Avdelingsdirektør i Arkivverket, Espen Sjøvoll. Foto: Vegard Breie/Arkivverket.
Arkivverket legger til rette for mer effektivt samarbeid i det offentlige!
En bedre forståelse av dokumentasjon i delte løsninger gjør at offentlige virksomheter kan samarbeide mer effektivt.
Arkivregelverket har krav om at hver virksomhet skal ha sitt eget arkiv som ikke er blandet med andres. På grunn av dette kravet har Arkivverket frem til nå advart virksomheter mot å dele IT-system/løsninger, fordi opphavet er vanskelig å spore.
- Å dokumentere samarbeid på tvers av virksomheter eller mellom stat og kommune er et område hvor vi ser at mange sliter, derfor jobber vi nå med å finne gode løsninger, sier fagdirektør for dokumentasjonsforvaltning i Arkivverket, Kjetil Reithaug.
Fra innovasjon i sandkassen til faktisk nytte
I mars 2021 ble Norsk helsenett tatt opp som ett av prosjektene i regulatorisk sandkasse for arkiv, data og offentlighet. Prosjektet konkluderer blant annet med at når prosesser går på tvers, blir informasjonen best ivaretatt når den holdes samlet i én løsning fremfor å bli fordelt på arkiver i flere virksomheter.
Basert på erfaringene brukertester Arkivverket nå en ny veileder om delte løsninger, som vil klargjøre hvilke forutsetninger som må være på plass for å ivareta dokumentasjonen. Det er for eksempel viktig med tydelige avklaringer når det kommer til ansvar og roller, og å sikre at metadataene gjenspeiler hvilken virksomhet som er involvert når.
- Læringen fra sandkassen er i tråd med en endring i Arkivverkets faglige forståelse, hvor definisjonen av opphavet nå også kan knyttes til løsninger, virksomhetsprosesser eller funksjoner, sier Reithaug.
Et eksempel på morgendagens løsninger
Prosjektet med Norsk helsenett gir også verdifull innsikt i hvordan intensjonen i regelverket og arkivfaglige hensyn kan ivaretas uten å følge arkivforskriftens krav om at dokumentasjon skal skje i en løsning godkjent etter Noark-standarden.
- Læringen fra sandkassen gjør at vi må tenke nytt om vår egen praksis. Fremover vil det faktisk bli mulig å lage bedre og mer brukervennlige løsninger som er tilpasset virksomhetens og saksbehandlernes behov, sier avdelingsdirektør Espen Sjøvoll i Arkivverket.
Inntil ny standardisering og tydeligere veiledning er på plass vil Arkivverket ha dialog med virksomheter for å utforske hvordan løsningene blir designet.
Norsk helsenett og løsningen «Pega»
- Regulatorisk sandkasse for arkiv, data og offentlighet er et samarbeid mellom Arkivverket og Digitaliseringsdirektoratet.
- Norsk helsenett var en del av sandkassen fra mars til august 2021.
- En viktig problemstilling i prosjektet har vært at Norsk helsenett ønsker å tilby løsningen «Pega» som arkivsystem, selv om det ikke tar utgangspunkt i Noark. De ønsker videre at Pega skal kunne brukes til å saksbehandle og arkivere på tvers av ulike virksomheter, og å få til en måte å gi innsyn i saksbehandlingen på.
- IT-systemet/løsningen Pega er en del av Helseanalyseplattformen i Helsedataprogrammet.
- Her kan du lese mer om prosjektet og laste ned erfaringsrapporten