Ny løsning tetter sorte hull og sparer staten for millioner
Arkivverket finner nye og billigere metoder for overføring av elektronisk skapte arkiv. Det er godt nytt for statlige virksomheter.
Alle statlige virksomheter plikter å avlevere arkivene sine til Arkivverket. Og mens samfunnet har jobbet digitalt i flere tiår, har avleveringen av elektronisk skapte arkiv gått sakte, noe som har skapt store etterslep. Som en konsekvens av dette risikerer vi sorte hull i historien, at data knyttet til innbyggernes rettigheter ikke lagres på en tilfredsstillende måte i et langtidsperspektiv.
Tradisjonelt har det vært både dyrt og ressurskrevende å vedlikeholde gamle systemer, trekke ut data og overføre disse, men den nye metoden Arkivverket nå har utviklet gjør det både enklere for arkivskaper og, ikke minst, veldig mye billigere.
– I et 40-årsperspektiv regner vi med at metoden vil spare samfunnet for 5 milliarder kroner, sier riksarkivar Inga Bolstad. - Det var nødvendig at Arkivverket tok grep for å endre denne situasjonen, og nå er vi godt i gang med å teste ut ny løsning. Arkivverket har forenklet detaljerte krav og en unødig omfattende godkjenningsprosess.
En innsatsgruppe i Arkivverket jobber nå tett med flere statlige etater som skal avlevere digitale arkiver, for å finne bedre løsninger. Her er kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenter og kommunal sektor også godt påkoblet. Partene deler systembeskrivelser, og mye kan gjenbrukes.
Politidirektoratet var pilot for den nye metoden, og de har allerede avlevert arkivene etter de gamle politidistriktene.
- At to statlige virksomheter, som begge tradisjonelt har hatt en litt konservativ stil når det gjelder utvikling, gikk sammen om et nybrottsarbeid er en fantastisk historie, sier fag- og prosesseier Liv Heidi Siljebråten i Politidirektoratet.
Hun har jobbet tett på Arkivverket gjennom mange år, og ser tydelige endringer i prosessene. Forrige gang politiet deponerte fra det samme systemet tok det nesten 10 år fra det første uttrekket, til Arkivverket hadde godkjent deponeringen. Denne gang brukte etatene en måned hver. Konsulentkostnaden var også høy. - Det var vanskelig å forsvare en slik bruk av penger når forventningene til etaten er mer synlig politi og raskere saksbehandling, sier Siljebråten.
Siljebråten mener politiet har opplevd et helt nytt Arkivverk, som hadde mot til å snu om på eksiterende sedvaner og prinsipper, og som istedenfor var opptatt av å forenkle prosessene gjennom deling og samarbeid.
- Med dette er terskelen for å ta uttrekk blitt betydelig lavere, og dermed mye enklere å sikre digitalt skapte arkiver for fremtiden. Det er et betydelig potensial for innsparinger for arkivsektoren og staten ved å bruke denne metoden, sier riksarkivar Inga Bolstad.