Høringssvar: Forslag til ny rettshjelpforskrift, endringer i salærforskriften og enkelte andre forskrifter og forslag til mindre endringer i tvangsfullbyrdelsesloven (2024)

Høringssvar - Forslag til ny rettshjelpforskrift, endringer i salærforskriften og enkelte andre
forskrifter og forslag til mindre endringer i tvangsfullbyrdelsesloven

Arkivverket viser til Justis- og beredskapsdepartementets høringsbrev mottatt 04.06.2024 om forslag til ny rettshjelpforskrift, endringer i salærforskriften og enkelte andre forskrifter og forslag til mindre endringer i tvangsfullbyrdelsesloven.

Arkivverkets merknader knytter seg til høringsnotatets del II om ny rettshjelpforskrift, nærmere bestemt punkt 3 om innsending og behandling av søknader om fri rettshjelp.

Våre merknader

Rettshjelpapplikasjonen

Departementet skriver at det skal utvikles en felles søknadsportal/rettshjelpapplikasjon for søknader om fri rettshjelp. I og med at både statsforvalterne, domstolene og Trygderetten er underlagt arkivloven, vil Arkivverket minne om at arkivverdig informasjon fra rettshjelpapplikasjonen må arkiveres hos de aktuelle organene. Dette virker ivaretatt gjennom den direkte toveis integrasjonen mellom rettshjelpapplikasjonen og fagsystemene til statsforvalterne, domstolene og Trygderetten.

Arkivverket lurer imidlertid på om det er gjort en vurdering av å ta vare på portalen i seg selv. Med andre ord om informasjonen som befinner seg i portalen samlet sett kan ha verdi som dokumentasjon, utover det som enkeltvis overføres til aktørenes egne fagsystemer.

Den automatiserte behovsprøvingen

Departementet skriver i punkt 3.3 at behovsprøvde saker skal gjennomgå en forberedende vurdering i rettshjelpapplikasjonen, der søkerens betalingsevne og egenandelsprosent skal fastsettes. Arkivverket savner en redegjørelse av hvordan den forberedende saksbehandlingen (den automatiserte behovsprøvingen) blir dokumentert og hvor den eventuelt skal arkiveres.

I punkt 3.4.3 skriver departementet at beregningen vil følge med som vedlegg til søknaden som videresendes organet som skal behandle den. Beregningen skal utgjøre en beslutningsstøtte for organet som skal avgjøre søknaden, men det er fortsatt domstolen eller forvaltningsorganet som skal avgjøre søknaden. Slik Arkivverket tolker dette, er det resultatet av beregningen som vil følge med som vedlegg til søknaden. Dersom det er tilfelle, blir spørsmålet om det vil komme frem noe sted hvorfor beregningen ble som den ble. Sagt med andre ord: Vil det bli arkivert opplysninger om hvilken inntekt og formue som ble lagt til grunn for beregningen? Dette er viktig, slik at
beslutningen i ettertid kan overprøves.

Departementet skriver også i punkt 3.4.3 at det er en forutsetning at rettshjelpapplikasjonen opplyser om hvordan den automatiserte behandlingen foregår («algoritmens forklarbarhet»). Arkivverket lurer på om dokumentasjon som beskriver den automatiserte behandlingen skal arkiveres noe sted, og om det er gjort en vurdering av om denne typen informasjon skal bevares for ettertiden. Samlet sett savner vi redegjørelser av om dokumentasjonen av den automatiserte behovsprøvingen vurderes som viktig å bevare på kort eller lengre sikt. Det er Arkivverkets anbefaling å vurdere om og hvor lenge slike opplysninger skal bevares. Dette er for å sikre god dokumentasjon av beslutningsgrunnlag, hvordan og hvorfor beslutninger er truffet, samt for å sikre at vi kun bevarer det som er viktig for ettertiden.

Om Arkivverket

Arkivverket er Norges øverste arkivmyndighet. Vårt samfunnsoppdrag er å bidra til effektiv dokumentasjonsforvaltning, samt å sikre, bevare og gjøre tilgjengelig et bredt og allsidig utvalg av samfunnets arkiver.

Med hilsen Arkivverket
Kjetil Korslien
områdedirektør