Mottak av journaler fra avviklede virksomheter

Materialets tilstand

Det stilles krav til at journalene skal være fri for muggsopp, insekter og farlig støv, og generelt være i god nok stand til å tåle overføringen og digitaliseringsprosessen hos Norsk helsearkiv. Dersom arkivet har blitt oppbevart i dårlige lokaler med mye fukt, støv eller insekter skal det gjennomføres test av materialet. Test og veiledning rundt gjennomføring av test kan bestilles fra Mycoteam. Norsk helsearkiv kan bistå i vurderingen av om materialet tåler overføring og digitalisering.

Dersom pasientjournaler ankommer Norsk helsearkiv og det oppstår tvil om materialets tilstand, forbeholder vi oss retten til å sende pasientjournaler i retur på avleverende virksomhets regning dersom en rapport fra Mycoteam ikke kan fremlegges.

Dersom leveringen er ufullstendig, eller ikke er i den orden eller tilstand som er avtalt eller kan forventes ut ifra avtalen, kan Norsk helsearkiv sende pasientjournaler i retur på avleverende virksomhets regning.

Pakking av pasientjournaler

Papirene fra en pasientjournal skal ikke ligge løst, men legges inn i et papiromslag pr. pasient og pasientens navn og fødselsnummer skal påføres utenpå.

Alle pasientjournalene skal pakkes i esker. Det anbefales bruk av «Pappis-esker (25x34x26)» som kan bestilles fra IKEA, men tilsvarende esker/arkivbokser kan også brukes. Boksene skal være beskrevet i punkt 4 i denne avtalen.

Eskene må ikke overfylles. Det skal være enkelt å trekke ut en journal fra esken. Eskene skal heller ikke være for tomme, da journalene vil «sige» og kan bli skadet. Man kan eventuelt fylle opp med litt gråpapir som krølles sammen for å fylle esken og støtte opp journalene. Alle eskene merkes med behandlers navn og tall. Tallet skal bestå av boksens nummer og det totale antallet bokser angitt som f.eks. «1 av 5».  

Stabling på pall for transport

Dersom antallet esker med pasientjournaler overstiger 5 (fem) esker skal de stables på pall. Pasientjournalene skal stables slik at de ikke står i fare for skade under transport.

Dersom man avleverer fra flere behandlere, skal hver eske fra en enkelt behandler holdes samlet på en pall. Det vil si at man må planlegge litt rundt stabling på pall slik at ikke arkivet fra en behandler deles mellom to paller.

Eskene skal stables med merkingen ut slik at de er lesbare når eskene står på pallen. Det skal legges mellomleggspapp mellom lagene av esker for å øke stabiliteten på pallen. Pallen kan ikke være mer enn 120 cm høy inkludert pallen. Alle eskene må stå på pallen og ikke stikke utenfor på noen sider. Eskene skal sikres på pallen med å surre godt med elastisk strekk-film stramt rundt eskene for at eskene skal stå stødig og sikkert under transport.

Husk at arkivet ikke kan sendes før man har fått bekreftet en avtalt mottaksdato fra Norsk helsearkiv.

Pakkeliste

Ved overføring av materialet skal det følge en pakkeliste som inneholder en oversikt over antall arkivesker (antall kolli) som følger med transporten av materialet. Pakkelisten skal undertegnes av avleverende virksomhet og kontrolleres av Norsk helsearkiv ved ankomst. Dersom transportør har egen kvitteringsordning for antall kolli, kan dette benyttes.

Transport

Transportrommet skal under forsendelsen være tett, polstret eller på annen måte klimastyrt.

Materialet skal håndteres og behandles med stor forsiktighet. Materialet skal være pakket, stablet og sikret på en slik måte at det ikke skades under transport. Arkivesker skal være satt på paller og materialet skal under ingen omstendighet ligge løst under transport. Materialet må sikres mot fysiske støt og andre forhold som kan skade materialet.

Hvis mulig skal transporten plomberes. Plomberingen skal utføres av transportør under oppsyn av personale fra virksomheten. Åpning av plombering skal utføres med personale fra Norsk helsearkiv til stede. Dersom transporten ikke kan plomberes, skal transportrommet være låst under transport. 

Dersom materialet overføreres i vintermånedene, må det brukes klimatisert transport. Materialet tåler ikke store temperaturforandringer, og det vil kunne oppstå kondens på materialet. Dette kan bl.a. medføre at inaktiv muggsopp blir aktivert.

Temperatur og relativ fuktighet (RF) skal være så stabil som mulig mens materialet er i trailer eller annet transportmiddel. Relativ luftfuktighet skal ikke variere mer enn +/- 5 %, og temperatur skal ikke svinge mer enn +/- 5 ºC. Det skal være mulig å kontrollere klima i transportmiddel under transporten.

Tilrettelegge materialet for overføring

Journaler som skal overføres må følge de krav som inngår i avtalen, ellers vil overføringen bli avvist.

Det skal genereres en pdf-fil per pasient som skal inneholde hele pasientjournalen. Filnavnet skal være fødselsnummer (11 siffer), men kan også være D-nummer, H-nummer eller FH-nummer i tilfeller hvor det ikke finnes fødselsnummer.

I tillegg til pdf-filene med pasientjournalene skal det genereres en avleveringsliste. Avleveringslisten skal være en txt-fil med oversikt over alle filene som inngår i overføringen.

Pdf-filene og avleveringslisten skal pakkes ukomprimert med 7zip med navn «avlevering» og det skal genereres en sjekksumfil for pakken. Sjekksummen skal lagres i en txt-fil med navn «sjekksum».

Den praktiske gjennomføringen av alle trinn er nærmere beskrevet i veileder som skal være forelagt behandler før avtaleinngåelse.

Forsendelsesmåte

Filene som skal overføres skal lastes opp via Norsk helsearkivs filoverføringstjeneste. Norsk helsearkiv sender en epost med lenke og passord for opplastning.