Illustrasjon: UU-tilsynet
Arkiv og universell utforming i ett filformat
Nye regler om universell utforming stiller nye krav til filformat ved publisering av dokumenter på offentlige nettsteder. Nå er det avklart at det er mulig å tilfredsstille kravene til arkivdokumenter og universell utforming i samme PDF-format.
Fra 1. februar gjelder nye krav til universell utforming av PDF-dokumenter publisert på offentlige nettsteder. EUs web-direktiv og standarden WCAG 2.1 definerer hvilke egenskaper dokumentene må ha for å kunne leses av flest mulig.
PDF er det mest brukte filformatet i offentlig sektor, men finnes i en rekke varianter med ulike egenskaper. PDF/UA tilfredsstiller kravene til universell utforming, mens kun PDF/A er godkjent som arkivformat. Dette har ført til spørsmål om forvaltningen nå må produsere dobbelt opp med filer i parallelle formater: PDF/UA til publisering og PDF/A til langtidslagring. Det må forvaltningen ikke.
Konvertere til riktig type PDF/A
Arkivverket og Tilsynet for universell utforming av IKT (Uu-tilsynet) har undersøkt om bestemte undertyper av PDF/A også kan møte kravene til universell utforming. Konklusjonen er at det er mulig å kombinere arkiv og universell utforming i filformatet PDF/A-2a hvis det gjøres riktig. Dokumentet må være universelt utformet i produksjonsformatet (for eksempel Word), og konverteres til PDF/A-2a på riktig måte.
Veiledning om universell utforming av dokumenter finner du på Uu-tilsynets nettsider:
-
Uu-tilsynets veileder om universelt utformede Word- og PDF-dokumenter
-
Uu-tilsynets sjekkliste for universelt utformet PDF
God løsning
Hver enkelt virksomhet har ansvar for at dokumentene er universelt utformet i produksjonsformatet, og å sikre korrekt konvertering i samarbeid med sin leverandør.
Sak-/arkivsystemer konverterer automatisk dokumenter til arkivformatet PDF/A. Arkivverket og Uu-tilsynet har vært i kontakt med flere av de store systemleverandørene, som bekrefter at de kan justere konverteringen som sikrer at PDF/A-dokumentene også oppfyller kravene til universell utforming.
Denne løsningen sparer offentlig sektor for ressurskrevende dobbellagring av dokumenter, og gir i tillegg mer informasjonsrike arkivdokumenter. Konvertering til PDF/A-2a, bevarer ekstra metadata i form av koding som forteller hvordan innholdet skal leses. På den måten blir også arkivdokumentene mest mulig tilgjengelige, lesbare og anvendelige for ettertiden.
Hva er universell utforming
Universell utforming betyr at flest mulig har tilgang til hele samfunnet. Det handler om å utforme omgivelsene på en måte som ivaretar hele befolkningens variasjon i funksjonsevne, slik at flest mulig kan delta aktivt i samfunnet. Utforming og tilrettelegging for alle gjelder også for bruk av IKT. For offentlige nettsteder er det viktig at informasjonen finnes i en tilgjengelig versjon, slik at de som bruker hjelpemidler kan lese innholdet i dokumentene.