninger om eldre slike finnes i Knut Johannessen (red.): Håndbok for Riksarkivet, Ad notam Gyldendal 1992. I de tilfellene det eksisterer ferdig katalog, vil denne være publisert på Arkivportalen.

Mange komiteer og kommisjoner har imidlertid ikke etterlatt seg noe eget arkiv, men innstilling – og ofte noe grunnlagsmateriale – finnes i andre arkiver. For perioden fra 1814 til 1934 finnes en trykt oversikt i Vilhelm Haffner: Innstillinger og betenkninger fra kongelige og parlamentariske kommisjoner, departementale komiteer m.m., Oslo 1936.