Introduksjon til NOARK5

NOARK5 er en standard for dokumentasjonsforvaltning og arkivdanning. Den stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet, og er pålagt for journalføring og arkivering av elektroniske saksdokumenter i offentlige organ.

Hvordan skal NOARK5 brukes?

Det er viktig å skille mellom når man må, bør, kan eller ikke bør forholde seg til NOARK.

Utgangspunktet for utvikling eller anskaffelse av et nytt system bør ikke være «vi trenger et NOARK-system.» Man bør først avklare og definere behovet som utløser at man trenger et nytt system, og man bør som hovedregel ta utgangspunkt i brukernes behov. Hva skal systemet brukes til, hvilke oppgaver skal det løse (type prosesser), og hvilken informasjon skal fanges som dokumentasjon på aktivitetene i disse prosessene.

Før anskaffelse av et NOARK5-system det lages en kravspesifikasjon.

NOARK5 spesifiserer ikke et fullstendig system, og det gir derfor ingen mening å be om at alle obligatoriske krav oppfylles.

NOARK5 stiller dermed større krav til den som skal bestille et system, men samtidig gir den større frihet enn det NOARK-4 gjorde.

Standardens formelle virkeområde er journalføringsplikten. Men den skal også kunne brukes for andre typer arkivdanning hvor dokumentene best lar seg bevare i en mappestruktur, og hovedprinsippet for «ordning» er kronologi. Dette er en videreføring av journalføringstradisjonen i norsk offentlig forvaltning, men generalisert til å passe for andre typer dokumentasjon av transaksjoner også.

I prosessen med å anskaffe eller utvikle en løsning med et NOARK-arkiv, skal standarden brukes for å definere krav til hvordan dokumentasjonen skal fanges, forvaltes, bevares og avhendes.

NOARK5 standardiserer autentisitetsstøttende metadata, den angir regler for integritetssikring gjennom krav til fangst og frys av dokument og metadata, og den definerer et uttrekksformat for ivaretakelse av tilgjengelighet over tid.

En NOARK5-registrering (som tilsvarer det engelske record, som i norske ISO-versjoner er oversatt til dokumentasjon) utgjør en standardisert byggekloss i en arkivløsning, som bør suppleres med virksomhetens egne behov for dokumentasjonskrav. Trenger man metadata utover det standarden definerer må man finne ut av hvordan disse eventuelt skal bevares, enten som en del av NOARK-uttrekket (som virksomhetsspesifikke metadata) eller på siden av dette, som et eget arkivuttrekk.

Overgang fra NOARK-4 til NOARK5

NOARK5 erstattet NOARK-4 i 2008, men er utformet for å være bakoverkompatibel med NOARK-4 i betydningen at det skal være mulig å migrere arkiver fra systemer basert på den eldre standarden, til den nye. Dette er det tatt hensyn til, både når det gjelder oppbygningen av arkivstrukturen og metadataene som defineres.

Forvaltningen er ikke pålagt å gå over fra NOARK-4-baserte til NOARK5-baserte system fra en bestemt dato. Riksarkivarens holdning er at forvaltningen til enhver tid må velge de innretninger for journalføring og arkivering som, innenfor arkivlovens rammer, er mest tjenlig for organet.

I dette ligger at for visse forvaltnings- eller saksområder kan det fortsatt være hensiktsmessig med papirbasert journal og arkiv. Overgangen til en løsning basert på NOARK5 bør baseres på virksomhetens eget behov, enten ved en oppgradering av NOARK-4-systemet til NOARK5 eller ved utvikling eller anskaffelse av fagsystem med funksjonalitet basert på kjernekravene i NOARK5. Andre igjen kan ha behov for benytte fagsystem som ikke er har slik funksjonalitet

Det er ikke krav om periodisering ved skifte av NOARK-versjon eller leverandør, men det anbefales likevel at denne typen større endringer foretas i forbindelse med et periodeskille.

Hva innebærer NOARK5-godkjenning?

En NOARK5-godkjenning er ingen garanti for spesifikk funksjonalitet. Offentlige organ som skal anskaffe nytt system må selv spesifisere sine krav til systemet – og kontrollere at funksjonalitet i løsningen er i tråd med kravene.

NOARK 5 er en konseptuell standard, der teknisk gjennomføring er overlatt til det åpne marked. Kvaliteten på de enkelte løsningene er ikke etterprøvd av Riksarkivet

Standarden spesifiserer hvilken type informasjon som skal og bør behandles, men setter ingen konkrete krav til teknisk løsning.

Når offentlige organ anskaffer nye sakarkivsystemer er det derfor viktig å være klar over hva godkjenningsordningen fra Riksarkivet omfatter – og hva virksomheten selv må kontrollere i anskaffelsesprosessen.

  • Riksarkivets godkjenning av NOARK5-systemer sier kun at systemet er rapportert til Riksarkivet, og at det er foretatt uttrekk som er blitt godkjent.
  • Godkjenningen skjer på bakgrunn av en egenerklæring fra leverandøren, som spesifiserer hvilke krav i NOARK-standarden leverandøren mener å ha oppfylt. Dette vil være en viktig dokumentasjon å se på i anskaffelsen av et sakarkivsystem.
  • Leverandørens egenerklæring blir ikke etterprøvd i Arkivverket gjennom test av løsningen, og gir derfor ingen garanti for funksjoner eller kvaliteter i systemet. 
  • Den som anskaffer løsningen må selv spesifisere krav og etterprøve hvorvidt systemets funksjoner samsvarer med kravene.