BERRE_mann og kvinne med ipad
Foto: Berre

Veiledning til arkivstatistikken

Riksarkivaren sender hvert år ut et spørreskjema til arkivinstitusjoner og til museum og bibliotek som oppbevarer arkiver. På denne siden vil du som skal svare på skjemaet få en oversikt over viktige frister, en liste over hvem du kan kontakte hvis du trenger hjelp, veiledning om hvordan det elektroniske skjemaet fungerer (inkl. ofte stilte spørsmål / vanlige problemer), og mer informasjon/hjelpetekster til de ulike spørsmålene som du skal svare på. Du kan også laste ned en PDF av spørsmålene stilt i årets undersøkelse, eller laste ned en Excel-versjon som kan være til hjelp for innsamling av tall internt i egen institusjon.

Viktige frister

Spørreskjema sendes ut mandag 5. februar 2018

Frist for å svare på skjemaet er fredag 9. mars 2018 (5 ukers svarfrist)

For å få oversikt over hva din egen institusjon svarte på spørsmålene i fjor, trykk her.

Du vil finne svar på mye av det du kan lure på i åpne-lukke-fanene under (trykk på "+" for å se teksten), men hvis du ikke finner svaret der, så kan du ta kontakt med:

For spørsmål om spørsmålene:

  • Ellen Røsjø, ellros@arkivverket.no, 41 64 70 77
  • Helena Eriksson, heleri@arkivverket.no, 41 20 28 56

For spørsmål om det tekniske (elektronisk spørreskjema):

  • Sissel Eltvik Wang, siswan@arkivverket.no, 99 04 09 14

Last ned PDF / Excel-versjon av årets spørreskjema

PDF (arkivinstitusjoner): Bokmål og nynorsk

PDF (bibliotek, museum og lokalhistoriske arkiv/samlinger): Bokmål og nynorsk

Excel arkivinstitusjoner (til hjelp for institusjoner med mange lokasjoner/enheter)

Excel bibl/mus (til hjelp for institusjoner med mange lokasjoner/enheter)

"Arkivstatistikken" er en årlig innsamling av statistikk for arkivinstitusjoner og arkiv i museum og bibliotek, og inngår i SSBs årlige publikasjon "Kulturstatistikk".

Norsk Kulturråd (og tidligere ABM-utvikling) har i flere år samarbeidet med Statistisk sentralbyrå om statistikken. Fra og med rapporteringsåret 2014 har innsamlingen blitt gjort av Arkivverket.

Innhentingen av statistikk er delt i to; et skjema blir sendt til arkivinstitusjoner, og et annet, litt mindre omfattende skjema, blir sendt til museum og bibliotek (inkl. også lokalhistoriske samlinger og andre mindre arkivbevarende institusjoner). Skjema ble for rapporteringsåret 2016 sendt til 160 institusjoner som oppbevarer arkiv. Svarprosenten har de siste årene vært god.

Formålet med arkivstatistikken er å gi et representativt bilde av ressurser og aktiviteter i arkivbevarings-institusjonene. Informasjonen kan brukes til å definere behov for sektoren.

Statistikken inneholder blant annet opplysninger om arkivbestand, bruk av arkiv, formidling av arkiv og institusjonenes interne organisering.

For å svare på undersøkelsen må du først aktivere det elektroniske spørreskjemaet ved å trykke på linken du har fått tilsendt på e-post fra Arkivverket.

Som hovedregel sender vi alle e-poster (varsel, e-post med lenke, påminnelser og purringer) til institusjonenes postmottak. Grunnen til dette er at vi ikke har oversikt over de som skal svare i de forskjellige institusjonene til enhver tid. De fleste som skal svare vil derfor ha fått videresendt e-postene fra Arkivverket fra sitt eget postmottak.

Vi anvender systemet Survey Xact fra Rambøll for å hente inn svar. Dette er et system som gjør det mulig for deg som skal svare å gå inn og ut av skjemaet så mange ganger man ønsker før svarfristen går ut. Hver gang du trykker på "neste side" i skjemaet så vil alle svar fram til sidebyttet bli registrert. Du har nå muligheten til å gå ut av skjemaet uten at svarene dine fra foregående sider forsvinner. Du går inn igjen i skjemaet på samme måte som første gangen; ved å klikke på lenka du har fått tilsendt på e-post fra Arkivverket. Det er også mulig å gå fram og tilbake i skjemaet ved å trykke på "neste" og "tilbake".

Det elektroniske skjemaet finnes på både nynorsk og bokmål. I løsningen vi benytter er det dessverre ikke mulig for oss å kalle målformene noe annet enn det som er internasjonal standard for produktet. Derfor er "Norsk" bokmål og "Norwegian Nynorsk" nynorsk. Du endrer målform på skjemaet ved å velge mellom de to målformene øverst i høyre hjørne.

