Alle arkivserier skal avsluttes ved kommunesammenslåing

Kommunesammenslåing innebærer at to eller flere kommuner sluttes sammen til én, ny enhet. Se inndelingslova § 3 (lov om fastsetjing og endring av kommune- og fylkesgrenser). Arkivene skal avsluttes på det tidspunktet de gamle kommunene legges ned. Den nye kommunen skal starte med nytt arkiv.

Regelverk

Ved kommunesammenslåing følger det av arkivforskriften § 21 første ledd at arkivene skal overføres til det organet som overtar saksområdet. Det følger av tredje ledd at arkivene skal klargjøres i henhold til kravene som gjelder ved avlevering. Disse kravene er fastsatt i § 20, og innebærer at arkivene skal ordnes etter opphav og beholde sin opprinnelige orden og indre sammenheng. Ved overføringen skal det ikke skje noen sammenblanding av de ulike organenes arkiver. Dette følger av § 21 første ledd, jf § 17 tredje ledd.

Kommuner som har søkt om tillatelse til å slippe periodisering viser til arkivforskriften § 17 fjerde ledd. Denne bestemmelsen sier at Riksarkivaren kan gjøre unntak fra kravet om at offentlige organ som overtar saksområde og tilhørende arkivmateriale fra et annet organ, skal holde materialet atskilt fra sitt øvrige arkivmateriale. Regelen gjelder overføring av saksområder mellom organ. 

Sammenslåing av systemer

Ved kommunesammenslåing er det ikke snakk om et saksområde som overføres fra ett organ til et annet. Tvert imot skal i de fleste tilfeller saksområder fra flere kommuner slås sammen med tilsvarende saksområder i andre kommuner. Samme saksområde fra de ulike kommunene har gjerne brukt ulike fag- og arkivsystem, og i hvert fall lagret arkivene i ulike databaser. Her er det ikke kun snakk om å sette et administrativt tidsskille i en del av et arkiv for å kunne spore administrativ proveniens: Det er data fra ulike system (eller ulike installasjoner av samme system, men med ulik bruk) i ulike databasestrukturer som skal slås sammen. Flytting og transformasjon av data innebærer alltid en risiko, og særlig når data fra ulike system skal slås sammen. Det er derfor både nødvendig og viktig med et skarpt tidsskille i arkivene som slås sammen. 

Tilgang på data fra avsluttede arkiv

Dette skal ikke være til hinder for at data fra avsluttede arkiv gjøres tilgjengelig i den nye løsningen hos den nye kommunen. Tvert imot er det viktig at de avsluttede arkivene er tilgjengelige for den løpende saksbehandlingen. Mangelfulle løsninger for tilgang på avsluttede og overførte arkiv hos den nye kommunen kan medføre uakseptabel risiko for tjenesten som skal utføres, noe som i ytterste konsekvens kan gå på bekostning av innbyggeres liv og helse.