Veiledning til arkivstatistikken

"Arkivstatistikken" er en årlig innsamling av statistikk for arkivinstitusjoner og arkiv i museum og bibliotek, og inngår i SSBs årlige publikasjon "Kulturstatistikk".

Norsk Kulturråd (og tidligere ABM-utvikling) har i flere år samarbeidet med Statistisk sentralbyrå om statistikken. Fra og med rapporteringsåret 2014 har innsamlingen blitt gjort av Arkivverket.

Innhentingen av statistikk er delt i to; et skjema blir sendt til arkivinstitusjoner, og et annet, litt mindre omfattende skjema, blir sendt til museum og bibliotek (inkl. også lokalhistoriske samlinger og andre mindre arkivbevarende institusjoner). Skjema sendes til rundt 160 institusjoner som oppbevarer arkiv. Svarprosenten har de siste årene vært god.

Formålet med arkivstatistikken er å gi et representativt bilde av ressurser og aktiviteter i de arkivbevarende institusjonene. Informasjonen kan brukes til å definere behov for sektoren.

Statistikken inneholder blant annet opplysninger om arkivbestand, bruk av arkiv, formidling av arkiv og institusjonenes interne organisering.

For å svare på undersøkelsen må du først aktivere det elektroniske spørreskjemaet ved å trykke på linken du har fått tilsendt på e-post fra Arkivverket.

Som hovedregel sender vi alle e-poster ang. statistikken til institusjonenes postmottak. 

Vi anvender systemet Survey Xact fra Rambøll for å hente inn svar. Dette er et system som gjør det mulig for deg som skal svare å gå inn og ut av skjemaet så mange ganger du ønsker før svarfristen går ut. Hver gang du trykker på "neste side" i skjemaet så vil alle svar fram til sidebyttet bli registrert. Du har muligheten til å gå ut av skjemaet uten at svarene dine fra foregående sider forsvinner. Du går inn igjen i skjemaet på samme måte som første gangen; ved å klikke på lenka du har fått tilsendt på e-post fra Arkivverket. Det er også mulig å gå fram og tilbake i skjemaet ved å trykke på "neste" og "tilbake".

Det elektroniske skjemaet finnes på både nynorsk og bokmål. I løsningen vi benytter er det dessverre ikke mulig for oss å kalle målformene noe annet enn det som er internasjonal standard for produktet. Derfor er "NB" bokmål og "NN" nynorsk. Du endrer målform på skjemaet ved å velge mellom de to målformene nederst på siden.

IKKE svar på e-posten som inneholder lenke til spørreskjema. Du vil da sende e-post til spørresystemet, ikke til Arkivverket. Hvis du lurer på noe, send heller en e-post til en av kontaktpersonene som står nevnt over på denne siden.

Ofte stilte spørsmål / vanlige problemer:

Jeg finner ikke igjen e-posten med lenke til spørreskjema: E-postene er sendt via systemet som brukes til innhenting, og e-postene vil derfor vises som en variant av denne setningen: "Arkivverket <Arkivverket-176927558@mail.survey-xact.no>". Sjekk at du ikke har oversett denne. I noen tilfeller kan e-posten ha havnet i søppelpost, så sjekk der også. En tredje mulighet er at du som skal svare har fått videresendt f.eks. purringen, men ikke selve e-posten med lenke, fra eget postmottak. Sjekk om dette kan være tilfellet. Hvis du fortsatt ikke finner e-posten, send en beskjed til oss, så sender vi en ny e-post med lenke til deg.

Jeg skal svare for en stor institusjon, med flere avdelinger og lokasjoner: Vi har erfart at det fort kan bli surr hvis e-posten med lenke til spørreskjema sendes rundt til flere deler/lokasjoner i en institusjon for at de skal svare på "sin del". Vi anbefaler derfor at dere heller laster ned en av Excel-filene som vi har lagt ut (se over), og at denne sendes ut til de ulike delene/personene i institusjonen som sitter på relevante tall. Be de fylle ut med "sine" tall, og sende tilbake til deg. Når du har fått inn alle svar, har du grunnlaget du trenger for å fylle ut det elektroniske skjemaet.

Ingenting skjer når jeg trykker på "neste": Spørreskjemaet er lagt opp slik at noen spørsmål er frivillig å svare på, mens andre spørsmål er du nødt til å svare på før du kan gå videre til neste side i skjemaet. Løsningen vil avvente med å skifte side til du har fylt ut svar på spørsmålene som nå har fått beskjeden "Må fylles ut" ved siden av seg. Når disse feltene er fylt ut kan du igjen trykke på neste side, og løsningen vil sende deg videre i skjemaet.

