ENG
BERRE_mann og kvinne med ipad

Foto: Berre

Veiledning til arkivstatistikken

Riksarkivaren sender hvert år ut et spørreskjema til arkivinstitusjoner og til museum og bibliotek som oppbevarer arkiver. På denne siden vil du som skal svare på skjemaet få en oversikt over viktige frister, en liste over hvem du kan kontakte hvis du trenger hjelp, veiledning om hvordan det elektroniske skjemaet fungerer (inkl. ofte stilte spørsmål / vanlige problemer), og mer informasjon/hjelpetekster til de ulike spørsmålene som du skal svare på. Du kan også laste ned en PDF av spørsmålene stilt i årets undersøkelse, eller laste ned en Excel-versjon som kan være til hjelp for innsamling av tall internt i egen institusjon.

Viktige frister

 

Det elektroniske spørreskjemaet sendes ut mandag 28.januar 2019

Frist for å svare på skjemaet er fredag 1. mars 2019 (5 ukers svarfrist)

For å få oversikt over hva din egen institusjon svarte på spørsmålene i fjor, trykk her.

Du vil finne svar på mye av det du kan lure på i åpne-lukke-fanene under (trykk på "+" for å se teksten), men hvis du ikke finner svaret der, så kan du ta kontakt med:

 

For generelle spørsmål / spørsmål om spørsmålene:

  • Ellen Røsjø, ellros@arkivverket.no, 41 64 70 77
  • Helena Eriksson, heleri@arkivverket.no, 41 20 28 56

 

For spørsmål om det tekniske (elektronisk spørreskjema):

  • Sissel Eltvik Wang, siswan@arkivverket.no, 99 04 09 14

Last ned kopi / Excel-versjon av årets spørreskjema

 

Kopi av spørreskjema PDF (arkivinstitusjoner): Bokmål og nynorsk

Kopi av spørreskjema PDF (bibliotek, museum og lokalhistoriske arkiv/samlinger): Bokmål og nynorsk

 

Excel arkivinstitusjoner (til hjelp for institusjoner med mange lokasjoner/enheter)

Excel bibl/mus (til hjelp for institusjoner med mange lokasjoner/enheter)

"Arkivstatistikken" er en årlig innsamling av statistikk for arkivinstitusjoner og arkiv i museum og bibliotek, og inngår i SSBs årlige publikasjon "Kulturstatistikk".

Norsk Kulturråd (og tidligere ABM-utvikling) har i flere år samarbeidet med Statistisk sentralbyrå om statistikken. Fra og med rapporteringsåret 2014 har innsamlingen blitt gjort av Arkivverket.

Innhentingen av statistikk er delt i to; et skjema blir sendt til arkivinstitusjoner, og et annet, litt mindre omfattende skjema, blir sendt til museum og bibliotek (inkl. også lokalhistoriske samlinger og andre mindre arkivbevarende institusjoner). Skjema sendes til rundt 160 institusjoner som oppbevarer arkiv. Svarprosenten har de siste årene vært god.

Formålet med arkivstatistikken er å gi et representativt bilde av ressurser og aktiviteter i de arkivbevarende institusjonene. Informasjonen kan brukes til å definere behov for sektoren.

Statistikken inneholder blant annet opplysninger om arkivbestand, bruk av arkiv, formidling av arkiv og institusjonenes interne organisering.

For å svare på undersøkelsen må du først aktivere det elektroniske spørreskjemaet ved å trykke på linken du har fått tilsendt på e-post fra Arkivverket.

Som hovedregel sender vi alle e-poster (varsel, e-post med lenke, påminnelser og purringer) til institusjonenes postmottak. Grunnen til dette er at vi ikke har oversikt over de som skal svare i de forskjellige institusjonene til enhver tid. De fleste som skal svare vil derfor ha fått videresendt e-postene fra Arkivverket fra sitt eget postmottak.

