Høringssvar: Forslag til ny kart- og planforskrift (2024)

Høring - Forslag til ny kart- og planforskrift

Arkivverket viser til Kommunal- og distriktsdepartementets høringsbrev mottatt 24.01.2024 om forslag til ny kart- og planforskrift.

Arkivverkets merknader knytter seg til departementets forslag til ny kart- og planforskrift § 12 Vedtatt arealplan m.m. og endringene i gjeldende kart- og planforskrift § 11 Vedtatt plan, planarkiv mv.

Våre hovedsynspunkter

1. Vi er enige i departementets forslag om å ikke videreføre bestemmelsen om eget planarkiv i gjeldende kart- og planforskrift.
2. Departementets forslag om å ikke videreføre bestemmelsen om signering av plankart i gjeldende kart- og planforskrift tydeliggjør kommunenes ansvar for sikker arkivering og dokumentasjon av bindende vedtak.
3. Det er behov for en forklaring av hva som menes med godkjent digitalt arkivformat for dokumenter i forslaget til ny kart- og planforskrift § 12.
4. Ordet saks- og arkivsystem i forslaget til ny kart- og planforskrift § 12 er ikke brukt i forslaget til ny arkivlov, og bør vurderes endret.
    

1. Vi er enige i departementets forslag om å ikke videreføre bestemmelsen om eget planarkiv i gjeldende kart- og planforskrift.

Departementet foreslår å ikke videreføre bestemmelsen om eget planarkiv i gjeldende kart- og planforskrift § 11. Departementet skriver at regler om kommunens arkivering av vedtatte arealplaner følger av arkivlova. Arkivverket synes forslaget er fornuftig og vil påpeke at regler om kommunens arkivering av vedtatte arealplaner følger av riksarkivarens forskrift § 7-27.

2. Departementets forslag om å ikke videreføre bestemmelsen om signering av plankart i gjeldende kart- og planforskrift tydeliggjør kommunenes ansvar for sikker arkivering og dokumentasjon av bindende vedtak.

Departementet foreslår å ikke videreføre bestemmelsen om signering av plankart i gjeldende kart- og planforskrift § 11. Departementet skriver at det er kommunestyrets vedtak som er det bindende vedtaket, og at kommunen derfor må sørge for sikker arkivering og dokumentasjon av hva som faktisk ble vedtatt. Arkivverket synes at også dette forslaget virker fornuftig, da det tydeliggjør arkivskaperes ansvar for sikker arkivering og dokumentasjon av bindende vedtak.

3. Det er behov for en forklaring av hva som menes med godkjent digitalt arkivformat for dokumenter i forslaget til ny kart- og planforskrift § 12.

I forslaget til ny kart- og planforskrift § 12 første ledd står det at «[v]edtatt arealplan skal være på godkjent digitalt arkivformat for dokumenter». I høringsnotatet er det ikke forklart hva som menes med godkjent digitalt arkivformat for dokumenter. Mener departementet at arealplanen skal lagres i ett av formatene som er listet opp i riksarkivarens forskrift §§ 5-17 til 5-20? Dersom det er tilfelle, mener vi at det bør legges inn en henvisning til de
nevnte bestemmelsene.

Arkivverket vil gjøre departementet oppmerksom på at det i disse dager pågår et arbeid med forslag til ny arkivlov og forskrift til den nye loven. Det kan derfor være behov for å justere ordbruken i ny kart- og planforskrift når nytt arkivregelverk trer i kraft. I dag er for eksempel ordet arkivformat brukt i riksarkivarens forskrift, men det er ikke sikkert at denne ordlyden blir videreført.

4. Ordet saks- og arkivsystem i forslaget til ny kart- og planforskrift § 12 er ikke brukt i forslaget til ny arkivlov, og bør vurderes endret.

I forslaget til ny kart- og planforskrift § 12 første ledd står det at «[v]edtaksmyndigheten skal ha saks- og arkivsystemer som sikrer at det arkiverte eksemplaret er identisk med det vedtaket myndigheten har fattet.» Også her vil Arkivverket gjøre departementet oppmerksom på det pågående arbeidet med ny arkivlov og forskrift til ny arkivlov. I forslaget til ny arkivlov som ble sendt på høring 5. oktober 2021, er ikke ordet saks- og arkivsystem brukt. I stedet er ordene database og informasjonssystem brukt, se for eksempel forslaget til ny arkivlov § 4 første ledd siste setning.

Om Arkivverket

Arkivverket er Norges øverste arkivmyndighet. Vårt samfunnsoppdrag er å bidra til effektiv dokumentasjonsforvaltning, samt å sikre, bevare og gjøre tilgjengelig et bredt og allsidig utvalg av samfunnets arkiver.

Med hilsen Arkivverket
Harald Sommerstad
fagdirektør

Kjetil Korslien
områdedirektør