Jeg har ikke fått kvittering på at jeg har levert: Kvittering vil bli sendt automatisk fra systemet etter at du har svart på siste spørsmål og trykket på "avslutt". Kvittering sendes til samme e-postadresse som e-post med lenke ble sendt til (dvs. postmottak for de fleste institusjoner). Det kan ta flere minutter før kvittering kommer. Kvittering vil bare sendes første gang du trykker på avslutt. Hvis du går inn igjen for å endre i noen av svarene dine, vil det ikke sendes ny kvittering. Gå inn i den tidligere mottatte kvitteringen for å se endringene som er gjort (lenken i kvitteringen oppdateres fortløpende slik at den hele tiden viser til siste innleverte versjon av spørreskjema).

Jeg ønsker å skrive ut svarene mine: På siste side i skjemaet vil du få muligheten til å skrive ut alle svarene du har avgitt. Kvitteringen du mottar etter at du har trykket på avslutt vil også inneholde en lenke til en utskriftsvennlig versjon av svarene du har avgitt.

For at ikke hjelpetekstene som ligger løpende i spørreskjemaet skal bli så lange, har vi valgt å legge en del av informasjonen knyttet til de ulike spørsmålene her.

MER OM BESTAND I HYLLEMETER

Offentlig arkiv – bestand: Her spør vi om den totale bestanden offentlige arkiver, uavhengig av om de er ordnet eller ikke.

Offentlig arkiv – bestand som er ordnet og katalogisert: Her spør vi om offentlig arkivmateriale som er ordnet og katalogisert.

Privatarkiv – bestand: Her spør vi om det totale antallet hyllemeter arkiv etter privatpersoner eller private virksomheter. Under dette punktet telles også uordnede privatarkiver med.

Privatarkiv – bestand som er ordnet og katalogisert: Her spør vi om antallet hyllemeter arkiv etter privatpersoner eller private virksomheter som er ordnet og katalogisert.

Total bestand: Her spør vi om det totale antallet hyllemeter arkiv som oppbevares ved institusjonen. Dette gjelder både privatarkiv og offentlige arkiv. Dette tallet bør være det samme som Offentlig arkiv – bestand og Privatarkiv- bestand tilsammen.

Total bestand – ordnet og katalogisert: Her spør vi om det totale antallet hyllemeter arkiv som oppbevares ved institusjonen, som er ordnet og katalogisert. Dette gjelder både privatarkiv og offentlige arkiv. Dette tallet bør være det samme som Offentlig arkiv – bestand som er ordnet og katalogisert og Privatarkiv- bestand som er ordnet og katalogisert til sammen.

MER OM REGISTRERING OG PUBLISERING

For å ta ut en administrativ rapport fra ASTA:

Programmet åpnes og i øverste felt finnes en rad for verktøyene: «Objekt», «Eksport/Import», «Verktøy», «Utskrifter», «Vis» og «Hjelp». I denne raden velges «Utskrifter» og i nedtrekksmenyen man kan velge «Skriv ut administrativ oversikt for arkivenheter» og «Skriv ut administrativ oversikt for aktører». Neste skritt er å velge en av disse og rapporten genereres. Dette kan ta noe tid og det varierer etter hvor stor basen er.

MER OM AUDIOVISUELT ARKIVMATERIALE

Helt siden arkivstatistikken startet opp har måleenheten for audiovisuelt arkivmateriale vært omdiskutert. Det finnes per dags dato ingen felles standard for måling av audiovisuelt materiale i de ulike institusjonene som oppbevarer slikt materiale. Tilbakemeldinger fra institusjonene som svarer på statistikken belyser det samme; noen institusjoner sier at de bare klarer å oppgi lyd- og film/videomateriale i antall timer, mens andre sier at de bare kan oppgi dette materialet i antall opptak. Andre igjen opplyser at de bare har oversikt over hvor mange spolebånd e.l. de har liggende i magasin.

I 2017 samarbeidet vi med Arkivforbundet og folkemusikkarkiv-miljøet om utvidede spørsmål for audiovisuelt materiale. Informasjonen som kom inn skulle brukes som forarbeid for videre kartlegging av audiovisuelt arkivmateriale. Nasjonalbiblioteket fikk i oppdrag å kartlegge alt audiovisuelt materiale i Norge.

For å kunne måle utvikling over tid ber vi institusjonene oppgi sitt audiovisuelle arkivmateriale i én av de tre måleenhetene opptak, bærere eller timer. Hvis institusjonene ønsker å gi ytterlige informasjon om audiovisuell arkivbestand kan dette gis i kommentarfeltene for lyd og film/video.