Høringssvar: Forslag til endringer i politiregisterloven, politiregisterforskriften, straffeprosessloven, politiloven og grenseloven

Høringssvar – Forslag til endringer i politiregisterloven, politiregisterforskriften, straffeprosessloven, politiloven og grenseloven

Arkivverket viser til Justis- og beredskapsdepartementets høring av 20.11.2024 om forslag til endringer i politiregisterloven, politiregisterforskriften, straffeprosessloven, politiloven og grenseloven.

Arkivverket viser spesielt til høringsnotatets punkt 3 Nærmere regulering av PSTs behandling av åpent tilgjengelig informasjon og 4 Sletting av opplysninger som behandles for etterretningsformål.

Arkivverkets bevaringsformål i arbeid med bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning

Formålet med bevaring av offentlig arkivmateriale er å sørge for at arkiver som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir bevart og gjort tilgjengelig for ettertiden, jf. arkivloven §1. Med utgangspunkt i arkivlovens formålsparagraf, benytter Arkivverket fire hovedformål (F1-F4) som hovedkriterier for bevaring av offentlig arkivmateriale. De fire hovedformålene er som følger:

F1: å dokumentere offentlige organers funksjoner i samfunnet, deres utøvelse av myndighet, deres rolle i forhold til det øvrige samfunn og deres rolle i samfunnsutviklingen.

F2: å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen.

F3: å dokumentere personers og virksomheters rettigheter og plikter i forhold til det offentlige, og i forhold til hverandre.

F4: å dokumentere de arkivskapende organers rettigheter og plikter i forhold til andre instanser.

Relevante momenter i høringsnotatets punkt 3 og 4

I høringsnotatet s. 38 under punkt 3 om sletting i form av tilintetgjøring står det at:

«Hovedregelen om sletting av opplysninger følger av politiregisterloven § 50 første ledd. Etter bestemmelsen skal opplysninger ikke lagres lenger enn det som er nødvendig for formålet med behandlingen. Opplysningene skal slettes eller sperres, med mindre de skal oppbevares i henhold til arkivloven eller annen lovgivning».

Videre står det på s. 39 at:

«Det finnes heller ikke tungtveiende argumenter for at opplysninger innhentet fra åpne kilder, som verken har inngått i analyser og etterretningsvurderinger eller konkrete saker, skal bevares for ettertiden. De hensynene som begrunner at opplysninger registrert utenfor forebyggende sak skal tilintetgjøres, gjør seg enda sterkere gjeldende for opplysninger som er sperret etter politiregisterloven § 65 a. I det sperrede systemet vil svært mange av opplysningene være av ingen eller liten interesse for PST. Opplysningene som ikke er tatt i bruk har heller ikke vært gjenstand for noen egentlig saksbehandling i PST. Etter departementets syn tilsier derfor heller ikke arkivfaglige hensyn at opplysningene skal avleveres til Arkivverket ved slettefristens utløp”.

Om sletting av opplysninger som behandles for etterretningsformål kommer følgende frem på s. 39 under punkt 4 i høringsnotatet:

«PST kan etter politiregisterloven § 64 tredje ledd nr. 6 behandle opplysninger som er nødvendige for å utarbeide analyser og etterretningsvurderinger som nevnt i politiloven § 17 a. I Prop. 31 L (2022–2023) er det i punkt 7.3.2 angitt at den alminnelige slettebestemmelsen i politiregisterloven § 50 vil komme til anvendelse når opplysninger behandles til dette formålet, det vil si at opplysninger ikke skal lagres lenger enn det som er nødvendig for formålet med behandlingen, og at opplysningene skal slettes eller sperres med mindre de skal oppbevares etter arkivlovgivningen eller annen lovgivning.

Som omtalt i forrige punkt skal opplysninger som behandles til forebyggende formål, utenfor forebyggende sak, slettes i form av tilintetgjøring, jf. politiregisterforskriften § 22-3 tredje ledd jf. § 16-2 annet ledd nr. 2. Begrunnelsen for unntaket for arkiveringsplikten for denne typer opplysninger er at politiregisterloven åpner for vidtgående unntak fra det som ellers gjelder for behandling av personopplysninger etter personopplysningsloven. Eksempelvis kan det registreres ikke-verifiserte opplysninger og opplysninger om personer som utelukkende har en tilknytning til den personen som er av egentlig interesse for politiet. Slike opplysninger bør ikke bevares for ettertiden.

Ettersom opplysninger som behandles for analyser og etterretningsvurderinger faller utenfor det som forstås med PSTs forebyggende virksomhet utenfor forebyggende sak, er det også behov for å regulere hvordan disse opplysningene skal slettes. De samme hensynene som begrunner unntak fra arkiveringsplikten hva gjelder opplysningene PST behandler i forebyggende virksomhet utenfor forebyggende sak, gjør seg også gjeldende for opplysninger som behandles for etterretningsoppdraget i politiloven § 17 a.

Oppgaven etter politiloven § 17 a medfører blant annet at PST kan registrere opplysninger om lovlig virksomhet så fremt opplysningene er nødvendige for utarbeidelse av analyser og etterretningsvurderinger. PST kan derfor registrere opplysninger om personer i et videre omfang for utarbeidelse av analyser og etterretningsvurderinger enn de opplysningene som registreres i det forebyggende arbeidet. Dette tilsier etter departementets syn at også disse opplysningene bør slettes i form av tilintetgjøring når de ikke lenger er nødvendige for formålet, se forslaget til nytt femte ledd i politiregisterforskriften § 22-3».

Arkivverkets vurdering

Departementet foreslår å innta et nytt femte ledd i politiregisterforskriften § 22-3, hvor det skal stå at «[o]pplysninger som behandles for formål som nevnt i politiloven § 17 a skal slettes i samsvar med § 16-2 annet ledd nr. 2 [tilintetgjøres] når de ikke lenger er nødvendige for formålet.» Det vises til at forslaget om tilintetgjøring har samme begrunnelse som forslaget til endring i politiregisterforskriften som var på høring tidligere i år, og som Arkivverket ga høringssvar til (om tilintetgjøring av opplysninger som PST har registrert i forbindelse med forebyggende virksomhet utenfor forebyggende sak). I høringssvaret etterlyste Arkivverket en redegjørelse for verdien eller ikke-verdien av opplysningene som ble foreslått tilintetgjort. En slik begrunnelse følger av høringsnotatet som nå er lagt frem, noe som er bra, og det står at samme begrunnelse gjør seg gjeldende for tilintetgjøring av opplysninger som behandles for etterretningsformål etter politiloven § 17 a.

Vi merker oss også at høringsnotatet inneholder kortfattede vurderinger av arkivfaglige hensyn, og av hvorfor enkelte typer informasjon ikke bør bevares for ettertiden. Arkivverket er enig i høringsnotatets bevaringsvurdering omkring hvilke opplysninger som bør bevares for ettertiden. Arkivverket mener det også er positivt at sletting i form av tilintetgjøring forskriftsfestes etter nærmere begrunnelse.

Sett i sammenheng med de fire hovedformålene for bevaring av offentlig arkivmateriale, samt høringsnotatets begrunnelser og vurdereringer, har vi ikke innvendinger mot at opplysningene slettes slik høringen foreslår.

Om Arkivverket

Arkivverket er Norges øverste arkivmyndighet. Vårt samfunnsoppdrag er å bidra til effektiv dokumentasjonsforvaltning, samt å sikre, bevare og gjøre tilgjengelig et bredt og allsidig utvalg av samfunnets arkiver.

Med hilsen Arkivverket

Kjetil Korslien
områdedirektør

Kjetil Reithaug
avdelingsdirektør