Vi anvender systemet Survey Xact fra Rambøll for å hente inn svar. Dette er et system som gjør det mulig for deg som skal svare å gå inn og ut av skjemaet så mange ganger du ønsker før svarfristen går ut. Hver gang du trykker på "neste side" i skjemaet så vil alle svar fram til sidebyttet bli registrert. Du har nå muligheten til å gå ut av skjemaet uten at svarene dine fra foregående sider forsvinner. Du går inn igjen i skjemaet på samme måte som første gangen; ved å klikke på lenka du har fått tilsendt på e-post fra Arkivverket. Det er også mulig å gå fram og tilbake i skjemaet ved å trykke på "neste" og "tilbake".

Det elektroniske skjemaet finnes på både nynorsk og bokmål. I løsningen vi benytter er det dessverre ikke mulig for oss å kalle målformene noe annet enn det som er internasjonal standard for produktet. Derfor er "Norsk" bokmål og "Norwegian Nynorsk" nynorsk. Du endrer målform på skjemaet ved å velge mellom de to målformene øverst i høyre hjørne.

IKKE svar på e-posten som inneholder lenke til spørreskjema. Du vil da sende e-post til systemet (Survey Xact), ikke til Arkivverket. Hvis du lurer på noe, send heller en e-post til en av kontaktpersonene som står nevnt øverst på denne siden.

 

Ofte stilte spørsmål / vanlige problemer:

 

Jeg finner ikke igjen e-posten med lenke til spørreskjema: E-postene er sendt via systemet som brukes til innhenting, og e-postene vil derfor vises som en variant av denne setningen: "Arkivverket <Arkivverket-176927558@mail.survey-xact.no>". Sjekk at du ikke har oversett denne. I noen tilfeller kan e-posten ha havnet i søppelpost, så sjekk der også. En tredje mulighet er at du som skal svare har fått videresendt f.eks. purringen, men ikke selve e-posten med lenke, fra eget postmottak. Sjekk om dette kan være tilfellet. Hvis du fortsatt ikke finner e-posten, send en beskjed til oss, så sender vi en ny e-post med lenke til deg.

Jeg skal svare for en stor institusjon, med flere avdelinger og lokasjoner: Vi har erfart at det fort kan bli surr hvis e-posten med lenke til spørreskjema sendes rundt til flere deler/lokasjoner i en institusjon for at de skal svare på "sin del". Vi anbefaler derfor at dere heller laster ned en av Excel-filene som vi har lagt ut (se over), og at denne sendes ut til de ulike delene/personene i institusjonen som sitter på relevante tall. Be de fylle ut med "sine" tall, og sende tilbake til deg. Når du har fått inn alle svar, har du grunnlaget du trenger for å fylle ut det elektroniske skjemaet.

Ingenting skjer når jeg trykker på "neste": Spørreskjemaet er lagt opp slik at noen spørsmål er frivillig å svare på, mens andre spørsmål er du nødt til å svare på før du kan gå videre til neste side i skjemaet. Løsningen vil avvente med å skifte side til du har fylt ut svar på spørsmålene som nå har fått beskjeden "Må fylles ut" ved siden av seg. Når disse feltene er fylt ut kan du igjen trykke på neste side, og løsningen vil sende deg videre i skjemaet. Hvis du vil videre i skjemaet selv om du ikke har svart på alle spørsmålene på en side kan du velge å fylle ut "0" i feltene og så gå videre. Men da må du huske å gå inn igjen i skjemaet og legge inn riktige tall i alle felter der du tidligere satt "0" - før svarfristen går ut!

Jeg har ikke fått kvittering på at jeg har levert: Kvittering vil bli sendt automatisk fra systemet etter at du har svart på siste spørsmål og trykket på "avslutt". Kvittering sendes til samme e-postadresse som e-post med lenke ble sendt til (dvs. postmottak for de fleste institusjoner). Det kan ta flere minutter før kvittering kommer. Kvittering vil bare sendes første gang du trykker på avslutt. Hvis du går inn igjen for å endre i noen av svarene dine, vil det ikke sendes ny kvittering. Gå inn i den tidligere mottatte kvitteringen for å se endringene som er gjort (lenken i kvitteringen oppdateres fortløpende slik at den hele tiden viser til siste innleverte versjon av spørreskjema).

