Arkivverket oppfordrer forvaltningen til å digitalisere sine papirarkiver

Siden 2015 har det vært begrenset mulighet å levere papirarkiv til Arkivverket. Arkivverket vil i 2021 få nytt depot samlokalisert med Nasjonalbiblioteket i Mo i Rana. Likevel vil dette ikke på langt nok være tilstrekkelig for å dekke papiretterslepet ute i forvaltningen.

Analyser som er foretatt de siste årene anslår at papirvolumet i statlig sektor utgjør omlag 200.000 hm. For privatarkiv anslår man omlag 40.000 hm. Ledig kapasitet i Arkivverket vil etter at nytt magasin står klart i Mo i Rana være på omlag 75.000 hm. Det betyr i realiteten at 165.000 hm papirarkiv vil stå uten plass.

Løsningen er digitalisering

Arkivverket har de siste årene gjennomført konseptutredninger og samfunnsøkonomiske analyser som alternativ til tradisjonell papiroppbevaring. Våre analyser viser at ved å gjennomføre strengere bevaringsvurdering og mediekonverteringstiltak – vil dette langt på vei løse forvaltningens behov for avlevering samt Arkivverkets behov for magasinplass.

Konkret betyr det at vi i tiden fremover vil ta vare på mindre, og det som skal bevares ønskes digitalisert.

Innholdet blir tilgjengelig der brukeren er

På bakgrunn av samarbeid med blant andre UDI, Statsministerens kontor, Fylkesmannsembetet Tolletaten og NAV viser det seg at det er store samfunnsmessig besparelser å gjennomføre digitalisering av nyere papirarkiver enn ved tradisjonell ordning. Det er særlig papirarkiv med elektronisk register (arkiv skapt etter 1990) som kommer gunstig ut i disse beregningene.

En opplagt fordel er at arkivene blir digitalt tilgjengelige for brukerne. Du trenger derfor ikke å møte opp på våre lesesaler for å studere innholdet – du vil motta dem digitalt der du er.

Foreslått som hovedregel i utkast til ny lov 

Arkivverket ønsker å motivere forvaltningen til å digitalisere sine papirarkiver.

Endringer i Riksarkivarens forskrift åpnet i 2018 opp for mediekonvertering av nyere papirarkiv. I arkivlovutvalgets lovforslag legges det opp til digital avlevering av omtrent hele papiretterslepet i statsforvaltningen.

Alt i alt er dette momenter som kan legge føringer for hvordan Arkivverket i tiden fremover ønsker å ta imot arkiver på. Mye taler i retning for krav om digital avlevering for store deler av det som i dag finnes på papir.

Klargjøring og istandsetting av arkiv er en kostnad virksomheten selv må bære. Arkivverket vil derfor oppfordre forvaltningen til at de ressurser som uansett skal brukes til dette formålet benyttes til digitaliseringsalternativet.

Inviterer til fagdag

Vil du vite mer om Arkivverkets utredninger og de konkrete erfaringene vi har oppnådd den siste tiden? Vi inviterer til fagdag 19. august kl 12:00 - 15:00.

Sted: Riksarkivets lokaler Sognsvann. Fagdagen blir også streamet og du kan logge deg på og stille spørsmål via nett.

Arkivverket vil sende ut detaljert program for fagdagen og informasjon om påmelding.

Har du spørsmål? Kontakt:

Fagdirektør Stian Norli på [email protected] /99 52 61 96

Prosjektleder Stein Utstumo [email protected]/ 95 26 88 10