IKKE svar på e-posten som inneholder lenke til spørreskjema. Du vil da sende e-post til systemet (Survey Xact), ikke til Arkivverket. Hvis du lurer på noe, send heller en e-post til en av kontaktpersonene som står nevnt øverst på denne siden.

Ofte stilte spørsmål / vanlige problemer:

Jeg finner ikke igjen e-posten med lenke til spørreskjema: E-postene er sendt via systemet som brukes til innhenting, og e-postene vil derfor vises som en variant av denne setningen: "Arkivverket <Arkivverket-176927558@mail.survey-xact.no>". Sjekk at du ikke har oversett denne. I noen tilfeller kan e-posten ha havnet i søppelpost, så sjekk der også. En tredje mulighet er at du som skal svare har fått videresendt f.eks. purringen, men ikke selve e-posten med lenke, fra eget postmottak. Sjekk om dette kan være tilfellet. Hvis du fortsatt ikke finner e-posten, send en beskjed til oss, så sender vi en ny e-post med lenke til deg.

Jeg skal svare for en stor institusjon, med flere avdelinger og lokasjoner: Vi har erfart at det fort kan bli surr hvis e-posten med lenke til spørreskjema sendes rundt til flere deler/lokasjoner i en institusjon for at de skal svare på "sin del". Vi anbefaler derfor at dere heller laster ned en av excel-filene som vi har lagt ut over, og at denne sendes ut til de ulike delene/personene i institusjonen som sitter på relevante tall. Be de fylle ut med "sine" tall, og sende tilbake til deg. Når du har fått inn alle svar, har du grunnlaget du trenger for å fylle ut det elektroniske skjemaet.

Ingenting skjer når jeg trykker på "neste": Spørreskjemaet er lagt opp slik at noen spørsmål er frivillig å svare på, mens andre spørsmål er du nødt til å svare på før du kan gå videre til neste side i skjemaet. Løsningen vil avvente med å skifte side til du har fylt ut svar på spørsmålene som nå har fått beskjeden "Må fylles ut" ved siden av seg. Når disse feltene er fylt ut kan du igjen trykke på neste side, og løsningen vil sende deg videre i skjemaet. Hvis du vil videre i skjemaet selv om du ikke har svar på alle spørsmålene på en side kan du velge å fylle ut "0" i feltene og så gå videre. Men da må du huske å gå inn igjen i skjemaet og legge inn riktige tall i alle felter der du tidligere satt "0" - før svarfristen går ut!

Jeg har ikke fått kvittering på at jeg har levert: Kvittering vil bli sendt automatisk fra systemet etter at du har svart på siste spørsmål og trykket på "avslutt". Kvittering sendes til samme e-postadresse som e-post med lenke ble sendt til (dvs. postmottak for de fleste institusjoner). Det kan ta flere minutter før kvittering kommer.

Jeg ønsker å skrive ut svarene mine: Helt før du trykker på avslutt i skjema, så vil du ha muligheten til å laste ned en utskriftsvennlig versjon av skjemaet som inkluderer svarene du har gitt. Hvis du glemmer å gjøre dette, så kan du også gå inn igjen i skjemaet ved å trykke på lenken du fikk i e-posten fra Arkivverket. Siden du nå har fylt ut alle svar kan du klikke på utskriftsikonet på intro-siden for å få en utskrift av skjema og svar. I kvitteringen som blir sendt etter at du har svart på undersøkelsen, vil du få en lenke som fører deg direkte til første side i spørreskjemaet.

For at ikke hjelpetekstene som ligger løpende i spørreskjemaet skal bli så lange, har vi valgt å legge en del av informasjonen knyttet til de ulike spørsmålene her.

MER OM BESTAND I HYLLEMETER

Offentlig arkiv – bestand: Her spør vi om den totale bestanden offentlige arkiver, uavhengig av om de er ordnet eller ikke.

Offentlig arkiv – bestand som er ordnet og katalogisert: Her spør vi om offentlig arkivmateriale som er ordnet og katalogisert.

Privatarkiv – bestand: Her spør vi om det totale antallet hyllemeter arkiv etter privatpersoner eller private virksomheter. Under dette punktet telles også uordnede privatarkiver med.

Privatarkiv – bestand som er ordnet og katalogisert: Her spør vi om antallet hyllemeter arkiv etter privatpersoner eller private virksomheter som er ordnet og katalogisert.

Total bestand: Her spør vi om det totale antallet hyllemeter arkiv som oppbevares ved institusjonen. Dette gjelder både private og offentlige arkiv. Dette tallet bør være det samme som Offentlig arkiv – bestand og Privatarkiv- bestand tilsammen.

Total bestand – ordnet og katalogisert: Her spør vi om det totale antallet hyllemeter arkiv som oppbevares ved institusjonen, som er ordnet og katalogisert. Dette gjelder både private og offentlige arkiv. Dette tallet bør være det samme som Offentlig arkiv – bestand som er ordnet og katalogisert og Privatarkiv- bestand som er ordnet og katalogisert tilsammen.