Jeg ønsker å skrive ut svarene mine: Helt inntil du trykker på avslutt i skjema, så vil du ha muligheten til å laste ned en utskriftsvennlig versjon av skjemaet som inkluderer svarene du har gitt. Hvis du glemmer å gjøre dette, så vil kvitteringen du mottar også inneholde en lenke til en utskriftsvennlig versjon av svarene du har avgitt.

 

 

For at ikke hjelpetekstene som ligger løpende i spørreskjemaet skal bli så lange, har vi valgt å legge en del av informasjonen knyttet til de ulike spørsmålene her.

 

MER OM BESTAND I HYLLEMETER

Offentlig arkiv – bestand: Her spør vi om den totale bestanden offentlige arkiver, uavhengig av om de er ordnet eller ikke.

Offentlig arkiv – bestand som er ordnet og katalogisert: Her spør vi om offentlig arkivmateriale som er ordnet og katalogisert.

Privatarkiv – bestand: Her spør vi om det totale antallet hyllemeter arkiv etter privatpersoner eller private virksomheter. Under dette punktet telles også uordnede privatarkiver med.

Privatarkiv – bestand som er ordnet og katalogisert: Her spør vi om antallet hyllemeter arkiv etter privatpersoner eller private virksomheter som er ordnet og katalogisert.

Total bestand: Her spør vi om det totale antallet hyllemeter arkiv som oppbevares ved institusjonen. Dette gjelder både privatarkiv og offentlige arkiv. Dette tallet bør være det samme som Offentlig arkiv – bestand og Privatarkiv- bestand tilsammen.

Total bestand – ordnet og katalogisert: Her spør vi om det totale antallet hyllemeter arkiv som oppbevares ved institusjonen, som er ordnet og katalogisert. Dette gjelder både privatarkiv og offentlige arkiv. Dette tallet bør være det samme som Offentlig arkiv – bestand som er ordnet og katalogisert og Privatarkiv- bestand som er ordnet og katalogisert til sammen.

 

MER OM REGISTRERING OG PUBLISERING

For å ta ut en administrativ rapport fra ASTA:

Programmet åpnes og i øverste felt finnes en rad for verktøyene: «Objekt», «Eksport/Import», «Verktøy», «Utskrifter», «Vis» og «Hjelp». I denne raden velges «Utskrifter» og i nedtrekksmenyen man kan velge «Skriv ut administrativ oversikt for arkivenheter» og «Skriv ut administrativ oversikt for aktører». Neste skritt er å velge en av disse og rapporten genereres. Dette kan ta noe tid og det varierer etter hvor stor basen er.

 

MER OM AUDIOVISUELT ARKIVMATERIALE

Helt siden arkivstatistikken startet opp har måleenheten for audiovisuelt materiale vært omdiskutert. Det finnes per dags dato ingen felles standard for måling av audiovisuelt materiale i de ulike institusjonene som oppbevarer slikt materiale. Tilbakemeldinger fra institusjonene som svarer på statistikken belyser det samme; noen institusjoner sier at de bare klarer å oppgi lyd- og film/videomateriale i antall timer, mens andre sier at de bare kan oppgi dette materialet i antall opptak. Andre igjen opplyser at de bare har oversikt over hvor mange spolebånd e.l. de har liggende i magasin.

I 2017 samarbeidet vi med Arkivforbundet og folkemusikkarkiv-miljøet om utvidede spørsmål for audiovisuelt materiale. Informasjonen som kom inn skulle brukes som forarbeid for videre kartlegging av audiovisuelt arkivmateriale. Nasjonalbiblioteket har nå fått i oppdrag å kartlegge alt audiovisuelt materiale i Norge. I arkivstatistikken spør vi i år derfor ikke like detaljert som i fjor. For å kunne måle utvikling over tid ber vi institusjonene oppgi sitt audiovisuelle arkivmateriale i én av de tre måleenhetene opptak, bærere eller timer.

Hvis institusjonene ønsker å gi ytterlige informasjon om audiovisuell arkivbestand kan dette gis i kommentarfeltene for lyd og film/video.