MER OM REGISTRERING OG PUBLISERING

For å ta ut en administrativ rapport fra ASTA:

Programmet åpnes og i øverste felt finnes en rad for verktøyene: «Objekt», «Eksport/Import», «Verktøy», «Utskrifter», «Vis» og «Hjelp». I denne raden velges «Utskrifter» og i nedtrekksmenyen man kan velge «Skriv ut administrativ oversikt for arkivenheter» og «Skriv ut administrativ oversikt for aktører». Neste skritt er å velge en av disse og rapporten genereres. Dette kan ta noe tid og det varierer etter hvor stor basen er.

MER OM AUDIOVISUELT ARKIVMATERIALE

I samarbeid med folkemusikkarkiv-miljøet har vi i år gjort spørsmålene som gjelder audiovisuelt materiale mer detaljert enn tidligere. Vi spør om både opptak, bærere og timer. Total-tall inkluderer både analogt og digitalt materiale. Om eksakt tall er ukjent i institusjonen, ber vi om et overslag.

Lyd, film og video finnes på ulike bærere. Med bærer mener vi det mediet som opptaket er lagret på / festet til. Audiovisuelle opptak kan festes til analoge eller digitalt skapte bærere. En bærer kan inneholde flere opptak. Eksempler på lydbærere er spolebånd og kassett (analogt) og DAT, CD, MiniDisc og minnekort/harddisk (digitalt). Eksempler på film-/videobærere er 8mm og 16mm film, Umatic-, video8/Hi8- og VHS-kassetter (analogt) og DV-kassetter, DVD, Digibeta- og DVCPRO-kassetter, minnekort/harddisk (digitalt).

I spørreskjemaet ber vi institusjonene som er spesialisert på audiovisuelt materiale å fylle ut så mange av svarfeltene som mulig. Her er det meningen at institusjonene skal rapportere den samme mengden materiale i de ulike feltene, men på ulike måter. Dvs. at mengden lydmateriale som tallfestes i feltet «antall opptak totalt» tilsvarer mengden lydmateriale som tallfestes i feltet «antall timer totalt». Eksempel: Hvis en institusjon oppgir å ha 100 lydopptak totalt, så skal institusjonen i feltet «antall timer» oppgi hvor mange timer de 100 lydopptakene til sammen er på. Og tilsvarende for feltet «antall bærere»; her oppgir institusjonen hvor mange bærere de 100 lydopptakene til sammen finnes på.

Institusjoner som ikke er spesialisert på audiovisuelt materiale bes å velge ut én av måleenhetene (f.eks. antall opptak), og svare bare på denne. Det er selvsagt ønskelig at også disse institusjonene, om de har mulighet til å oppgi tall i flere felter, gjør det. Men for mange institusjoner som ikke er spesialisert på slikt materiale, så er det å svare i én måleenhet nok.

Vi ber også om at institusjonen oppgir tall for audiovisuelt materiale som er registrert i katalogsystem. Materialet kan registreres på ulike nivåer, for eksempel velger noen institusjoner å registrere bærerne, mens andre institusjoner registrerer i tillegg hvert enkelt opptak. Noen institusjoner kan også oppgi timer materiale som er registrert. Institusjonene bes å fylle ut det de har mulighet til.

Til slutt ber vi institusjonene om å gi oss tilleggsopplysninger om det audiovisuelle materialet dersom dette er mulig – spesielt gjelder dette opplysninger om tilstanden til materialet.

Helt siden arkivstatistikken startet opp i 2007 har måleenheten for slikt materiale vært diskutert. Det finnes per dags dato ingen felles standard for måling av audiovisuelt materiale i de ulike institusjonene som oppbevarer slikt materiale. Tilbakemeldinger fra institusjonene som svarer på statistikken belyser det samme; noen institusjoner sier at de bare klarer å oppgi lyd- og film/videomateriale i antall timer, mens andre sier at de bare kan oppgi dette materialet i antall opptak. Andre igjen opplyser at de bare har oversikt over hvor mange spolebånd e.l. de har liggende i magasin.

En utfordring er at mange institusjoner ikke kjenner omfanget av sitt eget audiovisuelle arkivmateriale. Bakgrunnen for dette er mangel på ressurser og kompetanse på lyd/film. Det er også vanskelig å få oversikt over dette materialet grunnet mangel på avspillingsutstyr.

Arkivforbundet har utviklet en strategi på feltet, og Arkivverket er i dialog om arbeidsdelingen på feltet. Norsk kulturråd vil ta initiativ til en kartlegging av tilstand og lagringsforhold for audiovisuelt materiale i ABM-sektoren, folkemusikkfeltet vil bli en pilot. Arkivverket bidrar til dette arbeidet med å stille mer utfyllende og detaljerte spørsmål for dette materialet i arkivstatistikken for 2017.